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公文寫(xiě)作常見(jiàn)格式錯誤有哪些?
公文格式錯誤不但影響著(zhù)公文的美觀(guān)和規范，有時(shí)還會(huì )造成意思曲解。公文寫(xiě)作常見(jiàn)格式錯誤有哪些?
一、涉密公文不標份號或標注不當
份號是公文印制份數的順序號，編號的目的是為了準確掌握公文的印制份數以及分發(fā)范圍、對象，當文件需要收回保管或者銷(xiāo)毀的時(shí)候，可以對照份號掌握是否有遺漏和丟失，發(fā)文機關(guān)可以根據份號掌握公文的去向。當前存在問(wèn)題：
一是涉密公文不標注份號。以前行政機關(guān)公文秘密級可以不標，按新國家標準要求都必須標注。為了發(fā)放方便，也可對不帶密級的公文編制份號。
二是份號標注不正確。新標準要求一般用六位3號阿拉伯數字，編虛位補齊，比如“000369”。但有的機關(guān)仍不按規定位數標注。另外，在黨內法規和規范性文件備案過(guò)程中，有的機關(guān)將涉密文件下發(fā)時(shí)編號，報備時(shí)卻不予編號，這也是不符合規定的。
二、發(fā)文機關(guān)標志使用不當
發(fā)文機關(guān)標志，是文件首頁(yè)上紅色的制發(fā)機關(guān)名稱(chēng)，可以說(shuō)是公文的“臉面”。當前有以下使用錯誤：
一是發(fā)文機關(guān)標志大小失當。發(fā)文機關(guān)標志的字形大小應該恰當美觀(guān)，不應過(guò)大或過(guò)小。
二是發(fā)文機關(guān)標志不正確。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成，一種是單獨使用發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)。這個(gè)名稱(chēng)應該是全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。當前，有的機關(guān)名稱(chēng)全稱(chēng)和簡(jiǎn)稱(chēng)并用，有的機關(guān)仍使用發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加文種“(××)”的形式，均不規范。
三是聯(lián)合行文時(shí)格式不當。有的“文件”二字沒(méi)有“以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)為準上下居中排布”。
三、發(fā)文字號標注不規范
發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。當前使用錯誤的情況主要有三種：
一是符號錯用情況突出。年份本應該用六角括號括起，比如，豫辦〔2014〕3號，但六角括號經(jīng)常被錯用為“[ ]”。
二是發(fā)文機關(guān)代字使用混亂。機關(guān)代字存在重復現象，如果地名的第一個(gè)字相同，其文件代字有可能也相同，比如，河南省新鄭市委和武漢市新洲區委都在使用“新發(fā)、新辦”。有的機關(guān)代字過(guò)長(cháng)，甚至用了七八個(gè)字;有的代字容易造成誤解，比如，“精神辦”，等等。
三是發(fā)文順序號編虛位。比如，有的標注為〔2014〕03號。
四、標題擬制和標注太隨意
標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。
標題當前存在的主要問(wèn)題有：
一是排列形式錯誤。標題可以分一行或者多行居中排布，一定要做到語(yǔ)意完整、美觀(guān)大方，多使用菱形和寶塔形排列。但實(shí)際工作中，多行標題仍有排列為方形和沙漏形的情況。
二是亂用標點(diǎn)符號。公文標題中目前仍有使用逗號等的情況，使用書(shū)名號也比較隨意。
三是不簡(jiǎn)潔、不完整、不準確。有的標題過(guò)長(cháng)，出現了四五行;有的轉發(fā)時(shí)文種重復，出現一連串“的通知的通知的通知”;有的多處重復一個(gè)地名和出現多個(gè)文件名，比如，××省委辦公廳、××省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《××省××辦法》《××省××辦法》《××省××辦法》的通知。另外，標題中的發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)一般使用全稱(chēng)，三個(gè)以上時(shí)使用規范化簡(jiǎn)稱(chēng)為宜。
四是文種使用錯誤。有的沒(méi)有使用法定文種，比如，計劃、講話(huà)等不搭載通知直接行文;有的生造文種，比如，不用批復用批示;有的錯用混用文種，比如，關(guān)于××的請示報告、關(guān)于××的報告的函。
五、附件附注使用出現錯誤
有些同志不太注重這兩個(gè)格式要素，認為不影響大局，使用起來(lái)要求也不嚴格。目前存在的主要問(wèn)題有：
一是附件說(shuō)明和附件不相符。由于審核不細致，出現附件說(shuō)明和附件的標題不完全一致，或者附件數量前后不一的情況。
二是附件說(shuō)明標注不當。有的附件順序號使用漢字，漢字后面的標點(diǎn)用頓號，這是錯誤的，正確的是使用阿拉伯數字和圓點(diǎn)。有的正文中已經(jīng)寫(xiě)明報送、批轉、轉發(fā)，卻仍然使用附件，比如，××辦公室轉發(fā)××局關(guān)于××的意見(jiàn)的通知，還標注附件“××局關(guān)于××的意見(jiàn)”。
三是附注使用不規范。公文如果有附注，應居左空兩個(gè)字加圓括號編排在成文日期下一行。目前仍有不用圓括號，或者位置錯標的情況。
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