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時(shí)間管理能力提升計劃
引導語(yǔ)：“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時(shí)間具有供給毫無(wú)彈性、無(wú)法蓄積、無(wú)法取代、無(wú)法失而復得四個(gè)獨特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。
一、什么是“時(shí)間管理”
時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 所謂“自管理者的管理”就是你必須拋棄陋習，引進(jìn)新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時(shí)間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
時(shí)間管理(Time Management)就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現目標。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應該做;時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規劃，做為一種提醒與指引。
二、“時(shí)間管理”的重要性
1、設立明確的目標，讓我們在最短時(shí)間內能夠實(shí)現既定目標。
2、有計劃、有組織進(jìn)行工作，列出工作清單，進(jìn)行目標切割，更順利的完成工作。
3、二八定律，分清工作輕重緩急，合理分配時(shí)間，提高工作效率。
4、充分授權，并取得良好的時(shí)間協(xié)作，更高效率完成工作。
5、嚴格的規律與紀律為更好的完成工作提供了制度保障。
三、時(shí)間管理的誤區及解決辦法
所謂時(shí)間管理的誤區，是指導致時(shí)間浪費的各種因素。我們探索克服時(shí)間浪費的途徑便是“培養克服時(shí)間管理誤區的技能”。我們在時(shí)間管理中存在五個(gè)誤區：
誤區之一：工作缺乏計劃
由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：
1、目標不明確
2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類(lèi)的習慣
3、缺乏做事輕重緩急的順序
4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則
所以我們要設立明確的目標;成功等于目標，時(shí)間管理的重要性目的是讓我們在最短時(shí)間內實(shí)現更多想要實(shí)現的目標;我們需要把今年度4到10個(gè)目標寫(xiě)出來(lái)，找出一個(gè)核心目標，并依次排列重要性，然后依照目標設定一些詳細的計劃，并依照計劃進(jìn)行。
如何制定計劃
(一)了解情況
1 、所在部門(mén)的業(yè)務(wù)定位
2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位
3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標
4 、上級主管對你的期望和要求
5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系
(二)遵循5W2H
Why: 為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持 What： 任務(wù)的內容和達成的目標
When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行
Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)
Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負責
How to： 用什么方法進(jìn)行
How much：需要多少成本
(三)設置控制點(diǎn)
1、在目標或任務(wù)中設置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導的支持。
2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執行情況進(jìn)行總結，發(fā)現和糾正各種偏差，同時(shí)對計劃進(jìn)行調整和滾動(dòng)。另外，還可以對前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。
(四)利用計劃工具
計劃管理工具主要有WBS、PERT、GANTT等。
誤區之二：組織工作不當
組織工作不當的主要體現在以下幾個(gè)方面：
1、職責權限不清，工作內容重復
2、“事必躬親，親力而為”
3、溝通不良
4、工作時(shí)斷時(shí)續
解決組織工作不當，首先，學(xué)會(huì )如何接受請托：“明智地接受請托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我們接受請托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請托是屬于我的職責范圍內嗎?對實(shí)現我的目標有幫助嗎?如果接受它，將付出什么代價(jià)?如果不接受他，則需承擔什么后果?經(jīng)過(guò)這一番“成本——效益分析”之后，就可以決定取舍了。
其次，學(xué)會(huì )利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì )從相關(guān)的部門(mén)或人員手中獲取所需的資料，既節約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門(mén)考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)部門(mén)秘書(shū);想了解公司的考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)公司的考勤管理員;等等。
誤區三：時(shí)間控制不夠
我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：
1、習慣拖延時(shí)間。
2、不擅處理不速之客的打擾。
3、不擅處理無(wú)端電話(huà)的打擾。
4、泛濫的“會(huì )議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì )議竟占去他們日常工作的時(shí)間的四分之一，甚至三分之一!然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì )議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費!
這就需要我們合理分配時(shí)間，保證每天都有合理的時(shí)間不被打擾，以便我們可以更好的完成工作。
誤區四：整理整頓不足
辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì )變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì )遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿(mǎn)可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿(mǎn)可供堆積的空間。”
誤區五：進(jìn)取意識不強
我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生
活的責任感和認真態(tài)度。主要表現在以下幾個(gè)方面：
1、個(gè)人的消極態(tài)度
2、做事拖拉，找借口不干工作
3、唏噓不已，做白日夢(mèng)
4、工作中閑聊
如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話(huà)說(shuō)，當你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因為你隨時(shí)在喪失寶貴的機會(huì )，隨時(shí)可能被社會(huì )所淘汰!
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