禮儀在秘書(shū)工作中的意義和關(guān)系
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。以下YJBYS小編為大家提供禮儀在秘書(shū)工作中的意義和關(guān)系，供大家參考借鑒，希望可以幫助到大家。
秘書(shū)人員作為領(lǐng)導的輔助者,必須完成各種有助于領(lǐng)導管理,決策的工作與事務(wù),這種工作特性決定了秘書(shū)工作是一個(gè)外向性的崗位,秘書(shū)人員必須在各社會(huì )組織的公務(wù)行為中廣泛地接觸各色人等,處理各種關(guān)系,安排各種活動(dòng),這些行為都含有禮儀的內容或直接就是一項禮儀活動(dòng),如迎送客人,宴請等等.因此,作為領(lǐng)導的浦助者,秘書(shū)與其他職能人員不同,他必須代領(lǐng)導處理各種交往接待事宜,禮儀內容貫穿于秘書(shū)工作的全過(guò)程,它在秘書(shū)的全部工作活動(dòng)中具有重要意義并與秘書(shū)人員的其他工作結成了特殊的關(guān)系。
一、秘書(shū)禮儀工作的意義
從秘書(shū)工作產(chǎn)生那天起,"禮儀',便是秘書(shū)工作的重要職能,隨著(zhù)社會(huì )歷史發(fā)展,禮儀的內容和方式有了巨大的變化,秘書(shū)人員禮儀素質(zhì)和操辦禮儀活動(dòng)的能力要求也有了相應變化,但無(wú)論這種變化多么廣泛,多么深刻,禮儀工作從未離秘書(shū)工作而去.
秘書(shū)工作起源于奴隸社會(huì ),當時(shí)的史官可被認為是我國最早的秘書(shū)人員.史官執掌的工作內容極其寬泛,其中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮—這是典型的禮儀內容.到了戰國時(shí)期,《周禮》詳備地記載了周朝史官的職務(wù)和分工,這使我們了解到"史官"的工作內容與"禮"有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系.從今天看去,將史官定為"秘書(shū)人員'一或"從事秘書(shū)性質(zhì)工作的輔助人員"是較合適的,而禮儀則是秘書(shū)工作的當然內容.為了更好地輔助領(lǐng)導決策并處理事務(wù),秘書(shū)承擔了與自然與社會(huì )各種關(guān)系打交道的任務(wù),這個(gè)任務(wù)中的一切安排打點(diǎn)是禮儀工作的主要內容.
"禮"的起源,也與原始社會(huì )中的原始宗教祭祀活動(dòng)分不開(kāi).秘書(shū)以執掌祭祀來(lái)為領(lǐng)導權威的決策行為和國家重大活動(dòng)作準備,作鋪墊,作為行動(dòng)的參考系數.領(lǐng)導權威無(wú)論是表示"順天承運",還是具體緊張的日理萬(wàn)機,在當時(shí),總缺不了這種形式的輔助,因為這種形式對領(lǐng)導權威行為的合法性和合理性起著(zhù)重要的決定作用.可見(jiàn),禮儀原是秘書(shū)輔助決策的重要手段.現代社會(huì ),禮儀在生活中起著(zhù)極重要的作用,秘書(shū)工作對領(lǐng)導負責,技術(shù)水平高,工作質(zhì)量好,辦事效率快固然是秘書(shū)人員的重要素質(zhì)體現,但禮儀行為的得當,職業(yè)形象的得體,也是領(lǐng)導決策獲得成功的有效因素.秘書(shū)的形象會(huì )影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過(guò)秘書(shū)的態(tài)度,姿勢,儀表,談吐給對方留下重要的印象,甚至是關(guān)鍵的印象.飽滿(mǎn)的精神,真誠的熱情,積極的態(tài)度,得體的舉止本身也就是秘書(shū)人員素質(zhì)高,業(yè)務(wù)精的體現.
一般說(shuō)來(lái),領(lǐng)導之所以選聘秘書(shū),很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開(kāi)展工作,從而輔助領(lǐng)導進(jìn)行決策活動(dòng).領(lǐng)導的決策往往是剛性的.,強硬的,在具體執行中不容許有任何伸縮,而秘書(shū)的禮儀卻是柔性的,彈性的,它可以緩沖決策的壓力,調節決策帶來(lái)的緊張,溝通因決策而產(chǎn)生的誤解隔閡.在任何社會(huì )條件下,禮儀總是人們共同的需求.因此禮儀對秘書(shū)工作具特殊意義.
利用宣傳和傳播的手段,使一個(gè)社會(huì )組織和它的公眾相互了解和適應,這便是公共關(guān)系的任務(wù).秘書(shū)工作起著(zhù)信息的匯總和傳播的作用,建立良好的相互了解和信任的關(guān)系,樹(shù)立組織及秘書(shū)本人在各界公眾中的良好形象和信譽(yù),是秘書(shū)公關(guān)的主要內容,在公共關(guān)系中,要做好這些工作,離不開(kāi)禮儀,應努力發(fā)揮禮儀的優(yōu)勢來(lái)為公關(guān)服務(wù).禮儀可以調節感情,潤滑關(guān)系,這與公共關(guān)系"內求團結完善,外求和諧發(fā)展
"的宗旨是相一致的,公關(guān)的對象具有不同層次,但無(wú)論是什么群體或組織都是由"人"組成的,因此,不能撇開(kāi)禮儀搞公關(guān).拙于策劃會(huì )使公關(guān)實(shí)務(wù)失敗,而疏于禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿(mǎn)體現.可以說(shuō),公關(guān)是禮儀最適用領(lǐng)域,對禮儀的領(lǐng)悟,把握和運用程度的高下直接關(guān)系到公關(guān)實(shí)務(wù)的操辦水平.同時(shí),公關(guān)作為一種以傳播手段來(lái)協(xié)調組織與公眾之間關(guān)系的行為,不假以禮儀,也不能實(shí)現傳播的雙向信息傳遞.而由于公關(guān)活動(dòng)中公眾始終是變化著(zhù)的,不定的問(wèn)題形成時(shí)有公眾對象,問(wèn)題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾對象中以新鮮的,積極的感覺(jué)體現,極大地幫助了公共關(guān)系的實(shí)施.
公關(guān)對象的多種多樣,形成了不同的員工關(guān)系,顧客關(guān)系,媒介關(guān)系,股東關(guān)系,社區關(guān)系,政府關(guān)系,名流關(guān)系等,要適應這不同的關(guān)系,依靠順意公眾,轉化逆意公眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀.
公共關(guān)系的另一實(shí)務(wù)活動(dòng)就是將社會(huì )組織的信息傳播給公眾,并把公眾的信息反饋給社會(huì )組織的決策層,秘書(shū)要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進(jìn)行傳播溝通.傳播溝通有多種形式,然而人際傳播還是最基本的,沒(méi)有人際傳播,便是大眾傳播也不會(huì )順利進(jìn)行下去.人際傳播,無(wú)論是通過(guò)儀表服飾,語(yǔ)言,舉止等媒介進(jìn)行,還是通過(guò)電話(huà),電報,書(shū)信等書(shū)面性媒介進(jìn)行,都離不開(kāi)禮儀表現。
可以說(shuō),禮儀是傳播的重要媒介.禮儀在公關(guān)實(shí)踐中塑造著(zhù)組織的形象,創(chuàng )造著(zhù)組織的信譽(yù).它可以幫助體現一個(gè)組織的坦誠熱情,實(shí)事求是的態(tài)度,并可以承載這種態(tài)度,有了這種真誠的禮儀表現,才能實(shí)現"和諧發(fā)展",爭取支持的公關(guān)目的.所以,禮儀在秘書(shū)的公關(guān)行為中具有關(guān)鍵意義.
二、禮儀與秘書(shū)工作的關(guān)系
輔助領(lǐng)導是秘書(shū)的天職,輔助領(lǐng)導的手段多種多樣,以禮儀輔助領(lǐng)導是其中之一. 領(lǐng)導是決策者,并依法享有一定的權威,這使領(lǐng)導既沒(méi)必要也不可能事必躬親.領(lǐng)導又因作為一種機構的代表,權力的象征,需要在行事時(shí)有相關(guān)禮儀的配襯.秘書(shū)的崗位,緊貼領(lǐng)導,是直接為領(lǐng)導服務(wù)的,由秘書(shū)安排各種禮儀事項,自然再順理成章不過(guò)了.
禮儀是秘書(shū)的常務(wù)工作,在輔助領(lǐng)導進(jìn)行決策的過(guò)程中,對禮儀程序作妥善安排,使領(lǐng)導在具體的活動(dòng)中既體面又掌握主動(dòng),是秘書(shū)工作者辦事能力的反映.如A企業(yè)的經(jīng)理與B企業(yè)的經(jīng)理在N企業(yè)晤面,秘書(shū)在事先將有關(guān)時(shí)間,地點(diǎn)通知對方,并認真打掃好會(huì )客室,安排好茶水和午餐,準備好相關(guān)文件材料,精神飽滿(mǎn),態(tài)度從容地迎接S企業(yè)的經(jīng)理并將之向N企業(yè)經(jīng)理介紹,使會(huì )晤在以秘書(shū)為主營(yíng)造的良好氣氛中進(jìn)行.這個(gè)開(kāi)始也許會(huì )給整個(gè)晤面的結果帶來(lái)影響.禮儀的周到,使人精神放松,心情舒暢,雙方開(kāi)誠布公,容易促使事情成功或好轉.
在某些重要場(chǎng)合,領(lǐng)導需有些象征性的行為,如剪彩,奠基等,秘書(shū)必然要在事先作好準備,將必要的工具裝飾好,地點(diǎn)選定并完滿(mǎn)考慮到在象征性行為完成后領(lǐng)導的合理退場(chǎng).這種禮儀性的安排,雖屬工作中較瑣碎一面,卻不可不做,而且事雖小卻影響大,為領(lǐng)導個(gè)人,為企業(yè)都塑造了形象.當然,秘書(shū)只隱在這些體面的禮儀背后,秘書(shū)工作的特性之一是潛隱性.即使秘書(shū)人員代領(lǐng)導前去慰問(wèn),拜望某人時(shí),起的也只是禮儀象征的作用,是代領(lǐng)導行事而不是以秘書(shū)本人身份行事.即使秘書(shū)的良好態(tài)度和典雅舉止吸引了客人,客人仍A先記著(zhù)的是"某公司有個(gè)好秘書(shū)",而不是"某秘書(shū)在某公司".所以,禮儀工作做好了,是在很大的程度上提高了領(lǐng)導的工作效率,實(shí)現了領(lǐng)導的威信.至于平時(shí)的文書(shū)往來(lái),其中涉及到的文書(shū)禮儀,包括禮儀性
的內容和禮儀套話(huà)更是秘書(shū)為領(lǐng)導服務(wù).輔助領(lǐng)導決策的一個(gè)常規工作,秘書(shū)必定要掌握這些知識,并要能嫻熟地運用,以使自己更好地盡到秘書(shū)的責任.
秘書(shū)是某個(gè)社會(huì )組織中專(zhuān)為領(lǐng)導處理各種人際關(guān)系的輔助者,社會(huì )交往活動(dòng)是其主要工作內容之一,秘書(shū)工作的特點(diǎn)是跟"人"打交道.無(wú)論是他的服務(wù)對象一一領(lǐng)導,還是在為領(lǐng)導服務(wù)的過(guò)程中,要形成的各種關(guān)系,歸根結蒂,都是人際關(guān)系.處理好各種不同關(guān)系是秘書(shū)工作藝術(shù)的體現,恰當地運用禮儀來(lái)理順關(guān)系,對秘書(shū)工作總體效益的提高大有幫助.
首先,秘書(shū)與領(lǐng)導形成了緊密的固定關(guān)系,由于這種關(guān)系十分重要.雙方在最初接觸磨合的過(guò)程中都會(huì )小心翼翼,而一且覺(jué)得不稱(chēng)心會(huì )立刻撒手.反之,一旦發(fā)現配合默契,便越發(fā)珍惜和依賴(lài)這種關(guān)系.從理論上說(shuō)來(lái),領(lǐng)導與秘書(shū)的關(guān)系越緊密,就越富有工作創(chuàng )造力,但在實(shí)踐中卻未必如此,關(guān)系緊密了,有時(shí)也就結成了一種同盟,可能反而有礙甚至破壞企業(yè)或國家的利益.因此,規范領(lǐng)導與秘書(shū)的關(guān)系,除各種原則制度的保障之外,禮儀自古就有的"別異"作用,仍有現實(shí)意義.禮儀可以幫秘書(shū)工作者把準自己的地位,規范自己的行為,不播越,不輕浮.尊重領(lǐng)導權威,尊重領(lǐng)導意見(jiàn),按正常渠道上情下達溝通信息,同時(shí)也在禮儀中保全自己的人格尊嚴. 其次,作為管理層中的中介部門(mén),秘書(shū)還要與各職能部門(mén)和外部世界聯(lián)系溝通,良好的禮儀在溝通中有助于消除隔閡,增進(jìn)理解.由于身處領(lǐng)導近旁,會(huì )使其他人對秘書(shū)有特殊看法,秘書(shū)人員這時(shí)除了以誠相見(jiàn)之外別無(wú)他法.以誠相見(jiàn)不僅是感情的真摯,也包括禮儀的周到.如尊重對方的地位,理解對方的處境,同情對方的閑難,贊賞對方的成就.通過(guò)這些取得對方的信任。
在與外部世界的交往中,禮儀又是一個(gè)窗口,從中可以窺得一個(gè)單位的精神面貌和經(jīng)營(yíng)品質(zhì),這是許多社會(huì )組織重視禮儀工作的原因之一.即使在不成功的談判與合作中,堅持有理,有利,有節的原則,從大局出發(fā),從長(cháng)遠出發(fā),或可以做到買(mǎi)賣(mài)不成友情在,或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為.
三、秘書(shū)禮儀與秘書(shū)自身提高
禮儀是社會(huì )的規范,秘書(shū)禮儀與整個(gè)社會(huì )的文明程度有密切關(guān)系.通過(guò)禮儀的學(xué)習和掌握,不僅可以提高秘書(shū)工作者個(gè)人修養,還可由此推動(dòng)社會(huì )的文明與進(jìn)步.由于工作特點(diǎn),秘書(shū)人員的地位特殊,他既在單位內部起聯(lián)系溝通作用,又在社會(huì )上成為本單位的窗口和代表,所以禮儀在秘書(shū)人員身上是"全方位"地體現的.
首先,秘書(shū)人員的個(gè)人禮儀應講究.他是在一個(gè)"外向'性的崗位上,與多種對象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會(huì )直接影響來(lái)訪(fǎng)者或被訪(fǎng)者的情緒并影響辦公室同事的情緒.所以許多單位對秘書(shū)人員的衣著(zhù),飾物,化妝品都有規定.這種規定,當然不是針對某個(gè)秘書(shū)人員個(gè)人,而是針對秘書(shū)這個(gè)崗位的.
此外秘書(shū)工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動(dòng)的能力,對在不同情況下的禮儀要求應有較多較完善的掌握.要在禮儀活動(dòng)中分清主次,內外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教的文化風(fēng)俗禮儀習慣有所了解并在實(shí)踐中融會(huì )貫通.尤其在21世紀,人類(lèi)進(jìn)人了一個(gè)新紀元,對許多客觀(guān)事物的理解認識上了一個(gè)新的臺階,如保護環(huán)境,與動(dòng)物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識結合起來(lái).倘在給外賓送禮時(shí),把動(dòng)物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時(shí)宜了.酒宴上的山珍海味,也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物.禮儀活動(dòng)中若缺乏這種現代意識,是會(huì )使整個(gè)禮儀水平都大打折扣的.可見(jiàn),禮儀是一種綜合素質(zhì)的體現,遠不是懂外語(yǔ),會(huì )電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的.它的文化內涵十分精探并總是與時(shí)俱進(jìn)的,秘書(shū)人員必須不斷學(xué)習,不斷提高,才能在禮儀場(chǎng)合游刃有余. 秘書(shū)禮儀說(shuō)大也大—它在秘書(shū)的全部工作中占有舉足輕重的地位;說(shuō)小又小—它
總是瑣碎地體現在細枝末節上,研究這個(gè)問(wèn)題,以促進(jìn)秘書(shū)工作水平的提升,對我國加人世界貿易組織后進(jìn)一步與世界交往,與國際接軌,迎接新一輪國際挑戰是很有幫助的.
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