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秘書(shū)的意識與氣質(zhì)修養
秘書(shū)工作主要是圍繞領(lǐng)導者的管理目標、決策思想、重大部署，及時(shí)有效地為領(lǐng)導者進(jìn)行決策管理提供準確全面的信息，提供更加高效、科學(xué)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。下面是小編分享的秘書(shū)的意識與氣質(zhì)修養，一起來(lái)看一下吧。
一、要有深邃的思想觀(guān)點(diǎn)，貴在創(chuàng )新
深邃的思想觀(guān)點(diǎn)是當好參謀之本，做好秘書(shū)工作之魂。只有思想深邃，當參謀才有灼見(jiàn)，定事情才能精深，工作才能卓有成效。為此，應重點(diǎn)把握好兩個(gè)方面：一是認識要深.認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過(guò)紛繁的外在現象看到問(wèn)題的本質(zhì)，不僅了解事物的現狀，還能根據事物發(fā)展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點(diǎn)，就是把看到的事物的主要矛盾，對主要矛盾做出全面透徹的分析，才能準確地把握事態(tài)的發(fā)展變化。
同時(shí)，要善于從征兆中發(fā)現大問(wèn)題，做到“平凡中見(jiàn)奇”。二是觀(guān)點(diǎn)要新。當然新的思想和觀(guān)點(diǎn)，不是“閉門(mén)造車(chē)”，別出心裁，更多的還是對在實(shí)踐中提出的問(wèn)題，有所提煉、概括和升華。如：能從司空見(jiàn)慣的現象中講一點(diǎn)與人不同的見(jiàn)解，講人人心中所想，筆下所無(wú)的東西;能把一些分析的意見(jiàn)，進(jìn)行系統歸納和概括，能把原則性思想觀(guān)點(diǎn)具體化;能提出突破性措施和建議，等等。這些都是“創(chuàng )新”。
二、要有廣闊的視角，貴在灼見(jiàn)
角度是觀(guān)察問(wèn)題的立腳點(diǎn)。角度不同，對問(wèn)題的認識就不同。正像蘇軾詩(shī)云：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同�！边@說(shuō)明看問(wèn)題的角度是非常重要的。要寫(xiě)好材料，必須把握好自己看問(wèn)題的角度。角度越正，看問(wèn)題就越深。要站在改革的角度看問(wèn)題。改革是當今集團公司的主旋律，是各項工作的主題。要“高站一步”，看問(wèn)題的角度要高。同時(shí)堅持站在客觀(guān)實(shí)際的角度，觀(guān)察分析問(wèn)題，這樣，才會(huì )使我們看問(wèn)題更全面、更扎實(shí)，提出的辦法和措施更實(shí)際、更有針對性，才能站得高，看到遠，站得牢，看得實(shí)，才能眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方，從而獲得真知灼見(jiàn)。
三、要注意調查研究，貴在求是
實(shí)踐證明，調查研究是認識事物、獲得真知灼見(jiàn)、掌握第一手資料的重要手段。作為一名秘書(shū)，必須苦練調查研究的基本功，在求是上狠下功夫。
第一，要勇于從實(shí)際出發(fā)，敢于求是。敢，就是敢于面對現實(shí)，服從現實(shí)。面對現實(shí)，是指任何時(shí)候都不要拘泥于書(shū)本、文件和權威人士的結論和理論，根據實(shí)際情況，敢于提出自己的觀(guān)點(diǎn)和看法;服從現實(shí)，就是發(fā)現真實(shí)情況和任何情況下，任何人面前，都敢于堅持和反映。搞調查研究必須具備追求真理的品質(zhì)。如果不忠于事實(shí)，先入為主，按框框找例證，這種調查比不調查的危害更大。
第二，詳細占有材料，實(shí)中求是。事實(shí)是“是”的載體，“是”是事實(shí)的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實(shí)。但這種事實(shí)，不是支離破碎的、道聽(tīng)途說(shuō)的、似是而非的，而是要具有真實(shí)、豐富、完整、系統的特點(diǎn)，是客觀(guān)存在的，是事物的本來(lái)面目，而不是主觀(guān)想象或主觀(guān)強加于客觀(guān)的東西。
第三，善于透過(guò)現象看本質(zhì)，深中求是。由于“是”隱藏在現象的后面，只有深入下去才能透過(guò)現象，認識本質(zhì)，弄清事實(shí)真相。
四、要善于分析綜合，貴在升華
分析與綜合是寫(xiě)好材料，當好秘書(shū)的兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節。分析是綜合的基礎，綜合是分析基礎上的歸納和概括。首先要注重對情況的分析。情況分析不透，就不能寫(xiě)出好的材料，只有周密系統地分析，才能認清事物的面貌，把握事物的內在聯(lián)系，有針對性地提出解決問(wèn)題的辦法。分析情況要重點(diǎn)把握四個(gè)要點(diǎn)：一是要全面�！安灰驉�(ài)而溢其美，不因恨而憎其惡”。既不能報喜不報憂(yōu)，也不能只見(jiàn)問(wèn)題，不見(jiàn)成績(jì)。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結合，從定量分析中，把握形勢發(fā)展趨勢，并從量變的積累中把握形勢發(fā)展的本質(zhì)。三是要動(dòng)靜結合。既要靜觀(guān)其姿，又要動(dòng)觀(guān)其勢。就當前企業(yè)生產(chǎn)形勢來(lái)說(shuō)，不僅要看統計報表所反映的數據或直觀(guān)反映，更重要的是要在調查研究的基礎上，分析其發(fā)展趨勢，有所預測。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗幟，是方向。從典型中提練出的東西，最有說(shuō)服力，要善于運用典型，分析典型，挖掘它們的內涵，從中提練有價(jià)值的東西。其次要善于綜合。綜合的過(guò)程，是用已有知識繁衍新知識的過(guò)程，所以綜合就是革新，綜合就是創(chuàng )造，把豐富的材料加以去取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成觀(guān)點(diǎn)概念，并不斷繁衍新的知識。
五、要有豐盈的儲藏，貴在積累
“天才在于勤。勤奮在于積累”。有的秘書(shū)定材料之所以質(zhì)量不高，很重要的一條原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘書(shū)，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀(guān)點(diǎn)積累。思想觀(guān)點(diǎn)具有繼承性，借鑒別人的東西，開(kāi)闊自己的視維，豐富自己的頭腦。無(wú)論是看東西，還是聽(tīng)講話(huà)，或者閑談，只要發(fā)現好的思想觀(guān)點(diǎn)，就隨時(shí)記下來(lái)，日積月累，就成為寫(xiě)材料的良師益友。二是數據的積累。要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面，恰當運用這些數據，使寫(xiě)出來(lái)的材料更有說(shuō)服力。三是正反典型如同一面旗幟，給人以示范，一句話(huà)，它是先進(jìn)思想的凝聚，影響社會(huì )各個(gè)方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫(xiě)講話(huà)，寫(xiě)報告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實(shí)踐證明，只有通過(guò)積累，才能不斷豐富知識，增強素質(zhì)，提高寫(xiě)作水平，才能真正成為文秘戰線(xiàn)上的“行家里手”。
六、要有準確的表達能力，貴在修辭
有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì )道”是秘書(shū)的看家本領(lǐng)，這話(huà)的確有一定的道理。秘書(shū)在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話(huà)，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來(lái)訪(fǎng)，協(xié)調工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達。因此，口語(yǔ)表達在秘書(shū)工作中起著(zhù)非常重要的作用。那么，秘書(shū)該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書(shū)方面的著(zhù)作對此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白;誠實(shí);語(yǔ)言生動(dòng);口齒清楚;條理分明，表達準確;說(shuō)話(huà)得體;正確等等。
在秘書(shū)的口語(yǔ)表達中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì )有效地提高語(yǔ)言表達能力，從而實(shí)現有效的溝通。秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致，根據不同的交流對象和內容來(lái)確定合適的表達方式。秘書(shū)的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書(shū)應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。主要表達方式有：委婉式、直截了當式、贊譽(yù)式、迂回式。
古人云：“辭不可不修，說(shuō)不可不善”。修辭在秘書(shū)口語(yǔ)表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書(shū)在工作中要不斷加強自身的語(yǔ)言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語(yǔ)言的能 力。
七、要抓住中心，創(chuàng )新工作，貴在奉獻
作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì )，辦好文、搞好信息調研。一要細致規范，做好會(huì )務(wù)服務(wù)工作。細節決定成敗，規范體現水平。會(huì )務(wù)服務(wù)的好壞影響著(zhù)會(huì )議的成功與否，我們要結合單位實(shí)際制定出詳細的會(huì )務(wù)工作方案，根據會(huì )議規格高低、人員多少、日程長(cháng)短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內容、程序和格式關(guān)。在內容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現行政策規定，是否完整體現了發(fā)文機關(guān)的意圖;其次要把好文字關(guān)，看文字表達是否準確、通順、簡(jiǎn)練，謀篇布局、結構是否符合問(wèn)題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語(yǔ)法、邏輯，語(yǔ)氣是否得體，數字、引文、標點(diǎn)等是否準確、規范、嚴謹。在程序審核上，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。三要積極主動(dòng)，做好信息報送工作。信息工作是秘書(shū)工作的重要組成部分。
信息內容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過(guò)抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導意圖。二是抓熱點(diǎn)問(wèn)題貼近群眾需求。三是通過(guò)抓亮點(diǎn)總結經(jīng)驗貼近上級需求。為上級的決策提供科學(xué)的依據。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準。要快，就要要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，就要深入調查研究，不調查，就沒(méi)有發(fā)言權;不調查，信息也就失去了它的科學(xué)性。要準，憂(yōu)喜結合，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報喜、有憂(yōu)報憂(yōu)、憂(yōu)喜結合。
南宋著(zhù)名詩(shī)人陸游在《冬夜讀書(shū)示子聿》這首詩(shī)中寫(xiě)道：“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行�！币馑际钦f(shuō)，從書(shū)本上學(xué)習到的知識，總是不夠扎實(shí)，也不夠用的。只有經(jīng)過(guò)自己身體力行地去實(shí)踐，才能夠獲得全面的知識。這兩句話(huà)將理論與實(shí)踐的關(guān)系、直接知識與間接知識的關(guān)系，講得十分透徹。告誡后輩不要把自己關(guān)在書(shū)齋里死讀書(shū)，讀死書(shū)，而要走向社會(huì )生活，才能從實(shí)踐中獲得真知，提高工作能力。
作為一名秘書(shū)工作者，我們應該從陸游的詩(shī)句中獲得有益的啟示。經(jīng)常聽(tīng)到說(shuō)某人在學(xué)校里是優(yōu)秀的學(xué)生，每次考試都是全優(yōu)，可是一旦走向社會(huì )卻不能適應工作，甚至找不到工作，成為一個(gè)“高分低能”的人。這就是“文憑不等于水平，學(xué)習好不一定能力強”的道理。這樣的例子比比皆是，前段時(shí)間炒得沸沸揚揚的博士乞丐就是一個(gè)典型的例子。所以，一個(gè)合格的秘書(shū)不僅要善于學(xué)習，而且要更加善于工作;不僅要努力讀書(shū)學(xué)習，而且更要重視社會(huì )實(shí)踐。如果把學(xué)習與工作當作互不相干的兩張皮，只會(huì )學(xué)習而不會(huì )工作，那就真成“百無(wú)一用是書(shū)生”了。
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