Email的“郵”戲規則
很難想象，沒(méi)有電郵的職場(chǎng)江湖該如何快速高效運轉。要知道，90%的職場(chǎng)人每天上班要做的第一件事，就是打開(kāi)電子郵箱收發(fā)郵件：70%的職場(chǎng)人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認沒(méi)有尚未處理的緊急郵件：30%的職場(chǎng)人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄公司郵箱，生怕錯過(guò)什么要命的任務(wù)。好吧，就算我們有電郵依賴(lài)癥，這也不意味著(zhù)我們能輕松玩轉電郵的諸多功能。下面的電郵故事，也許主角就是你。
原來(lái)它不是我的郵箱
小林畢業(yè)就進(jìn)入一家貨運公司，一干就是五年。這五年里，她使用著(zhù)公司分配的郵箱。她把公司當作自己的家。
當公司連年終獎都發(fā)不出來(lái)時(shí)，裁員的風(fēng)聲日益逼近，小林想到了主動(dòng)離開(kāi)。她開(kāi)始在網(wǎng)上偷偷搜索相關(guān)的職位，并試著(zhù)發(fā)送了幾封求職簡(jiǎn)歷，其中有一家還是小林所在公司的競爭對手。沒(méi)想到，用人單位的電話(huà)沒(méi)有等到，她卻被請進(jìn)了公司人事部辦公室。人事總監似笑非笑地說(shuō)：“聽(tīng)說(shuō)你有自己的打算，現在公司狀態(tài)不是很好，減員增效已成定局。既然你有更好的職業(yè)發(fā)展機會(huì )，公司無(wú)疑是支持的。你看看下周能否完成手頭的工作交接?”
小林百思不得其解的是，自己并未向同事透露過(guò)任何風(fēng)聲，人事總監怎么會(huì )知道她的跳槽打算?雖然她的確萌生去意，但在完全沒(méi)有心理準備的情況下，被效力五年的公司不動(dòng)聲色地辭退，小林還是很難接受這個(gè)事實(shí)。當她萬(wàn)分不情愿地清理自己使用了五年的郵箱時(shí)，好像突然悟出了點(diǎn)什么。
美國Proofpoint公司曾對406家雇員千人以上的美、英公司進(jìn)行調查，發(fā)現超過(guò)三分之一的公司曾雇人監控員工的電子郵件，據說(shuō)是為了防范法律、財務(wù)和管理等方面的風(fēng)險。近三分之一的受訪(fǎng)美國公司還表示，在過(guò)去一年中曾因電子郵件問(wèn)題解雇員工。答案其實(shí)就這么簡(jiǎn)單，小林五年來(lái)一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個(gè)郵箱處理。她做夢(mèng)都沒(méi)想到，會(huì )有人經(jīng)�！巴悼础弊约旱碾娮余]件，直到被解雇之后她才意識到：“原來(lái)，它不是我的郵箱�！�
君子有所抄，有所不抄
Jack剛從國有單位跳到了外企，直覺(jué)最大的一個(gè)變化就是——每天收到的郵件數量大大增加。很多郵件看起來(lái)和自己毫無(wú)關(guān)系，卻要求閱后及時(shí)回復，這讓習慣了國企工作流程的Jack覺(jué)得很不適應。Jack有自己處理問(wèn)題的一套習慣，比如不緊急的'郵件，他會(huì )暫且放一放，若是遇到緊急任務(wù)，他會(huì )主動(dòng)跑到老板處匯報工作進(jìn)度，至于一些他可以獨立完成的工作任務(wù)，他盡量不去麻煩其他同事。
但才過(guò)了兩周，老板就找Jack談話(huà)了，并向他提出三個(gè)問(wèn)題：第一，為什么不及時(shí)回復客戶(hù)和同事的郵件?第二，為什么不把涉及客戶(hù)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要郵件抄送團隊同事?第三，為什么不以書(shū)面形式向老板及時(shí)匯報工作進(jìn)度和執行情況?
一向我行我素的Jack這才明白，自己對“電郵法則”的認識完全走入了誤區。他以為，及時(shí)回復郵件就意味著(zhù)必須優(yōu)先處理所涉事項，事實(shí)上，他只需簡(jiǎn)單回復一句：“收到，謝謝�！彼詾�，一個(gè)客戶(hù)既然由自己負責，就沒(méi)必要事無(wú)巨細抄送其他同事，無(wú)故增加他人的郵件瀏覽量。而事實(shí)是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客戶(hù)在做什么，同時(shí)這也是他展示自己的良好機會(huì )。至于老板，每天工作千頭萬(wàn)緒，很難把你的口頭匯報牢記心間，要想不忘事、不誤事，還是通過(guò)郵件書(shū)面記錄來(lái)得保險。
醍醐灌頂的Jack立刻調整了工作方法，老板和同事成了他郵件抄送欄里的“�？汀�，終于有一天，老板忍不住了：“我說(shuō)，那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送給我啊?還有，給客戶(hù)的郵件如果一定要抄給我，可不可以用密送功能?否則在客戶(hù)面前，我連打哈哈裝不知道的權利都沒(méi)有了�！盝ack終于明白，君子有所抄有所不抄。該抄送時(shí)不抄送，出了成績(jì)你就自個(gè)偷著(zhù)樂(lè )吧，出了問(wèn)題也沒(méi)人幫你擔著(zhù)。不該抄送的瞎抄送，惹惱的是別人，吃虧的是自己。
不要泄露我的隱私
小茜是個(gè)樂(lè )天派，只要看到什么幽默好玩的郵件，都會(huì )轉發(fā)給她的朋友們。隨著(zhù)小茜郵箱里的收件人名單越來(lái)越長(cháng)，她接到的“投訴”也越來(lái)越多。小茜只好把一些朋友從收件人名單中拿掉，心中還頗有一絲委屈。她的一位朋友是知名高管，這位朋友就經(jīng)常收到莫名其妙的郵件，內容不是關(guān)于求職就是關(guān)于推銷(xiāo)，發(fā)件人還自稱(chēng)是小茜的朋友。她忍不住和小茜對質(zhì)，原來(lái)都是電郵惹的禍。
小茜每次群發(fā)郵件，所有收件人的電郵地址都赤裸裸地顯示在收件欄里，這些富有搞笑價(jià)值的郵件被四處轉來(lái)轉去，無(wú)意中把不該泄露的個(gè)人信息散播出去。普通人的郵件地址也許無(wú)人問(wèn)津，但像她這樣有名有權的人，收到一些“打秋風(fēng)”的郵件也是很正常的了。小茜這下學(xué)乖了，群發(fā)郵件時(shí)采取密送功能，收件人彼此無(wú)法看到電郵地址。吃一塹長(cháng)一智，過(guò)了一段時(shí)間，朋友們發(fā)現來(lái)自小茜的郵件少了很多，內容也不那么“瘋顛”了。他們感嘆小茜開(kāi)始變成熟了，也不禁暗暗懷念那個(gè)沒(méi)心沒(méi)肺、整天發(fā)郵件“轟炸”大家的小女孩。
起手無(wú)回，悔之晚矣
Kevin是一位年輕的公關(guān)人，深得大老板賞識。但奇怪的是，Kevin在客戶(hù)那兒總討不到什么好，弄不好還會(huì )碰一鼻子灰。問(wèn)題究竟出在哪兒呢?原來(lái)，Kevin是個(gè)急性子，他發(fā)給客戶(hù)的郵件經(jīng)常出現拼寫(xiě)錯誤，要不就是發(fā)錯了附件，搞得對方打開(kāi)后一頭霧水。雖然這都是些不起眼的小失誤，但畢竟讓人看了不舒服，覺(jué)得此人做事不踏實(shí)。有幾次，Kevin甚至連續拼錯了一位客戶(hù)的英文名字，這下可惹惱了人家，回信時(shí)毫不客氣地指出了Kevin的錯誤，并且抄送給了大老板。大老板無(wú)奈，把Kevin叫到辦公室一陣狠批：“公關(guān)人最重要的是什么?是職業(yè)素養!如果我們自己做事情都不嚴謹，客戶(hù)怎么會(huì )全心全意信賴(lài)我們，把重要的擔子交給我們?”Kevin覺(jué)得有些委屈，畢竟自己不是故意的，而且這些小錯誤也無(wú)關(guān)大局。當然，做事嚴謹總是好的，知錯能改，善莫大焉嘛!可說(shuō)歸說(shuō)，做歸做——Kevin這么多年養成的毛手毛腳的習慣，豈是一時(shí)半會(huì )能改掉的?
沒(méi)過(guò)多久，Kevin又捅了個(gè)婁子。一位一貫挑剔的客戶(hù)，向Kevin的團隊提出一項不合理要求，令他頗為惱火。Kevin通過(guò)郵件和同事討論工作任務(wù)時(shí)，忍不住抱怨了幾句，說(shuō)這位“超級變態(tài)”客戶(hù)的要求簡(jiǎn)直是“胡攪蠻纏”，如果這項任務(wù)能按時(shí)完成才是“見(jiàn)鬼了呢”，最好的解決方法就是“不理她”。這封郵件被人回復來(lái)回復去，最后轉到了大老板那里，大老板看了很生氣，再次把Kevin叫到辦公室批評：“你怎么能這么說(shuō)客戶(hù)呢?我們和客戶(hù)的關(guān)系，是親密戰友，是戰略伙伴，有時(shí)甚至像談戀愛(ài)一樣，她對你態(tài)度不好，你就當她是使小性子，給點(diǎn)甜頭哄哄她不就好了，何必到處去說(shuō)對方的不是�！盞evin還想爭辯，老板繼續說(shuō)：“你有沒(méi)有想過(guò)，這封郵件如果被人轉發(fā)給那位客戶(hù)，你的下場(chǎng)是什么?告訴你，你一定會(huì )被換掉。轉發(fā)一封電子郵件不費吹灰之力，你怎么知道別人不會(huì )存心害你?要知道，想坐你這個(gè)位子的人多得是，要坐穩這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。而如何通過(guò)電子郵件傳達你的智慧，這是一門(mén)值得掌握的學(xué)問(wèn)�！�
一席話(huà)令Kevin心服口服。從那時(shí)起，每次點(diǎn)擊發(fā)送重要郵件之前，他的手指會(huì )微微顫抖，再三檢查郵件正文和抄送對象是否正確，再次打開(kāi)附件確認沒(méi)有問(wèn)題，然后才小心翼翼發(fā)出去。為什么?因為他懂得了一個(gè)道理——每個(gè)人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權，才能在職場(chǎng)上暢通無(wú)阻!
網(wǎng)絡(luò )中每天郵件翻飛，其中的故事不可勝數。隨著(zhù)郵件系統的發(fā)展，一些先進(jìn)的系統除了常規的轉發(fā)、抄送、暗送等功能，還增加了很多新型“秘密武器 ”，如“不得抄送”、“不得暗送”這樣的“防竊qie聽(tīng)”功能，霸權功能“不得回復”，甚至還有“閱畢自行刪除”這樣令人無(wú)語(yǔ)的功能。設計者深諳現代電郵戰爭的奧妙才能做出這么貼心的服務(wù)項目。作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉電郵，還真是有點(diǎn)對不住這些煞費苦心的工程師。
轉發(fā)一封電子郵件不費吹灰之力，你怎么知道別人不會(huì )存心害你?要知道，想坐你這個(gè)位子的人多得是，要坐穩這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。而如何通過(guò)電子郵件傳達你的智慧，這是一門(mén)值得掌握的學(xué)問(wèn)。
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