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文件筐測評的四個(gè)步驟
文件筐測評(In-Basket Test)，通常又叫公文筐測評，是測評中高級管理人員最常用和最核心的技術(shù)。文件筐測評是讓?xiě)刚咴谙薅〞r(shí)間(通常為1-3小時(shí))內處理事務(wù)記錄、函電、報告、聲明、請示及有關(guān)文件，在只給出背景介紹、日歷、沒(méi)有旁人協(xié)助的情況下回復函電，做出決定，擬寫(xiě)批復。以下是小編整理的文件筐測評的四個(gè)步驟，歡迎查看。
文件筐測評具有以下特點(diǎn)：
1、文件筐測評把應聘者置于模擬的工作情景中去處理公文，兼備了情境模擬技術(shù)和紙筆測驗的優(yōu)點(diǎn)。
2、文件筐測評是一套公文的組合，可以從多個(gè)維度上測評應聘者的勝任能力。
3、文件筐測評高度仿真和接近管理實(shí)戰，是不折不扣的“管理者實(shí)戰演習”。
那么，如何組織并實(shí)施文件筐測評呢?博思創(chuàng )業(yè)根據多年的實(shí)踐經(jīng)驗，總結了文件筐測評的實(shí)施方法和流程，在這里以某省電信企業(yè)為例，向讀者闡述。
項目背景：
2007年，某省電信企業(yè)向全社會(huì )公開(kāi)招聘市分公司副總經(jīng)理一職。博思創(chuàng )業(yè)運用管理能力測試、業(yè)務(wù)知識測驗、性格測試和管理者情商測試等紙筆測驗方式對應聘者進(jìn)行初選，并選擇進(jìn)入文件筐測評階段的人員。
第一步：題目設計
1、確定測評維度
博思創(chuàng )業(yè)通過(guò)工作分析了解市分公司副總經(jīng)理的工作內容，以及完成工作所必須具備的勝任特征;確定測評的六個(gè)核心勝任特征維度，包括計劃能力、決策能力、人際溝通能力、突發(fā)事件處理能力、組織協(xié)調能力和領(lǐng)導能力。
2、編制文件
博思創(chuàng )業(yè)運用關(guān)鍵事件法訪(fǎng)談了部分市公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理，并調閱了市公司日常公文，收集大量的素材。接著(zhù)，博思創(chuàng )業(yè)對素材進(jìn)行篩選、加工，編制與實(shí)際工作活動(dòng)和環(huán)境相適應的測評材料。
例如：
十里溝縣關(guān)于如何應對競爭對手拓展農村市場(chǎng)的請示
秦副總：
最近兩個(gè)月，我縣新增入網(wǎng)用戶(hù)數量不斷減少，用戶(hù)離網(wǎng)率有增加的趨勢。經(jīng)過(guò)調查發(fā)現，這部分用戶(hù)主要集中在農村。
1、在我縣部分鄉鎮，競爭對手投入較大資金新建了部分基站，對現有網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行了擴容與優(yōu)化，從而使得競爭對手的網(wǎng)絡(luò )覆蓋和網(wǎng)絡(luò )信號上了一個(gè)大臺階，并且得到了廣大農村用戶(hù)的認可。
2、競爭對手推出最低價(jià)位180元的定制機，并且買(mǎi)手機立刻就能獲得優(yōu)惠話(huà)費贈送，手機實(shí)際價(jià)格非常低(最低只有50元)，競爭對手的這項舉措在農村反響很大。
3、在渠道上，競爭對手利用“小賣(mài)部”、“村干部”、“小能人”等做代理人，給我們的代辦點(diǎn)造成了不小的沖擊。
面對這種情況，懇請市公司給予相應的幫助和指示，以便盡快搶占農村市場(chǎng)!
十里溝縣公司經(jīng)理 王明
2007年7月9日
3、試測與收集答案
為了驗證編制出來(lái)的文件筐的效度，博思創(chuàng )業(yè)將文件筐試測于一批優(yōu)秀的副總經(jīng)理和市公司中層管理人員。如二者區分效度不明顯，則將文件進(jìn)一步的修改。在試測的過(guò)程中，可收集部分優(yōu)秀的答案。
4、確定參考答案
博思創(chuàng )業(yè)通過(guò)關(guān)鍵事業(yè)法、專(zhuān)家意見(jiàn)法和試測法，總結題目對應的參考答案。
例如：上道題目的參考答案為：
1、請市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部牽頭，工程建設部、代辦營(yíng)銷(xiāo)部配合，針對終端補貼、渠道發(fā)展、網(wǎng)絡(luò )等問(wèn)題進(jìn)行調研，結合其他區縣情況，針對共性問(wèn)題盡快制定方案，并向我匯報
2、若僅為十里溝縣的個(gè)性問(wèn)題：工程建設部調查網(wǎng)絡(luò )覆蓋情況，提出建設或優(yōu)化方案，報省公司進(jìn)行立項批復;市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部研究競爭對手的營(yíng)銷(xiāo)政策，提出終端補貼方案;代辦營(yíng)銷(xiāo)部提出渠道改進(jìn)方案。
第二步：測試前準備
博思創(chuàng )業(yè)認為，測評前的準備是文件筐測評順利實(shí)施的關(guān)鍵。測評前的準備主要包括指導語(yǔ)的設計、測評材料的準備、測評場(chǎng)地的準備等。只有將這些工作做得周到細致，才能確保實(shí)施質(zhì)量。
1、指導語(yǔ)設計
指導語(yǔ)需說(shuō)明應聘者在文件筐測評中的任務(wù)及有關(guān)要求，文字應通俗易懂，以保證每個(gè)應聘者都能夠準確無(wú)誤地理解測評要求。一個(gè)典型的指導語(yǔ)應該是這樣的：
今天是2007年7月9日(周一)。恭喜您將有機會(huì )在以下的一個(gè)半小時(shí)中擔任五州市分公司副總經(jīng)理，由于公司總經(jīng)理王凱公務(wù)外出，預計三天后回來(lái)。因此，在他回來(lái)之前您將全權處理公司的一切事務(wù)。
現在是下午兩點(diǎn)。在處理完一般的工作安排之后，您來(lái)到您的專(zhuān)用辦公室。秘書(shū)已將今天需要處理的文件整理成冊，并放在您的辦公桌上。您必須在一個(gè)半小時(shí)內處理好這些文件。三點(diǎn)半在會(huì )議室還有一個(gè)重要會(huì )議由您主持。很抱歉，由于電話(huà)線(xiàn)路維修，您在處理文件過(guò)程中，沒(méi)有辦法與外界通話(huà)，所以，需要您以文件、備忘錄或便條的形式將所有文件的處理意見(jiàn)寫(xiě)出來(lái)，最后，交給秘書(shū)負責傳達。
記�。耗还就史Q(chēng)為“秦副總”。
2、測評材料的準備
(1)準備好背景材料。其核心目的是為應聘者處理文件筐測評中的各種問(wèn)題提供一個(gè)背景情況，以保證應聘者有足夠的背景信息可以參照。背景材料應包括公司簡(jiǎn)介、組織結構圖和日歷等。
(2)準備好答題紙。答題紙一般由三部分內容組成：一是應聘者編號、姓名、應聘職位、文件序號;二是處理意見(jiàn);三是處理理由。
3、測評場(chǎng)地的準備
文件筐測試對場(chǎng)地的要求不高，但要保證每個(gè)應聘者有一張桌子和必要的辦公用具。為了保密和公平，最好所有的應聘者在同一時(shí)間內完成文件筐測評。
第三步：測評階段
1、導入
在文件筐測評正式實(shí)施前，主考官對測評要求做簡(jiǎn)要介紹，同時(shí)強調有關(guān)注意事項。這一階段應聘者有任何疑問(wèn)可以向主考官詢(xún)問(wèn)。
2、測評
發(fā)完題目、答題紙和草稿紙后，應聘者正式答題。應聘者在這個(gè)階段有任何問(wèn)題，都不得向主考官進(jìn)行提問(wèn)。測評結束時(shí)，應聘者必須同時(shí)停筆。對于提前完成的應聘者，不要讓他們離開(kāi)考場(chǎng)，因為下一個(gè)階段主考官可能還會(huì )對應聘者進(jìn)行必要的追問(wèn)。
3、提問(wèn)
測試結束以后，主考官瀏覽應聘者的批復，當感到應聘者的回答模糊不清或無(wú)法辨明批復理由時(shí)，進(jìn)行單獨提問(wèn)，以澄清模糊之處。
第四步：評分階段。
博思創(chuàng )業(yè)采取維度評定計法分(dimension rating scheme)對應聘者的批復進(jìn)行評分，這種方法要求所有考官對應聘者所有維度都計分，計分進(jìn)行系統糾偏。
總分數=系統糾偏后每個(gè)維度得分評均分x該維度的權重
小結：通過(guò)本次文件筐測試，1/3左右的應聘者的能力素質(zhì)與市分公司副總經(jīng)理較匹配。博思創(chuàng )業(yè)又采取了無(wú)領(lǐng)導小組討論和結構化面試技術(shù)，幫助客戶(hù)選擇合適的人選。
定義
模擬一種假設環(huán)境，如單位、機關(guān)所發(fā)生的實(shí)際業(yè)務(wù)、管理環(huán)境。提供給受測者的信息如函電、報告、聲明、請示及有關(guān)材料等文件，內容涉及人事、資金、財務(wù)、市場(chǎng)信息、政府的法令、工作程序等多種材料，這些材料放在公文筐里，測驗要求受測者以管理者的身份，模擬真實(shí)生活中的情景和想法，在規定的條件下在限定時(shí)間（通常為1~3小時(shí)）內對各類(lèi)公文進(jìn)行現場(chǎng)處理，評委通過(guò)對受測者處理文件過(guò)程中的行為表現和書(shū)面答案，評價(jià)其計劃、授權、組織、預測、決策和溝通的能力，該測驗通常用于管理人員的選拔。測驗一般只給日歷、背景介紹、測驗指示和紙筆，考生在沒(méi)有旁人協(xié)助的情況下回復函電，擬寫(xiě)指示，作出決定，以及安排會(huì )議，評分除了看書(shū)面結果外，還要求考生對其問(wèn)題處理方式做出解釋?zhuān)鶕渌季S過(guò)程予以評分。文件筐測驗具有考察內容范圍廣、表面效度高的特點(diǎn)，因而非常受歡迎，使用頻率居各種情境模擬測驗之首。
特點(diǎn)
文件筐測驗的主要特點(diǎn)表現在以下幾個(gè)方面：
1、考察內容范圍十分廣泛。
作為紙筆形式的文件筐測驗，測評受測者的依據是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結果。因此，除了必須通過(guò)實(shí)際操作的動(dòng)態(tài)過(guò)程才能體現的要素外，任何背景知識、業(yè)務(wù)知識、操作經(jīng)驗以及能力要素都可以涵蓋于文件之中，借助于受測者對文件的處理來(lái)實(shí)現對受測者素質(zhì)的考察。
2、表面效度很高。
文件筐作業(yè)所采用的文件，十分類(lèi)似甚至有的直接就是應聘職位中常見(jiàn)的文件，因此，如果受測者如果能妥善處理測驗公文，就能理所當然地被認為具備職位所需的素質(zhì)。
3、應用范圍大。
考察內容范圍的廣泛使得文件筐測驗具有廣泛的實(shí)用性，并且表面效度高，易為人所接受，因此，文件筐測驗在眾多公選考試測驗中普遍使用的一種。
4、情景性強。
文件筐測驗完全模擬現實(shí)中真實(shí)發(fā)生的經(jīng)營(yíng)、管理情景，對實(shí)際操作有高度似真性，因而預測效度高。
5、綜合性強。
測驗材料涉及到日常管理、人事、財務(wù)、市場(chǎng)、公共關(guān)系、政策法規等行政機關(guān)的各項工作，從而能夠對高層及中層管理人員進(jìn)行全面的測評與評價(jià)。
6、評分難度大。
文件處理結果的評價(jià)受多種因素的影響，機構、氛圍、管理觀(guān)念不同的組織，具有不同的評價(jià)標準。在文件筐測驗的評分確定過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)人員和實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。
7、成本很高。
文件筐測驗的試題設計、實(shí)施、評分都需要較長(cháng)的研究與篩選，必須投入相當大的人力、物力和財力才能保證較高的表面效度，因此花費的精力和費用都比較高。
考擦內容
管理人員計劃、組織、預測、決策、溝通能力的個(gè)體水平和群體水平是企業(yè)管理團隊核心能力的標尺，對于企業(yè)可持續發(fā)展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是文件筐測驗關(guān)注的焦點(diǎn)。下面就以市場(chǎng)總監為例向大家逐一進(jìn)行介紹：
計劃能力
是指被測評者在分析每一既得信息所反映的問(wèn)題、問(wèn)題產(chǎn)生的根源以及各問(wèn)題間的相互關(guān)系并據此確定工作目標、工作任務(wù)、工作方法和工作實(shí)施步驟的能力。對于市場(chǎng)總監來(lái)講，就是考察他（她）在特定的外部競爭環(huán)境和內部資源條件下進(jìn)行產(chǎn)品計劃、價(jià)格計劃、分銷(xiāo)計劃和促銷(xiāo)計劃的能力。滾動(dòng)計劃法的應用情況、計劃的可行性、實(shí)施所需時(shí)間/成本以及風(fēng)險度是考評管理者計劃能力關(guān)鍵指標。
組織能力
是指被測評者按照各項既定工作任務(wù)的重要和緊急程度安排工作次序、調配人力/物力/財力資源、合理分工/授權并進(jìn)行相應組織機構或人事調整的能力。當某大區的商品營(yíng)業(yè)額出現大幅度滑坡時(shí)，市場(chǎng)總監往往要組織增派促銷(xiāo)人員、調撥促銷(xiāo)用品、加大營(yíng)銷(xiāo)費用，授予大區市場(chǎng)經(jīng)理臨時(shí)特別權力，甚至調整大區市場(chǎng)部組織機構或管理班子來(lái)加以應對。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權情況以及組織措施的成本和風(fēng)險度是考評管理者組織能力的關(guān)鍵指標。
預測能力
是指被測評者對模擬工作環(huán)境中相互關(guān)聯(lián)的各類(lèi)因素及總體形勢未來(lái)發(fā)展趨勢進(jìn)行準確判斷并預先采取相應措施的能力。競爭對手在某中心城市的各大商場(chǎng)剛剛投放一種明顯優(yōu)于公司現有主導產(chǎn)品的新產(chǎn)品，而該城市正是公司計劃下一步重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)的目標市場(chǎng)——準確的預測及有效的應對措施此時(shí)對市場(chǎng)總監來(lái)講就顯得十分關(guān)鍵。對工作環(huán)境中各類(lèi)相關(guān)因素及總體形勢未來(lái)發(fā)展的多種可能性及其發(fā)生概率的分析論證、各種防范/因應措施的合理性是考評管理者預測能力的關(guān)鍵指標。
決策能力
是指被測評者在解決實(shí)際工作問(wèn)題（特別是解決重要且緊急的關(guān)鍵問(wèn)題）時(shí)策劃并選擇高質(zhì)量方案的能力。公司的新產(chǎn)品已被消費者認同，銷(xiāo)售額和利潤正在快速增長(cháng)，仿制品也開(kāi)始進(jìn)入市場(chǎng)——是重點(diǎn)開(kāi)拓全新市場(chǎng)、建立新的分銷(xiāo)渠道，還是在已開(kāi)發(fā)市場(chǎng)轉變廣告宣傳策略、降價(jià)促銷(xiāo)呢？這就需要市場(chǎng)總監審時(shí)度勢、全面斟酌、正確決策。決策目標的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個(gè)）的可行性、各方案的評價(jià)/比較和最終確定的方式是考評管理者決策能力的關(guān)鍵指標。
溝通能力
是指被測評者通過(guò)書(shū)面形式準確表達個(gè)人思想和意見(jiàn)的能力。實(shí)際工作中，市場(chǎng)總監會(huì )經(jīng)常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區經(jīng)理進(jìn)行工作交流、根據市場(chǎng)人員狀況和市場(chǎng)競爭態(tài)勢對大區經(jīng)理進(jìn)行適時(shí)的工作指導、對大區經(jīng)理進(jìn)行日常慰問(wèn)和精神鼓勵等等——這就需要良好的書(shū)面溝通能力。溝通網(wǎng)絡(luò )和溝通方式的選擇、信息的準確性、思維的邏輯性、結構的層次性、文字的流暢性是考評管理者溝通能力的關(guān)鍵指標。
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