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怎么建立合同管理制度
怎么建立合同管理制度?下面小編就為大家帶來(lái)建立合同管理制度的方法，歡迎閱讀。
建立合同管理制度的步驟
一、明確合同管理機構
大、中型企業(yè)通過(guò)法律事務(wù)機構作為統一的合同管理機構，配備專(zhuān)職的管理人員進(jìn)行合同管理是最佳選擇;小型企業(yè)則可指定某個(gè)綜合部門(mén)如計劃科、經(jīng)營(yíng)科負責合同管理工作，并視需要配備專(zhuān)職或兼職的管理人員。
在合同管理體制上，應采取統一歸口管理與分類(lèi)專(zhuān)項管理相結合的形式。即由企業(yè)法律事務(wù)機構全面負責企業(yè)合同管理的各項工作，對本企業(yè)的合同實(shí)行統一管理。同時(shí)，在企業(yè)的銷(xiāo)售、供應、基建、技術(shù)、設備等有合同業(yè)務(wù)的部門(mén)，視需要設專(zhuān)職、兼職合同管理人員，分類(lèi)專(zhuān)項管理本專(zhuān)業(yè)的合同。
二、明確合同管理機構和人員的職責
根據有關(guān)法規、規章及現實(shí)生活中的做法，企業(yè)合同管理機構、管理人員及合同承辦人員應分別履行如下職責：
(1)合同管理機構的主要職責
�、僦贫ň唧w的合同管理制度;
�、谛麄饔嘘P(guān)法律、法規和專(zhuān)業(yè)知識，總結推廣合同管理工作經(jīng)驗;
�、鄢袚苯庸芾淼挠嘘P(guān)業(yè)務(wù)工作;
�、軐彶楹贤�，防止不完善或不合法的合同出現，制止單位或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng);
�、荼O督、檢查有關(guān)部門(mén)簽訂、履行合同的情況，并定期向本單位負責人匯報;
�、薮肀酒髽I(yè)參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟活動(dòng);
(2)合同管理人員主要職責
�、賲f(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參加重大合同的談判、起草與簽訂;
�、趯彶楹贤�，防止不完善或不合法的合同出現;
�、蹤z查合同履行情況，協(xié)助 合同承辦人中處理合同執行中的問(wèn)題和糾紛;
�、軙�(huì )同合同承辦人員輸有關(guān)合同文書(shū)，并負責建立合同檔案;
�、葜浦共环戏�、法規規定的合同行為，并及時(shí)向合同管理機構和單位負責人報告;
�、抟婪▍⒓訉贤m紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟。
(3)合同承辦人員的主要職責
�、俅砥髽I(yè)在授權范圍內簽訂、變更、解除合同;
�、谔嵴堄嘘P(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;
�、蹤z查所簽訂合同的履行情況;
�、芗皶r(shí)向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的問(wèn)題，并同時(shí)提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和建議，必要時(shí)可直接向單位負責人匯報;
�、菀婪▍⒓訉贤m紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟;
�、薇９芎煤贤谋炯芭c履行、變更 、解除合同有關(guān)的文件，及時(shí)交送合同管理人員歸檔。
三、建立健全企業(yè)各項合同管理制度
企業(yè)法律事務(wù)機構應根據國家有關(guān)法律、法規，結合本單位的實(shí)際情況，制定各項合同管理制度。
(1)合同歸口管理制度
合同歸口管理制度即對企業(yè)合同實(shí)行由企業(yè)法律事務(wù)機構全面、統一管理的制度。內容包括確定合同管理機構及其職責;規定合同管理的原則和基本內容;規定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求以及對合同管理人員與合同承辦人員的考核獎懲等。
(2)合同分類(lèi)專(zhuān)項管理制度
企業(yè)法律事務(wù)機構應根據本企業(yè)合同的種類(lèi)和特點(diǎn)，在合同歸口管理制度的基礎上，制定各類(lèi)合同的分類(lèi)專(zhuān)項管理制度。包括專(zhuān)項管理機構和管理人員及其職責;管理原則、程序和要求;對管理人員的考核、獎懲等內容。
(3)合同授權委托制度
企業(yè)對外簽訂合同，應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權，任何人不得以企業(yè)名義對外簽訂合同。
法定代表人授權代理人簽訂合同，必須采用書(shū)面形式，由法定代表人簽發(fā)授權委托書(shū)，規定明確的授權范圍、代表權限和有效期限。
(4)合同的審查制度
合同的專(zhuān)業(yè)性、法律性很強，內容復雜，特別是一些重大合同，能否正確地簽訂履行，對企業(yè)關(guān)系極大。因此，必須經(jīng)過(guò)審慎、嚴密的審查，方能對外簽訂。合同的審查制度就是規定企業(yè)各有關(guān)部門(mén)在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準、審查時(shí)限，保證合同正確簽訂履行的制度。
(5)合同的公證制度
在訂立一些重大合同時(shí)，可依法辦理公證，以使合同更具合法性、證據力，使合同內容趨于完備，為合同順利履行打好基礎。為此，企業(yè)法律事務(wù)機構應制定相應的管理制度，加強對合同公證工作的管理。
(6)合同專(zhuān)用章管理制度
合同專(zhuān)用章是企業(yè)簽訂合同時(shí)專(zhuān)門(mén)使用的'印章。合同專(zhuān)用章使用管理制度的主要內容包括：企業(yè)簽訂一切合同都必須使用合同專(zhuān)用章;合同專(zhuān)用章由專(zhuān)人使用、保管;合同專(zhuān)用章應由合同歸口管理部門(mén)編號、備案;合同專(zhuān)用章刻制的申請、審批手續;對濫用合同專(zhuān)用章或合同專(zhuān)用章管理不善的責任者的處理等。
(7)合同臺帳及統計報表制度
合同臺帳及統計報表制度，即建立合同管理臺帳及有關(guān)統計報表，對合同編號、標的類(lèi)別、標的名稱(chēng)、雙方當事人、標的的規格和數量、交付期限、執行記錄、欠交數量等情況進(jìn)行登記，以便隨時(shí)掌握合同訂立及履行情況。
合同臺帳主要有：合同執行情況進(jìn)度表;合同簽訂情況進(jìn)度表。
(8)合同歸口檔制度
必須制定嚴格的歸檔制度，妥善保管合同。合同依法簽訂后，合同承辦人員應將合同正本交單位合同管理人員保管，合同副本留承辦人員備用，必要時(shí)抄送、抄報有關(guān)部門(mén);合同管理人員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的文書(shū)也要附在合同卷內歸檔;履行完畢的合同，按會(huì )計檔案保管期限保管。
(二)直接管理合同業(yè)務(wù)
由企業(yè)合同管理部門(mén)直接管理的合同業(yè)務(wù)包括以下幾個(gè)方面：
(1)授權委托書(shū)的管理
簽訂合同的授權委托書(shū)是由法定代表人簽發(fā)的授權合同業(yè)務(wù)人員代表企業(yè)簽訂合同的資格證書(shū)。合同業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過(guò)嚴格的法律及合同業(yè)務(wù)知識培訓并考試合格，同時(shí)具備相應的政治素質(zhì)，方可取得該委托書(shū)。
授權委托書(shū)必須明確代理人的姓名、單位名稱(chēng)，代理事項、代理權限和有效期限，由法定代表人簽名并且加蓋企業(yè)公章。合同業(yè)務(wù)人員的授權范圍應由企業(yè)法律事務(wù)機構提出審核意見(jiàn)報企業(yè)領(lǐng)導人確定，還應與業(yè)務(wù)人員的工作崗位職責相一致。授權委托書(shū)的印制應由企業(yè)法律事務(wù)機構統一管理。
合同承辦人員外出簽訂合同應持有授權委托書(shū)，無(wú)授權或授權不明不能簽訂合同。
(2)合同專(zhuān)用章的管理
合同專(zhuān)用章的管理主要有以下內容：
�、俸贤瑢�(zhuān)用章的刻制應由企業(yè)法律事務(wù)機構審查并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導同意，然后到當地公安機關(guān)辦理審批手續。
�、诮⒑贤瑢�(zhuān)用章使用臺帳，對合同專(zhuān)用章的使用情況進(jìn)行登記。
�、劢⑾鄳暮贤瑢�(zhuān)用章管理制度。
(3)建立合同管理臺帳及統計報表
企業(yè)法律事務(wù)機構對直接起草、審查的合同，應建立合同管理臺帳及統計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛等情況進(jìn)行登記。
(4)對起草和審查的合同進(jìn)行歸檔
企業(yè)法律事務(wù)機構對起草和審查的合同應交合同管理人員逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的文書(shū)、電報和圖表及企業(yè)法律顧問(wèn)出具的法律意見(jiàn)書(shū)也要附在合同卷內歸檔。
(5)宣傳合同法律知識，培訓合同業(yè)務(wù)人員
合同業(yè)務(wù)人員，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要經(jīng)辦人，必須掌握合同法律知識，懂得如何依法訂立、履行合同，如何正確解決合同糾紛。企業(yè)法律事務(wù)機構應結合國家普法教育，作好合同法及相關(guān)法律、法規的宣傳與貫徹工作。對從事合同管理及供銷(xiāo)工作的業(yè)務(wù)員，應進(jìn)行崗前學(xué)習培訓。
(三)對合同管理情況進(jìn)行監督檢查
監督檢查的內容主要有四個(gè)方面：
(1)對合同法及有關(guān)合同法規、規章在企業(yè)中貫徹執行的情況進(jìn)行監督檢查，對違法違紀的合同行為及時(shí)制止、糾正，以保證國家法律、法規的貫徹實(shí)施。
(2)對企業(yè)合同管理制度的執行情況進(jìn)行監督檢查，對違反制度的行為及時(shí)制止、糾正，并嚴格考核，對合同管理中出現的新情況、新問(wèn)題進(jìn)行分析研究，不斷修改、完善各項合同管理制度。
(3)對簽訂、履行合同的情況進(jìn)行監督檢查，預防合同糾紛的發(fā)生，提高合同履約率。為了提高合同的履約率，減少合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，企業(yè)法律顧問(wèn)對企業(yè)合同的簽訂必須認真監督檢查，嚴格把關(guān)，發(fā)現違法違紀、損害企業(yè)利益、社會(huì )公共利益的簽約行為，應及時(shí)加以糾正和制止。合同生效后，要及時(shí)檢查履行情況。對履行中出現的問(wèn)題，要及時(shí)調查處理。如果發(fā)現合同確實(shí)不能履行，應及時(shí)采取補救措施，減輕或者避免損失，并按照法律規定追究違約者的責任。
(4)對合同糾紛的解決情況進(jìn)行監督檢查。合同發(fā)生糾紛時(shí)，企業(yè)法律事務(wù)機構應及時(shí)提出解決的辦法，直接或協(xié)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行處理，并對糾紛解決情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現損害企業(yè)合法權益的行為，應及時(shí)加以糾正和制止。
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