會(huì )議紀要的分類(lèi)與寫(xiě)作
會(huì )議紀要的分類(lèi)主要有兩種分類(lèi)方法。一是從會(huì )議出席人員來(lái)劃分，有全體會(huì )議紀要、辦公會(huì )議紀要、例會(huì )會(huì )議紀要。工作會(huì )議紀要、聯(lián)席會(huì )議紀要等。二是從會(huì )議紀要的內容上劃分，有決議型會(huì )議紀要、部署型會(huì )議紀要、務(wù)虛型會(huì )議紀要、學(xué)術(shù)型會(huì )議紀要等。會(huì )議紀要可以上報，也可以下發(fā)，但它的發(fā)放范圍比較窄，一般只發(fā)與會(huì )議紀要的內容有關(guān)的單位。
會(huì )議紀要的發(fā)布形式有三種:一是用專(zhuān)用版頭印發(fā);二是用通用版頭印發(fā);三是用其他形式印發(fā)。會(huì )議紀要的種類(lèi)較多，會(huì )議紀要的寫(xiě)法大同小異，都要做到開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，實(shí)事求是，對問(wèn)題的處理恰當，表述準確，觀(guān)點(diǎn)鮮明，語(yǔ)言生動(dòng)，文字簡(jiǎn)練，格式規范。
會(huì )議紀要一般由會(huì )議紀要的版頭、發(fā)文字號、標題、成文日期、正文、參加會(huì )議人員、發(fā)送(收文)單位等部分組成。
版頭。會(huì )議紀要一般用會(huì )議紀要的專(zhuān)用版頭印發(fā)，很少用通用版頭和其他形式印發(fā)。其專(zhuān)用版頭，根據會(huì )議紀要的分類(lèi)確定版頭形式。在黨的機關(guān)，常用的會(huì )議紀要分類(lèi)及版頭有:“中共x x常委會(huì )議紀要“、“中共x x委員會(huì )會(huì )議紀要”、“中共x x委常委辦公會(huì )議紀要”;在行政機關(guān)，常用的會(huì )議紀要分類(lèi)及版頭有:“x x人民政府辦公會(huì )議紀要”、“x x人民政府x長(cháng)會(huì )議紀要”，“x x x辦公會(huì )議紀要”等。其字體大小，與通用的版頭(發(fā)文機關(guān)標識)制作標準相同。
發(fā)文字號。是指會(huì )議紀要的發(fā)文字號，由紀要類(lèi)別、年份及順序號組成，紀要類(lèi)別又由組織機構所在地方代字、機構與會(huì )議簡(jiǎn)稱(chēng)、“紀要”三部分組成，比如，“x常會(huì )紀要[2002]4號”。用會(huì )議紀要專(zhuān)用版頭印發(fā)的會(huì )議紀要，也可以省略紀要類(lèi)別，比如“[2002]36次”，因為版頭是專(zhuān)用的，不會(huì )發(fā)生歧義。需要引用時(shí)，連版頭與發(fā)文字號一起引用。
標題。會(huì )議紀要的標題有兩種形式:一是“會(huì )議紀要”前加會(huì )議主題，比如，《關(guān)于發(fā)展文化產(chǎn)業(yè)的會(huì )議紀要》。這種標題，適用于聯(lián)席會(huì )議紀要、二是“紀要”前加會(huì )議名稱(chēng)，比如《x x人民政府第8次辦公會(huì )議紀要》。這種標題，適用于機關(guān)、單位獨立召開(kāi)的會(huì )議形成的會(huì )議紀要。一般情況下，用專(zhuān)用版頭印發(fā)的會(huì )議紀要，沒(méi)有標題，在橫隔線(xiàn)之下空兩行直接撰寫(xiě)正文。
成文日期。會(huì )議紀要有標題的，須標注成文日期，居中標注在標題之下;無(wú)標題的，不標注成文日期。
正文。一般有開(kāi)頭、主體兩個(gè)部分，有的還有結尾部分。
開(kāi)頭部分。簡(jiǎn)明扼要地撰寫(xiě)會(huì )議的概況，主要包括會(huì )議的目的、主題、召集單位及主持人，會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、參加單位及參加人員，會(huì )議就什么問(wèn)題進(jìn)行了討論，哪些領(lǐng)導干部到會(huì )并在會(huì )議上講了活、發(fā)了言或進(jìn)行了總結，會(huì )議的效果等。然后以過(guò)渡語(yǔ)“會(huì )議議定了以下事項”承上啟下。
主體部分。撰寫(xiě)會(huì )議研究的問(wèn)題、討論的意見(jiàn)、議定的事項或作出的決定等。議定的事項包括對會(huì )議研究問(wèn)題的處理意見(jiàn)、今后的工作任務(wù)及實(shí)施措施和要求等。
主體部分是會(huì )議紀要的核心，在撰寫(xiě)之前，要認真地做好會(huì )議記錄，作為撰寫(xiě)會(huì )議紀要的依據。要根據會(huì )議的內容，認真進(jìn)行綜合分析、概括提煉和加工整理，把會(huì )議的主要精神和成果反映出來(lái)。其結構安排有四種方法：①按會(huì )議研究的內容(問(wèn)題)的順序撰寫(xiě)，逐個(gè)說(shuō)明會(huì )議研究的問(wèn)題及處理意見(jiàn)和作出的決定等。這種方法符合綜合性會(huì )議的會(huì )議紀要，一個(gè)一個(gè)問(wèn)題分開(kāi)寫(xiě)明、寫(xiě)清為止。②把會(huì )議研究的內容(問(wèn)題)歸納分類(lèi)，然后分項撰寫(xiě)。這種方法符合重要的座談會(huì )、學(xué)術(shù)會(huì )議、研討會(huì )和會(huì )議內容比較復雜的工作會(huì )議的會(huì )議紀要。③按事物發(fā)展的規律來(lái)寫(xiě)。這種方法符合專(zhuān)題或專(zhuān)門(mén)性會(huì )議的會(huì )議紀要。一般包括對過(guò)去工作的評價(jià)、對當前形勢的分析、對未來(lái)工作的總要求和總任務(wù)以及應采取的措施等。④按專(zhuān)題分項進(jìn)行撰寫(xiě)。這種方法適用于研究具體工作的會(huì )議紀要，即會(huì )議研究的議題所涉及的事項要一一交待清楚，包括對研究事項的定性和處理意見(jiàn)等。每一個(gè)部分或每一個(gè)自然段的開(kāi)頭，可以用序數，也可以用冠以會(huì )議紀要的專(zhuān)用開(kāi)頭語(yǔ)，比如，“會(huì )議認為”、“會(huì )議強調”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議指出”、“大家提出”等。
結尾部分。一般包括提出希望、號召和貫徹會(huì )議精神的要求。全局性、綜合性的會(huì )議紀要可寫(xiě)結尾部分;一般的會(huì )議紀要，主體部分寫(xiě)完，正文自然結束，沒(méi)有結尾部分。
會(huì )議紀要的正文部分撰寫(xiě)，還應做到以下四點(diǎn):①中心突出。各類(lèi)會(huì )議的`紀要，都要做到中心突出，抓住會(huì )議所解決的主要問(wèn)題，形成會(huì )議紀要的中心和要點(diǎn);切不可面面俱到，但不能對會(huì )議解決的問(wèn)題、議定的事項有遺漏。②方法得當。起草會(huì )議紀要的同志要親自參加會(huì )議，并認真做好會(huì )議記錄，詳細地占有材料。要注意記錄正確的意見(jiàn)和結論性、表態(tài)性、議決性、總結性發(fā)言，將正確的意見(jiàn)、議決性意見(jiàn)寫(xiě)人紀要之中。對于有分歧的意見(jiàn)，除學(xué)術(shù)性會(huì )議紀要、務(wù)虛性會(huì )議紀要外，不能寫(xiě)入會(huì )議紀要之中。③結構嚴謹。正文部分的布局要合理，層次清楚，并做到條理化、理論化。一個(gè)部分的內容寫(xiě)完之后，再寫(xiě)另一個(gè)部分的內容，做到文題一致，邏輯嚴密。④實(shí)事求是。會(huì )議紀要要忠實(shí)于會(huì )議的內容，不能違背會(huì )議的內容隨心所欲地增減或更換內容，不能把與會(huì )人員個(gè)人的觀(guān)點(diǎn)寫(xiě)進(jìn)會(huì )議紀要，更不能把記錄人員或起草人員的意見(jiàn)寫(xiě)進(jìn)會(huì )議紀要。對于不正確的意見(jiàn)、未確定的意見(jiàn)不能寫(xiě)進(jìn)會(huì )議紀要。
參加會(huì )議的人員。在通用版頭發(fā)布的會(huì )議紀要中，參加會(huì )議的單位及人員在正文的開(kāi)頭部分撰寫(xiě);在專(zhuān)用版頭發(fā)布的會(huì )議紀要中，參加會(huì )議人員在正文之后一一寫(xiě)明，縱向排列，包括“出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄人”。人員的姓名要用全稱(chēng)。
發(fā)送單位。一般在主題詞之下、印制版記之上標注。發(fā)送單位，包括主送單位和抄送單位，可以用統稱(chēng)，也可以用特稱(chēng)。
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