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施工單位項目合同管理辦法
合同管理貫穿于工程建設項目全過(guò)程，施工合同管理是工程項目管理中的一個(gè)重要內容。施工單位合同管理是一個(gè)周期長(cháng)，變動(dòng)頻繁，受外界環(huán)境影響大的過(guò)程，要保持動(dòng)態(tài)的合同管理理念。
一、施工單位合同管理的內涵
(一)施工單位合同管理定義
施工項目合同管理是指在建設工程項目實(shí)施過(guò)程中，以建設項目為對象，以實(shí)現項目合同目標為目的，對項目合同進(jìn)行高效率的計劃、組織、指導、控制的系統管理方法。項目合同管理主要包括以下幾個(gè)方面的內容：
1.國家和主管部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)的勞動(dòng)保護、環(huán)境保護、生產(chǎn)安全和經(jīng)濟等法律、法規、政策和規定;2.國家有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的技術(shù)規范(包括施工規范)、技術(shù)標準、設計標準、質(zhì)量標準和施工操作規程等;3.政府建設主管部門(mén)批準的建設文件和設計文件;4.依法簽訂的合同文件;5.項目部與合同相對方之間的信函，通知，各類(lèi)交底資料，質(zhì)量、數量證明資料、合同談判過(guò)程的記錄等資料。
(二)施工單位合同的類(lèi)型與基本特性
施工單位的合同關(guān)系要主有以下幾種：與建設單位簽訂的建筑工程承包合同;與勞務(wù)隊伍簽訂的勞務(wù)合同;與材料供應商簽訂的供貨合同;與運輸單位簽訂的運輸合同;與專(zhuān)業(yè)隊伍簽訂的分包合同;與保險單位簽訂的保險合同;與加工單位簽訂的加工安裝合同;與租賃單位簽訂的租賃合同;與當地政府簽訂的征遷合同以及一些其他的合同協(xié)議關(guān)系。施工合同的基本特性如下：
1.合同要具有完備性。即形成合同的內容應該齊全，條款完整，不得有大的遺漏項。2.合同要具備準確性。合同應該用詞準確，定義清楚。雙方的責權界定清楚，不能有可供臆測推敲的詞句，不能有含混不清，可左可右的表達。3.合同要具備理性化。一個(gè)有效的合同，應該是合作共益，誠實(shí)信用，公平合理，責權清晰并分配合理的。4.合同要具備標準性。標準化合同，可以減免合同制定與簽約過(guò)程中的隨意性，對合同的完備、準確、理性的要求更容易滿(mǎn)足，能更大程度上保障合同雙方的權益與義務(wù)的履行。5.合同要具備靈活性。不同的合同，應具有不同的偏重。對不同的作業(yè)環(huán)境，不同的作業(yè)流程，不同的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，就有不同的合同內容，不同的風(fēng)險防范要求，不同的責權利分配方式。
二、施工單位合同管理的現狀及存在的問(wèn)題
(一)施工項目合同管理中現狀
施工單位項目的合同管理是一項新的管理職能，隨著(zhù)人們對合同管理的認識和了解的加深，近年來(lái)，施工單位普遍增大了合同管理力度，規范了合同范本，制定了合同管理制度，推行合同管理標準化，明確了合同執行過(guò)程中人為失誤造成損失的追究制度。然而各個(gè)項目的合同管理人員的素質(zhì)差異，單位領(lǐng)導的重視程度不一，財務(wù)對合同管理工作的參與與監督是否到位等因素，造成了各個(gè)項目的合同管理效果偏差很大。
(二)項目合同管理中存在的主要問(wèn)題
1.合同意識淡薄。在現行市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，企業(yè)的生存與發(fā)展是由市場(chǎng)競爭來(lái)決定，而大多數施工企業(yè)尚處于轉型時(shí)期，還不能完全適應靠合同來(lái)維護企業(yè)自身利益這種市場(chǎng)競爭的方式，許多建筑施工企業(yè)不設合同管理部門(mén)，缺乏可行、有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對合同從簽訂到履行全過(guò)程進(jìn)行有效地監管。
2.合同管理人才缺乏，無(wú)正規的合同管理機構。合同管理和合同索賠是高智力型的涉及全局的，又是專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性和法律性很強的工作，管理人才的缺乏，極大地影響了合同管理水平的提高�，F今，大多數施工企業(yè)仍尚未建立正規的合同管理機構，不能對工程進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和實(shí)施有效的動(dòng)態(tài)的合同管理。
3.合同管理體制不完善。一些企業(yè)缺乏一套嚴謹的合同管理制度。對合同的審核、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監督考核全過(guò)程未能實(shí)現系統化、規范化和科學(xué)化的管理。有些企業(yè)合同管理滯后，未能隨著(zhù)產(chǎn)生的新問(wèn)題適時(shí)更新完善。
4.管理信息化程度不高。目前，部分企業(yè)的合同管理工作仍以手工操作為主，信息化程度低。例如，企業(yè)辦公地點(diǎn)分散或下屬單位距企業(yè)總部較遠時(shí)，簽訂一份合同要從下屬單位到企業(yè)總部進(jìn)行審批，往往需要往返多次才能辦完合同手續。沒(méi)有充分利用好計算機和網(wǎng)絡(luò )資源，既增加了成本，也降低了工作效率。
5.合同執行不嚴。有些工程合同的簽約雙方都不認真履行合同，隨意修改合同，或違背合同規定。合同違約現象時(shí)有發(fā)生，如：業(yè)主暗中以墊資為條件，違法發(fā)包;承包商不按期依法組織施工，不按規范施工，形成延期工程、劣質(zhì)工程，嚴重影響工程建設市場(chǎng);承包單位違法分包;材料供應商以次充好，以假亂真等。
三、加強施工單位合同管理的具體改正建議及措施
(一)施工單位合同管理工作的基本要求
1.認真學(xué)習合同法、嚴格執行單位合同管理文件。作為合同管理專(zhuān)職工作者，學(xué)習領(lǐng)會(huì )文件精神、法律條文，嚴格執行單位管理文件要求是一項基本素質(zhì)。筆者在項目進(jìn)行財務(wù)管理工作中，參與對項目合同制定與簽約的審查工作，發(fā)現有部分合同管理工作人員，因不懂合同法或不執行單位合同管理文件而導致無(wú)效合同產(chǎn)生或在合同管理中出現了不必要的糾紛。它體現了我們在管理過(guò)程中，對法律條文的約束性、符合性及規章制度的嚴肅性有漠視現象。
2.保證制定合同符合其基本特性。(1)要保證合同的基本特性符合，合同文本應盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本。(2)根據不同的合同內容，對范本的工作細則進(jìn)行充實(shí)和修改，使其盡量符合現有的工作實(shí)際。根據擬建工程的特點(diǎn)和招標文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結果來(lái)起草。(3)對于不同的合同協(xié)議內容，要請歸口管理部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)把關(guān)，進(jìn)行修改訂正。
3.嚴把合同簽訂關(guān)。無(wú)論是總承包合同還是分包合同，在簽訂階段都必須注意以下幾個(gè)方面：一是合同簽訂要及時(shí)，決不可先干后簽或只干不簽，或將某些敏感的經(jīng)濟條款放到工程干完再談，使項目合同談判處于非常被動(dòng)狀態(tài)，甚至引起雙方扯皮或發(fā)生經(jīng)濟糾紛;二是合同簽訂前，要執行會(huì )審制度，防止越權代理、無(wú)效代理等個(gè)人行為;三是注意預付款條款，一般小型分包工程不支付預付款，對于大型分包工程，如果分包商不能出具相應保函，也不能支付預付款，否則，將給企業(yè)帶來(lái)較大風(fēng)險;四是注意違約條款，對于合同雙方違約的處理必須要明確;五是注意工程轉包及再分包，必須在分包合同中注明“再分包視為違約，應承擔違約責任”。
4.加強合同的履約管理。合同重在執行，這是確保合同按時(shí)按質(zhì)完成的關(guān)鍵。項目應對合同實(shí)行全程動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)做好以下幾方面：一是跟蹤執行，合同管理部門(mén)須對合同執行過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，及時(shí)處理履約中出現的問(wèn)題;二是建立臺賬，客觀(guān)反映項目與承包商之間的合同額、工程形象進(jìn)度、材料調撥、機械租賃、工程借款、變更索賠、結算支付、質(zhì)量保證金及其它各項費用。三是關(guān)注工程款的結算與支付，避免因時(shí)過(guò)境遷帶來(lái)不必要的扯皮現象;四是注意合同總結，合同執行情況的分析總結往往被人們所忽視，它是合同管理不可缺少的環(huán)節，對提高工程合同管理水平有很好的指導作用。
5.落實(shí)合同從編制到合同終止的全過(guò)程控制與管理。從合同意向行成到合同簽訂直至合同終止，全過(guò)程對合同管理，即合同的過(guò)程管理。合同執行過(guò)程，合同雙方均要本著(zhù)“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴格履行自己合同義務(wù)，財務(wù)要會(huì )同項目管理人員一道，隨時(shí)關(guān)注合同的執行狀況，對沒(méi)有履行約定義務(wù)的行為和行為人進(jìn)行調解與處理，隨時(shí)保證合同履約完成。
(二)財務(wù)對合同管理的參與和督促重點(diǎn)
1.財務(wù)要督促合同管理部門(mén)執行合同法及單位合同管理制度。落實(shí)合同管理制度，嚴格合同會(huì )簽制、合同評審制、對不符合規范的合同嚴格要求整改，力求使簽訂的合同基本要素齊全。防止項目管理活動(dòng)中，這些制度流于形式。2.充分利用支付款項這一職能，督促完善合同的編制、簽訂與相關(guān)履約工作。包括對合同清結算相關(guān)的計量收方、支付、清結算單的簽認，使整個(gè)合同相關(guān)附件處于受控狀態(tài)。3.督促進(jìn)行合同交底工作。合同交底是合同管理的重要工作。合同交底是使管理者了解合同，根據合同進(jìn)行管理，督促對方履行合同的關(guān)鍵。工程施工項目容易對合同失控的關(guān)鍵，很多時(shí)候就是管理者對合同不熟悉，不會(huì )正確行使合同權益，沒(méi)有充分意識合同風(fēng)險造成的。所以財務(wù)工作者要督促合理制定與歸口管理部門(mén)就逐級進(jìn)行合同交底工作。4.財務(wù)對合同的審核工作。財務(wù)要認真學(xué)習合同法，對合同的審核，主要集中在審核合同的合法性、嚴密性，可行性方面，并審核合同簽認是否有效，公章、簽名等是否符合合同法要求等。在合同履行過(guò)程中，財務(wù)要嚴格審查收方結算的計量資料、發(fā)票、支付手續上合同相對方簽字人員是否合同法。5.財務(wù)對項目合同的登記、分類(lèi)和保管。按財務(wù)制度要求，財務(wù)需保存項目原始合同一份，是支付款項的憑證和依據。根據這些年來(lái)項目經(jīng)歷的審計及項目完成后因后期變更、個(gè)別合同糾紛的對項目合同的復查需要，要求財務(wù)對合同進(jìn)行更細致的分類(lèi)、登記和裝訂保管。財務(wù)需建立合同電子檔案，并依據簽約日期和合同分類(lèi)分別建檔案，以便隨時(shí)查找使用。6.財務(wù)對合同履行過(guò)程中資料的收集和保管。因施工單位項目部是隨項目成立而成立、項目完工而撤銷(xiāo)的，項目完工后，技術(shù)部門(mén)的一些資料容易流失，但合同經(jīng)濟糾紛的法律時(shí)限并未到期。因此，財務(wù)部門(mén)需要求技術(shù)部門(mén)將合同履行過(guò)程的一些隱蔽工程收方資料、票據、談判記錄、有關(guān)對方違約的材料原件等均作為結算書(shū)的附件，在財務(wù)歸檔、保管。7.合同的風(fēng)險評價(jià)報告。財務(wù)部門(mén)應要求合同部人員在當月計量時(shí)，綜合或專(zhuān)項提供合同執行情況分析，風(fēng)險評估。隨時(shí)關(guān)注施工組織與施工進(jìn)度計劃的執行情況，對勞務(wù)隊伍的資金撥付、合同中存在的風(fēng)險，形成專(zhuān)業(yè)的財務(wù)合同風(fēng)險報告文件，及時(shí)送達項目負責人，供其決策與調度。
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