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文秘的工作職責及分工
導語(yǔ)：秘書(shū)人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實(shí)施提高服務(wù)的人員。秘書(shū)人員具體有以下8大項工作。下面是文秘的工作職責及分工，歡迎參考！
一、 商務(wù)溝通
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1. 全方面的收集類(lèi)別資料，為來(lái)賓接待工資做好準備。
2. 熟悉接待工作的內容以及寫(xiě)作接待方案的格式和寫(xiě)法，制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來(lái)賓的準備和接站、接機等迎賓工作。
4. 了解來(lái)賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來(lái)賓。
5. 送別來(lái)賓的時(shí)候，應該為來(lái)賓預定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協(xié)作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調領(lǐng)導之間的關(guān)系，與領(lǐng)導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。
3. 及時(shí)解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
�。ㄈ┥虅�(wù)談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。
2. 布置商務(wù)談判現場(chǎng)，營(yíng)造融洽的商務(wù)談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問(wèn)題。
二 會(huì )務(wù)管理
(一) 會(huì )議籌備
1. 科學(xué)準確地擬定會(huì )議的議題、名稱(chēng)、規格、和標準
2. 合理地擬定會(huì )議議程、日程和預算經(jīng)費。
3. 掌握選擇會(huì )議場(chǎng)所的程序，選擇并預定合適的會(huì )議場(chǎng)所。
4. 掌握會(huì )場(chǎng)座位的排列方法和會(huì )場(chǎng)布置方式，精心布置會(huì )議現場(chǎng)。
5. 及時(shí)通知與會(huì )人員，準備會(huì )議文件和制作會(huì )議證件。
6. 安排電話(huà)會(huì )議和視頻會(huì )議，減少會(huì )議開(kāi)支。
(二) 會(huì )議溝通與協(xié)調
1. 掌握多種會(huì )議簽到的方法，做好會(huì )議簽到和會(huì )議服務(wù)工作
2. 運用高效的會(huì )議決策方式和達成會(huì )議決議的方法，促成會(huì )議決議的盡快形成。
3. 做好會(huì )議保衛、保密工作。
4. 組織會(huì )議新聞報道，使會(huì )議達到理想的傳播效果。
5. 及時(shí)處理會(huì )議突發(fā)性事件，確保會(huì )議的順利進(jìn)行
�。ㄈ⿻�(huì )議善后
1. 做好與會(huì )人員的返程安排
2. 檢查清理會(huì )場(chǎng)和整理會(huì )議文件。
3. 傳達會(huì )議決議，撰寫(xiě)會(huì )議總結和結算會(huì )議經(jīng)費。
4. 評估會(huì )議效果
三 商務(wù)活動(dòng)管理
�。ㄒ唬� 商務(wù)活動(dòng)
1. 安排會(huì )見(jiàn)、會(huì )談
2. 組織和協(xié)調大型商務(wù)活動(dòng)以及安排與會(huì )人員參加文娛活動(dòng)
2. 掌握組織信息發(fā)布會(huì )的程序，成功舉辦信息發(fā)布會(huì )。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
�。ǘ┥虅�(wù)旅行
1. 協(xié)助領(lǐng)導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時(shí)攜帶的物品
2. 做好票務(wù)預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續等事務(wù)。
3.為大型團隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。
四 辦公室的管理
�。ㄒ唬┺k公環(huán)境管理
1. 合理設置辦公室的布局
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區整潔的工作環(huán)境
4. 應對辦公中出現的緊急情況，做好辦公室的安全管理
�。ǘ┺k公資源管理
1. 采購、調配和利用各類(lèi)辦公資源
2 做好辦公資源庫存的監督管理工作
3 參與政府采購管理和招標工作
�。ㄈ┺k公效率管理
1. 制訂科學(xué)的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。
2. 科學(xué)的為領(lǐng)導和自己編寫(xiě)工作日志，提高工作效率，進(jìn)而推進(jìn)各項目標的順利完成。
五、 信息與檔案管理
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1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時(shí)充分的手機領(lǐng)導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進(jìn)行處理。
3. 運用各種方式，把經(jīng)過(guò)整理加工過(guò)的信息提供給領(lǐng)導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 執行反饋信息的5個(gè)步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實(shí)現反饋信息的良性循環(huán)。
6. 掌握信息開(kāi)發(fā)的途徑與方法，對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
�。ǘn案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應立卷歸檔的文件材料
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進(jìn)一步條理化的檔案驚喜分類(lèi)、組合和編目，使之系統化。
3. 了解影響檔案價(jià)值的因素，掌握各種檔案保持價(jià)值的鑒定方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定。
4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類(lèi)型的檔案檢索工具
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。
六．日常辦公事務(wù)處理
�。ㄒ唬┪臅�(shū)處理
1. 熟悉處理手法文書(shū)的程序，做好收發(fā)文書(shū)的處理工作
2. 科學(xué)做好文書(shū)的清退和傳遞工作
3. 掌握文書(shū)立卷的步驟，提高文書(shū)立卷的質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量
4. 掌握文書(shū)歸檔知道和文書(shū)歸檔步驟，做好文書(shū)歸檔工作
5. 掌握文書(shū)銷(xiāo)毀的范圍，掌握文書(shū)銷(xiāo)毀的程序和方法，對已無(wú)保存價(jià)值的文書(shū)進(jìn)行焚毀。
6. 掌握各種專(zhuān)用文書(shū)的管理步驟和方法，有效的管理各種專(zhuān)用文書(shū)
�。ǘ┢渌聞�(wù)
1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。
2. 掌握接打電話(huà)的步驟和方法，妥善處理好電話(huà)事務(wù)。
3. 掌握零用的管理方法和報銷(xiāo)手續
4 了解值班工作的內容，加強值班工作的標準化管理。
七．常用事務(wù)文書(shū)寫(xiě)作
�。ㄒ唬┬姓聞�(wù)文書(shū)寫(xiě)作
掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結類(lèi)文書(shū)、記錄、簡(jiǎn)報類(lèi)文書(shū)和規章制度類(lèi)文書(shū)等行政事務(wù)文書(shū)的書(shū)寫(xiě)格式與寫(xiě)作要求。
�。ǘ┕P(guān)禮儀文書(shū)寫(xiě)作
掌握各類(lèi)演講稿、致辭、請柬、聘書(shū)、感謝信、賀信和信息傳播類(lèi)文書(shū)等公關(guān)禮儀文書(shū)的書(shū)寫(xiě)格式與寫(xiě)作要求。
�。ㄈ┥嫱饨�(jīng)濟類(lèi)文書(shū)寫(xiě)作
掌握經(jīng)濟于此報告、市場(chǎng)調查報告、業(yè)務(wù)合作意向書(shū)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書(shū)的書(shū)寫(xiě)格式與寫(xiě)作要求
八 商務(wù)禮儀
�。ㄒ唬﹤�(gè)人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個(gè)人禮儀要求
�。ǘ┤粘＝浑H禮儀
掌握稱(chēng)呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話(huà)禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
�。ㄈ┥嫱馍虅�(wù)禮儀
掌握拜訪(fǎng)禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場(chǎng)所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。
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