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最有效的時(shí)間管理法

時(shí)間:2024-08-09 06:40:34 時(shí)間管理 我要投稿
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最有效的時(shí)間管理法

  時(shí)間管理有很多種方法,而GTD(全稱(chēng):Getting Things Done)就是其中一套行之有效的方法,也是現在最受歡迎的方法。Getting Things Done翻譯成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來(lái),然后整理安排自己去執行”。帶著(zhù)一些自己的理解,下面談一談我對GTD的理解以及方法論,GTD的核心步驟為五步:收集、處理、管理、執行、回顧。

最有效的時(shí)間管理法

  GTD核心步驟

  1. 收集 —— 收集記錄

  人的大腦能儲存很多東西,但有限,不要相信某事情發(fā)生后過(guò)了一段時(shí)間你還能記得,釋放大腦的儲存負載,讓大腦著(zhù)重于去思考,平時(shí)有什么信息、任務(wù)和靈感要在忘記之前用工具記錄下來(lái),使用的工具要盡可能的方便,易用,便捷。

  2. 處理 —— 處理分類(lèi)

  只有及時(shí)處理信息,對信息及時(shí)做出決定和歸納成類(lèi),你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時(shí)采用二分鐘法則和四象限法則,二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內能解決的事情,無(wú)論是何種事情,馬上著(zhù)手解決掉,如果不能再進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)則采用四象限法則,四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度劃分成四個(gè)“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

  3. 計劃 —— 計劃安排

  除了既有的日程安排外,可以設定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他們排進(jìn)日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理論,前天晚上睡覺(jué)前設定第二天最重要的三件事,起床后就可以開(kāi)始著(zhù)手這三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用習慣21天效應,一件事只要堅持21天就能習慣成自然,成為一種習慣。每月要做的事采用日歷行程表的方法,將每月要做的事排進(jìn)日程表。每年要做的事采用原望清單法,讓自己每年都有收獲和進(jìn)步。

  4. 執行 —— 堅決執行

  執行是Getting Things Done最關(guān)鍵的一步,也是成功與否的關(guān)鍵,要言行一致,制定了計劃就一定得做到,這能很好地提升你的自我認同感。執行時(shí)你應當在不分心的情境下,一次只執行一件事,既不要多線(xiàn)工作,也不要讓你的.工作突然中斷。采用番茄工作法,將番茄時(shí)間設為25分鐘,專(zhuān)注工作,中途不做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事,直到番茄時(shí)鐘響起,然后短暫休息5分鐘繼續番茄時(shí)鐘,每4個(gè)番茄時(shí)段可多休息一會(huì )兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會(huì )有意想不到的成就感。

  5. 回顧 —— 回顧檢查

  目前我采用的是一周回顧一次,采用PDCA循環(huán)法對長(cháng)期目標、中期目標和短期目標進(jìn)行回顧,對工作和其它事情進(jìn)行回顧,看看哪里做的不好,需要改進(jìn),重新做出調整計劃。這樣能使得計劃更有效地進(jìn)行,更加合乎工作程序的邏輯。

  我的時(shí)間管理方法論

  智能手機在日常生活中扮演著(zhù)重要角色,我們依賴(lài)并已經(jīng)離不開(kāi)智能手機,原本應該是用“碎片時(shí)間”拿手機處理事務(wù)與放松,現在卻讓手機把我們的生活“碎片化”了,我們總是不小心就會(huì )在手機上耗費掉大量時(shí)間,但我們從中獲取的收益卻遠不如期望中的`大,如何妥善地使用手機值得我們深思,下面談?wù)勎矣檬謾C做時(shí)間管理的實(shí)踐方案。

  做一只”大公雞”

  時(shí)間管理往往都是從早睡早起做起的,誠然,要做到早睡早起不會(huì )是件輕松的事,有時(shí)甚至是件折磨人的事情,但就是這樣一個(gè)早睡早起的改變,它會(huì )像一根線(xiàn)一樣牽動(dòng)著(zhù)其他東西一同改變,讓你變得不一樣,讓你終生受益。除了精神狀態(tài)會(huì )變好,一天時(shí)間會(huì )變“長(cháng)”外,早起吃一份自己喜歡的早餐會(huì )讓你更從容地應對新的一天。

  Sleep Cycle是一款可以很好的記錄你的睡眠質(zhì)量,甚至可以改善你的睡眠質(zhì)量的APP, 其原理是監測你的睡眠深度,然后在淺睡眠階段溫柔地把你喚醒,讓你如同自然醒般的舒適,醒后大腦能保持高效率運轉。

  不要總是想著(zhù)再小睡一會(huì )兒 (其實(shí)就是賴(lài)床),那只會(huì )讓你更加想睡,更加沒(méi)法起床,咬咬牙告訴自己只要兩分鐘,兩分鐘我就能清醒了。就像一句話(huà)說(shuō)的`,你總想做一個(gè)優(yōu)秀的人,做一些驚天動(dòng)地的事,可是你連早點(diǎn)起床都做不到。如果是工作的原因沒(méi)辦法早睡早起,那也要讓自己的作息時(shí)間規律起來(lái),沒(méi)辦法做早睡早起的大公雞,那就做晚睡晚起的貓頭鷹。

  To-do List對于時(shí)間管理的作用不言而喻,它能夠讓你明確接下來(lái)要做什么,先做什么,什么最重要,讓你的工作更順暢、有條理、更有緊迫感。比如,臨睡前列出明天最重要的三件事,起床后就可以開(kāi)始著(zhù)手這三件事了。

  Clear是一款方便快捷的輕量級To-do List應用,令人上耳目一新的設計和交互方式,只為用戶(hù)提供待辦事項列表,沒(méi)有任何復雜的功能,可以各種手勢對Clear進(jìn)行操作,學(xué)習成本低,上手極快。

  我的使用經(jīng)驗是: Clear主要用于偶然靈感的記錄,簡(jiǎn)單的文字記錄,短期事件的提醒(1-3天),還有就是購物清單,記錄的原則是不要讓Clear列表清單過(guò)于碎片化,判斷是否能加入Clear列表采取兩分鐘原則,兩分鐘內能解決的事情,無(wú)論是何種事情,馬上著(zhù)手解決掉,如果不能再加入Clear列表。

  日歷行程表終結者

  備忘錄、日歷和提醒事項是構成手機日歷行程表的核心要素,備忘錄主要用于記錄文字或者用作粘貼板存放一些需要經(jīng)常復制使用的東西。日歷是以時(shí)間順序為線(xiàn)索,將所有事件組織起來(lái)。提醒事項則一般是應該盡快完成的事情。提醒事項與日歷中的添加事件很相似,最大的不同就是事件的組織形式,日歷以時(shí)間順序為線(xiàn)索,而提醒事項可以對事件性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi),如可以分成工作、生活、學(xué)習等。所有有日期要求的事件,寫(xiě)入日歷,沒(méi)有具體日期要求的又是兩分鐘做不完的事件,寫(xiě)入提醒事項。會(huì )干擾你當天的工作重點(diǎn)的事件,寫(xiě)入日歷,不會(huì )干擾你當天的工作重點(diǎn)的,屬于未進(jìn)行劃分的工作,寫(xiě)入提醒事項。日歷的事件盡可能要少,一旦設置就要認真按時(shí)完成,提醒事項一旦設置就要盡快完成, as soon as possible.

  AwesomeNote是一款創(chuàng )新的筆記和待辦事項管理應用,也是奶酪認為在iOS上最好的筆記應用,精美的界面,層次分明的文件夾分類(lèi),最重要的原因是它能同步原生日歷和原生提醒,還能同步到Evernote (印象筆記),這使得AwesomeNote能夠在手機端和電腦端同時(shí)使用,這很重要。

  我的`使用經(jīng)驗是: 日歷和提醒事項使用手機原生工具,然后同步到AwesomeNote中,用Clear做短期計劃,用AwesomeNote做記事本、有規律的循環(huán)事件、中期長(cháng)期計劃,包括:

  日記 —— (標注格式為日記) 每天寫(xiě)的日記,我用的方法是問(wèn)答式記錄:今天學(xué)到了什么知識,是什么樣的狀態(tài),有什么新聞,遇到了什么人,有什么進(jìn)步和值得反省的事。旅行日記通常圖片會(huì )比較多,我的選擇是用百度網(wǎng)盤(pán)來(lái)保存。

  紀念 —— (標注格式為紀念日) 家人朋友的生日和重要的紀念日,設定在該日期的前一天提醒你,然后送上你的祝福和驚喜吧。

  待辦 —— (標注格式為任務(wù)) 需要做計劃去辦的中期和長(cháng)期事項,比如年度愿望清單,瘦身計劃等。

  原生日歷 —— 日歷的事件盡可能要少,一旦設置就要認真按時(shí)完成。

  原生提醒事項 —— Clear用于短期(1-3天內)的事件提醒,原生提醒事項用于每月有規律的事件提醒。

  優(yōu)秀是一種習慣

  古希臘哲學(xué)學(xué)亞里士多德說(shuō)過(guò) “優(yōu)秀是一種習慣”,一些優(yōu)秀的人之所以能夠創(chuàng )造出令人矚目的成就,是因為他們在日常生活、工作和學(xué)習中養成了各種各樣良好的習慣。優(yōu)秀是一種氣質(zhì)、優(yōu)秀是一種狀態(tài)、優(yōu)秀更是一種習慣。一個(gè)人的`習慣往往就是一個(gè)人性格的縮影, 我們的一言一行都是日積月累養成的習慣。如果說(shuō)優(yōu)秀是一種習慣,那么懶惰和平庸也是一種習慣。

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