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如何有效的管理自己的時(shí)間

時(shí)間:2024-06-20 10:52:47 時(shí)間管理 我要投稿
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如何有效的管理自己的時(shí)間

  時(shí)間像一張網(wǎng),投在哪里,收獲就在哪里。時(shí)間是公平的,你交給它什么,它就還你什么。時(shí)間是土地,你的行動(dòng)是播種,種什么收獲什么。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的關(guān)于如何有效的管理自己的時(shí)間的知識,歡迎閱讀。

如何有效的管理自己的時(shí)間

  1掌握時(shí)間管理的基本原則

  時(shí)間管理的對象不是時(shí)間,而是每時(shí)每刻發(fā)生在我們身邊的事件,探索的是如何減少時(shí)間浪費,以便有效地完成既定目標。時(shí)間管理的關(guān)鍵是把每一件事情都能夠控制得很好,合理有效地利用可以支配的時(shí)間。時(shí)間在使用過(guò)程中,確實(shí)存在著(zhù)一些基本原則。如果我們掌握并遵循這些原則,就會(huì )使時(shí)間很好地為我們所用;如果不了解、不遵循這些原則就可能將時(shí)間浪費。

  (1)方便性原則

  時(shí)間管理的目的是為了節約時(shí)間,有效利用時(shí)間,不管采用什么方法,使用什么工具,都應該堅持把方便性作為第一原則,只有做到了方便,才能快捷、熟練、高效。如果采用的工具、方法過(guò)于復雜,或自己不熟練,只能浪費時(shí)間,得不償失。盡管我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò )時(shí)代,但就時(shí)間管理的工具來(lái)講,傳統的筆和紙仍然是方便、快捷的;就時(shí)間管理的方法來(lái)講,制定一個(gè)簡(jiǎn)單的日程表仍然是靈活、高效的。

  (2)80/20法則

  20世紀初期,意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會(huì )學(xué)家維弗利度·帕累托提出了“80/20法則”,即在任何特定群體中,重要的因子通常只占少數(20%),而不重要的因子則占多數(80%),因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時(shí)間管理上,就是20%的工作時(shí)間會(huì )帶來(lái)所有效益的80%。也就是說(shuō),處理最重要事務(wù)的20%的時(shí)間,將會(huì )帶來(lái)80%的成效;而如果將工作花費在瑣碎的多數問(wèn)題上,就算花了80%的時(shí)間,也只能取得20%的成效!俺錾钡赝瓿蔁o(wú)關(guān)緊要的工作是最浪費時(shí)間的。所以,科學(xué)時(shí)間管理,不僅需要停止浪費時(shí)間的行為,更要有清楚的任務(wù)規劃和管理意識。在控制時(shí)間總量的前提下,把高效的時(shí)間用到高效的工作中,進(jìn)而把20%的時(shí)間持續擴大化。

  (3)排出優(yōu)先順序原則

  我們的工作可以按照兩個(gè)維度劃分:一個(gè)是工作的緊急程度,另一個(gè)是重要程度。對四種不同性質(zhì)的工作采用不同的策略。

  緊急而且重要的工作:指處理危機性事件,完成有期限壓力的工作等。一般包括設備出故障,產(chǎn)品質(zhì)量出現問(wèn)題,與客戶(hù)洽談業(yè)務(wù)等。對這類(lèi)事一般都不能馬虎,必須花上整天的時(shí)間來(lái)處理,直到解決為止。

  重要但不緊急的工作:包括遠景規劃、創(chuàng )新、人才培養、組織協(xié)調、鍛煉身體等。這類(lèi)事務(wù)看起來(lái)一點(diǎn)都不急迫,可以從容地去做,但卻是要下苦功夫、花大量精力去做的事。

  緊急但不重要的工作:包括接聽(tīng)電話(huà),處理不速之客來(lái)訪(fǎng)等。只有在優(yōu)先完成重要工作后,再來(lái)考慮這類(lèi)事件。這類(lèi)事務(wù)也需要趕快處理,但不宜花過(guò)多的時(shí)間。

  不緊急也不重要的工作:包括可去可不去的應酬、冗長(cháng)而無(wú)主題的會(huì )議等。

  四種不同性質(zhì)事件的表現形式及其影響和效果。

  (4)計劃性原則

  做事要先有計劃,事先對時(shí)間進(jìn)行全面規劃,以提高時(shí)間的有效利用,通過(guò)計劃獲得清楚的想法,以便采取清晰的行動(dòng)。計劃可以按時(shí)間,也可以按照項目。計劃中時(shí)間間隔的長(cháng)短,取決于時(shí)間在該項目中價(jià)值的大小。如果時(shí)間很緊迫,就要有更短的時(shí)間間隔。一個(gè)準備參加高考的高三學(xué)生通常是按天做計劃的,一個(gè)正在考試的人是按分鐘做計劃的,一個(gè)百米比賽的人是按秒做計劃的。

  2克服時(shí)間碎片化

  隨著(zhù)智能手機、手提電腦等電子設備的普及,微信、微博、短信、郵件等成為人們隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通聯(lián)系的手段。工作時(shí)間里,我們收到越來(lái)越多的與工作無(wú)關(guān)的信息,手機不停地響使得我們難以全身心地投入重要的工作,甚至時(shí)不時(shí)地看微信和郵件,生怕錯過(guò)什么重要的信息。生活中,出門(mén)離不開(kāi)手機,在家離不開(kāi)屏幕,各種手持設備讓我們隨時(shí)隨地在回郵件,我們連睡覺(jué)都跟手機在一起。手機屏幕、電腦屏幕和電視屏幕,這三幕將我們的時(shí)間分割得越來(lái)越零碎,我們的注意力越來(lái)越難以集中。

  2004年,美國加州大學(xué)歐文分校的信息學(xué)教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)帶著(zhù)她的研究生在兩個(gè)美國的科技公司對那里的員工做了1000個(gè)小時(shí)的觀(guān)察。他們發(fā)現,辦公室里的員工平均每11分鐘就會(huì )被電話(huà)、電子郵件或同事打擾一次,而他們的注意力重新回到早先的任務(wù)上則需要25分鐘之久。

  神經(jīng)科學(xué)家研究顯示,人們著(zhù)迷于微信、微博,有種無(wú)法抑制的沖動(dòng)去查看最新消息,這可能與大腦中的多巴胺有關(guān)。多巴胺是一種在大腦許多區域都會(huì )分泌的物質(zhì),它促使人們去尋找報償,它讓人們“想要”。有了互聯(lián)網(wǎng),由多巴胺帶來(lái)的欲望能夠快速得到滿(mǎn)足。比如想要跟朋友說(shuō)話(huà),那就立即發(fā)一條微信給他,在半分鐘之內就得到了回復,然后你就想要繼續回復。這形成一種“想要”和“滿(mǎn)足”的循環(huán),每一次滿(mǎn)足都帶來(lái)更多的欲望。電子設備持續提供社交信息,而我們不知道新的信息在什么時(shí)候到達,也不知道新的信息是什么,這是造成設備令人成癮的最重要原因。

  隨著(zhù)社會(huì )競爭的不斷加劇,對于一個(gè)想要有所成就的知識型員工來(lái)說(shuō),如何高效工作、合理利用時(shí)間、把時(shí)間花在“刀刃”上,不僅是生活在信息社會(huì )所要面臨的技術(shù)性難題,也是必須具備的管理技能。而克服時(shí)間的碎片化是重中之重。以下是一些具體操作方法。

  設置“安靜時(shí)間段”。結合自己的工作特點(diǎn),每天設置一個(gè)或多個(gè)“安靜時(shí)間段”,這段時(shí)間里不拿手機,不上網(wǎng),不看電視。集中精神從事重要的工作,看書(shū),思考;或者專(zhuān)心致志地與家人、同事交流、溝通。我們不能高估自己的自控力,物理隔離永遠是最簡(jiǎn)單、最有效方法。

  集中時(shí)間處理信息。無(wú)論是手機中的微信、短信息,還是電腦中的郵件,很多是“不速之客”,用不著(zhù)立刻、馬上去處理,可以空閑的時(shí)候再瀏覽、回復,不會(huì )有什么影響。不要成為信息俘虜,也別幻想自己可以做到一心二用。即使我們在短時(shí)間內可以一邊看書(shū)一邊發(fā)微信,或是一邊接電話(huà)一邊處理手中的活兒,但差錯率非常高,常常需要返工。

  批量處理事情。批量處理事情最適用于將那些需要時(shí)間不長(cháng)的零碎工作放在一起做,分時(shí)間和空間兩種,F在打電話(huà)給客戶(hù),就把明天安排的客戶(hù)的電話(huà)都找出來(lái),集中打電話(huà)溝通,這是時(shí)間上的批量處理。把同一區域或附近區域的客戶(hù),盡量集中在同一時(shí)間段拜訪(fǎng),可以為你節約不少時(shí)間,這是空間上的批量處理。

  利用零碎的時(shí)間。利用零碎的時(shí)間是個(gè)好習慣,是世界上很多成功者的習慣。一天中,我們有很多個(gè)零碎時(shí)間,如等電梯、等公交,上下班的路上等。調查發(fā)現,每天利用路上的時(shí)間學(xué)習,一年至少可以多出600小時(shí)。在零碎的空閑時(shí)間,不妨想想自己將要拜訪(fǎng)的客戶(hù),想想自己的開(kāi)場(chǎng)白,對自己的下一步工作做一下安排。

  創(chuàng )造高效時(shí)間區。我們可以創(chuàng )造高效時(shí)間區,即在有限的時(shí)間里完成更多的事情。比如,平常上班的時(shí)候,比大家都早到半個(gè)小時(shí),或者晚走半個(gè)小時(shí),在這一段沒(méi)有人打擾你的時(shí)間里靜心考慮一些事情。

  建立高效率的環(huán)境。比如辦公桌上的物品,要根據自己的習慣擺放,如果你習慣用左手,那么你的電話(huà)應該放在右邊,這樣你可以右手接電話(huà),左手寫(xiě)便條。每個(gè)人都要有物歸原位的習慣,這樣就不用花時(shí)間到處找東西,減少時(shí)間的浪費。

  瘦身朋友圈。信息時(shí)代,物理距離不再是人們交流的障礙。因此,我們的朋友圈不斷增大,需要聯(lián)絡(luò )的朋友越來(lái)越多。有小學(xué)同學(xué)、中學(xué)同學(xué)、大學(xué)同學(xué),有以前的同事、現在的同事、客戶(hù)、供應商,有家人、鄰居、七大姑八大姨,有坐火車(chē)、乘飛機認識的,有吃飯、購物時(shí)邂逅的。生活和工作中沒(méi)有朋友不行,蓋洛普調查發(fā)現,保持持續高效的關(guān)鍵因素之一是在工作上至少有一個(gè)好朋友。建立一段健康的友誼,可以是補充精力的豐富源泉。但過(guò)多的朋友必然會(huì )分散我們的精力,人的精力是有限的,時(shí)間管理本質(zhì)上是精力管理。過(guò)多的朋友使得我們的身體、情感、思想和精神的能量被無(wú)情地濫用,如不能得到及時(shí)的恢復和補充,就會(huì )影響效率、激情和創(chuàng )造力,或者在很多地方只是蜻蜓點(diǎn)水,卻很少真正全身投入。

  3記錄、分析與改進(jìn)

  “忙”幾乎成為多數知識型員工共同的寫(xiě)照。但有時(shí)候,我們不知道為什么而忙,忙成為生活的本身。時(shí)間管理的本質(zhì)是要能夠主動(dòng)、有效地控制時(shí)間,讓時(shí)間為人服務(wù),而不是整天追趕著(zhù)時(shí)間的腳步,工作匆匆,生活也匆匆。

  (1)記錄時(shí)間

  “時(shí)間都去哪兒了?還沒(méi)好好感受年輕就老了,”這是2014年很火的一句歌詞。知識型員工也需要問(wèn)自己,時(shí)間去哪兒了?為什么總是那么忙亂?首先要記錄自己的時(shí)間。根據自己的情況將每天的時(shí)間分成若干段,可以1小時(shí)為一段,也可以2小時(shí)為一段。睡覺(jué)前或第二天將活動(dòng)事項填入相應的時(shí)間段。如果可能,還可以記錄對活動(dòng)事項的計劃用時(shí)、實(shí)際用時(shí)以及超時(shí)原因。

  (2)分析時(shí)間

  一段時(shí)間后對記錄進(jìn)行分析,時(shí)間的計劃性如何,是否經(jīng)常超時(shí),主要的時(shí)間用在什么類(lèi)型的活動(dòng)上了,用在重要但不緊急工作上時(shí)間占比,統計各類(lèi)活動(dòng)的頻次,等等。同時(shí),分析是什么原因造成了時(shí)間浪費。

  因沒(méi)有制訂計劃而導致時(shí)間浪費。

  因不好意思拒絕而導致時(shí)間浪費。

  因拖延而導致時(shí)間浪費。

  因不速之客的干擾而導致時(shí)間浪費。

  因電話(huà)、微信、短信、郵件等的干擾而導致時(shí)間浪費。

  因會(huì )議過(guò)多與過(guò)長(cháng)而導致時(shí)間浪費。

  因文件資料雜亂無(wú)章而導致時(shí)間浪費。

  因上下班交通而導致的時(shí)間浪費。

  因應酬所導致的時(shí)間浪費。

  因“事必躬親”而導致時(shí)間浪費。

  因與他人缺乏溝通、協(xié)調而導致時(shí)間浪費。

  由上司所導致的時(shí)間浪費。

  (3)改進(jìn)時(shí)間管理

  改進(jìn)時(shí)間管理的方法有很多,關(guān)鍵是要有針對性。一般而言,可以采取以下方法。

  減少電話(huà)干擾。阻擋推銷(xiāo)、廣告類(lèi)的電話(huà);集中時(shí)間回復電話(huà),避免煲“電話(huà)粥”。

  減少不速之客?陀^(guān)分析會(huì )談的必要性,有計劃地約人和接受來(lái)訪(fǎng);事先設定會(huì )談時(shí)間,對會(huì )談內容有效控制,抓住關(guān)鍵內容。

  減少無(wú)效會(huì )議。如果是自己決定召開(kāi)的會(huì )議,要明確會(huì )議的目的、議題、預期效果,控制會(huì )議人數,保證會(huì )議不偏離主題;如果是參加上司或同事安排的會(huì )議,發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要。

  提高計劃的有效性。養成凡事有計劃的習慣;按照緊迫性和重要性對工作進(jìn)行劃分,制定工作的優(yōu)先次序;每天預留20%時(shí)間來(lái)處理偶然事件或危機,總結突發(fā)事件的原因及處理方法,與同事或上司就工作內容、目標等達成一致。

  有效授權。改變大包大攬的想法和做法;善于發(fā)揮下屬的特點(diǎn)和優(yōu)勢;明確授權的標準、完成期限。

  克服拖延。明確各自的職責和工作要求;確定工作的結點(diǎn),制定進(jìn)度檢查的方法、步驟;改進(jìn)工作方法,力戒“完美主義”;減少干擾。

  學(xué)會(huì )說(shuō)不。明確工作原則,對于違背這些原則的人和事堅決拒絕;計劃好工作計劃和優(yōu)先次序,主動(dòng)行動(dòng);克服“老好人”思想和要面子心理。

  避免文件雜陳。在特定的時(shí)間整理、處理文件,養成清理桌面、電腦的習慣;對文件資料進(jìn)行分類(lèi)、標注。

  4把部分時(shí)間投資于未來(lái)

  知識型員工需要把部分時(shí)間投資于未來(lái),學(xué)習、總結、積累是典型的投資于未來(lái)的方式。一些人借口忙,而忽略學(xué)習;一些人不善于利用業(yè)余時(shí)間,將大好的時(shí)間用于沒(méi)完沒(méi)了的應酬和玩麻將上;一些人看到別人悠哉樂(lè )哉,自己也無(wú)所事事,殊不知別人可能學(xué)習累了才玩,或者在玩中思考。松下幸之助先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò):“想知道一個(gè)人會(huì )有什么成就,可以看他在晚上做什么。如果能夠善用晚上7~10點(diǎn)鐘的人,他的成就將比一般人高出兩倍!

  在不影響當前生活和工作的前提下,把部分時(shí)間投資于未來(lái),將會(huì )保持收入的穩定、價(jià)值的不斷提升。

  20世紀90年代中期,我所在的項目組設計的產(chǎn)品委托北京一家著(zhù)名的企業(yè)加工生產(chǎn)。半年的時(shí)間,我負責現場(chǎng)技術(shù)服務(wù)和加工進(jìn)度協(xié)調。其間,我與同一臺機床的兩名操作工人師傅經(jīng)常在一起討論加工工藝,彼此之間很快熟悉起來(lái)。他們兩人同一個(gè)技校畢業(yè),同一年進(jìn)入企業(yè),技術(shù)水平、操作熟練程度相當。不同的是一個(gè)下班后喜歡與朋友喝酒,一個(gè)業(yè)余時(shí)間在上大學(xué)。時(shí)隔多年,一個(gè)偶然的機會(huì )我與他們再次見(jiàn)面,兩人有了很大的差別,一個(gè)仍然在開(kāi)機床,一個(gè)通過(guò)業(yè)余時(shí)間學(xué)習取得了大學(xué)文憑,當上了車(chē)間副主任,負責整個(gè)車(chē)間的生產(chǎn)調度等工作。我想,造成他們兩人之間差別的,在很大程度上可以歸結于是否把部分時(shí)間投資于未來(lái)。

  總之,對知識型員工來(lái)說(shuō),要想有所成就,必須科學(xué)管理自己的時(shí)間。時(shí)間是創(chuàng )造、整合價(jià)值的基礎,正如德魯克所言,時(shí)間是最稀有的資源,絲毫沒(méi)有彈性,無(wú)法調節、無(wú)法儲存、無(wú)法替代。


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