會(huì )議記錄的格式

　　在各種形式、各種主題的會(huì )議越來(lái)越多的今天，會(huì )議紀要作為會(huì )議后該如何操作以及之后處理問(wèn)題的依據，越來(lái)越被會(huì )議組織者所重視，會(huì )議紀要究竟有怎樣的標準格式?會(huì )議紀要與通常說(shuō)的會(huì )議記錄有什么不同?恐怕很多人都并不清楚。

　　會(huì )議紀要是用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項的公文，具有紀實(shí)性、概括性、條理性的特點(diǎn)，對企事業(yè)單位、機關(guān)團體都適用。

　　會(huì )議紀要標準格式的結構形式包括以下幾點(diǎn)：

　　會(huì )議紀要的標題

　　有兩種格式：一是，會(huì )議名稱(chēng)加紀要，也就是在“紀要”兩個(gè)字前寫(xiě)上會(huì )議名稱(chēng)。如，全國財貿工會(huì )工作會(huì )議紀要;又如，吉林省工商行政管理局長(cháng)會(huì )議紀要。會(huì )議名稱(chēng)可以寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng)，也可以用開(kāi)會(huì )地點(diǎn)做為會(huì )議名稱(chēng)。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會(huì )紀要，又如，鄭州會(huì )議紀要。二是，把會(huì )議的主要內容在標題里揭示出來(lái)，類(lèi)似文件標題式的。如，關(guān)于加強紀檢工作座談會(huì )紀要;又如，關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問(wèn)題的會(huì )議紀要。

　　開(kāi)頭部分

　　簡(jiǎn)要介紹會(huì )議概況，其中包括：

　　(1)會(huì )議召開(kāi)的形勢和背景;

　　(2)會(huì )議的指導思想和目的要求;

　　(3)會(huì )議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )人員、主持者;

　　(4)會(huì )議的主要議題或解決什么問(wèn)題;

　　(5)對會(huì )議的評價(jià)。

　　文號、制文時(shí)間

　　文號寫(xiě)在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱(chēng)標出，并用“〔〕”括入，如：〔2004〕67號。辦公會(huì )議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會(huì )中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫(xiě)在標題的正下方。

　　會(huì )議紀要的時(shí)間可以寫(xiě)在標題的下方，也可以寫(xiě)在正文的右下方、主辦單位的'下面，要用漢字寫(xiě)明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

　　正文部分

　　它是紀要的主體部分，是對會(huì )議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。要想寫(xiě)好正文，需注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)要從會(huì )議的客觀(guān)實(shí)際出發(fā)，從會(huì )議的具體內容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。

　　(2)會(huì )議紀要是以整個(gè)會(huì )議的名義表述的，因此，必須概括會(huì )議的共同決定，反映會(huì )議的全貌。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫(xiě)明分歧之所在。

　　(3)要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會(huì )議進(jìn)行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線(xiàn)。

　　(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議強調”、“與會(huì )人員一致表示”等詞語(yǔ)，做為段落的開(kāi)頭語(yǔ)。也有用在段中的，仍起強調的作用。

　　(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強加于人。

　　(6)小型會(huì )議，側重于綜合會(huì )議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。大型會(huì )議內容較多，正文可以分幾部分來(lái)寫(xiě)。常見(jiàn)的有三種：一是概括敘述式;二是分列標題式;三是發(fā)言記錄式。

　　結尾部分

　　一般寫(xiě)法是提出號召和希望。但要根據會(huì )議的內容和紀要的要求，有的是以會(huì )議名義向本地區或本系統發(fā)出號召，要求廣大干部認真貫徹執行會(huì )議精神，奪取新的勝利;有的是突出強調貫徹落實(shí)會(huì )議精神的關(guān)鍵問(wèn)題，指出核心問(wèn)題;有的是對會(huì )議做出簡(jiǎn)要評價(jià)，結合提出希望要求。[1]

　　格式內容

　　1、標題。由"會(huì )議名稱(chēng)+會(huì )議紀要"構成。

　　2、導言。介紹會(huì )議召開(kāi)的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)，參加人，討論的問(wèn)題。

　　3、會(huì )議的成果及議定的事項。應逐項列出。

　　4、希望。

　　會(huì )議紀要標準格式要注意強調突出中心;注意吸收正確意見(jiàn);條理化、理論化;要忠于會(huì )議實(shí)際內容;要認真做好會(huì )議記錄，詳盡地占有材料，并且要認真研究會(huì )議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減;會(huì )議紀要是與會(huì )者共同意志的體現，落款應是全體與會(huì )單位，故不寫(xiě)落款，不加蓋公章，與會(huì )者帶回去執行就行了。

　　與會(huì )議紀要不同，會(huì )議記錄則只是辦公部門(mén)的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會(huì )議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，其記錄活動(dòng)同嚴格意義上的公文寫(xiě)作完全是兩碼事。對會(huì )議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會(huì )議情境的保證。

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