什么是合同管理制度

　　合 同 管 理 制 度

　　第一條 為了加強公司合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，預防合同糾紛，維護公司的合法權益，提高公司的經(jīng)濟效益，根據《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規，制定本制度。

　　第二條 本制度所稱(chēng)的合同，是指公司與其他合同法律關(guān)系主體簽訂的各類(lèi)合同。

　　公司與員工所簽訂的勞動(dòng)合同適用公司勞動(dòng)管理規章制度;公司勞動(dòng)管理規章制度沒(méi)有規定的，適用本制度。

　　第三條 本制度所稱(chēng)的合同管理，是指公司對合同各環(huán)節進(jìn)行審查、監督、管理，包括對意向接觸、資信調查、商務(wù)談判、合同簽訂、履行與變更、解除以及糾紛處理等合同全過(guò)程的管理和合同檔案管理。

　　第四條 公司對合同實(shí)行總經(jīng)理主管、合同承辦部門(mén)分管的合同管理體制。合同承辦部門(mén)內部實(shí)行部門(mén)領(lǐng)導負責制。

　　第五條 總經(jīng)理為公司合同管理的行政主管、負責對公司各部門(mén)的合同工作進(jìn)行安排、協(xié)調和檢查、監督，依照公司章程規定的程序和權限審批合同，并履行以下職責：

　　一、制定、完善公司合同管理規章制度;

　　二、進(jìn)行員工培訓，總結推廣合同管理工作經(jīng)驗，通報合同管理中出現的問(wèn)題和規避方法;

　　三、監督、指導、協(xié)助合同承辦部門(mén)及人員依法洽談或完善合同，參與公司重大合同的可行性調查、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、談判、簽約;

　　六、檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦部門(mén)及人員解決合同履行中出現的問(wèn)題;對外處理合同糾紛事宜。

　　第六條 公司各職能部門(mén)在自己的業(yè)務(wù)范圍內或按照總經(jīng)理的安排，具體實(shí)施合同的簽訂、履行時(shí)為合同承辦部門(mén)。合同承辦部門(mén)的具體職責是：

　　一、具體實(shí)施合同的可行性調查、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、談判;

　　二、依法完成擬簽訂合同的規范文本，對已簽訂的合同提出變更、解除意見(jiàn);

　　三、保證合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善和不合法的合同出現;

　　四、針求合同所涉有關(guān)職能部門(mén)及人員的意見(jiàn)，并交總經(jīng)理審批;

　　五、負責執行所簽訂的合同和總經(jīng)理交辦的其他合同，及時(shí)掌握和檢查合同履行情況，及時(shí)向總經(jīng)理通報合同履行情況;

　　六、及時(shí)向總經(jīng)理通報合同簽訂和履行中發(fā)生的問(wèn)題，并提出糾正意見(jiàn)和解決方案;

　　七、參加合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟;

　　八、制止公司各部門(mén)及人員和個(gè)人利用合同進(jìn)行違法和損害公司利益的活動(dòng);

　　九、完成總經(jīng)理交辦的其他工作。

　　第七條 除合同承辦部門(mén)以外的公司各職能部門(mén)及人員在自己的業(yè)務(wù)范圍內，對合同承辦部門(mén)承辦的合同及時(shí)提出意見(jiàn)，積極配合合同承辦部門(mén)簽訂、履行合同，及時(shí)出具有關(guān)憑證、材料，并完成總經(jīng)理交辦的其他工作。

　　第八條 合同檔案管理員負責對合同建檔、保管，負責合同檔案文件的調用、借閱。

　　第九條 簽訂合同必須遵守國家法律、法規，認真貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、誠實(shí)信用”的原則。

　　第十條 凡屬于本制度規定的合同，除及時(shí)清結者外，都必須簽訂書(shū)面合同。嚴禁口頭協(xié)議和非正式書(shū)面協(xié)議。嚴禁合同履行在先，簽訂在后的現象發(fā)生。

　　第十一條　在合同簽訂前，合同承辦部門(mén)及人員應對合同對方當事人的營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證書(shū)、資信狀況等進(jìn)行調查、驗證，驗明合同對方當事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查對方當事人的資信狀況及履約能力，審查合同對方主辦人員是否有代理權及其范圍、有效期和真實(shí)性，審查對方使用的印鑒是否合法與真實(shí)有效，并保存有關(guān)資料。

　　對方當事人是自然人的，應要求其簽名和按指印，拒絕其在合同上使用印章。

　　第十二條 合同須由公司法定代表人或其委托人的方可簽訂。由委托代理人簽訂的，不得超越代理權限，不得與自己代理的其他人簽訂合同。無(wú)法定代表人的授權委托，任何人不得對外簽訂合同。

　　禁止利用合同為本人或本人親屬、朋友謀取私利。

　　禁止利用合同損害公司利益。

　　第十三條 公司實(shí)行重大合同的洽談準備會(huì )制度，由承辦部門(mén)報請總經(jīng)理招集各有關(guān)部門(mén)和人員，根據公司經(jīng)營(yíng)的策略和意圖制定談判原則和方案，指定談判人員與對方談判。

　　其他合同由承辦部門(mén)及人員制定談判的主要內容，報總經(jīng)理批準后與對方談判;必要時(shí)總經(jīng)理可參與談判或指定其他部門(mén)和人員參與談判。

　　第十四條 合同主要條款商定后，由承辦部門(mén)及人員負責起草合同文本，并將合同文本草稿及相關(guān)資料一并報請總經(jīng)理審批。

　　第十五條 合同文本應做到條款齊全、責任明確、邏輯性強、文字表達清楚。簽訂的合同應由雙方當事人加蓋騎縫印章。

　　第十六條 合同依法簽訂后即具有法律效力。各有關(guān)部門(mén)和人員必須認真履行合同，嚴格執行，確保公司信譽(yù)。

　　第十七條 有關(guān)合同履行中的書(shū)面簽證、來(lái)往信函、文書(shū)、電報等均為合同的組成部分，合同承辦部門(mén)及人員應及時(shí)、積極地收集整理、保存，及時(shí)審閱并制定對策，及時(shí)向總經(jīng)理報告。

　　第十八條 財務(wù)部門(mén)及人員收付合同款項時(shí)，對時(shí)間、金額和收付方式等均應有準確的記錄，并及時(shí)通知合同承辦部門(mén)和報告總經(jīng)理。

　　第十九條 合同承辦部門(mén)及其他職能部門(mén)，對合同履行過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題應及時(shí)向總經(jīng)理報告 ，及時(shí)采取措施，減少或避免經(jīng)濟損失。

　　第二十條 對合同履行過(guò)程中的違約情況或違反合同的干擾事由，合同承辦部門(mén)及人員應及時(shí)查明原因，認真收集調取和保存證據，并及時(shí)、合理、準確地向對方提出索賠報告;

　　公司各職能部門(mén)及人員接到對方的索賠報告后應及時(shí)報告總經(jīng)理并及時(shí)與對方協(xié)商。

　　第二十一條 重大合同糾紛，由合同承辦部門(mén)及人員制定解決方案，報總經(jīng)理審批后執行。

　　第二十二條 合同簽訂后，經(jīng)雙方協(xié)商一致或遇到法律、法規規定的情況和合同約定的情況，可以變更、解除合同。變更、解除合同的程序，與合同簽訂的程序相同。

　　在合同簽訂后如發(fā)現對方有預期違約、根本違約、或其履行能力明顯下降等情況的，合同承辦部門(mén)及人員須報告總經(jīng)理，以及時(shí)決定是否解除合同，維護公司利益。

　　第二十三條 公司各部門(mén)和人員接到對方要求變更或解除合同以及索賠的文件、信函、電報后，必須及時(shí)報告總經(jīng)理處理。禁止各部門(mén)及人員簽收與自己業(yè)務(wù)范圍無(wú)關(guān)的上述文件。

　　第二十四條 所有合同均由檔案管理員建檔管理。

　　第二十五條 合同簽訂后，合同文本原件和與簽訂、履行、變更、解除合同有關(guān)的信函、電報、電話(huà)記錄，視聽(tīng)資料、圖表、傳真資料、數據電文以及相關(guān)憑證的原件、復印件等所有資料，都必須及時(shí)交由合同檔案管理員歸檔管理。合同承辦部門(mén)及人員和人員不得私自保管合同文本及相關(guān)資料原件。

　　第二十六條 合同檔案管理員應對合同進(jìn)行統一編號管理，合同文本及相關(guān)資料應完備、整齊。每一份合同檔案均應填寫(xiě)備考表一份，記載合同名稱(chēng)、當事人情況、簽約時(shí)間、地點(diǎn)、檔案內材料目錄、檔案內材料借閱、調用情況登記以及合同履行情況等事項。備考表的填寫(xiě)應字跡清楚、準確及時(shí)。

　　第二十七條 合同檔案內材料，均須由行政部負責人簽字批準方可借閱、調用和復制。調用檔案資料原件的，必須制作復制件，并由調用人簽名后存檔備查。合同檔案管理員必須做好登記、檢查工作，嚴防檔案資料丟失和篡改。

　　第二十八條 合同檔案管理員應建立合同檔案管理臺帳，記載合同編號、合同名稱(chēng)、簽約日期、承辦部門(mén)及人員、對方當事人名稱(chēng)、合同標的、履行情況等事項，以能準確、方便的查閱合同檔案資料，及時(shí)快捷的統計有關(guān)合同信息。

　　合同臺賬的填寫(xiě)應字跡清楚、準確、及時(shí)。

　　第二十九條 合同檔案資料必須在合同履行完畢后或糾紛解決完畢后，系統整理，裝訂歸檔，并按以下期限保管。

　　1、短期(15年)：購銷(xiāo)、加工承攬、貨物運輸、租賃借款、財產(chǎn)保險、供用電等合同檔案。

　　2、長(cháng)期(30年)：聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、租貨經(jīng)營(yíng)、科技、建筑安裝等合同檔案。

　　3、永久：公司重大項目勘察、設計、安裝、建設合同以及特別重大的其他合同。

　　合同檔案的保管期限由行政部負責人以上述條件確定后簽署意見(jiàn)，由檔案管理員按簽署的保管期限保管。

　　第三十條 合同洽談、簽訂人員應具有相應的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)知識，遵紀守法。嚴禁借工作之便收受賄賂、假公濟私。嚴禁簽訂違法合同、無(wú)效合同和執行后不利于公司的合同。

　　第三十一條 任何部門(mén)和個(gè)人均有權檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)和損害公司利益活動(dòng)的行為。對于檢舉揭發(fā)的有功人員，依國家規定和公司有關(guān)獎懲制度予以獎勵并負責保密。

　　第三十二條 公司各部門(mén)及人員應將合同的管理作為日常工作的重要內容之一，并列入考核范圍。

　　第三十三條 公司對具備下列條件之一的部門(mén)和人員應給予獎勵：

　　一、在合同履行過(guò)程中，發(fā)現重大問(wèn)題并積極采取補救措施，免遭重大損失的;

　　二、在合同履行過(guò)程中，發(fā)現重大缺陷使公司利益免遭重大損失的;

　　三、揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違章、違法、犯罪行為和利用合同損害公司利益行為的;

　　四、在合同管理工作中認真負責，做出突出貢獻的;

　　五、其他應予獎勵的。

　　第三十四條 有下列情形之一者，應根據情況追究有關(guān)人員的行政、經(jīng)濟責任直至法律責任：

　　一、簽訂的合同條款不全，造成經(jīng)濟損失的;

　　二、在合同簽訂過(guò)程中，違反本制度規定，玩忽職守，給公司造成損失的;

　　三、未經(jīng)授權或超越代理權限，不依規定程序濫簽合同，簽訂無(wú)效合同，給公司造成損失的;

　　四、在合同履行過(guò)程中不負責任，致使合同不能正常履行，或發(fā)生合同糾紛不及時(shí)報告和采取措施，給公司造成損失的;

　　五、因管理不善，丟失、毀損合同文本及資料，給公司造成損失的;

　　六、在簽訂、履行合同過(guò)程中，利用職權和工作之便，索賄受賄、徇私舞弊，致使公司利益受到損害的;

　　七、故意簽訂損害公司利益合同的;

　　八、其他失職行為造成重大經(jīng)濟損失的。

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