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秘書(shū)時(shí)間管理的方法
總有人感慨時(shí)間不夠用,每天忙忙碌碌少有收獲,并且總感到自己被太多事情纏身,無(wú)法集中注意去做一件事,也有人非常擅長(cháng)時(shí)間管理,小編下面為你整理了關(guān)于秘書(shū)時(shí)間管理的方法,希望對你有所幫助。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法1
一、“二八”原則
19世紀末20世紀初,意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出了著(zhù)名的“二八”原則,又稱(chēng)2/8定律,即20%的目標具有80%的價(jià)值,而剩余80%的目標只有20%的價(jià)值。這一原則對于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業(yè)秘書(shū)具有重要的啟示意義。所以,秘書(shū)應該根據每項工作的價(jià)值來(lái)投入時(shí)間,即應該用80%的時(shí)間做能夠帶來(lái)最高回報、價(jià)值較高的事情,而用20%的時(shí)間來(lái)做其他價(jià)值一般的事情。這一原則的具體應用方法是:首先對工作進(jìn)行梳理,將每天的工作分條列項列出;然后對工作分類(lèi),標明哪些屬于價(jià)值80%的工作,哪些屬于價(jià)值20%的工作;最后對每項工作做時(shí)間和精力的分配。當然,這是運用這一原則最初時(shí)的狀況,當這一原則運用熟練以后,秘書(shū)應該清楚地將日常事務(wù)性工作列為價(jià)值不高的工作,這些工作可以運用閑時(shí)處理、批量處理或授權他人處理,而集中精力和時(shí)間處理那些根據工作經(jīng)驗可以確定為價(jià)值高、高回報的事情。
二、ABCD法則
運用ABCD工作法來(lái)確定工作的優(yōu)先順序,就是根據事情的重要性(縱坐標)和緊急程度(橫坐標)兩個(gè)維度,將事情劃分為ABCD四個(gè)類(lèi)型:A類(lèi),屬于既緊急又重要的工作任務(wù),如人事危機、客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等;B類(lèi),屬于重要但不緊急的工作任務(wù),如建立重要的人際關(guān)系、新的機會(huì )、人員培訓、制定預防措施等;C類(lèi),屬于緊急但不重要的工作任務(wù),如接聽(tīng)電話(huà)、應對不速之客、例行檢查、參加通報性會(huì )議等;D類(lèi),屬于既不緊急也不重要的工作任務(wù),如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。
分清類(lèi)別之后,就要優(yōu)先處理A類(lèi)工作,其次處理B類(lèi)工作,再次處理C類(lèi)工作,最后處理那些可做可不做的D類(lèi)工作。這樣就可以最有效地利用時(shí)間,收到事半功倍的效果。這四類(lèi)事情的具體處理策略是:對于A(yíng)類(lèi)事情應該在第一時(shí)間去做,要舍得為它花費大量的時(shí)間;對于B類(lèi)事情,應計劃好什么時(shí)候開(kāi)始做,要花費大量時(shí)間并付諸持續努力;對于C類(lèi)事情可以采取馬上就做或授權他人處理的方式,但應在盡可能短的時(shí)間內完成;對于D類(lèi)事情,應盡量控制做這類(lèi)工作的時(shí)間,可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后,花一點(diǎn)時(shí)間去做,甚至根本不去做。要特別重視處理B類(lèi)工作,因為這類(lèi)工作重要但不緊急,如果不做的話(huà),會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移越來(lái)越緊急,直到突破一定的極限變成A類(lèi)工作,如果B類(lèi)工作被忽略而一直拖延下去,就會(huì )變成突發(fā)事件。所以,秘書(shū)要加強對這類(lèi)工作的計劃管理。C類(lèi)工作如果不斷地被拖延,隨著(zhù)時(shí)間的推移,它也會(huì )變得越來(lái)越緊急,當越過(guò)一定極限以后,C類(lèi)工作就可能因為失去時(shí)機而消失,由此就會(huì )遭受一定的損失。
三、計劃統籌
“凡事預則立,不預則廢!笨茖W(xué)地做好計劃是時(shí)間管理的重要方法。對時(shí)間進(jìn)行計劃管理的關(guān)鍵有:一是系統統籌用時(shí)的思想,充分發(fā)揮時(shí)間效能,規劃不足和規劃過(guò)度都不利于時(shí)間管理。秘書(shū)一天的時(shí)間安排應張弛有序,不要100%地計劃,一般情況下計劃中所有工作所需時(shí)間總計不應超過(guò)75%,其余25%用于處理突發(fā)事件或做緊急工作的調劑。二是按計劃執行,只有認真執行、靈活處理、隨時(shí)檢查、保持彈性才能真正起到計劃的作用。做計劃就要制作時(shí)間表,時(shí)間表主要包括年度時(shí)間表、每月時(shí)間安排表、一周工作計劃表和工作日志等。要對未來(lái)發(fā)生的事件進(jìn)行梳理并按照輕重緩急排序后填入時(shí)間表里,起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志,記錄每件事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)、處理中遇到的問(wèn)題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結,為以后處理同類(lèi)事情提供寶貴經(jīng)驗。在具體計劃安排時(shí)要注意三點(diǎn):一是集中與分散相結合,要集中時(shí)間處理同類(lèi)事務(wù),比如每天排出固定時(shí)間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情,對于分散的時(shí)間要根據逆勢操作和變閑為寶等策略合理利用;二是并行與串行相結合,并行即將性質(zhì)相同或相似的不同任務(wù)同步操作運行,串行即嚴格按照工作程序和步驟安排操作,但應注意任務(wù)的系統安排和優(yōu)化組合;三是例行與變例相兼顧,要妥善安排例行工作,將常態(tài)中的例行工作流程化,不斷摸索總結秘書(shū)工作規律,形成操作規范,減少完成中的不確定性,節約工作時(shí)間,對于變例和突發(fā)事件要提高反應速度,靈活應對,盡量將處理這類(lèi)事情的時(shí)間縮到最短。
四、制度約束
秘書(shū)可以通過(guò)制定成文的或者不成文的制度來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理,這其實(shí)是促使自己養成良好時(shí)間管理習慣的重要方法。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個(gè)早上都寫(xiě)10封信;杰出的演說(shuō)學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話(huà)行銷(xiāo)人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話(huà),星期三、四則是12個(gè),星期五則用來(lái)打電話(huà)給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò )上的人。很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作,而且在停筆前必須完成一定的字數。這個(gè)方法很有效。假如你養成每天寫(xiě)1000字的習慣,連續一個(gè)月后,寫(xiě)1000字便易如反掌。接著(zhù)你可以增加字數到大概1200字,過(guò)十幾天后,或許可再增加幾百字。
在秘書(shū)工作中,制定制度來(lái)管理時(shí)間主要體現在以下方面:規定自己辦公桌上的物品放置有序,工具或資料分類(lèi)放置,用完以后及時(shí)歸回原位;每次只處理一份文件,每份文件只處理一次;保證辦公桌上只有一份正在處理的文件,處理完畢的文件及時(shí)歸檔;根據自己的工作和精神狀態(tài)每天固定某個(gè)時(shí)段處理一些同類(lèi)性質(zhì)的事件;規定工作的截止時(shí)間,甚至規定自己將工作截止時(shí)間提前;用制度來(lái)主動(dòng)減少打擾;形成定時(shí)匯報 和反饋制度;盡量采用打擾性不強的`溝通方式(如便條、電子郵件);對于常規事項制作簡(jiǎn)明易懂的書(shū)面說(shuō)明等。
五、日事日清
“日事日畢,日清日高”,這是海爾集團提出的口號,也是重要的管理方法。這是一條可執行的時(shí)間管理原則,包含兩層意思:一是當天的工作當天必須完成,工作都有截止日,不能無(wú)限期地拖延;二是提出了工作目標,在工作質(zhì)量上每一天都有進(jìn)步,在工作要求上每一天都要進(jìn)步。這個(gè)方法能夠有效根除拖延癥,顯著(zhù)提高工作效率。其實(shí)這是一種心態(tài)或境界。時(shí)間管理的方法告訴我們永遠要往前看,要看到現在和未來(lái),只考慮接下去怎么做。正如歌德所說(shuō):“把握住現在的瞬間,把你想要完成的事物或理想,從現在開(kāi)始做起。只有勇敢的人身上才會(huì )賦有天才、能力和魅力。因此,只要做下去就好,在做的歷程當中,你的心態(tài)就會(huì )越來(lái)越成熟。能夠有開(kāi)始的話(huà),那么,不久之后你的工作就可以順利完成了!
六、逆勢操作
逆勢操作是一種重要的時(shí)間管理方法,是指在和大多數人不同的時(shí)間段里去從事相同的工作,反而能節約時(shí)間,提高工作效率。這意味著(zhù)當別人沒(méi)有做某件事的時(shí)候你就去做,這樣可以省下許多等待的時(shí)間。比如汽車(chē)快遞運輸,往往利用夜間開(kāi)展物流運輸,因為這個(gè)時(shí)間段汽車(chē)流量較小,道路通暢,運輸成本降低,運輸效率提升;逆勢操作者會(huì )在沒(méi)有人排隊的時(shí)候去兌現支票、采購,所以他們不會(huì )在周五下午去兌現支票,也不會(huì )在周五晚上進(jìn)超市,而會(huì )選在晚上11點(diǎn)或早上六七點(diǎn)去逛24小時(shí)開(kāi)放的超市。逆勢操作者退房的時(shí)間與其他人不同,他們會(huì )選擇旅館自動(dòng)退房的方式:如果你可以在人潮多起來(lái)之前退房,你就不應該在早上9點(diǎn)、10點(diǎn)時(shí)去排長(cháng)龍。在辦公室里,逆勢操作者會(huì )在中午大多數職員外出午餐時(shí)使用傳真或復印機。
七、變閑為寶
秘書(shū)要善于利用零星時(shí)間,比如通勤時(shí)間、旅途時(shí)間、等候時(shí)間,學(xué)習或處理瑣事,反思或規劃未來(lái)工作,做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時(shí)間管理思想。要根據自己的身體和精神狀況在零散的時(shí)間里處理相應的事務(wù),但是不應因此而增加精神和情緒壓力,把所有時(shí)間都利用起來(lái)工作和學(xué)習也不符合時(shí)間管理原則,所以在零散時(shí)間里放松和鍛煉身體也是一種時(shí)間管理的方式。
八、善用工具
注意將傳統工具與現代工具相結合,可以方便地隨時(shí)進(jìn)行時(shí)間管理?梢噪S身帶一個(gè)記事本,列出待辦瑣事和物品清單,讓大腦騰出更多空間來(lái)容納更有意義和高創(chuàng )造性的事情;可以利用智能手機里豐富的時(shí)間管理應用軟件來(lái)進(jìn)行智能管理和智能提醒;可以利用OA系統里的日程安排制作電子日程,并方便地隨時(shí)更新和管理;可以充分利用現代辦公軟件和辦公設備提高工作效率,使工作生活更加智能化。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法2
1、策略第一。
“攻心為上、攻城為下”,時(shí)間管理策略總是第一位的。
2、分清輕重緩急,抓住重點(diǎn)。
若干項工作,總有重點(diǎn)工作和非重點(diǎn)工作,我們就要在重點(diǎn)工作上投入大量的時(shí)間和精力,如果反之我們就會(huì )總是感覺(jué)時(shí)間不夠用而工作卻沒(méi)有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建設。
3、馬上行動(dòng),杜絕拖延。
現在該做的事如果一拖再拖,則到完成工作的最后時(shí)限必定會(huì )手忙腳亂,要么胡亂應付要么就是犧牲自己的休息時(shí)間來(lái)加班。
4、確定明確的目標和行動(dòng)計劃。
沒(méi)有明確的目標,做事就會(huì )走很多彎路。確定了目標還要有行動(dòng)計劃,不管是心中的行動(dòng)想法或是書(shū)面的行動(dòng)計劃總需要一個(gè),要不這個(gè)目標的實(shí)現就是一句空話(huà)。
5、每個(gè)人的時(shí)間都是有價(jià)值的'。
因為每個(gè)人的生命都是由時(shí)間組成的,生命是有價(jià)值的、故時(shí)間也是有價(jià)值的,所以才有魯迅所說(shuō)有的“浪費時(shí)間等于謀財害命”名句。
6、今日事,今日畢。
有了良好的完成工作習慣,時(shí)間自然是充分利用,就不存在浪費了。
7、第一次做好,追求零缺點(diǎn)工作。
工作如果不第一次做好,總是存在或多或少的問(wèn)題,到最后又要返工從頭做起而且不知道這次能不能符合要求,時(shí)間不是就在一遍遍的'重復中浪費掉了嗎。
8、在要求工作時(shí),必須要求時(shí)限。
這樣就既不浪費別人的時(shí)間,也不浪費自己的時(shí)間。
9、善于授權。
善于授權,是有領(lǐng)導藝術(shù)的人專(zhuān)利,不懂得授權的人會(huì )事必躬親,必然是忙得不可開(kāi)交。
10、要有條理與整潔的方法。
文件和物品存放有條理,就不會(huì )在找東西上浪費時(shí)間。
11、養成快速的節奏感。
這樣時(shí)間的利用率就自然提高,甚至帶動(dòng)別人提高效率。
12、結果導向,掌控過(guò)程。
完成任何工作,都有一個(gè)結果。我們要做的就是以這個(gè)結果為導向,在工作過(guò)程中不斷調整方向,最終完成這項工作。
13、猴子管理。
就是把每一項工作都看成是一只猴子,我們要照顧好自己的猴子,且要注意不讓別人的猴子成為自己的猴子,要不猴子太多怎么辦?
14、不要讓人浪費你的時(shí)間。
要懂得拒絕,不要在無(wú)謂的交往中浪費自己的時(shí)間。
15、善于利用零碎的時(shí)間。
這一條很重要,不要試圖認為有整塊的大量時(shí)間供你支配,要善于利用零碎的時(shí)間。比如我們在制定部門(mén)的制度流程的時(shí)候,需要全部門(mén)人員參于討論,各人有各自的工作,不可能有整塊的時(shí)間來(lái)進(jìn)行,這樣就要善于利用零碎時(shí)間,分開(kāi)討論。
16、“第一”勝過(guò)更好。
“第一”才是最好的。短跑冠軍比亞軍領(lǐng)先的就是零點(diǎn)零幾秒。
17、記錄每天所做的每一件事。
個(gè)人感覺(jué)這是個(gè)好習慣,當你堅持一段時(shí)間后,你對時(shí)間的支配情況就有據可依,改進(jìn)不良的時(shí)間支配方式,從而總結出適合自己的時(shí)間管理方法。
18、業(yè)余時(shí)間管理。
不要忽視業(yè)余時(shí)間的管理,工作時(shí)間管理和業(yè)余時(shí)間管理是辯證統一的。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法3
原則一:學(xué)會(huì )舍棄
“處好人際關(guān)系最重要的原則,就是不要試圖讓所有人都喜歡你!卑堰@句話(huà)的思想用在時(shí)間管理上,也可以說(shuō):“利用好時(shí)間的最重要原則,就是不要試圖把所有的事情都做好!
真正懂得如何利用時(shí)間的高手,一定是懂得如何舍棄的人。
中學(xué)學(xué)習的壓力很大,很多人被弄得手忙腳亂。我們在學(xué)習的時(shí)候,面前總放著(zhù)一大堆書(shū),但你每次只能拿起一本書(shū),認真閱讀,而不是同時(shí)拿起十幾本書(shū)隨意瀏覽——這是一種最浪費時(shí)間的學(xué)習方法。只有讀完一本之后,再去拿起另一本來(lái)閱讀。那么,該選擇哪一本呢?答案很簡(jiǎn)單:最重要的那本。對第二重要的那本,堅決不看。當年把最重要的那本看完之后,第二重要的,也就變成了最重要的了。
確保自己一直在做最重要的事情,實(shí)際上也就是確保了自己的時(shí)間一直在被高效地利用。如果你今天計劃做五張試卷,語(yǔ)文、英語(yǔ)、數學(xué)、物理、化學(xué)各一張。那么,請先做你覺(jué)得最需要提高的那門(mén)科目。即使你做完一張之后,突然天花板掉下來(lái)砸到腦袋,到醫院住了一天院,那么你做的這一張試卷對你的'分數提高仍然是極有幫助的。
原則二:做自己力所能及的事
在有限的時(shí)間內尋找最重要的事情來(lái)做,要放棄的東西,不僅是那些看起來(lái)不太有價(jià)值的東西。更重要的是,要學(xué)會(huì )放棄那些看起來(lái)很有價(jià)值,但是超過(guò)自己能力范圍的事。
一道難度極高的題目,總是讓人忍不住想去挑戰一下。如果你在做完高考試卷前面的題目之后,還有充足的時(shí)間去解決最后一道難題,這樣的難題當然值得去挑戰,因為它會(huì )給你加分。但是,如果你前面的題目做起來(lái)都很困難,那么,挑戰這樣的難題,不僅不會(huì )有結果,還是讓你減分——因為你沒(méi)有更多的時(shí)間去做那些你本來(lái)可以拿分的題目。我們要保證自己的學(xué)習效率,就要多做和自己水平相適應的題目,既有成就感又能提高自己的解題能力。
所以,對于那些剛開(kāi)始制定計劃的人來(lái)講,計劃應該定得適度低于而不是高于自己所能完成的水平。比如你預計自己復習某一部分的內容需要一個(gè)小時(shí),那么你可以計劃用80分鐘。讓時(shí)間寬裕一些,但盡量保證每天給自己規定的任務(wù)都能完成。在一天結束的時(shí)候,前一天所計劃的事情都做完的成就感是非常爽的,可以給你繼續制定和執行計劃的信心和動(dòng)力。這樣循序漸進(jìn),再慢慢的提高標準,才能真正高效的利用時(shí)間。
原則三:根據不同學(xué)習內容安排時(shí)間
“沒(méi)有人能兩次踏進(jìn)同一條河流”——這是古希臘哲學(xué)家德謨克利特的名言。那么,我們也可以說(shuō):“沒(méi)有人能兩次度過(guò)同一個(gè)小時(shí)!泵恳粋(gè)小時(shí)都是很獨特的,在每一個(gè)小時(shí)里面,我們周?chē)沫h(huán)境、我們自己的生理心理狀態(tài),都會(huì )發(fā)生變化。上課的時(shí)間和在家自習的時(shí)間,顯然是各不相同的。我們不能簡(jiǎn)單的把24個(gè)小時(shí)進(jìn)行劃分成一個(gè)一個(gè)的小格子,然后往里填充內容,然后就管這叫“時(shí)間計劃”。我們必須學(xué)會(huì )讓不同的學(xué)習內容和不同的時(shí)間相契合。
面對那些需要大量的閱讀、理解、背誦的東西,就要安排時(shí)間比較長(cháng)、精力比較充沛、不容易受到干擾的時(shí)間段來(lái)做。那些精力不太旺盛,比較容易受干擾的時(shí)間用來(lái)做什么呢?用來(lái)做題。因為做題的時(shí)候需要動(dòng)筆演算,可以強迫你集中注意力,即使周?chē)h(huán)境比較吵鬧,即使你精力不太好,仍然可以達到練習的效果。
原則四:注意適當的休息
孩子們要想把時(shí)間利用好,除了要擠時(shí)間學(xué)習外,還要學(xué)習擠時(shí)間休息。有很多同學(xué)在喜歡熬夜,因為夜里安靜,有利于學(xué)習。但這樣就會(huì )影響白天的精神,上課老想打瞌睡,又怕被老師發(fā)現,睡得很不安穩,于是課沒(méi)有聽(tīng)好,覺(jué)也沒(méi)有睡好,一天到晚都迷迷瞪瞪的。
其實(shí),高中的時(shí)間說(shuō)長(cháng)也長(cháng),說(shuō)短也短。要浪費時(shí)間很容易,一晃就過(guò)去了;;要努力學(xué)習也足夠長(cháng),學(xué)習任務(wù)重的時(shí)候偶爾熬夜可以,長(cháng)期如此肯定堅持不住。
最重要的原則:學(xué)會(huì )執行
把良好的計劃變成現實(shí)就跟我們學(xué)習需要預習和復習一樣,計劃既需要每天執行之前牢記在心,也應該在每天執行之后進(jìn)行檢查,只有如此才能不停的督促自己,持之以恒。
總之,說(shuō)了那么多關(guān)于如何進(jìn)行時(shí)間管理的話(huà),就是沒(méi)有告訴大家該怎么樣列一張每天如何安排時(shí)間的表格。實(shí)際上,這可能是在時(shí)間計劃中最不重要的一個(gè)方面了。你只要拿出一支筆一張紙就可以填滿(mǎn)整張表格,但里面的東西可能對學(xué)習毫無(wú)幫助。
我們都知道,同樣是一張寫(xiě)滿(mǎn)了字的密密麻麻的試卷,有的能得到150分,有的只能得零分。所以,把試卷寫(xiě)滿(mǎn)不是本事,知道該寫(xiě)上什么正確的內容才是本事。時(shí)間管理也是一樣,列出表格把時(shí)間填滿(mǎn)不是本事,知道如何在正確的時(shí)間填入正確的內容,然后認真執行,這才是真正的本事。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法4
1、取消法:所有的事情,首先分析必要性,能取消的就取消,能回避的就回避,集中做對你目標最有價(jià)值的事情。比如看電視、閑聊、發(fā)呆(包括發(fā)愁、批評社會(huì ))、漫無(wú)目的上網(wǎng)、過(guò)于廣泛的興趣、過(guò)于廣泛的人際關(guān)系統統取消,只做最有價(jià)值的事情,比如學(xué)習、休息、工作。
2、以人替時(shí)法:能讓別人代勞的事情,自己就不要做,學(xué)會(huì )運用別人的時(shí)間。因為每個(gè)人的精力都是有限的,所謂有所謂有所不為,把自己的精力和時(shí)間用在最能體現自己價(jià)值的方面。
3、改善效率法:學(xué)習最新的知識,掌握最新的工具,改進(jìn)效率,本來(lái)花1個(gè)小時(shí)的工作,想辦法變成0.5小時(shí)完成,這樣可以節省更多時(shí)間用于學(xué)習。
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4、以錢(qián)購時(shí)法:交通方面,能坐飛機,就不要坐火車(chē);如果能打車(chē),就不要等公交;乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習的交通工具;學(xué)習方面,采用最有效率的學(xué)習方法,能面授聽(tīng)課就不看視頻;能看視頻的,就不買(mǎi)圖書(shū);工作方面,用最好的工作設備比如用最好的電腦、用最快的傳真機,說(shuō)服你的老板不要在設備上斤斤計較,要分析好的設備所節省的時(shí)間、所帶來(lái)的價(jià)值。時(shí)光一去不復返,千金散盡還復來(lái)
5、見(jiàn)縫插針?lè )ǎ涸诘热、在乘?chē)、地鐵時(shí)利用間隙時(shí)間聽(tīng)錄音、思考。例如對于很多在北京工作的人,每天在路上大概需要2小時(shí),如果每天的2小時(shí)利用來(lái)聽(tīng)錄音,每年可以有720小時(shí)在學(xué)習,如果堅持10年,就是7200小時(shí),這些時(shí)間不管是聽(tīng)管理知識、還是學(xué)英語(yǔ),都可以取得很大的收益。
1、 有效個(gè)人管理的'四個(gè)步驟
——確定角色:確定你認為重要的角色;
——選擇目標:分別為每個(gè)角色確定未來(lái)一周要達成的目標;
——安排進(jìn)度:為這些目標確定完成時(shí)間;
——逐日調整:每日清晨依據行事歷,安排一天做事的順序。
2、艾維·利時(shí)間管理法
a 寫(xiě)下你明天要做的6件最重要的事;
b 用數字標明每件事的重要性次序;
c明天早上第一件事是做第一項,直至完成或達到要求;
d 然后再開(kāi)始完成第二項、第三項……;
e 每天都要這樣做,養成習慣。
3、柯維時(shí)間管理法
以原則為重心,配合個(gè)人對使命的認知,兼顧重要性與急迫性,強調產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)。
有效個(gè)人管理的六個(gè)標準一:
——一致:使命與價(jià)值觀(guān)、角色與目標、重點(diǎn)與計劃、欲望與自制等應合諧一致;
——平衡:人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等方面平行發(fā)展。
有效個(gè)人管理的六個(gè)標準二:
——有重心:以一周為單位訂計劃,每天應各有不同的優(yōu)先目標,但要相互呼應;最有價(jià)值的事先做;
——重人性:個(gè)人管理的目的在人而不在事;
——有彈性:應可因個(gè)人作用和需求的變化而調整;
——攜帶方便:管理工具應便于攜帶,隨時(shí)記錄與調整。
4、杜拉克時(shí)間管理法
現代管理之父杜拉克認為,有效的管理者不是從他們的任務(wù)開(kāi)始,而是從他們時(shí)間開(kāi)始。
——記錄時(shí)間(分析時(shí)間浪費在什么地方);
——管理時(shí)間(減少用于非生產(chǎn)性需求的時(shí)間);
——集中時(shí)間(在整段時(shí)間內的工作效率這大于在分散時(shí)段的工作效率之和。
5、生理節奏法
——注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段,在此時(shí)段做最有價(jià)值的事;
——注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長(cháng),在此時(shí)間內解決問(wèn)題;
——該休息的時(shí)候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的時(shí)間,就多增加了1小時(shí);
——成功=價(jià)值′速度2(S=V′C2);
——E=MC2(能量=質(zhì)量′速度2);
——做最有價(jià)值的事(提升你做事的價(jià)值);
——在單位時(shí)間內做最多的事(提升你做事的效率)。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法5
1、每分每秒做最高生產(chǎn)力的事。將羅列的事情中沒(méi)有任何意義的事情刪除掉。
2、不要想成為完美主義者。不要追求完美,而要追求辦事效果。
3、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以將這件事情細分為很小的部分,只做其中一個(gè)小的部分就可以了,或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時(shí)間去做。
4、學(xué)會(huì )說(shuō)”不”.一旦確定了哪些事情是重要的,對那些不重要的事情就應當說(shuō)”不”.
5、時(shí)間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時(shí)間進(jìn)行某些問(wèn)題的'處理。
6、有計劃地使用時(shí)間。有的事情需要較長(cháng)時(shí)間,有些事情可以順帶進(jìn)行。
7、目標明確。目標要具體、具有可實(shí)現性。
8、將要做的事情根據優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優(yōu)先權。因此要善于區分這20%的有價(jià)值的事情,然后根據價(jià)值大小,分配時(shí)間。
9、將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。
10、每件事都有具體的時(shí)間結束點(diǎn)?刂坪猛娫(huà)的時(shí)間與聊天的時(shí)間。
11、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時(shí)間是什么時(shí)候?將優(yōu)先辦的事情放在最佳時(shí)間里。
12、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然后才考慮效率。
13、區分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的,重要事往往是長(cháng)期性的。必須學(xué)會(huì )如何讓重要的事情變得很緊急,是高效的開(kāi)始。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法6
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對一個(gè)時(shí)間段的安排,我們可以做出很多種時(shí)間安排表,我們大概可以做出5種時(shí)間安排表,一是全年預定時(shí)間表,在這個(gè)時(shí)間表里,制定一個(gè)一年的計劃,不用每件事都詳細地列出,例如,7月份公司要簽訂一份大的合同,12月份進(jìn)行年終總結,列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預定時(shí)間表,在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì )議、面談、簽約等事項逐一地列出,使時(shí)間一目了然。三是每周預定時(shí)間表,每周的時(shí)間表,要在下周一前完成,完成后請領(lǐng)導過(guò)目,征求領(lǐng)導的同意。在這個(gè)時(shí)間表里,可以記載員工的生日,代表領(lǐng)導對員工表示祝賀,以及下周要參加什么會(huì )議等。具體細節一定要明確,例如這個(gè)會(huì )議是什么性質(zhì),是否要穿正裝出席,是否要發(fā)表講話(huà)。把項目的有關(guān)部門(mén)以及主要人員,一一列出,一遍突發(fā)情況,可盡快聯(lián)系相關(guān)部門(mén)。四是每日預定時(shí)間表,在每日預定的'時(shí)間表里,事情安排不僅要明確,而且要明確到具體時(shí)間,例如,10點(diǎn)各個(gè)部門(mén)開(kāi)會(huì ),下午2點(diǎn)簽約合同等,把公司時(shí)間,私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則,在19世紀的英國,他通過(guò)數據研究法現了一個(gè)奇怪的現象,社會(huì )財富極其的不平等,社會(huì )的財富流向了少數人的手中,20%的人擁有80%的人的財富,通過(guò)持續的研究發(fā)現,很多情況都可以用這一法則來(lái)解釋?zhuān)?0%的員工創(chuàng )造了80%的財富,80%的利潤來(lái)自20%的客戶(hù),這一發(fā)現在當時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運用這一原則來(lái)對時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類(lèi),其中最重要的事情約占20%,這是非常重要的事情,必須當天完成,剩下的三類(lèi),按順序先完成AB,如果C實(shí)在不能完成,可安排到明天。在分類(lèi)的同時(shí),要對工作的開(kāi)展進(jìn)行跟進(jìn),例如一個(gè)會(huì )議預計是半小時(shí),結果一個(gè)班小時(shí)才開(kāi)完,秘書(shū)就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節出了問(wèn)題,是準備時(shí)間過(guò)長(cháng),還是開(kāi)會(huì )的資料不夠充分。對這類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行總結,在以后的工作中盡可能地避免這類(lèi)問(wèn)題,來(lái)更高更快,有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔,把自己收里的工作進(jìn)行分類(lèi),每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話(huà),以確定工作有秩序,避免在此環(huán)節中浪費時(shí)間,對于突發(fā)的時(shí)間要預留出時(shí)間,一遍事情發(fā)生打亂了一切計劃。對于領(lǐng)導安排的工作,一定要明確,哪些是自己的,哪些需要同事協(xié)助完成的,避免事必躬親,使自己陷入瑣事之中,從而耽誤了工作進(jìn)度,降低了工作效率。
最為合格的秘書(shū),一定要對工作進(jìn)行總結,是哪個(gè)地方浪費了大量的時(shí)間,哪些地方時(shí)間安排過(guò)于緊湊,對時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據自己的實(shí)際情況來(lái)安排工作,例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低,來(lái)制度時(shí)間表。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,一定要體會(huì )時(shí)間管理的藝術(shù),對每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用,在快節奏的社會(huì )中對時(shí)間進(jìn)行有效管理,從而提高工作效率,更好地為領(lǐng)導、公司服務(wù)。
秘書(shū)時(shí)間管理的方法7
1.分解任務(wù)
分解你不喜歡做的任務(wù)。
如果你討厭寫(xiě)文章,卻需要完成一份學(xué)期論文,那么只在任務(wù)表上寫(xiě)上“寫(xiě)文章”這三個(gè)字絕不會(huì )激勵你完成這件事。反而是將這個(gè)任務(wù)分解成小的步驟才更容易完成,如“選題”-“找研究材料”-“作注釋”-“寫(xiě)論點(diǎn)”。
2. 日程校對
如果你不相信自己要去辦的事情就會(huì )拖延!很多朋友都有制定計劃的習慣,但是不少朋友都會(huì )陷入一個(gè)誤區,完成了既定的計劃還會(huì )繼續工作。
你可能納悶,這不是更好的嗎?但是從作者的觀(guān)點(diǎn)出發(fā),你其實(shí)是在破壞信任。開(kāi)始工作前你說(shuō)列表上完成的工作就算大功告成了,并以此來(lái)激勵自己,但當你完成的時(shí)候你卻選擇繼續工作,久而久之,你時(shí)間管理體系里的獎懲機制便會(huì )失效。
正確的做法是如果已經(jīng)完成既定計劃就立刻停下,去運動(dòng)運動(dòng),或者陪家人簡(jiǎn)單聊聊天,有了這種信任,你就會(huì )避免過(guò)度工作,也不會(huì )養成懶惰的壞習慣。
當然,如果你總是完成所有計劃后剩余大量時(shí)間也可能說(shuō)明你制定計劃的能力不足,是時(shí)候適當的給計劃清單加一點(diǎn)待辦事項。
3.使用咒語(yǔ)
簡(jiǎn)單講就是相信雞湯的力量,還記得高考班級的橫幅嗎?
拼兩個(gè)春夏秋冬,博高考無(wú)怨無(wú)悔。
眉毛上的汗水和眉毛下的淚水你必須選擇一樣!
不想當將軍的士兵不是好士兵,不想考清華的學(xué)生不是好學(xué)生!
找一句或者幾句可以讓你熱血沸騰的話(huà)貼在床頭、辦公桌前,或者電腦桌面、手機壁紙。
4.摒棄拖延惡習
大多數人看電視都是因為舒適不費勁,并不是因為電視能給他們的生活帶來(lái)什么,壞習慣往往只會(huì )偷走時(shí)間,而沒(méi)有任何好處。
把那些占據你很多時(shí)間,但沒(méi)有什么價(jià)值的事情列一個(gè)表,然后盡力根除它們。這就需要我們從準確的記錄時(shí)間流逝開(kāi)始,推薦大家嘗試艾力的34枚金幣時(shí)間管理法。
記錄一周后看看自己的時(shí)間都花費在哪里了。
5.計算你時(shí)間的附加值
當我們明白自己時(shí)間的流逝后,還可以“準確”地計算下每一項任務(wù)的價(jià)值?如果你給它賦予不同的價(jià)值,你就可以更準確地來(lái)評估什么重要什么不重要。
如果你每月掙五千美元,按貢獻量給每個(gè)任務(wù)計算下附加值,將每日郵件這樣的任務(wù),即使占據了你時(shí)間的20%到30%也可能只值幾百美元。
再比如很多自媒體的大咖,排版以及多平臺發(fā)布的工作他們都會(huì )讓助理去處理。舍棄那些低附加值的任務(wù)便可以最大可能的提高我們的工作效率。
6.外包
放棄那些可做可不做的事情,很多朋友第一時(shí)間想到的就是外包。
但是要注意的是外包并不是萬(wàn)能的,它需要組織計劃,除非你悟性很高,否則外包的費用比你自己做還要貴,對于那些盈利不多的'個(gè)人項目外包并不是最佳的選擇。
7.整齊vs有條理
整齊和有條理還是有一些差別的,當你的書(shū)桌非常雜亂的時(shí)候,你可以讓它變得干凈整潔,但不一定有條理。
損友今天還跟我吐槽每天生活在找鑰匙和找飯卡的日子里,印象中每個(gè)學(xué)期她都要丟一次飯卡。
解決的方法也很簡(jiǎn)單,找一個(gè)固定的地方,放在指定的位置。比如我的書(shū)包,鑰匙永遠放在第二層的左側小兜里,公交卡放在右側小兜里。
8.日常運動(dòng)
經(jīng)常有人和我說(shuō)時(shí)間是能管理的,能管理的是精力、是自己、是……以前并不是很認可,但看完這本書(shū),我開(kāi)始有所動(dòng)搖。
在忙碌的生活中,運動(dòng)是絕大多數人首先放棄的事情。
有限的是精力,不是時(shí)間!就算你工作十六個(gè)小時(shí),如果你還有精力完全可以繼續工作,有的人工作一天下班后還能打游戲,健身房跑上1小時(shí),而有的人,工作一天只想回家倒頭就睡。
這就是精力的差異,但是,我們要知道,疲憊時(shí)用兩個(gè)小時(shí)完成的任務(wù),清醒時(shí)用四十分鐘便能完成。延長(cháng)工作時(shí)間可謂是最差的時(shí)間管理方法,提高效率,提高精力才是最終的目標。而運動(dòng)就是我們可以選擇的途徑之一。
9.讓你的時(shí)間頭重腳輕
就是經(jīng)常分享的三只青蛙。
“三只青蛙”指的是我們每天(周、月、年)最重要的三件事。來(lái)自美國作家博恩·凱西的時(shí)間管理著(zhù)作《吃掉那只青蛙》當中。
利用帕累托定律(二八原則),用每天80%的精力去集中解決這三只青蛙。
10.六步走
每天在一張紙上寫(xiě)上1-6,然后寫(xiě)下第一天第一重要的,第二重要的,直到第六重要的事情,從第一件事情開(kāi)始做,就算一整天都在做第一個(gè)任務(wù)也沒(méi)有一個(gè)辦法能比這個(gè)辦法更有效率。
其實(shí),就是大家熟知的ABCDE工作法。按照重要性原則給每日待辦任務(wù)排個(gè)序,從最重要的事情開(kāi)始做起。
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