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秘書(shū)有效的時(shí)間管理淺析
談秘書(shū)的時(shí)間管理，首先來(lái)看看時(shí)間這一抽象、模糊的概念，時(shí)間是人類(lèi)用以描述物質(zhì)運動(dòng)過(guò)程或事件發(fā)生過(guò)程的一個(gè)參數，確定時(shí)間，是靠不受外界影響的物質(zhì)周期變化的規律。時(shí)間是抽象的從西方的亞里士多德、奧斯汀、伽利略等哲學(xué)家，都曾探討過(guò)時(shí)間問(wèn)題，直到二十世紀的前期，愛(ài)因斯坦的廣義相對論才闡述了時(shí)間相對的，并非獨立存在而是與空間相互依賴(lài)的，是可以被引力壓縮彎曲的。然而什么又是時(shí)間管理呢?時(shí)間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現目標。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時(shí)間。從時(shí)間管理的定義中就可看出，有計劃的管理時(shí)間，可以讓事情有條不紊的進(jìn)行。有效的管理時(shí)間可以取得事半功倍的效果，節省人力成本，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。
俗話(huà)說(shuō)“時(shí)間就是金錢(qián)”，在社會(huì )激烈的競爭中，早已不是人與人競爭，而是與時(shí)間賽跑，哈弗的管理百科全書(shū)將“時(shí)間管理”列為成功的管理者的總要因素，許多的美國企業(yè)在培訓員工時(shí)也常常加入時(shí)間管理的培訓過(guò)程。秘書(shū)作為協(xié)調領(lǐng)導處理事務(wù)的人，以從事其他工作的人一樣，要做好工作更要合理的分配時(shí)間，分清輕重緩急，明確工作目標，加強時(shí)間管理，有組織有計劃的進(jìn)行工作。秘書(shū)對時(shí)間管理的好壞，直接影響著(zhù)領(lǐng)導的工作效率，使得領(lǐng)導的工作不得頭緒，雜亂無(wú)章。
時(shí)間對于每個(gè)人都是平等的，每個(gè)人都擁有同等的時(shí)間，我們每天都只有24小時(shí)，每天吃飯睡覺(jué)的時(shí)間都是大致相同，然而人生之所以不同，在于其余時(shí)間所創(chuàng )造出來(lái)的價(jià)值。然而我國對于時(shí)間管理的觀(guān)念還是較落后的，所以我們往往會(huì )掉入時(shí)間陷阱，例如拖延工作無(wú)效率的加班等等。一是由于領(lǐng)導的原因，由于自身的陳腐的觀(guān)念，沒(méi)有認識到時(shí)間就是金錢(qián)，不把時(shí)間當做可利用的資源，在會(huì )議、儀式中注重排場(chǎng)，注重表明功夫而忽視了節約時(shí)間，以及工作分工不明確。第二個(gè)原因是由于，秘書(shū)自身的原因，對于時(shí)間安排不合理，不能分清輕重緩急，不能與領(lǐng)導主動(dòng)的溝通，而是被時(shí)間安排。
秘書(shū)，對于時(shí)間的管理有著(zhù)特殊性。所以在工作中，要有效的安排時(shí)間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科學(xué)的手段管理工作呢?
管理時(shí)間必須遵守四個(gè)個(gè)重要的原則，1)時(shí)間合理分配原則2)最大限度地為領(lǐng)導獲取可控制時(shí)間3)分清工作的輕重緩急4)有計劃、有目的。在遵循著(zhù)三個(gè)原則的基礎上，來(lái)用科學(xué)的方法有效的安排、管理時(shí)間，使各項工作有序進(jìn)行。
對于時(shí)間的管理有以下幾個(gè)方法：
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計劃，不用每件事都詳細地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì )議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請領(lǐng)導過(guò)目，征求領(lǐng)導的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì )議等。具體細節一定要明確，例如這個(gè)會(huì )議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話(huà)。把項目的有關(guān)部門(mén)以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門(mén)。四是每日預定時(shí)間表，在每日預定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門(mén)開(kāi)會(huì )，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀的英國，他通過(guò)數據研究法現了一個(gè)奇怪的現象，社會(huì )財富極其的不平等，社會(huì )的財富流向了少數人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過(guò)持續的研究發(fā)現，很多情況都可以用這一法則來(lái)解釋?zhuān)?0%的員工創(chuàng )造了80%的財富，80%的利潤來(lái)自20%的客戶(hù)，這一發(fā)現在當時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運用這一原則來(lái)對時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類(lèi)，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當天完成，剩下的三類(lèi)，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類(lèi)的同時(shí)，要對工作的開(kāi)展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì )議預計是半小時(shí)，結果一個(gè)班小時(shí)才開(kāi)完，秘書(shū)就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節出了問(wèn)題，是準備時(shí)間過(guò)長(cháng)，還是開(kāi)會(huì )的資料不夠充分。對這類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行總結，在以后的工作中盡可能地避免這類(lèi)問(wèn)題，來(lái)更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類(lèi)，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話(huà)，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節中浪費時(shí)間，對于突發(fā)的時(shí)間要預留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計劃。對于領(lǐng)導安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書(shū)，一定要對工作進(jìn)行總結，是哪個(gè)地方浪費了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過(guò)于緊湊，對時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據自己的實(shí)際情況來(lái)安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來(lái)制度時(shí)間表。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì )時(shí)間管理的藝術(shù)，對每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節奏的社會(huì )中對時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導、公司服務(wù)。
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