高效的時(shí)間管理方法
事業(yè)上的成功離不開(kāi)高效的時(shí)間管理。高效的時(shí)間管理可以讓企業(yè)提高工作效率，減少管理成本，在規定時(shí)間內完成超額的任務(wù)。高效的時(shí)間管理可以讓自己掌握正確的時(shí)間管理技巧，制定適合自己的時(shí)間管理計劃，擁有充分的個(gè)人休閑時(shí)間。
要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認識，首先讓我們先了解時(shí)間的四項獨特性：
(1)供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì )增加、也不會(huì )減少，每天都是24 小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。
(2)無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時(shí)間，所以我們無(wú)法節流。
(3)無(wú)法取代：任何一項活動(dòng)都有賴(lài)于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。
(4)無(wú)法失而復得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復得。它一旦喪失，則會(huì )永遠喪失�；ㄙM了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。
什么是時(shí)間管理，“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者管理”。所謂“時(shí)間的浪費”，是指對目標毫無(wú)貢獻的時(shí)間消耗。所謂“自管理者管理”——你必須拋棄陋習，引進(jìn)新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時(shí)間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。以下具體介紹了幾種時(shí)間管理方法。
1.積極利用情緒良好的時(shí)段，以提高工作效率。?
想做某一件事情，但是懶于動(dòng)手，這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài)，相信每一個(gè)人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗。有一些人說(shuō)，遇到這種“沒(méi)勁”的場(chǎng)合，只要自己勉強干上三十分鐘到一個(gè)小時(shí)，注意力就會(huì )慢慢地產(chǎn)生，效率也會(huì )逐漸地提高。不過(guò)采取這種做法，在到達“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時(shí)之間，工作效率會(huì )很差。因為勉強工作，你在精神方面免不了會(huì )感覺(jué)到痛苦�；诖�，絕對不能稱(chēng)之為良策。以你來(lái)說(shuō)，遇到“不起勁”時(shí)，就會(huì )立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著(zhù)手去做。因為是自己喜歡的工作，自然就會(huì )產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會(huì )提高�？偠灾�，一開(kāi)始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著(zhù)手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會(huì )感到它像先前一般，叫人很難做下去。
2.為了提高效率，不妨在接近限期時(shí)，仍然做別的工作。?
很多人都認為，只要耗費時(shí)間工作總能夠完成任務(wù)，實(shí)際上不見(jiàn)得完全如此。時(shí)間太充足的話(huà)，勢必將在無(wú)關(guān)緊要之處多耗費時(shí)間，做起事來(lái)拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對自己來(lái)說(shuō)，除非接近限期，否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會(huì )來(lái)不及”時(shí)，才著(zhù)手做本份工作。處于這種情況時(shí)，由于限期將至，效率會(huì )有很大的提高。管理者稱(chēng)之為“期限屆滿(mǎn)的效果”。
3.感到效率直線(xiàn)下降時(shí)，應該“積極的休息”。
上午工作的狀態(tài)一般來(lái)說(shuō)都不會(huì )太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅使渾渾沌沌的頭腦“長(cháng)期作戰”，不如以適當的休息幾分鐘，使精神恢復清爽后繼續投入工作，如此才能提高工作效率。
4.發(fā)生麻煩時(shí)，先讓精神放松一下，然后再開(kāi)始工作。?
管理者使精神轉為輕松，不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事，被上司批評，顧客抱怨發(fā)牢騷時(shí)，將有很長(cháng)時(shí)間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時(shí)，即使勉強地工作，效率也不會(huì )提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下，想到遇到問(wèn)題首先是必須解決問(wèn)題，再以一種積極的心態(tài)投入工作。也可以投入單純的工作，如此內心就會(huì )逐漸地風(fēng)平浪靜，新的干勁也會(huì )跟著(zhù)產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。
5.利用六分鐘為一單位的行動(dòng)記錄表，就可以發(fā)現“看不到的時(shí)間”。?
常常聽(tīng)到周?chē)娜死鲜前?ldquo;沒(méi)有時(shí)間……”這一句話(huà)掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時(shí)間，甚至削減自己的睡眠時(shí)間。以長(cháng)遠的眼光來(lái)看，縮短睡眠時(shí)間將在效率方面帶來(lái)負面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時(shí)間的方法，提醒各位管理者，不妨書(shū)寫(xiě)一下自己的行動(dòng)記錄，即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來(lái)說(shuō)，全體職員都使用“時(shí)間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時(shí)的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時(shí)，合計起來(lái)比較簡(jiǎn)單方便。實(shí)際地做這種記錄的話(huà)，就可以獲得許多的信息，對于提高工作效率、有效地利用時(shí)間以及休息的計算方面都非常有幫助。?
6.對于感到厭惡的工作，可準備“成功報酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁。?
人類(lèi)對自己喜歡的工作，可以長(cháng)久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數分鐘就會(huì )感到痛苦異常。有時(shí)實(shí)在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說(shuō)不做就不做?大多數的人在責任感和緊迫感的驅使下，勉強的做下去。然而，在強迫之下做事，效率是絕對不可能提高的，只能應付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個(gè)問(wèn)題“如何使苦差事在比較快樂(lè )的氣氛下進(jìn)行呢……”，但是，工作的內容往往很少能夠改變，至于所謂的"快樂(lè )"，只好由自己來(lái)制造。想來(lái)又想去，管理學(xué)家認為單純而最有效的方法，莫過(guò)于準備一份“成功報酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如，寫(xiě)完了這份報告書(shū)，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時(shí)間內就能完成的事，就告訴自己，做完這項工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷，那就是在學(xué)生時(shí)代，父母對你說(shuō)“這一次考試的成績(jì)很好的話(huà)，就買(mǎi)那件你想要的東西送給你。”為了得到夢(mèng)寐以求的東西，對于自己厭惡的科目，你會(huì )狠下功夫。管理學(xué)家所說(shuō)的”成功報酬”原理跟這件事相同。?
7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的錯誤與疏忽。?
為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種工作“格式化”，即把來(lái)自經(jīng)驗的訣竅“格式化”。如此，不管在何時(shí)何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒(méi)有錯誤的情況下開(kāi)始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施，不過(guò)對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者復雜的工作。在日常生活里面，管理者認為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專(zhuān)業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時(shí)，委托別人替你聽(tīng)電話(huà)，并且抄錄電話(huà)的內容。如果抄錄的內容，還是不能使你弄清楚對方之意的話(huà)，你就得去請教抄錄者。諸如此類(lèi)，如果在一天里發(fā)生幾次的話(huà)，時(shí)間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責備抄錄者也不能解決問(wèn)題。如果事前就規定抄錄電話(huà)的格式，那就不可能發(fā)生錯誤。在管理者的辦公室里，從專(zhuān)業(yè)的審查書(shū)類(lèi)的寫(xiě)法，到電話(huà)的應答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開(kāi)始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會(huì )發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規定”格式”，再經(jīng)過(guò)實(shí)際運用后，不斷地添加內容。經(jīng)過(guò)如此的過(guò)程，才能夠完成”活的格式”。對于所謂的”格式”，不妨加入一些小小的信息。以書(shū)寫(xiě)格式來(lái)說(shuō)，不妨提出該書(shū)類(lèi)必須走的路程、所需時(shí)間、受理窗口的號碼、公休日和何時(shí)最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費時(shí)間與精力。這種格式，恰如指示到達目的地的一幅地圖�？吹竭@幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當的信息。?
8.對于千篇一律的工作，只要懷疑以前的做法，就可以提高效率。?
很多人以抱怨的口吻說(shuō)："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實(shí)在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過(guò)，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點(diǎn)子的話(huà)，就能夠使你感到趣味盎然。
9.知道自己能夠集中精力的限度，即可把它利用于提高效率。?
不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時(shí)間，總是有限度的。如果無(wú)視于這一點(diǎn)，只一心一意地面對桌子坐著(zhù)，仍然不能提高工作效率，反而會(huì )使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時(shí)間，再配合工作，把工作分成幾節進(jìn)行，如此效果比較好。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)人能集中精力做一件事的時(shí)間，大約為九十分鐘。正因為如此，大學(xué)的課堂，電影的放映時(shí)間都被設定于九十分鐘前后。不過(guò)，電影的放映時(shí)間都被設定于九十分鐘則后。不過(guò)，這并非鐵則，仍然有個(gè)人差異。同時(shí)，根據工作的內容，能夠集中精神的時(shí)間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時(shí)根本就不成問(wèn)題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時(shí)間也會(huì )縮短。集中精神這一件事，往往會(huì )受到環(huán)境的左右。把這些現象聯(lián)想起來(lái)，當可判斷，能集中精神的時(shí)間的確有個(gè)限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗中，找出最適合于自己的集中精神時(shí)間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時(shí)間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿(mǎn)了六十分鐘的工作，休息一會(huì )兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話(huà)，工作效率也會(huì )在無(wú)形中提高�；蛘吒淖児ぷ鞯膬热菀膊诲e。譬如做好一段校對的工作之后，改成會(huì )客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著(zhù)桌子進(jìn)行。事實(shí)上并非如此，不時(shí)的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。?
10.使用"進(jìn)度表"把必須做的事"視覺(jué)化"，如此就能用眼睛體會(huì )到成就感。?
工作必須長(cháng)期地延續下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實(shí)地把握的話(huà)，將陷入不安之地，工作效率也無(wú)法提高。因此，必須實(shí)現的目標越大，越能夠客觀(guān)的確認其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn)，必須把它"視覺(jué)化"。對你來(lái)說(shuō)，遇到報考大學(xué)，參加政府舉辦的考試時(shí)，都以自制"進(jìn)度表"的方式，使目標的完成"視覺(jué)化"。在一張紙上畫(huà)了細小的格子，格子的橫面寫(xiě)著(zhù)完成目標必須做的事情，每當完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉。這樣做的話(huà)，就可以一目了然的看出，自己正處于起點(diǎn)與目標之間的那一點(diǎn)。對于下一步應該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開(kāi)展下去。?而且，涂掉一個(gè)格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強對下一步挑戰的信心。除此之外，使用這種"進(jìn)度表"的好處，那就是能看出目標與實(shí)績(jì)之間的差距。早晨在決定工作程序時(shí)，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時(shí)卻無(wú)法達到這個(gè)范圍。到這時(shí)，如果有工作"進(jìn)度表"的話(huà)，就能夠一眼看出完成了目標的幾個(gè)百分點(diǎn)。如果不會(huì )達到最后目標的話(huà)，又可以當成發(fā)現問(wèn)題點(diǎn)的反省資料。目標只是驅使工作有效率進(jìn)行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標與實(shí)績(jì)之間的差距。如果沒(méi)有這個(gè)過(guò)程的話(huà)，無(wú)論到何時(shí)都不可能有進(jìn)步。
11.只要意識到自己的時(shí)間浪費，工作的效率就會(huì )完全不同。
一旦認為時(shí)間很充裕的話(huà)，往往就會(huì )毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認為今天做不完，明天再來(lái)，或者加班的話(huà)，效率就會(huì )一天比一天差。時(shí)間也有代價(jià)。如果不會(huì )在一定的時(shí)間內，賺得自己時(shí)間價(jià)值以上的東西的話(huà)，收入將會(huì )為負值。正因為如此，時(shí)常存有自己時(shí)間價(jià)值的意識判斷。如此，想提高生產(chǎn)積極性的意識就會(huì )發(fā)生作用，自然就能夠很有效率地進(jìn)行工作。不僅散漫的習慣會(huì )消失，而且又能夠激發(fā)產(chǎn)生提高工作效率的構想。當大學(xué)畢業(yè)，進(jìn)入國際性會(huì )計事務(wù)所上班時(shí)，才對時(shí)間的價(jià)值有了強烈的意識。這家會(huì )計事務(wù)所的主要業(yè)務(wù)有會(huì )計監查、稅務(wù)，和財政問(wèn)題等。幾乎所有的經(jīng)費都屬于人的費用。因此，制訂收費標準時(shí)，都以時(shí)間做為準則。因此，不會(huì )把時(shí)間有意義、有效率地使用的話(huà)，報酬可能少于花費。正因為看到企業(yè)界嚴酷的現實(shí)，因此才有了"時(shí)間并非免費"的意識。一直到今天，雖然已擁有自己的事務(wù)所，但是仍然活用這寶貴的經(jīng)驗，時(shí)時(shí)想著(zhù)時(shí)間的價(jià)值�；蛟S對于事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，欲利用有形之物，比較生產(chǎn)性與時(shí)間價(jià)值間的平衡，似乎有一點(diǎn)困難。然而，只要從工資、年薪、加班費等的金額，算出自己一個(gè)小時(shí)有多少"代價(jià)"時(shí)，你對時(shí)間的意識就會(huì )大幅度的改變。?
12.完成一件工作之后，盡早地寫(xiě)下解決問(wèn)題的訣竅。
不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數人都會(huì )滿(mǎn)足于結果，而很少去注意其過(guò)程。其實(shí)，這種態(tài)度是不對的，也可以說(shuō)非�？上�。越是重復出現錯誤的工作，越能得到新的竅門(mén)和反省問(wèn)題。如果把這種貴重的"副產(chǎn)品"忽略掉，它就會(huì )被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時(shí)，就得重頭再來(lái)。
因此，在做完一件事以后，一定要以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關(guān)的新發(fā)現，反省的事項記錄下來(lái)。如此，把眼睛能看到的“東西”記錄下來(lái)，下次就不至于犯同樣的錯誤，也不會(huì )在同一個(gè)地方浪費時(shí)間，就算是委托他人，也可以很有效率地進(jìn)行。
【高效的時(shí)間管理方法】相關(guān)文章：
高效時(shí)間管理方法有哪些03-28
經(jīng)典時(shí)間管理方法03-13
關(guān)于時(shí)間管理方法03-13
時(shí)間管理方法介紹03-12
學(xué)生時(shí)間管理方法01-14
時(shí)間管理方法匯編01-05
有效果的時(shí)間管理方法03-12