會(huì )議記錄的格式
在各種形式、各種主題的會(huì )議越來(lái)越多的今天,會(huì )議紀要作為會(huì )議后該如何操作以及之后處理問(wèn)題的依據,越來(lái)越被會(huì )議組織者所重視,會(huì )議紀要究竟有怎樣的標準格式?會(huì )議紀要與通常說(shuō)的會(huì )議記錄有什么不同?恐怕很多人都并不清楚。
會(huì )議紀要是用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項的公文,具有紀實(shí)性、概括性、條理性的特點(diǎn),對企事業(yè)單位、機關(guān)團體都適用。
會(huì )議紀要標準格式的結構形式包括以下幾點(diǎn):
會(huì )議紀要的標題
有兩種格式:一是,會(huì )議名稱(chēng)加紀要,也就是在“紀要”兩個(gè)字前寫(xiě)上會(huì )議名稱(chēng)。如,全國財貿工會(huì )工作會(huì )議紀要;又如,吉林省工商行政管理局長(cháng)會(huì )議紀要。會(huì )議名稱(chēng)可以寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng),也可以用開(kāi)會(huì )地點(diǎn)做為會(huì )議名稱(chēng)。如,京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會(huì )紀要,又如,鄭州會(huì )議紀要。二是,把會(huì )議的主要內容在標題里揭示出來(lái),類(lèi)似文件標題式的。如,關(guān)于加強紀檢工作座談會(huì )紀要;又如,關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問(wèn)題的會(huì )議紀要。
開(kāi)頭部分
簡(jiǎn)要介紹會(huì )議概況,其中包括:
(1)會(huì )議召開(kāi)的形勢和背景;
(2)會(huì )議的指導思想和目的要求;
(3)會(huì )議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì )人員、主持者;
(4)會(huì )議的主要議題或解決什么問(wèn)題;
(5)對會(huì )議的評價(jià)。
文號、制文時(shí)間
文號寫(xiě)在標題的正下方,由年份、序號組成,用阿拉伯數字全稱(chēng)標出,并用“〔〕”括入,如:〔2004〕67號。辦公會(huì )議紀要對文號一般不做必須的要求,但是在辦公例會(huì )中一般要有文號,如“第XX期”、“第XX次”,寫(xiě)在標題的正下方。
會(huì )議紀要的時(shí)間可以寫(xiě)在標題的下方,也可以寫(xiě)在正文的右下方、主辦單位的'下面,要用漢字寫(xiě)明年、月、日,如“二〇〇二年八月十六日”。
正文部分
它是紀要的主體部分,是對會(huì )議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。要想寫(xiě)好正文,需注意以下幾點(diǎn):
(1)要從會(huì )議的客觀(guān)實(shí)際出發(fā),從會(huì )議的具體內容出發(fā),抓中心,抓要點(diǎn)。
(2)會(huì )議紀要是以整個(gè)會(huì )議的名義表述的,因此,必須概括會(huì )議的共同決定,反映會(huì )議的全貌。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題,則需要分別論述并寫(xiě)明分歧之所在。
(3)要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會(huì )議進(jìn)行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線(xiàn)。
(4)為了敘述方便,眉目清楚,常用“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議強調”、“與會(huì )人員一致表示”等詞語(yǔ),做為段落的開(kāi)頭語(yǔ)。也有用在段中的,仍起強調的作用。
(5)屬于介紹性文字,筆者可以靈活自由敘述,但屬于引用性文字,必須忠實(shí)于發(fā)言原意,不能篡改,也不可強加于人。
(6)小型會(huì )議,側重于綜合會(huì )議發(fā)言和討論情況,并要列出決議的事項。大型會(huì )議內容較多,正文可以分幾部分來(lái)寫(xiě)。常見(jiàn)的有三種:一是概括敘述式;二是分列標題式;三是發(fā)言記錄式。
結尾部分
一般寫(xiě)法是提出號召和希望。但要根據會(huì )議的內容和紀要的要求,有的是以會(huì )議名義向本地區或本系統發(fā)出號召,要求廣大干部認真貫徹執行會(huì )議精神,奪取新的勝利;有的是突出強調貫徹落實(shí)會(huì )議精神的關(guān)鍵問(wèn)題,指出核心問(wèn)題;有的是對會(huì )議做出簡(jiǎn)要評價(jià),結合提出希望要求。[1]
格式內容
1、標題。由"會(huì )議名稱(chēng)+會(huì )議紀要"構成。
2、導言。介紹會(huì )議召開(kāi)的基本情況,如時(shí)間、地點(diǎn),參加人,討論的問(wèn)題。
3、會(huì )議的成果及議定的事項。應逐項列出。
4、希望。
會(huì )議紀要標準格式要注意強調突出中心;注意吸收正確意見(jiàn);條理化、理論化;要忠于會(huì )議實(shí)際內容;要認真做好會(huì )議記錄,詳盡地占有材料,并且要認真研究會(huì )議的精神,以便對材料正確取舍,合理刪減;會(huì )議紀要是與會(huì )者共同意志的體現,落款應是全體與會(huì )單位,故不寫(xiě)落款,不加蓋公章,與會(huì )者帶回去執行就行了。
與會(huì )議紀要不同,會(huì )議記錄則只是辦公部門(mén)的一項業(yè)務(wù)工作,屬于管理服務(wù)的范疇,它只需忠實(shí)地記載會(huì )議實(shí)況,保證記錄的原始性、完整性和準確性,其記錄活動(dòng)同嚴格意義上的公文寫(xiě)作完全是兩碼事。對會(huì )議記錄而言,音錄、像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄,以之作為記錄內容最大限度地再現會(huì )議情境的保證。
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