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時(shí)間成就溝通的良方
記錄自己的時(shí)間,評估自己的辦事效率;管理自己的時(shí)間,按照四象限法則分配時(shí)間;集中自己的時(shí)間,積少成多地抓大事。
有了時(shí)間,就有了更多的可能。溝通 ,這個(gè)管理中最為常見(jiàn)的工作項目,也是由時(shí)間決定的。上個(gè)月底,葉敦明與老友聚飲時(shí),還談起了時(shí)間與溝通的關(guān)聯(lián)性。老友是善于溝通的年輕人,主動(dòng)積極,樂(lè )于分享,他說(shuō)的一些想法和做法,值得更多的企業(yè)管理者們分享。
1、保障溝通總時(shí)間:每周起碼一小時(shí)
像我們這些干營(yíng)銷(xiāo)咨詢(xún)的,主要時(shí)間都是在跟客戶(hù) 度過(guò)。要么在市場(chǎng),要么在企業(yè)現場(chǎng),與客戶(hù)高層管理在一起的時(shí)間較多。此時(shí),無(wú)論客戶(hù)是反對還是支持你的方案,大家都有回旋的余地。面對面的人際溝通 ,沒(méi)有什么化解不了的問(wèn)題。
可每個(gè)月只能去客戶(hù)那一次,一次也就是3到5天;貋(lái)之后,就會(huì )忙于其他客戶(hù)的咨詢(xún)服務(wù)。好不容易跟客戶(hù)熱絡(luò )起來(lái)的感情,過(guò)不了一周就冷淡下去了。有經(jīng)驗的咨詢(xún)師,即使在沒(méi)有方案要做的“空檔期”,也會(huì )主動(dòng)地跟客戶(hù)負責人員聯(lián)絡(luò )。一個(gè)電話(huà)、一次qq聊天、一條短信,甚至是一篇你推薦的文章,都會(huì )讓開(kāi)始疏遠的感情,再次熱絡(luò )起來(lái)。
注重了跟“外人”溝通,往往卻會(huì )忽略公司內部的人際溝通。銷(xiāo)售人員、咨詢(xún)人員,這些常常單打獨斗的人士,都有一個(gè)認知誤區:只要把客戶(hù)的事情解決了,自己的老板自然就會(huì )了解自己、欣賞自己。其實(shí)不然。幾年前,葉敦明在上海的一家知名策劃公司工作。有一段時(shí)間,老是因為專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)不同,跟老總爭來(lái)吵去的。事后發(fā)現,這也是我跟老總關(guān)系最好的一段時(shí)光。后來(lái),我帶著(zhù)項目組在全國奔走了近一個(gè)月,因為幾個(gè)項目開(kāi)展順利且特別忙,所以很少跟老總通電話(huà)。結果,回來(lái)公司就發(fā)現氣氛不對。原來(lái),他還在生我的氣,覺(jué)得我在玩“將在外君命有所不受”的把戲。不會(huì )主動(dòng)溝通,再冤也得怪自己。
吃一塹、長(cháng)一智。每周跟上司、關(guān)鍵下屬,最少要溝通一個(gè)小時(shí),最好是面對面,其次要是電話(huà)或者視頻。時(shí)間是個(gè)魔方,不尊重溝通時(shí)間量,就會(huì )被誤解包圍。夫妻之間、父子之間的感情問(wèn)題,大都是因為溝通時(shí)間不夠的原因。
2、拿準溝通的時(shí)機:恰當時(shí)間說(shuō)恰當的話(huà)
記得幾年前,葉敦明聽(tīng)到上司說(shuō)了這樣的一句話(huà):我早上10點(diǎn)、下午4點(diǎn)的時(shí)候,事情不多,心情不錯,是我最喜歡跟別人溝通的時(shí)段。后來(lái),我比對了不少客戶(hù)企業(yè)的老板,發(fā)現這兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)真的是有效溝通頻段。
當然,不同的人,會(huì )有不同的有效溝通頻段。銷(xiāo)售人員,必須要在難得的溝通過(guò)程中,摸索出關(guān)鍵客戶(hù)的溝通時(shí)機。在合適的時(shí)間,講合適的話(huà),溝通才會(huì )事半功倍。最近,我在跟客戶(hù)正式通話(huà)之前,都會(huì )發(fā)條短信,或者在qq上打個(gè)招呼,看看對方是不是有時(shí)間、有心情。否則,一個(gè)電話(huà)打過(guò)去,對方心不在焉的,溝通只會(huì )帶來(lái)更多的障礙。
日本知名職場(chǎng)顧問(wèn)、人力采用戰略研究所董事長(cháng)桑原晃彌認為,溝通的方式有很多種,稱(chēng)贊、斥責、道歉等等都是。
但是桑原晃彌強調,溝通 只要錯過(guò)“時(shí)機”,就毫無(wú)意義,有時(shí)候還會(huì )造成反效果。所以傳達心意,重要的是不可弄錯時(shí)機,他并提出以下3個(gè)關(guān)鍵原則。祝福要在“當場(chǎng)傳達”、道歉要在“事發(fā)當天”、完事要比“承諾還早”。葉敦明特意摘錄過(guò)來(lái),共大家更為明確地把握溝通時(shí)機。
像葉敦明現在加盟的一家咨詢(xún)公司,老總的行程是由助理安排的。每次老總在外時(shí),我都會(huì )先和助理查詢(xún)一下他的時(shí)間 空檔期,挑選他相對空閑的時(shí)間,溝通相對重要的、費時(shí)的事情。當然,重大的、急迫的事情,也就不這么講究時(shí)機了。但必須要做到事前精心準備,口頭說(shuō)清楚之后,立馬發(fā)出電子文檔,保證當事人在第一時(shí)間搞清楚事情原由、行動(dòng)內容和時(shí)間要求等細節。如此,就能把握住每一個(gè)重要的溝通時(shí)機。久而久之,你就能在別人心目中成為一個(gè)溝通高手。
3、注重溝通的效率:每一次溝通,都能通往目標達成的關(guān)鍵點(diǎn)
本周二的公司晨會(huì ),葉敦明的同事說(shuō)了一個(gè)小故事,講的是一個(gè)房屋中心的銷(xiāo)售員,辦事很利索,考慮的很周到。在她們看房的路上,就把地址、房屋概況等細節發(fā)到手機上。在看完房子之后,還不失時(shí)機地把所看房子的優(yōu)缺點(diǎn),再次以短信方式發(fā)出。等你差不多到家的時(shí)候,他還會(huì )適時(shí)來(lái)個(gè)電話(huà),道個(gè)平安。我的同事說(shuō),她朋友已經(jīng)被這個(gè)細心的小伙子打動(dòng)了,決定通過(guò)他買(mǎi)房。
從溝通到目標達成,中間有多個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。高效溝通人士,都善于把控節點(diǎn),以整合營(yíng)銷(xiāo)傳播的方法,推動(dòng)當下的溝通節點(diǎn),朝著(zhù)下一步節點(diǎn)邁進(jìn)。特別是在上海這樣的城市,很難做到凡事見(jiàn)面談。每次見(jiàn)面的機會(huì ),就要倍加珍惜。
不能見(jiàn)面的時(shí)候,視頻會(huì )議是個(gè)好的溝通工具。有條件的公司,可以租用或者自己開(kāi)通視頻會(huì )議。沒(méi)條件的,也可以用qq視頻聊天,畫(huà)面有點(diǎn)停頓,但畢竟可以看到人的表情,多少有些溝通的現場(chǎng)感。
每次溝通之后,無(wú)論是公司內部,還是與客戶(hù) 的正式會(huì )議,都要撰寫(xiě)一份會(huì )議紀要。好多事情,當時(shí)大家聽(tīng)得明白、說(shuō)的清楚,回轉身就會(huì )被大量的事務(wù)掩埋。還有,每周例會(huì )之前,每個(gè)參會(huì )者都要做好書(shū)面上的準備,并交由會(huì )議主持者進(jìn)行匯總整理。精心準備的會(huì )議,效率得以提高,問(wèn)題也能集中解決。
管理是人與人之間的事情。制度是墻,人際溝通 是窗子或門(mén)。對你工作和事業(yè)重要的伙伴,每周都需要進(jìn)行一次私下溝通。溝通方式可以隨機而動(dòng),比如在星巴克喝杯咖啡、晚間喝點(diǎn)小酒,放松的情況下,溝通的誠意足了,問(wèn)題解決自然水到渠成。
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