盤(pán)點(diǎn)秘書(shū)時(shí)間管理的有效方法

　　秘書(shū)作為領(lǐng)導的參謀和助手，如何在有限的時(shí)間中發(fā)揮出高效率的功能，是每個(gè)秘書(shū)工作人員都應該努力思考的問(wèn)題。筆者試圖從時(shí)間管理的角度來(lái)淺談秘書(shū)工作中時(shí)間管理的藝術(shù)。

　　一、何為時(shí)間管理

　　時(shí)間對于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是尤為寶貴的財富，它對每個(gè)人都公平的，同時(shí)也是無(wú)情的。因此，如何在相同的時(shí)間下，能夠比別人創(chuàng )造出更高的效率，對于為領(lǐng)導工作的秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)顯得尤其重要。了解時(shí)間管理的概念，培養時(shí)間管理的意識，這樣有助于秘書(shū)在有限的工作時(shí)間內，提高自身的效率，更好地為領(lǐng)導、領(lǐng)導工作以及機關(guān)工作服務(wù)。那么，什么是時(shí)間管理呢？彭祥松先生在其著(zhù)作《時(shí)間管理的訣竅--時(shí)間管理工程學(xué)》中提到：“時(shí)間管理就是指在同樣的時(shí)間消耗情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。是由于每個(gè)人在社會(huì )生產(chǎn)中所處的地位不同而賦予自己的一種內向管理素質(zhì)”.從這個(gè)解釋中，我們可以得到這樣幾點(diǎn)信息，一是時(shí)間管理的目的是為了提高時(shí)間的利用率和有效性的，其次它是一種內向的管理素質(zhì)。正確理解與把握時(shí)間管理的概念，有助于秘書(shū)人員正確的運用適合自身的時(shí)間管理方法，從而達到提高時(shí)間利用率和有效性，進(jìn)而提高自身的工作效率。

　　二、時(shí)間管理的方法

　　秘書(shū)作為領(lǐng)導的參謀與助手，在領(lǐng)導工作的方方面面都能看見(jiàn)秘書(shū)輔助工作的身影，對于領(lǐng)導工作而言，如何在既定的時(shí)間中，更快更好更高效地完成工作，這不僅僅是需要領(lǐng)導來(lái)思考，更多的情況下，是需要秘書(shū)人員來(lái)專(zhuān)研與思考的。領(lǐng)導工作的內容龐雜且繁多，事必躬親顯得不大可能，更多的時(shí)候，是需要秘書(shū)來(lái)提供輔助工作的。那么掌握一種適合自身性格特征與職務(wù)特點(diǎn)的時(shí)間管理方法，對于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)就顯得十分有意義。筆者將在本文中，介紹幾種常見(jiàn)的時(shí)間管理方法，秘書(shū)人員可根據自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行選擇，結合自身工作的特點(diǎn)加以實(shí)施，從而到達預期的成效。

　�。ㄒ唬┌�爾卑斯山時(shí)間規劃法。阿爾卑斯山時(shí)間規劃法又叫“每日計劃表”,其重要的原則就是書(shū)面表達，將每日的計劃以書(shū)面的方式記錄下來(lái)，然后根據個(gè)人的主客觀(guān)因素，來(lái)規劃自己一天的工作，這樣的好處在于可以幫助秘書(shū)人員了解任務(wù)所需要的時(shí)間和干擾時(shí)間所消耗的時(shí)間，這樣可以預留一定的機動(dòng)時(shí)間來(lái)處理臨時(shí)性工作，從而提高時(shí)間的利用效率。

　�。ǘ�）艾森豪威爾原理。這個(gè)原理又叫做“十字法則”或者是“四象限法則”,這個(gè)法則將工作分為五大類(lèi)：A:必須做的事情；B:應該做的事情；C:量力而為的事情；D:可以委托別人去做的事情；E:應該刪除的工作。而每天，將要做的事情寫(xiě)在紙上，按以上五類(lèi)歸類(lèi)：A:需要做；B:表示應該做；C:表示做了也不會(huì )錯；D:可以授權別人去做；E:可以省略不做的工作。根據這樣的工作分類(lèi)，將自己每天的工作進(jìn)行適當的分類(lèi)，按照工作的重要程度來(lái)將一天的工作進(jìn)行有效分類(lèi)安排，從而達到提高工作效率的目的。

　�。ㄈ�）NLP時(shí)間生命管理法。NLP思考邏輯模型由上而下分別是環(huán)境、行為、能力、信念和價(jià)值，這個(gè)模型能夠幫助秘書(shū)人員學(xué)會(huì )平衡各方面的事情，而NLP管理法不僅僅是教人學(xué)會(huì )如何平衡各方面的事物，它更重要的是教會(huì )人們學(xué)習關(guān)注重要的事，從而可以幫助人們判斷如何在眾多的事物中判斷出重要且緊要的事情、重要卻不緊要的事情等，由于二者的緊要程度不一樣，因此所需要花費的時(shí)間就會(huì )不同。學(xué)習與掌握NLP管理法，判斷每件待辦事務(wù)的重要程度，從而可以合理地判斷出完成時(shí)間，做好先后順序的合理安排，從而達到提高效率的目的。

　�。ㄋ模┡晾弁蟹▌t與ABC時(shí)間管理法。19世紀末20世紀初，意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托偶然注意到19世紀因果人的財富和收益模式。在調查取樣中，他發(fā)現大部分的財富流入了少數人手中，同時(shí)，他還發(fā)現，一個(gè)族群占總人口數的百分比和他們所享有的總收入之間有著(zhù)一種微妙的關(guān)系。在經(jīng)過(guò)大量的研究之后，他指出，在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數，而不重要的因子則占多數，因此，只要能控制住具有重要性的少數因子既能控制全局。這就是迄今為管理學(xué)界所熟知的“二八法則”,同時(shí)也成為“帕累托法則”.這樣的一個(gè)理論，同時(shí)也使用在時(shí)間管理領(lǐng)域，而ABC時(shí)間管理法其基本原理就是根據“二八法則”將工作分為A、B、C三個(gè)不同的等級，其劃分依據是它們對達到職業(yè)目標和個(gè)人目標的重要程度，根據抓住工作的80%的價(jià)值，集中在工作的20%的組成部分這一基本原理，運用“關(guān)鍵的事情占少數，次要的事情占多數”這一規律，達到時(shí)間管理的目的。其具體模式是：

　　根據上面的模式表格，秘書(shū)人員可根據自身的實(shí)際工作狀況來(lái)確定每種類(lèi)型的工作內容，制定一張符合自身個(gè)人特點(diǎn)和工作實(shí)際的工作計劃安排表。

　�。ㄎ澹┤�維綜合分類(lèi)法。楊樹(shù)森先生在總結了其他幾種時(shí)間管理方法的基礎之上，提出了一種比較容易操作的時(shí)間安排，他將其稱(chēng)之為“三維綜合分類(lèi)法”,其引進(jìn)了ABC分類(lèi)法中的緊急程度、重要程度兩個(gè)標準，加上了我們認為十分重要的“所需時(shí)間”標準，于是可以得出A、B、C、D四個(gè)標準，得出如下表所示：

　　然后根據每件事的緊急程度，重要程度和所需時(shí)間三個(gè)方面的特征，對所有的情況作出排列組合，然后確定優(yōu)先次序。

　　三、時(shí)間管理方法的運用

　　如何選擇一個(gè)合適的時(shí)間管理方法，對于為領(lǐng)導工作的秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)顯得十分重要，因為這關(guān)系到秘書(shū)如何在有限的時(shí)間內發(fā)揮出最大的效率，當然除去各種客觀(guān)因素，還有各種各樣的主觀(guān)因素。

　　當然，從上文所介紹的幾種方法中，不難看出他們之間是有相同因素的，比如都要求秘書(shū)人員能夠制定一張工作計劃表或是工作計劃安排，再比如說(shuō)它們都要求秘書(shū)人員能夠從自己所做的工作中區分出工作的重要程度和緊急程度。這就要求秘書(shū)人員養成良好的工作習慣，使用各種記錄設備，記錄自己當天所需要完成的工作，當然，這些工作都應該在每天工作開(kāi)始之前進(jìn)行。如何更高效地運用有限的時(shí)間，秘書(shū)人員首先得從提高自身的時(shí)間觀(guān)念做起。每一個(gè)秘書(shū)人員，由于個(gè)性、性格等主觀(guān)因素，每個(gè)人完成工作的過(guò)程與表現都不一樣，但是最初也是最重要的出發(fā)點(diǎn)就是分清主次。

　　如何分清主次，如何處理臨時(shí)發(fā)生的事務(wù)，并不是都能在一張工作計劃表中能夠得到體現的，我們只能現將每天已經(jīng)既定的事務(wù)先給它進(jìn)行優(yōu)先劃分，列在一張工作計劃表上，在沒(méi)有臨時(shí)事務(wù)發(fā)生的時(shí)候，我們可以根據自己選擇的時(shí)間管理方法，將既定的待辦事務(wù)進(jìn)行主次劃分，依次進(jìn)行。當然，筆者認為，應該留下相應的機動(dòng)時(shí)間，這樣可以用來(lái)處理臨時(shí)性事務(wù)。無(wú)論是哪一種時(shí)間管理方法，我認為都應該留下相應的機動(dòng)時(shí)間，畢竟，在面對龐雜的辦公室事務(wù)的時(shí)候，不是所有的事情都是既定的。秘書(shū)人員可能會(huì )面臨突發(fā)的事情；可能會(huì )接待沒(méi)有提前告知來(lái)訪(fǎng)的訪(fǎng)客等等。當這些事務(wù)臨時(shí)發(fā)生了之后，秘書(shū)人員要如何來(lái)做到按照自己的已經(jīng)制定的工作安排表來(lái)按部就班的進(jìn)行。顯然，這是不成立的。那么，就應該在每項事務(wù)完成的基礎上，留下相應的機動(dòng)時(shí)間來(lái)完成其他臨時(shí)事務(wù)。因此，就筆者個(gè)人而言，提倡將阿爾卑斯時(shí)間規劃法同三維綜合分類(lèi)法兩者結合使用，對于提高時(shí)間利用率以及工作效率更有效果。

　　時(shí)間對于每個(gè)人都是公平的，也是無(wú)情的，身為領(lǐng)導參謀與助手的秘書(shū)人員更要認識到時(shí)間管理對于自身工作的意義，每一個(gè)秘書(shū)人都應該根據自身的實(shí)際情況以及工作狀況來(lái)選擇適合自己的時(shí)間管理方法，或一種、或幾種結合。無(wú)論是哪一種方式，都應該以提高工作效率為前提，以更好地實(shí)現“三服務(wù)”為最終目標。

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