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時(shí)間成就溝通的良方
記錄自己的時(shí)間，評估自己的辦事效率;管理自己的時(shí)間，按照四象限法則分配時(shí)間;集中自己的時(shí)間，積少成多地抓大事。
有了時(shí)間，就有了更多的可能。溝通 ，這個(gè)管理中最為常見(jiàn)的工作項目，也是由時(shí)間決定的。上個(gè)月底，葉敦明與老友聚飲時(shí)，還談起了時(shí)間與溝通的關(guān)聯(lián)性。老友是善于溝通的年輕人，主動(dòng)積極，樂(lè )于分享，他說(shuō)的一些想法和做法，值得更多的企業(yè)管理者們分享。
1、保障溝通總時(shí)間：每周起碼一小時(shí)
像我們這些干營(yíng)銷(xiāo)咨詢(xún)的，主要時(shí)間都是在跟客戶(hù) 度過(guò)。要么在市場(chǎng)，要么在企業(yè)現場(chǎng)，與客戶(hù)高層管理在一起的時(shí)間較多。此時(shí)，無(wú)論客戶(hù)是反對還是支持你的方案，大家都有回旋的余地。面對面的人際溝通 ，沒(méi)有什么化解不了的問(wèn)題。
可每個(gè)月只能去客戶(hù)那一次，一次也就是3到5天�；貋�(lái)之后，就會(huì )忙于其他客戶(hù)的咨詢(xún)服務(wù)。好不容易跟客戶(hù)熱絡(luò )起來(lái)的感情，過(guò)不了一周就冷淡下去了。有經(jīng)驗的咨詢(xún)師，即使在沒(méi)有方案要做的“空檔期”，也會(huì )主動(dòng)地跟客戶(hù)負責人員聯(lián)絡(luò )。一個(gè)電話(huà)、一次qq聊天、一條短信，甚至是一篇你推薦的文章，都會(huì )讓開(kāi)始疏遠的感情，再次熱絡(luò )起來(lái)。
注重了跟“外人”溝通，往往卻會(huì )忽略公司內部的人際溝通。銷(xiāo)售人員、咨詢(xún)人員，這些常常單打獨斗的人士，都有一個(gè)認知誤區：只要把客戶(hù)的事情解決了，自己的老板自然就會(huì )了解自己、欣賞自己。其實(shí)不然。幾年前，葉敦明在上海的一家知名策劃公司工作。有一段時(shí)間，老是因為專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)不同，跟老總爭來(lái)吵去的。事后發(fā)現，這也是我跟老總關(guān)系最好的一段時(shí)光。后來(lái)，我帶著(zhù)項目組在全國奔走了近一個(gè)月，因為幾個(gè)項目開(kāi)展順利且特別忙，所以很少跟老總通電話(huà)。結果，回來(lái)公司就發(fā)現氣氛不對。原來(lái)，他還在生我的氣，覺(jué)得我在玩“將在外君命有所不受”的把戲。不會(huì )主動(dòng)溝通，再冤也得怪自己。
吃一塹、長(cháng)一智。每周跟上司、關(guān)鍵下屬，最少要溝通一個(gè)小時(shí)，最好是面對面，其次要是電話(huà)或者視頻。時(shí)間是個(gè)魔方，不尊重溝通時(shí)間量，就會(huì )被誤解包圍。夫妻之間、父子之間的感情問(wèn)題，大都是因為溝通時(shí)間不夠的原因。
2、拿準溝通的時(shí)機：恰當時(shí)間說(shuō)恰當的話(huà)
記得幾年前，葉敦明聽(tīng)到上司說(shuō)了這樣的一句話(huà)：我早上10點(diǎn)、下午4點(diǎn)的時(shí)候，事情不多，心情不錯，是我最喜歡跟別人溝通的時(shí)段。后來(lái)，我比對了不少客戶(hù)企業(yè)的老板，發(fā)現這兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)真的是有效溝通頻段。
當然，不同的人，會(huì )有不同的有效溝通頻段。銷(xiāo)售人員，必須要在難得的溝通過(guò)程中，摸索出關(guān)鍵客戶(hù)的溝通時(shí)機。在合適的時(shí)間，講合適的話(huà)，溝通才會(huì )事半功倍。最近，我在跟客戶(hù)正式通話(huà)之前，都會(huì )發(fā)條短信，或者在qq上打個(gè)招呼，看看對方是不是有時(shí)間、有心情。否則，一個(gè)電話(huà)打過(guò)去，對方心不在焉的，溝通只會(huì )帶來(lái)更多的障礙。
日本知名職場(chǎng)顧問(wèn)、人力采用戰略研究所董事長(cháng)桑原晃彌認為，溝通的方式有很多種，稱(chēng)贊、斥責、道歉等等都是。
但是桑原晃彌強調，溝通 只要錯過(guò)“時(shí)機”，就毫無(wú)意義，有時(shí)候還會(huì )造成反效果。所以傳達心意，重要的是不可弄錯時(shí)機，他并提出以下3個(gè)關(guān)鍵原則。祝福要在“當場(chǎng)傳達”、道歉要在“事發(fā)當天”、完事要比“承諾還早”。葉敦明特意摘錄過(guò)來(lái)，共大家更為明確地把握溝通時(shí)機。
像葉敦明現在加盟的一家咨詢(xún)公司，老總的行程是由助理安排的。每次老總在外時(shí)，我都會(huì )先和助理查詢(xún)一下他的時(shí)間 空檔期，挑選他相對空閑的時(shí)間，溝通相對重要的、費時(shí)的事情。當然，重大的、急迫的事情，也就不這么講究時(shí)機了。但必須要做到事前精心準備，口頭說(shuō)清楚之后，立馬發(fā)出電子文檔，保證當事人在第一時(shí)間搞清楚事情原由、行動(dòng)內容和時(shí)間要求等細節。如此，就能把握住每一個(gè)重要的溝通時(shí)機。久而久之，你就能在別人心目中成為一個(gè)溝通高手。
3、注重溝通的效率：每一次溝通，都能通往目標達成的關(guān)鍵點(diǎn)
本周二的公司晨會(huì )，葉敦明的同事說(shuō)了一個(gè)小故事，講的是一個(gè)房屋中心的銷(xiāo)售員，辦事很利索，考慮的很周到。在她們看房的路上，就把地址、房屋概況等細節發(fā)到手機上。在看完房子之后，還不失時(shí)機地把所看房子的優(yōu)缺點(diǎn)，再次以短信方式發(fā)出。等你差不多到家的時(shí)候，他還會(huì )適時(shí)來(lái)個(gè)電話(huà)，道個(gè)平安。我的同事說(shuō)，她朋友已經(jīng)被這個(gè)細心的小伙子打動(dòng)了，決定通過(guò)他買(mǎi)房。
從溝通到目標達成，中間有多個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。高效溝通人士，都善于把控節點(diǎn)，以整合營(yíng)銷(xiāo)傳播的方法，推動(dòng)當下的溝通節點(diǎn)，朝著(zhù)下一步節點(diǎn)邁進(jìn)。特別是在上海這樣的城市，很難做到凡事見(jiàn)面談。每次見(jiàn)面的機會(huì )，就要倍加珍惜。
不能見(jiàn)面的時(shí)候，視頻會(huì )議是個(gè)好的溝通工具。有條件的公司，可以租用或者自己開(kāi)通視頻會(huì )議。沒(méi)條件的，也可以用qq視頻聊天，畫(huà)面有點(diǎn)停頓，但畢竟可以看到人的表情，多少有些溝通的現場(chǎng)感。
每次溝通之后，無(wú)論是公司內部，還是與客戶(hù) 的正式會(huì )議，都要撰寫(xiě)一份會(huì )議紀要。好多事情，當時(shí)大家聽(tīng)得明白、說(shuō)的清楚，回轉身就會(huì )被大量的事務(wù)掩埋。還有，每周例會(huì )之前，每個(gè)參會(huì )者都要做好書(shū)面上的準備，并交由會(huì )議主持者進(jìn)行匯總整理。精心準備的會(huì )議，效率得以提高，問(wèn)題也能集中解決。
管理是人與人之間的事情。制度是墻，人際溝通 是窗子或門(mén)。對你工作和事業(yè)重要的伙伴，每周都需要進(jìn)行一次私下溝通。溝通方式可以隨機而動(dòng)，比如在星巴克喝杯咖啡、晚間喝點(diǎn)小酒，放松的情況下，溝通的誠意足了，問(wèn)題解決自然水到渠成。
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