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圖書(shū)編輯的時(shí)間管理方法
時(shí)間管理是我們每個(gè)人都需要掌握的本領(lǐng)。圖書(shū)編輯的時(shí)間管理觀(guān)念和能力越強,就越善于管理時(shí)間,越能有效避免因周期過(guò)長(cháng)導致內容過(guò)時(shí)或價(jià)值減損,越能提高圖書(shū)的質(zhì)量和效益,越能贏(yíng)得讀者市場(chǎng)和作者支持,越能強化出版社的品牌效應和學(xué)術(shù)領(lǐng)先地位。
一、造成圖書(shū)編輯時(shí)間浪費的因素
1 編輯自身時(shí)間管理不合理
有些編輯自身的時(shí)間敏感度不高、時(shí)間觀(guān)念不強,沒(méi)有工作計劃和目標,根本不知道自己一天的時(shí)間具體花在哪些事務(wù)上面了。有些編輯有計劃,但是時(shí)問(wèn)安排不合理,往往把時(shí)間花費在不重要或者不該花費時(shí)間的事情上,沒(méi)有重點(diǎn),沒(méi)有條理。
2 編輯對作者缺乏有效的時(shí)間管理
眾所周知,很多圖書(shū)作者都是名人、領(lǐng)導或者學(xué)科帶頭人,整日忙于學(xué)術(shù)會(huì )議、海外交流、行政工作和主管業(yè)務(wù),只能在業(yè)余時(shí)間抽空寫(xiě)書(shū),因此很難按時(shí)交稿,有些書(shū)稿甚至會(huì )由于作者的拖延而最終流產(chǎn)。這是編輯最常遇到也是最難解決的問(wèn)題之一。
3 出版流程時(shí)間管理不易掌控
出版流程中的編輯加工、校對、版式設計、排版、印刷、裝訂、發(fā)行等環(huán)節,又涉及文字編輯、校對、設計、排版、印刷、發(fā)行等多方人員的合作,因此在時(shí)間管理上也很難宏觀(guān)掌控。在出版旺季,編輯經(jīng)常會(huì )遇到由于大量書(shū)稿集中于同一時(shí)間出版而導致人手不足、無(wú)法按時(shí)出版及發(fā)行的情況。
二、編輯自身的時(shí)間管理
1 全面考慮出版流程,合理制訂工作計劃
要想做好自身的時(shí)間管理,編輯需要明確工作目標,做好工作計劃,合理安排工作日程。以大學(xué)出版社出版的專(zhuān)業(yè)圖書(shū)為例,一本學(xué)術(shù)專(zhuān)著(zhù)完整的出版流程及可能出現的時(shí)間管理問(wèn)題如表1所述。一個(gè)完整的出版流程大致包括18個(gè)環(huán)節,每個(gè)環(huán)節所需的具體時(shí)間要視具體情況而定。這就要求編輯根據每個(gè)選題及作者的特點(diǎn),合理分配及管理時(shí)間,量身定做每本圖書(shū)的編輯出版流程。排產(chǎn)時(shí)從最后的出版發(fā)行倒計時(shí),根據每個(gè)環(huán)節的工作量及具體經(jīng)辦人員的情況合理規劃時(shí)間,直至得出最初策劃選題開(kāi)始的時(shí)間。
2 掌握科學(xué)的工作方式
編輯在制訂計劃時(shí)要全面考慮、合理估算,提前預料到每個(gè)環(huán)節可能出現的拖延時(shí)間的問(wèn)題及發(fā)生幾率,根據出版時(shí)間要求留足預防特殊情況發(fā)生的時(shí)間。出版流程一旦確定,就要嚴格按照計劃行事,克服拖拉低效,確保按時(shí)完成。同時(shí)需要注意的是,要預留出一定的富余時(shí)間,防止在遇到不可抗力的情況下及時(shí)變更選題的進(jìn)度計劃。
同時(shí),編輯在制訂工作計劃時(shí),需要注意以下幾大關(guān)鍵要素:(1)設立明確的目標,列出總清單,并逐層分割,比如年度目標分割成季度目標,季度目標分割成月度目標,月度目標分割成周目標,周目標分割成日目標。(2)分清輕重緩急,用80%的時(shí)間做20%最重要的事。(3)每天至少留出一小時(shí)不被干擾的時(shí)間,可以安靜思考或者做一些重要的事情。(4)同一類(lèi)事情最好一次性解決,如寫(xiě)材料集中在一段時(shí)間處理,打電話(huà)集中在某個(gè)時(shí)間段辦理,這樣才能保證思路不被打斷,提高辦事效率。(5)做好時(shí)間記錄,這樣才能回顧分析,找出浪費時(shí)間的癥結所在。
三、編輯對作者的時(shí)間管理:做好前期服務(wù)工作
約稿時(shí),為了保證作者能夠按期交稿,編輯應該盡可能多地為作者提供詳細科學(xué)的服務(wù)和幫助。通過(guò)市場(chǎng)調研及與作者的多次協(xié)商,編輯應該交給作者一份盡可能詳細的編寫(xiě)工作方案,包括:編寫(xiě)目的、讀者對象、出版價(jià)值及特色、主要內容、編寫(xiě)體例、全書(shū)目錄、樣章示例、編寫(xiě)要求(說(shuō)明關(guān)于標題、格式、術(shù)語(yǔ)、數字、圖片、光盤(pán)、外文、版權等事宜的具體要求,越詳細越好。如是翻譯書(shū),對于書(shū)中常見(jiàn)的專(zhuān)業(yè)詞語(yǔ)在翻譯工作開(kāi)始時(shí)就需確定統一規范的中文譯名),以及編寫(xiě)工作各階段的時(shí)間安排。作者一方面可以按照樣章的示范進(jìn)行編寫(xiě),保證后期的如約交稿,另一方面還能在編寫(xiě)時(shí)就注意到編寫(xiě)規范,為后期的編輯加工節省時(shí)間?梢(jiàn)前期工作越細致,后期工作越省事。
圖書(shū)作者的編寫(xiě)工作大致分為四個(gè)階段:正式啟動(dòng)編寫(xiě)工作、編寫(xiě)中期工作進(jìn)度跟蹤、完成全部稿件和專(zhuān)家審稿修改、最終定稿交出版社。其間,編輯應該督促作者,檢查每個(gè)階段的工作是否如期完成。有圖書(shū)是由多名專(zhuān)家聯(lián)合編寫(xiě),因此要注意督促到每位作者,防止因為一人拖稿而導致出版延遲。同時(shí),還需與圖書(shū)的主要負責人經(jīng)常溝通交流,及時(shí)了解書(shū)稿的完成情況,請其協(xié)助監管進(jìn)度。有些作者在編寫(xiě)過(guò)程中可能出國、更換單位或者崗位,編輯都應及時(shí)了解,從而保證書(shū)稿的編寫(xiě)進(jìn)度。
作者交稿后,他的工作并沒(méi)有結束,還有最后一道工序:審閱修改二校清樣。在此環(huán)節經(jīng)常會(huì )遇到:作者大肆修改,相當于重寫(xiě);或接到清樣后束之高閣,忘記此事;或分給各專(zhuān)家審稿后,很難收集全稿件。如果不幸發(fā)生了這些情況,編輯不能礙于情面,還須及時(shí)、多次督促作者交稿。作者常說(shuō):“你們催得勤我們就交得快。不然沒(méi)人催,我們就會(huì )以為此事不著(zhù)急!贝嗽(huà)反映了作者的真實(shí)心理活動(dòng),也從側面指出編輯做好時(shí)間管理的重要性。
四、編輯對其他部門(mén)的時(shí)間管理:做好溝通工作
一本圖書(shū)的順利按時(shí)出版涉及多個(gè)部門(mén)的全力配合,假設編輯前期很幸運,作者能夠如期交稿,那么之后還需要編輯部按時(shí)完成稿件的文字加工、制作部按時(shí)完成稿件的設計排版、出版部按時(shí)完成稿件的印刷裝訂、發(fā)行部及時(shí)發(fā)貨等,只有這樣才能保證一本圖書(shū)按時(shí)出版。后續還涉及財務(wù)部的稿費發(fā)放、成本核算等。這些流程都環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接,只有做好時(shí)間管理,每個(gè)環(huán)節才能按部就班地順利進(jìn)行,圖書(shū)才能按期出版銷(xiāo)售。因此編輯需要養成良好的時(shí)間習慣,事前要做好計劃、合理安排時(shí)間并提前告知相關(guān)部門(mén),給其他部門(mén)留出足夠的時(shí)間,同時(shí)及時(shí)與其他部門(mén)溝通。只有這樣才能取得其他部門(mén)的理解和配合,才能很好地控制時(shí)間進(jìn)度、保證及時(shí)出版。
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