國企中層的時(shí)間管理技巧

　　現代企業(yè)管理是全方位多維度的，對于國有企業(yè)的中層管理人員來(lái)講，大致可分為管好上級、管好下級、管好同級、管好自己、管好外部五個(gè)維度。

　　1個(gè)人能力弱項分析

　　時(shí)間利用的是否合理直接影響著(zhù)工作的效率和效果。國有企業(yè)中層管理人員每天忙于會(huì )議、文件、調研、處理歷史遺留問(wèn)題，多數時(shí)候疲于應付，往往來(lái)不及思考和總結。實(shí)驗者原定的工作計劃往往被來(lái)自上級領(lǐng)導的要求、同級部門(mén)的協(xié)同訴求和基層一線(xiàn)的工作需求打斷，時(shí)常依賴(lài)加班才能完成原計劃，與此同時(shí)，實(shí)驗者工作的質(zhì)量和效率也大打折扣。時(shí)間的制約一度使他們陷入窘境。

　　PeterFDrucker曾強調，不會(huì )管理時(shí)間，就不能管理一切。在現有的工作節奏和工作強度下，作為國有企業(yè)部門(mén)負責人所擔負的角色義務(wù)和工作職責都遠遠超出以往，工作的復雜程度、政策性和時(shí)效性也大為增強，勢必要求角色主體有較強的政策消解、危機處理以及精準的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。而時(shí)間管理則成為培養和提高這些能力的前提和保障。

　　2能力提升計劃制訂

　　結合一段時(shí)間以來(lái)，工作任務(wù)與工作時(shí)間上的沖突，實(shí)驗者在內部導師指引下，充分了解自己使用時(shí)間的方式和狀況，明確目標，重點(diǎn)分析內在因素與外在條件的制約及影響，制訂了切實(shí)可行的個(gè)人時(shí)間管理能力提升計劃。內在制約因素：缺乏嚴謹、細致，可執行性強的滾動(dòng)計劃及階段性改進(jìn)方案;缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn);過(guò)于注重細節，事必躬親，追求完美;等等。外在制約因素：臨時(shí)性的會(huì )議和出差占據大量工作時(shí)間;計劃外的約談不時(shí)打斷工作計劃;來(lái)自外界的騷擾電話(huà);歷史遺留難題集中出現，留待解決的時(shí)間有限;來(lái)自協(xié)作部門(mén)的支撐乏力;等等。

　　擬定目標：以3個(gè)月為周期，變被動(dòng)的時(shí)間支配為主動(dòng)的支配時(shí)間，系統決策、靈活掌控，大幅度提高工作效率，有效釋放更多時(shí)間用于思考和總結問(wèn)題，努力成為高效的時(shí)間管理專(zhuān)家。

　　3提升計劃實(shí)施跟進(jìn)

　　根據帕累托定律：80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。如何安排好這20%的有效時(shí)間則成為關(guān)鍵。在兩個(gè)月的自我實(shí)踐過(guò)程中，個(gè)人時(shí)間管理的提升主要體現在如下幾個(gè)方面：

　　3.1不斷接受指導

　　吸納來(lái)自?xún)炔繉�師和�?yōu)秀時(shí)間管理同人的指導和幫助。他們將過(guò)往的工作得失與時(shí)間管理技巧與實(shí)驗者一一分享，實(shí)驗者從中領(lǐng)悟了許多解決問(wèn)題的思路和捷徑，尤其是內部導師對本行業(yè)和企業(yè)改革與發(fā)展中諸多難題的破解給出了方向性的意見(jiàn)。同時(shí)對實(shí)驗者擬訂的具體實(shí)施計劃和解決方案提出了時(shí)間和目標上的建議。

　　3.2不斷作出評估與分析

　　“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時(shí)間所具備的獨特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“管理者的管理”。方案實(shí)施以來(lái)，實(shí)驗者深入挖掘計劃執行的亮點(diǎn)和不足之處，并認真加以分析。

　　首先是評估自己的時(shí)間分配狀況：制訂每一周工作計劃，看是否能同步進(jìn)行質(zhì)量控制，是否能努力控制并記錄主導性工作會(huì )議的時(shí)間、電話(huà)溝通的時(shí)間、接待客人的拜訪(fǎng)時(shí)間、檢查下屬的工作狀況的時(shí)間以及處理員工糾紛等各類(lèi)計劃外的時(shí)間。

　　從完成情況看，實(shí)驗者應用了《月度計劃監控表單》，使大小事務(wù)可控、在控，沒(méi)有遺漏;加強了工作溝通，充分授權，有效釋放時(shí)間用于思考和決策;積極參與《目標與時(shí)間管理》課程的學(xué)習;適當調節生物鐘，找準最佳生理時(shí)間，用于重點(diǎn)工作的處理;工作與生活的時(shí)間配比恰當，工休矛盾逐漸消弭。

　　其次是開(kāi)展對時(shí)間管理分析：計算時(shí)間使用率是多少?看工作時(shí)間的工作內容與工作目標是否相符?計劃內一周可支配自由時(shí)間和不可支配的時(shí)間有多長(cháng)?大概分別在什么時(shí)候?受到干擾的時(shí)間有多長(cháng)?這些干擾的來(lái)源是什么?應采取怎么樣的行動(dòng)，才能減少或控制干擾?

　　與此同時(shí)，也發(fā)現如下不足：計劃開(kāi)始的一個(gè)月來(lái)更多的是在管理時(shí)間，而不是做時(shí)間管理;雖未出現嚴重問(wèn)題或危機，但也經(jīng)常倍感工作壓力，緊迫感較重;開(kāi)展重要工作的時(shí)候容易被打斷，隨機影響大;繁忙的工作致使實(shí)驗者無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍，自助充電缺乏;同時(shí)，較多的忙于瑣事又恐偏離主體目標。

　　結合有效的計劃執行，針對出現的問(wèn)題和難題，實(shí)驗者做出了相應改進(jìn)：一是變管理時(shí)間為時(shí)間管理、自我管理，變工作壓力為動(dòng)力;二是細致規劃，確保足夠的彈性和緩沖余地，并有效激勵下屬加倍努力完善計劃;三是區分了可控(起居、飲食、睡眠等)和不可控(交通、開(kāi)會(huì )、約談等)時(shí)間范疇，劃分今天“必須做”、“應該做”和“可以做”的三類(lèi)事情;四是盡可能采用節省時(shí)間的工具設備、交通和通信等;五是實(shí)驗者嘗試做了時(shí)間預算(如劃定60%有計劃的工作、20%沒(méi)有預期的行事、20%突發(fā)的行事)。

　　4經(jīng)驗與教訓

　　時(shí)間是最寶貴也是最容易忽略的資源，時(shí)間具有不能存、不能轉嫁、供給毫無(wú)彈性、無(wú)法失而復得等特性。如何減少時(shí)間浪費，以便有效地完成既定目標是實(shí)驗者個(gè)人提升計劃的重點(diǎn)。體會(huì )主要有以下幾點(diǎn)：

　　4.1“摸高”試驗有效保障計劃的完成

　　中青年干部在成長(cháng)過(guò)程中，除了不斷“加油”、“加壓”和“加速”之外，還要能不斷“摸高”，嘗試完成暫時(shí)“夠不著(zhù)”的事務(wù)。中層管理者只有處處瞄準一流爭上游，才能獲得最大限度的成長(cháng)和進(jìn)步。能力提升計劃和跟進(jìn)計劃均是在客觀(guān)衡量并有意拔高個(gè)人常規工作負荷的基礎上制定的，目的是為了更大限度地激發(fā)自我潛能。實(shí)踐結果證明。適度的“摸高”計劃更有利于時(shí)間管理的訓練和目標工作任務(wù)的完成。

　　4.2目標管理貫穿時(shí)間管理始終

　　目標管理與時(shí)間管理是密不可分的。目標管理更關(guān)注結果，而時(shí)間管理更關(guān)注過(guò)程。良好的時(shí)間計劃如果沒(méi)有目標的指引，則很難準確的實(shí)施，并達到個(gè)人提升的效果。首先，通過(guò)目標管理，可以查找差距，準確分析個(gè)人能力弱項，并有針對性地做出改進(jìn)。其次，目標管理強調目標轉化，轉化的過(guò)程既是“自上而下”的，又是“自下而上”的�？�(jì)效目標的達成是與上級和下級在目標分解，協(xié)同配合中實(shí)現的。再次，目標管理能合理指導時(shí)間的配比和運用。有了明確的目標，才能分清工作任務(wù)的輕、重、緩、急，才能有的放矢投放時(shí)間和精力。

　　4.3不斷實(shí)施糾偏與改進(jìn)

　　計劃實(shí)施過(guò)程中，實(shí)驗者不斷反省自己每一天、每一周的時(shí)間花費取向：有哪些事是在不適當的時(shí)間內做的?在哪一段時(shí)間著(zhù)手最重要的工作?最不具有工作效率的是哪一時(shí)段?工作過(guò)程中最大干擾是什么?最嚴重的幾個(gè)時(shí)間使用誤區是什么?做了哪些不必要的事?哪些事可以授權給誰(shuí)去做?今天花費了多少時(shí)間做重要和不重要的事?有哪些事情本來(lái)應該花費更多的時(shí)間去做……在此基礎上，加強對時(shí)間管理的系統思考，不斷摒棄對目標毫無(wú)貢獻的時(shí)間消耗，拋棄陋習，引進(jìn)新的工作方式和生活習慣，加上良好的自我約束和持之以恒，最終達到提高效率，事半功倍。

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