崗位說(shuō)明書(shū)怎么寫(xiě)
崗位說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。
崗位工作說(shuō)明書(shū)最好是根據公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注重文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫(xiě);內容要越具體越好，避免形式化、書(shū)面化。
另外，在實(shí)際工作當中，隨著(zhù)公司規模的不斷擴大，崗位說(shuō)明書(shū)在制定之后，還要在一定的時(shí)間內，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展狀況保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書(shū)的基本格式，也要因不同的情況而異。
崗位工作分析
一、崗位說(shuō)明書(shū)關(guān)系
崗位說(shuō)明書(shū)是人力資源管理中最基礎的文件，是工作分析的最終結果，又稱(chēng)為職務(wù)說(shuō)明書(shū)或職位說(shuō)明書(shū)，是通過(guò)工作分析過(guò)程，用規范的文件形式對組織內各類(lèi)崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責任、權限、工作內容和方法、工作條件、崗位名稱(chēng)、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統一的規定。編制崗位工作說(shuō)明書(shū)的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導等現代企業(yè)治理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據。
二、崗位說(shuō)明書(shū)填寫(xiě)
1、崗位的直接承擔者
2、崗位的直接管理者
3、人力資源專(zhuān)家
三、崗位說(shuō)明書(shū)內容
崗位說(shuō)明書(shū)應該包括以下主要內容：
�、睄徫换举Y料：包括崗位名稱(chēng)、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門(mén)、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。
�、矋徫环治鋈掌冢耗康氖菫榱吮苊馐褂眠^(guò)期的崗位說(shuō)明書(shū)。
�、硩徫还ぷ鞲攀觯汉�(jiǎn)要說(shuō)明崗位工作的內容，并逐項加以說(shuō)明崗位工作活動(dòng)的內容，以及各活動(dòng)內容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內容的權限;執行的依據等。
�、磵徫还ぷ髫熑危喊ㄖ苯迂熑闻c領(lǐng)導責任，要逐項列出任職者工作職責。
�、祶徫还ぷ髻Y格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。包括必備資格和理想資格，其中必備資格是完成某職位工作要求的最低資格，理想資格是在具備必備資格的基礎上，若具備某些條件更為理想。
6.崗位發(fā)展方向：在部分企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)中還會(huì )加上崗位發(fā)展方向的內容，希望通過(guò)崗位發(fā)展方向不僅明確企業(yè)內部不同崗位間的相互關(guān)系，而且還有利于員工明確發(fā)展目標，將自己的職業(yè)生涯規劃與企業(yè)發(fā)展結合在一起。
有必要注意的是，崗位工作說(shuō)明書(shū)的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡(jiǎn)。
崗位工作說(shuō)明書(shū)的外在形式，是根據一項工作編制一份書(shū)面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。
崗位工作說(shuō)明書(shū)一般由人力資源部門(mén)統一歸檔治理。爾后，崗位工作說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，企業(yè)組織系統內經(jīng)常有職位增加、撤消的情況的出現，更常見(jiàn)的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位工作說(shuō)明書(shū)的調整之中。在碰到崗位工作說(shuō)明書(shū)要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門(mén)的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫(xiě)標準的崗位說(shuō)明書(shū)修改表，由人力資源部門(mén)進(jìn)行信息收集，并對職位說(shuō)明書(shū)做出相應的修改。
崗位說(shuō)明書(shū)的格式可以是多種多樣的，關(guān)鍵是要在使用了統一格式的崗位說(shuō)明書(shū)后，應該用準確、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規范、準確、使用方便的治理文件。
眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問(wèn)題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì);有的是為了制定更切合實(shí)際的獎勵制度，調動(dòng)員工工作的積極性;還有的是為根據工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側重點(diǎn)就不一樣。
可一般來(lái)說(shuō)，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：
(一)、崗位描述
崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個(gè)方面的內容：
1、崗位名稱(chēng)。即指崗位所從事的是什么工作。
2、崗位活動(dòng)和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。
3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風(fēng)設備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。
4、社會(huì )環(huán)境。包括工作團體的情況、社會(huì )心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門(mén)之間的關(guān)系等。此外，應該說(shuō)明企業(yè)和組織內以及四周的文化和生活設施。
5、職業(yè)條件。由于人們經(jīng)常根據職業(yè)條件來(lái)判定和解釋職務(wù)描述中的其它內容，因而這部分內容非凡重要。職業(yè)條件說(shuō)明了工作的各方面特點(diǎn)：工資報酬、獎金制度、工作時(shí)間、工作季節性、晉級機會(huì )、進(jìn)修和提高的機會(huì )、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。
(二)、崗位要求
崗位要求說(shuō)明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、愛(ài)好、體格和行為特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個(gè)體特征，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。
崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判定與思考能力、記憶力、注重力、知覺(jué)能力、警覺(jué)性、操作能力、工作態(tài)度和各種非凡能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判定的方法獲得，也可以通過(guò)統計分析方式來(lái)確定。
基于以上崗位分析的基礎理論，是從大的方面加以分析出崗位說(shuō)明書(shū)的成果。若根據某公司職位說(shuō)明書(shū)的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
1、崗位基本信息
崗位基本信息也稱(chēng)為工作標識。包括崗位名稱(chēng)、崗位編號、姓名、所屬部門(mén)、直接上級、職等職級、定員等。
2、工作內容描述
這是最主要的內容，此欄具體描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫(xiě)出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動(dòng)過(guò)程、工作聯(lián)系和工作權限。同時(shí)，在這一項中還可以同時(shí)描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
在進(jìn)行工作內容描述時(shí)，要先列出所有工作內容清單，然后分析清單后將其歸類(lèi)，主要的工作內容應該不超過(guò)十個(gè)(一般為七至八項)，內容太多則很顯得過(guò)于復雜，也很難明確具體任務(wù)。
3、任職資格
教育背景此項填寫(xiě)從事該職位目前應具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應該考慮，假如讓一位新員工來(lái)工作，他最低應是什么學(xué)歷，而不一定是當前在職員工的學(xué)歷。
經(jīng)驗此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專(zhuān)業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景;另一個(gè)需要的是本組織內部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層治理職位。
技能要求此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專(zhuān)業(yè)技能要求較高，沒(méi)有此項專(zhuān)業(yè)技能就無(wú)法開(kāi)展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
個(gè)性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
培訓經(jīng)歷此欄反映從事該職位前，應進(jìn)行的基本的專(zhuān)業(yè)培訓，否則將不答應上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過(guò)哪些培訓。
其它例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線(xiàn)上可能需要三班倒;在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班;建筑施工人員經(jīng)常出差;一般治理人員則正常上下班等。
4、責權范圍
責任指此項工作所擔負的職責和應當按時(shí)完成的任務(wù)。
權力一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權力。
四、寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)注意問(wèn)題
在崗位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)中往往會(huì )出現以下幾個(gè)方面的爭議：
1、直接上級如何填寫(xiě)。
我們很多崗位上面有幾個(gè)領(lǐng)導同時(shí)指揮安排工作，在填寫(xiě)直接上級的時(shí)候，相關(guān)崗位的人員往往會(huì )把指派自己工作的領(lǐng)導統統認為是自己的直接上級。其實(shí)每個(gè)崗位的直接上級只能也只有一個(gè)，否則兩個(gè)領(lǐng)導同時(shí)安排工作究竟是先做哪位領(lǐng)導的工作呢?這種現象表面上看是多頭領(lǐng)導，但追究本源看其實(shí)是本崗位的職責沒(méi)有界定清楚、本崗位承擔的職能不歸屬一類(lèi)，跨度幾項職能或者就是本崗位人員能力素質(zhì)比較高得到領(lǐng)導們的認同。咨詢(xún)人員一旦發(fā)現這種現象就需要立即與相關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行職能確認，辨別清楚本崗位所在部門(mén)的關(guān)鍵職責，以及本崗位在本部門(mén)所承擔的責任，通過(guò)分析判斷出本崗位應該承擔的主要工作職責，而其它職能項只能安排其它崗位完成，倘若在所有部門(mén)中沒(méi)有合適的人選完成，我們也不能把此項任務(wù)作為本崗位應該完成的工作，只能夠作為臨時(shí)性工作，添加在“領(lǐng)導交辦的其他任務(wù)”這一項，一旦有合適的人選或者是其它相關(guān)崗位出現，則需要把此項工作進(jìn)行轉移。
2、直接下級如何填寫(xiě)。
我們很多的集團公司或者是生產(chǎn)工程部門(mén)的工作人員，往往會(huì )把有分子公司崗位中有業(yè)務(wù)指導關(guān)系的崗位作為自己的下級。所謂的直接下級就是在行政關(guān)系上、業(yè)務(wù)工作安排上、工作任務(wù)的協(xié)調上有緊密聯(lián)系的崗位，而不僅僅是單方面業(yè)務(wù)工作的指導。
3、工作職責如何闡述。
所謂工作職責也就是把日常的工作內容通過(guò)書(shū)面化的語(yǔ)言描述出來(lái)。工作職責描述其實(shí)有兩種方式，一種就是簡(jiǎn)單的概述，就是通過(guò)幾句話(huà)，把該崗位所有的工作內容進(jìn)行總結性的表述;一種就是比較詳細的描述，通過(guò)詳細的分析，匯總出該崗位的所有工作任務(wù)，把這些工作任務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)輕重或者是時(shí)間長(cháng)短的分門(mén)別類(lèi)，然后對各個(gè)類(lèi)別再進(jìn)行二次分解，把該崗位的內容分解到能夠清晰闡述一個(gè)事件甚至是一個(gè)具體的動(dòng)作。在這個(gè)過(guò)程中關(guān)鍵是要先了解所有的業(yè)務(wù)，以及業(yè)務(wù)的具體情況，然后再進(jìn)行分解，這樣才能夠使得崗位的價(jià)值、崗位的重點(diǎn)一一體現。
4、工作權限如何規定。
其實(shí)每個(gè)崗位的每一條工作內容都隱藏著(zhù)一個(gè)工作權限，但是由于這些權限并不會(huì )發(fā)揮作用，往往不會(huì )被撰寫(xiě)人員關(guān)注。但是關(guān)鍵任務(wù)中的工作權限，需要在崗位說(shuō)明書(shū)中體現，這不僅僅能夠體現該崗位工作重點(diǎn)，而且能夠為這項工作的開(kāi)展起到約束和推動(dòng)作用。
5、任職資格如何填寫(xiě)。
任職資格包括工作年限、工作經(jīng)驗、工作知識、學(xué)歷背景、技術(shù)能力、工作環(huán)境等等方面的內容，我們在填寫(xiě)的過(guò)程當中往往會(huì )忽視這一方面的內容，或者就是按照當前本崗位人員的現狀來(lái)填寫(xiě)這個(gè)內容。這項內容與招聘、培訓、員工職業(yè)發(fā)展規劃有非常緊密的聯(lián)系，倘若工作分析做得不夠細致，這個(gè)內容可以不先考慮，不過(guò)我們可以參照當前崗位人員的能力現狀進(jìn)行分析。配合我們進(jìn)行的工作內容調整撰寫(xiě)培訓要求和崗位技能要求是非�？扇〉姆椒�。
撰寫(xiě)中要注意的問(wèn)題
1、部門(mén)職責分解要充分、完全
要對部門(mén)所有職位職責進(jìn)行匯總合并，與部門(mén)職責對比，然后明確職位責任進(jìn)行填充;同一部門(mén)職責，不同層級的崗位可能擔任的責任不同，我們必須進(jìn)行分級詳細描述，做到充分完全。
2、工作領(lǐng)域的劃分要合理
準確理解崗位的主要職責，參考部門(mén)工作領(lǐng)域對本崗位進(jìn)行劃分。如本崗位是負責部門(mén)工作領(lǐng)域中的單個(gè)領(lǐng)域，根據具體的職責用合并屬性同類(lèi)項的形式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。
3、崗位說(shuō)明書(shū)要規范、準確、全面
崗位說(shuō)明書(shū)需要按照“動(dòng)詞+內容+目的”的方式進(jìn)行規范、準確、全面的描述，做到不重復、無(wú)交叉，以體現職位價(jià)值，作為提取績(jì)能衡量的標準。
4、崗位說(shuō)明書(shū)要保持更新?tīng)顟B(tài)
一旦環(huán)境、技術(shù)、崗位要求發(fā)展變化，崗位說(shuō)明書(shū)要做及時(shí)的調整更新，方能起到實(shí)時(shí)有效的指導作用。
5、崗位說(shuō)明針對的是職位，不是個(gè)人
6、基本素質(zhì)和知識、技能不能混淆、重疊
要對基本素質(zhì)和知識、技能作出明確規定，描述什么是基本素質(zhì)，什么是知識，什么是技能時(shí)要認真檢查，核實(shí)沒(méi)混淆、重疊。
五、崗位說(shuō)明書(shū)編制流程
為了節約編制崗位說(shuō)明書(shū)的成本，其結果可能是浪費更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點(diǎn)也馬虎不得。一份科學(xué)的崗位說(shuō)明書(shū)出爐，通常遵循著(zhù)這樣的流程：
1、在開(kāi)展編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理應和相關(guān)高層領(lǐng)導進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導率先樹(shù)立崗位責任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。
2、編寫(xiě)過(guò)程中，各部門(mén)的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓、指導和審核。
3、人力資源部可靈活選用問(wèn)卷調查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀(guān)察法等方法，進(jìn)行認真的工作分析和調查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標、工作條件、上下級關(guān)系、對內對外的聯(lián)系、任職資格等要素。
4、崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì )給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫(xiě)出規范的崗位說(shuō)明書(shū)后，還應建立起崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。
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