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秘書(shū)體姿的禮儀
舉止就是指人們的動(dòng)作行為。自有禮儀以來(lái)，人們對于舉止和禮儀的關(guān)系就十分重視。早在春秋時(shí)期，孔子就提出過(guò)“非禮勿動(dòng)”的觀(guān)點(diǎn)，即要求人的所有動(dòng)作行為都要符合禮儀的規范。在英文里，舉止與禮儀竟然是同一個(gè)詞。所以，舉止作為表現人類(lèi)思維、意志的“第二語(yǔ)言”，在人際交往中備受重視。
秘書(shū)體姿的禮儀
�。ㄒ唬�、人類(lèi)很早就學(xué)會(huì )觀(guān)察動(dòng)物和人的體態(tài)、動(dòng)作、表情，并探索其中的含義。
體態(tài)語(yǔ)言學(xué)大師伯德惠斯戴爾的研究成果表明，在兩人之間的溝通過(guò)程中，有65％的信息是通過(guò)體態(tài)語(yǔ)言來(lái)表達的。體態(tài)的信息負載量遠遠大于有聲語(yǔ)言，且常常比有聲語(yǔ)言更真實(shí)。它們能夠表達有聲語(yǔ)言所不能表達的情感，比有聲語(yǔ)言更簡(jiǎn)潔生動(dòng)。
第一、表達真情。
人類(lèi)在社會(huì )交往中，絕對離不開(kāi)動(dòng)作與表情。動(dòng)作和表情在本質(zhì)上是一種無(wú)聲語(yǔ)言，是人際信息傳遞的一種副載體。
在許多場(chǎng)合，當人們有“真不知道說(shuō)什么好”、“心情無(wú)法用語(yǔ)言來(lái)表達”的時(shí)候，人們便會(huì )借助坐立不安、手足無(wú)措、張目揚眉、拂袖而去等體姿語(yǔ)言。人們通常用點(diǎn)頭來(lái)表示贊美、贊賞、同意；用搖頭表示否定或拒絕；用手舞足蹈表示興奮、高興。俗話(huà)說(shuō)，“眉來(lái)眼去傳情意，舉手投足皆語(yǔ)言”�？梢�(jiàn)，體姿在傳情達意方面的禮儀功能是不容忽視的。
如果從歷史的角度考察，我們不難發(fā)現，體姿語(yǔ)言、表情語(yǔ)言比有聲語(yǔ)言的歷史要悠久得多。在沒(méi)有有聲語(yǔ)言和文字以前，人類(lèi)主要是靠體態(tài)語(yǔ)言和面部語(yǔ)言來(lái)傳遞信息。表達情意的。
在今天的人際交往中，喋喋不休往往使人討厭，默默無(wú)聞的行動(dòng)往往受人歡迎，受人尊重。人際交往不僅要？聽(tīng)其言”，而且要“觀(guān)其行”。小說(shuō)《歸宿》是這樣塑造了個(gè)熱情、穩重、關(guān)心人、體貼人的形象的：“只見(jiàn)他和姑媽她們笑臉相迎，姑媽也不介紹，他也不自我介紹，就好象他們之間是熟悉的，搶在姑媽前一步從她手里將旅行包接去，然后又退了一步，讓姑媽和她并肩走在前面，出了檢票口，又趕上一步，走到一輛轎車(chē)前打開(kāi)車(chē)門(mén)，讓姑媽和她先坐進(jìn)去，他才上了車(chē)，并關(guān)上車(chē)門(mén)，吩咐司機馳向江南飯店，在預定的房間里，點(diǎn)了幾道可口的菜�！痹谶@段描寫(xiě)中，“他”沒(méi)有一句熱忱、體貼、關(guān)懷問(wèn)候之類(lèi)的話(huà)，’但卻真正達到了“此時(shí)無(wú)聲勝有聲”的效果。
許多名人、偉人在自己的生活和事業(yè)中也是善于利用體態(tài)、表情來(lái)表達自己的情感、情緒的行家里手。例如，美國前總統羅斯福能在短短二十分鐘內，作出稀奇、好奇、偽裝的吃驚、真情的關(guān)切、擔心、同情、堅定。嬉笑、莊嚴、超絕的魅力等表情和體態(tài)變化，美國已故記者根寶在《回憶羅斯�！芬粫�(shū)中曾對他那高超的體態(tài)語(yǔ)言水平大加贊賞。
第二、簡(jiǎn)潔生動(dòng)
體姿的改變比語(yǔ)言的敘述簡(jiǎn)練且迅速。體姿語(yǔ)言、表情比有聲語(yǔ)言的抽象層次要低，比有聲語(yǔ)言要形象，生動(dòng)。例如，嬰幼兒總是最先，也最容易看懂母親的體語(yǔ)、表情，對母親的有聲語(yǔ)言往往反應遲鈍。即使是成年人，也有類(lèi)似的情況。當一個(gè)人心情好、很興奮的時(shí)候，如果他只是用語(yǔ)言說(shuō)：“我真是太興奮了，簡(jiǎn)直興奮極了！”就往往不如他用笑得合不攏嘴、樂(lè )不可支的表情給人的知覺(jué)生動(dòng)、形象、準確。像斷線(xiàn)的珠子下掉的淚水一定比他說(shuō)“我無(wú)限悲哀，痛苦極了”而又毫無(wú)表情更讓人感動(dòng)。站有站相、坐有坐相的人，比那些自稱(chēng)“我是最有教養的”，可是體態(tài)上卻東倒西歪、不成體統的人更能引起人們的敬重。
體姿語(yǔ)言與有聲語(yǔ)言相比的最大特點(diǎn)是真實(shí)性更強。由于各種主客觀(guān)原因，我們在人際交往中常會(huì )遇到心口不一。表里不一的情況。于是，人們常說(shuō)“知人知面不知心”。其實(shí)，只要我們不是停留在聽(tīng)他們怎么說(shuō)，而是留心看他們怎么做，不是只注意他們的聲音，而是仔細辨讀他們的體姿語(yǔ)言，我們也會(huì )比較容易地把握他們的真實(shí)內心。
弗洛伊德認為，要了解說(shuō)話(huà)人的深刻心理，即無(wú)意識領(lǐng)域，單憑語(yǔ)言是不可靠的，因為人類(lèi)語(yǔ)言所傳達的意識大多屬于理性層面。經(jīng)理性加工后表達出來(lái)的語(yǔ)言往往不能率直地表露出一個(gè)人的真正意向，而人的動(dòng)作比理性更能表現出人的情感和欲望。他說(shuō)：“凡人皆無(wú)法隱瞞私情，盡管他的嘴可以保持緘默，但他的手腳卻會(huì )多嘴多舌�！崩�，有的主人嘴上對客人說(shuō)“沒(méi)關(guān)系，再多坐一會(huì )吧�！笨墒请p手早已支在雙膝上或椅子扶手上，這位主人的內心是在說(shuō)“你早就該離開(kāi)了！”一個(gè)正在被領(lǐng)導錯誤地批評著(zhù)的人，當領(lǐng)導問(wèn)他“知錯了嗎？以后改還是不改？”時(shí)，他嘴上說(shuō)：“我錯了，以后當然要改的�！倍麉s眼望天花板，雙手交叉抱于胸前，那他心中的真實(shí)想法是：“我壓根兒就沒(méi)有錯，你讓我改什么呢？”
總之，人們的面部表情、手勢及其它體姿與有聲語(yǔ)言相比，更是內心沖突的直接表現。由于有聲語(yǔ)言是經(jīng)過(guò)理性處理過(guò)的東西，有時(shí)缺乏真實(shí)性，而體態(tài)語(yǔ)言則多數是不由自主的，主要受潛意識支配，因此，從體姿語(yǔ)言去判讀對方，其結論會(huì )有更高的可靠性。
�。ǘ�、體姿的禮儀技巧與功能
人的基本體姿可分為站姿、走姿、坐姿和臥姿四大類(lèi)。通常呈現在公眾面前的是坐、站、走三類(lèi)。在這三大類(lèi)體姿的基礎上，還可以衍生出其他許多具體不同的的體姿和儀態(tài)。
不同的體姿具有不同的含義；相同的體姿也往往具有不同的含義。公關(guān)人員不僅應當養成良好的體姿、儀態(tài)，給公眾以良好的體態(tài)視覺(jué)，而且，應善于從他人的各種具體的體姿。儀態(tài)中了解他人的真實(shí)思想軌跡。
一）、坐姿
動(dòng)態(tài)的美能扣人心弦，靜態(tài)的美也能令人心動(dòng)。坐姿文雅，坐得端莊，不僅給人以沉著(zhù)、穩重、冷靜的感覺(jué)，而且也是展現自己氣質(zhì)與風(fēng)范的重要形式。
良好的坐姿應當是：
1．人體重心垂直向下，腰部挺直，上身正直。
2．雙膝應并攏或微微分開(kāi)，并視情況向一側傾斜；女士人座后，雙腳必須靠攏，腳跟也靠緊。
3．雙腳并齊，手自然放在雙膝上或椅子扶手上。
4．款款走到座位前。如果是從椅子后面靠近椅子，應從椅子左邊走到座位前。
5．背向椅子，右腳稍向后撤，使腿肚貼到椅子邊；上體正直，輕穩坐下。女士人座時(shí)，應清理一下裙邊，將裙子后片向前攏一下，以顯得端莊嫻雅。
6．在可能時(shí)，可后于別人交疊雙腿，女子一般不要架腿。在馬來(lái)西亞人面前，任何人都最好不要架腿。
應當避免的坐姿：
�。�1）雙手置于膝上或椅腿上（容易被人判讀為示意結束）。
�。�2）把腳藏在座椅下或勾住椅腿（顯得小氣，欠大方）。
�。�3）雙腿分開(kāi)，伸得老遠（不雅觀(guān)）。
�。�4）“4”字型疊腿，并用雙手扣腿，晃腳尖（人家會(huì )覺(jué)得傲慢無(wú)禮，目中無(wú)人）。
�。�5）猛起猛坐，弄得座椅亂響。
�。�6）上體不直，左右晃動(dòng)（顯得沒(méi)教養）。
在公關(guān)社交場(chǎng)合，女士們可以盡情展現自己的風(fēng)韻與魅力，但魅力與風(fēng)韻需要女士自己得體地表現自己的儀態(tài)舉止才能獲得。相反，先生的氣質(zhì)與風(fēng)度在很大程度是從尊重女性而獲得的，這是現代文明社會(huì )的一大特征。例如在社交場(chǎng)合，當男女上街時(shí)，女性應讓男性走在車(chē)道一側為宜，而先生應主動(dòng)做到這點(diǎn)；男性應時(shí)刻不忘“女士?jì)?yōu)先”的原則，在出人門(mén)戶(hù)、人座等場(chǎng)合運用；但當走在狹窄的過(guò)道處或人多擁擠的地方，女性應主動(dòng)請男土作先導，以便讓他們表現騎士風(fēng)度；同乘汽車(chē)時(shí)，男性應主動(dòng)為女性拉開(kāi)車(chē)門(mén)，女性應先將臀部人座后，再輕盈旋轉90度，朝向正面，整理裙子，向里移動(dòng)。而當要過(guò)旋轉門(mén)時(shí)，女性應讓男性先人，自己從后一格跟進(jìn)。當女性攜重物時(shí)，可禮貌請隨行男士代勞，當男性主動(dòng)提出幫忙時(shí)，不可執意不讓?zhuān)驗檫@樣多半會(huì )傷害男性的自尊心。搭乘火車(chē)或飛機時(shí)，靠窗的座位是淑女座，男性應主動(dòng)地邀請隨行的女士?jì)?yōu)先人座。
二）、站姿
一位在公關(guān)場(chǎng)合中受人歡迎的人，最重要的是要具備正確的站立姿態(tài)。因為站姿是我們日常生活中正式或非正式場(chǎng)合中第一個(gè)引人注視的姿勢。優(yōu)美、典雅的站姿是發(fā)展人的不同質(zhì)感動(dòng)態(tài)美的起點(diǎn)和基礎。良好的站姿能襯托出美好的氣質(zhì)和風(fēng)度，站姿的基本要點(diǎn)是挺直、均衡、靈活。
良好的站姿應當是以下各方面體姿的綜合表現：
1．平肩，直頸，下頜微向后收；兩眼平視，精神飽滿(mǎn)，面帶微笑。
2．直立，挺胸，收腹，略為收臀。
3．兩臂自然下垂，手指自然彎曲；兩手亦可在體前交叉，一般是右手放在左手上。肘部應略向外張。男性在必要時(shí)可單手或雙手背于背后。
4．兩腿要直，膝蓋放松，大腿稍收緊上提；身體重心落于前腳掌。
5．上體保持標準站姿。
6．雙腳分開(kāi)，與肩同寬。
7．站累時(shí)，腳可向后撤半步，但上體仍須保持正直。
8．將左腳收回，與右腳成垂直，左腳跟在右腳跟前面，兩腳間有少許空間。
9．右腳向后撤半步。
10．身體重心交給右腳。
11．男子站立時(shí)，雙腳可微微張開(kāi)，但不能超過(guò)肩寬。
12．女士在必要時(shí)，特別是單獨在公眾面前或登臺體現時(shí)，可采用3／4站姿。
13．女士站立時(shí)，腳應成“V”型，膝和腳后跟應靠緊，身體重心應盡量提高。
應當避免的站姿：
�。�1）身體抖動(dòng)或晃動(dòng)（給人以漫不經(jīng)心或沒(méi)有教養的感覺(jué)）。
�。�2）雙手插人衣袋或褲袋中（不嚴肅，拘謹小氣；實(shí)在有必要時(shí)，可單手插入前褲袋）。
�。�3）雙臂交叉抱于胸前（這會(huì )有消極、防御、抗議之嫌）。
�。�4）雙手或單手叉腰（這種站法往往含有進(jìn)犯之意，在異性面前叉腰，則有性侵略或性挑逗之意）。
�。�5）兩腿交叉站立（它給人以不嚴肅的感覺(jué)）。
三）、走姿
走姿是站姿的延續動(dòng)作，是在站姿的基礎上展示人的動(dòng)態(tài)美的極好手段。無(wú)論是在日常生活中，還是在公共場(chǎng)合中，走路都是“有目共睹”的肢體語(yǔ)言，往往最能表現一個(gè)人的風(fēng)度、風(fēng)采和韻味，有良好走姿的人，會(huì )更顯青春活力。優(yōu)美的走姿會(huì )使身體各部份都散發(fā)出迷人的魅力。走路的基本要點(diǎn)是從容、平穩、直線(xiàn)。
良好的走姿應當是：
1．步伐穩健，步履自然；要有節奏感。女性著(zhù)裙子時(shí)。裙子的下擺與腳的動(dòng)作應力求表現出韻律感。
2．身體重心稍稍向前。
3．上體正直，抬頭，下巴與地面平行，兩眼平視前方，精神飽滿(mǎn)，面帶微笑。
4．兩手前后自然協(xié)調擺動(dòng)，手臂與身體的夾角一般在10度至15度。
5．跨步均勻，兩腳之間相距約一只腳到一只半腳。
6．邁步時(shí)，腳尖可微微分開(kāi)，但腳尖腳跟應與前進(jìn)方向近乎一條直線(xiàn)，避免“外八字”或“內八字”邁步。
7．走路要用腰力，因此，腰要適當收緊。
8．上下樓梯，上體要直，腳步要輕，要平穩；一般不要手扶欄桿。
應避免的走姿：
�。�1）身體亂晃亂擺（給人輕優(yōu)、浮夸。缺少教養的印象）。
�。�2）雙手反背于背后（給人以傲慢、呆板的感覺(jué)）。
�。�3）雙手插入褲袋（讓人覺(jué)得拘謹、小氣）。
�。�4）步子太大或太�。ㄌ蟛谎庞^(guān)，太小不大方）。
四）、手勢
�。w機起飛）
手是傳情達意的重要手段和工具。
公關(guān)人員要善于根據現代體態(tài)語(yǔ)言學(xué)的研究成果，判讀他人手勢語(yǔ)的真實(shí)含義，然后決定自己如何去施禮或受禮。如果對方雙手自然攤開(kāi)，表明對方心情輕松，坦誠而無(wú)顧忌：如果對方緊攥雙拳，說(shuō)明對方怒不可遏或準備“決戰到底”；如果對方以手支頭，表明對方要么對你的話(huà)全神貫注，要么十分厭煩；如果對方迅速用手捂在嘴前，顯然他是覺(jué)得吃驚；對方用手成“八”字型托住下頦，是沉思與深算的表現；對方用手撓后腦，抓耳垂，表明對方有些羞澀或不知所措；手無(wú)目的地亂動(dòng)，說(shuō)明對方很緊張，情緒難控；如果不自覺(jué)地摸嘴巴、擦眼睛，對方十有八九沒(méi)說(shuō)實(shí)話(huà)；對方雙手相搓，如果不是天冷，就是在表達一種期待；對方咬手指或指甲，如果他不是幼兒，那他在心理上也一定很不成熟，涉世不深；雙手指尖相對，支于胸前或下巴，是自信的表現；對方與你說(shuō)話(huà)時(shí)，雙手插于口袋，則顯示出沒(méi)把你放在眼里或不信任。
人的姿態(tài)真可謂是千變萬(wàn)化，每個(gè)手勢都可以傳達出許多信息。
下面介紹幾種常見(jiàn)手勢符號在不同國家。地區的不同含義
1．“OK”形手勢的含義：拇指和食指合成一個(gè)圈，其余三個(gè)指頭伸直或略屈。在我國和世界其它一些地方，伸手示數時(shí)該手勢表示零或三，在美國、英國表示“OK”即“贊同”、“了不起”的意思；在法國，表示零或沒(méi)有；在泰國表示沒(méi)問(wèn)題、請便；在日本、緬甸、韓國表示金錢(qián)；在印度表示正確、不錯；在突尼斯表示“傻瓜”；在巴西表示侮辱男人，引誘女人。
2．“V”形手勢含義：食指和中指上伸成“V”形，拇指彎曲壓于無(wú)名指和小指上，這個(gè)動(dòng)作在世界上大多數地方伸手示數時(shí)表示二。用它表示Victory（勝利），據說(shuō)是第二次世界大戰時(shí)期英國首相邱吉爾發(fā)明的。不過(guò)，表示勝利時(shí)，手掌一定要向外，如果手掌向內，就是貶低人、侮辱人的意思了。在希臘，做這一手勢時(shí)，即使手心向外，如手臂伸直，也有對人不恭之嫌。
3．舉食指的含義：左手或右手握拳，伸直食指，在世界上多數國家表示數字一；在法國則表示“請求提問(wèn)”；在新加坡表示“最重要”；在澳大利亞則表示“請再來(lái)一杯啤酒”。
4．舉大拇指手勢的含義：在我國，右手或左手握拳，伸出大拇指，表示“好”、“了不起”等，有贊賞、夸獎之意；在意大利，伸出手指數數時(shí)表示一；在希臘，拇指上伸表示“夠了”，拇指下伸表示“厭惡”、“壞蛋”；在美國、英國和澳大利亞等國，拇指上伸表示“好”、“行”、“不錯”，拇指左、右伸則大多是向司機示意搭車(chē)方向。
勞動(dòng)創(chuàng )造了人，勞動(dòng)離不開(kāi)手，人手使人具有了區別于其它動(dòng)物的特殊本質(zhì)。手勢是人的第二面孔，具有抽象、形象、情意、指示等多種表達功能。今天，為了有效地根據不同對象適度施禮，必須通過(guò)對方的手所表現出的各種儀態(tài)，準確判讀由各種手勢傳達出的各種真實(shí)的、本質(zhì)的信息，為完成公共關(guān)系的任務(wù)服務(wù)。
在使用手勢語(yǔ)時(shí)，有些地方是值得特別注視的。例如當需要伸出手為他人指示方向時(shí)，切忌伸直一根指頭，這是一種沒(méi)教養的典型表現；一定要將五指自然伸直、掌心向上指示方向，在社交場(chǎng)合，更不要用手指指點(diǎn)點(diǎn)地與他人說(shuō)話(huà)，因為這不僅是對他人的不禮貌，而且簡(jiǎn)直就是對對方的輕視和瞧不起。又比如；打響指是一些人在興奮時(shí)的習慣動(dòng)作，如有這種習慣也最好改掉。有人碰到熱人或招呼服務(wù)員，常常用打響指來(lái)表示，這常常會(huì )引起對方的反感，甚至厭惡，這不僅是對對方的不尊重，也表明了自己不大嚴肅。
除了以上提到的各種體姿可以揭示人的內心，可以用來(lái)表情達意之外，人的面部（包括眼、眉、耳、鼻、嘴、臉、頭發(fā)等）、頸部、肩、軀干、臀以及雙腳都可以發(fā)揮傳達內心真實(shí)情感的功能，對此，都應在實(shí)踐中認真觀(guān)察、總結。這樣，一方面可以使自己在社交場(chǎng)合中準確了解、理解對方，另一方面，也可以使自己真正得體有效地根據需要進(jìn)行使用。
還需要說(shuō)一點(diǎn)，以上提到的各種體態(tài)語(yǔ)只是為了解釋需要才有頭、手、軀干等區分，實(shí)際上，人體是一個(gè)整體。各部位是相互配合，協(xié)調動(dòng)作的，是變化多端的，這就需要大家在實(shí)踐中綜合判斷、靈活運用。
秘書(shū)體姿的禮儀
握手是一種禮儀，但人與人之間、團體之間、國家之間的交往都賦予這個(gè)動(dòng)作豐富的內涵。一般說(shuō)來(lái)，握手往往表示友好，是一種交流，可以溝通原本隔膜的情感，可以加深雙方的理解、信任等。團體領(lǐng)袖、國家元首之間的握手則往往象征著(zhù)合作、和解、和平。
握手是在相見(jiàn)、離別、恭賀、或致謝時(shí)相互表示情誼、致意的一種禮節，雙方往往是先打招呼，后握手致意。
握手的順序主人、長(cháng)輩、上司、女士主動(dòng)伸出手，客人、晚輩、下屬、男士再相迎握手。
握手的方法
一定要用右手握手，以表示親切和尊重。
要緊握雙方的手，時(shí)間一般以1-3秒為宜。當然，過(guò)緊地握手，或是只用手指部分漫不經(jīng)心地接觸對方的手都是不禮貌的。
被介紹之后，最好不要立即主動(dòng)伸手。年輕者、職務(wù)低者被介紹給年長(cháng)者、職務(wù)高者時(shí)，應根據年長(cháng)者、職務(wù)高者的反應行事，即當年長(cháng)者、職務(wù)高者用點(diǎn)頭致意代替握手時(shí)，年輕者、職務(wù)低者也應隨之點(diǎn)頭致意。和年輕女性或異國女性握手，一般男士不要先伸手。男士握手時(shí)應脫帽，切忌戴手套握手。
握手時(shí)雙目應注視對方，微笑致意或問(wèn)好，多人同時(shí)握手時(shí)應順序進(jìn)行，切忌交叉握手。
在任何情況拒絕對方主動(dòng)要求握手的舉動(dòng)都是無(wú)禮的，但手上有水或不干凈時(shí)，應謝絕握手，同時(shí)必須解釋并致歉。
握手時(shí)首先應注意伸手的次序。在和女士握手時(shí)，男士要等女士先伸手之后再握，如女士不伸手，或無(wú)握手之意，男士則點(diǎn)頭鞠躬致意即可，而不可主動(dòng)去握住女士的手;在和長(cháng)輩握手時(shí)，年輕者一般要等年長(cháng)者先伸出手再握;在和上級握手時(shí)，下級要等上級先伸出手再趨前握手。另外，接待來(lái)訪(fǎng)客人時(shí)，主人有向客人先伸手的義務(wù)，以示歡迎;送別客人時(shí)，主人也應主動(dòng)握手表示歡迎再次光臨。
握手的力度
握手時(shí)為了表示熱情友好，應當稍許用力，但以不握痛對方的手為限度。在一般情況下，握手不必用力，握一下即可。男子與女子握手不能握得太緊，西方人往往只握一下婦女的手指部分，但老朋友可以例外。
握手時(shí)間的長(cháng)短
握手時(shí)間的長(cháng)短可根據握手雙方親密程度靈活掌握。初次見(jiàn)面者，一般應控制在3秒鐘以?xún)�，切忌握住異性的手久久不松開(kāi)。即使握同性的手，時(shí)間也不宜過(guò)長(cháng)，以免對方欲罷不能。但時(shí)間過(guò)短，會(huì )被人認為傲慢冷淡，敷衍了事。
握手的禁忌
不要在握手時(shí)戴著(zhù)手套或戴著(zhù)墨鏡，另一只手也不能放在口袋里。只有女士在社交場(chǎng)合可以戴著(zhù)薄紗手套與人握手。握手時(shí)不宜發(fā)長(cháng)篇大論，點(diǎn)頭哈腰，過(guò)分客套，這只會(huì )讓對方不自在，不舒服。
電話(huà)禮儀
電話(huà)是我們日常生活最常用的溝通交流工具。掌握正確的、禮貌待人的打電話(huà)方法是非常必要的。
隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話(huà)的普及率越來(lái)越高，人離不開(kāi)電話(huà)，每天要接、打大量的電話(huà)�？雌饋�(lái)打電話(huà)很容易，對著(zhù)話(huà)筒同對方交談，覺(jué)得和當面交談一樣簡(jiǎn)單，其實(shí)不然，打電話(huà)大有講究，可以說(shuō)-是一門(mén)學(xué)問(wèn)、一門(mén)藝術(shù)。
然而普通的接打電話(huà)也有禮儀在里面，你做的得體嗎?
一般有一下基本禮儀：
�、倥c地位比自己高的人通話(huà)，
例如領(lǐng)導與長(cháng)輩，
通常是地位高的人先掛。
�、跒榇螂娫�(huà)，先要思考。
�、劢油娫�(huà)，莫忘客套。
�、芸刂埔袅�，親切穩重。
�、葩徛曇豁�，盡快接話(huà)。
�、迣Ψ秸胰�，禮貌待之。
�、咦骱眉o錄，準確應答。
�、嘟釉�(huà)完畢，別忘客氣。
秘書(shū)禮儀的作用是什么?
孔子說(shuō):“不學(xué)禮,無(wú)以立�！� “博學(xué)于文,約之于禮�！倍Y儀對人有較強的約束力。秘書(shū)禮儀不僅是秘書(shū)工作取得成功的重要手段,而且已逐漸滲透到社會(huì )經(jīng)濟生活中的各個(gè)方面,為構建和諧文明社會(huì )起著(zhù)重大的作用。
1.提高個(gè)人職業(yè)素養
禮儀是成功者的潛在資本。市場(chǎng)競爭最終是人員素質(zhì)的競爭,對秘書(shū)人員來(lái)說(shuō),秘書(shū)人員的素質(zhì)就是秘書(shū)人員個(gè)人的修養和個(gè)人的表現。教養體現于細節,細節展示素質(zhì)。通過(guò)學(xué)禮儀、講禮儀,會(huì )使人樹(shù)立起正確的價(jià)值觀(guān),自覺(jué)調整站位,跳出自我的小圈子;以他人為先,以社會(huì )為上,從國家和社會(huì )的大局考慮問(wèn)題;以“先天下之憂(yōu)而憂(yōu)、后天下之樂(lè )而樂(lè )”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規范自己的言行舉止,從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個(gè)新的層次。
2.有助于塑造良好的公眾形象
公眾形象是十分重要的,它的形成大多數是通過(guò)禮儀來(lái)傳遞的,并且直接影響著(zhù)交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此,一個(gè)個(gè)體或一個(gè)單位,想要擴大知名度、提升美譽(yù)度就要在社會(huì )公眾面前樹(shù)立最佳形象,而與社會(huì )公眾交往的秘書(shū)禮儀形象是獲得成功的有效途徑�，F代市場(chǎng)競爭除了產(chǎn)品競爭外,更體現在形象競爭。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè),就容易獲得社會(huì )各方的信任和支持,就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以,秘書(shū)人員時(shí)刻注重禮儀,既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現,也是樹(shù)立和鞏固良好形象的需要。
3.有利于傳遞信息,展示價(jià)值
良好的禮儀可以更好地向對方展示自己的長(cháng)處和優(yōu)勢,它往往決定了機會(huì )是否降臨。這是因為禮儀是一種信息,通過(guò)這個(gè)媒介表達出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務(wù)活動(dòng)中,恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任,進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。
秘書(shū)體姿的禮儀
形象體現于細節，細節展示素質(zhì)。衣著(zhù)打扮、言談舉止、待人接物，其實(shí)都是素養問(wèn)題。有些同志在正式場(chǎng)合甚至在國際交往中不修邊幅，歪戴帽子斜穿衣，當眾“打掃”個(gè)人衛生，這些都是禮儀修養不夠的表現，都會(huì )給交往對象留下不良的印象。
人的形象是具有整體性的，一定要保持和諧。我就見(jiàn)到過(guò)有的秘書(shū)在上班時(shí)間，甚至是在身著(zhù)制服的時(shí)候，腳上穿露腳趾或者露腳跟的涼鞋，這也是不得體的。大家都知道，在正式的公務(wù)場(chǎng)合或者涉外場(chǎng)合，男性秘書(shū)身著(zhù)西裝為宜，但是我也見(jiàn)過(guò)有人此時(shí)腳穿白皮鞋，腰系紅腰帶，手拿咖啡色手袋，簡(jiǎn)直讓人“退避三舍”。
另外一方面的內容可以稱(chēng)之為溝通技巧。溝通技巧是秘書(shū)禮儀的核心內容，因為我們從事任何一項具體工作都需要與其他人打交道。如果不善于同對方進(jìn)行必要的溝通，在溝通時(shí)缺乏必要的禮儀，往往會(huì )給工作帶來(lái)障礙，甚至事倍功半。例如，公務(wù)宴請的目的在于促進(jìn)部門(mén)、單位之間的溝通，并為此提供一個(gè)臨時(shí)性的交流場(chǎng)所。因此，參加公務(wù)宴請時(shí)應當注意適度的交際，適當地進(jìn)行溝通。但是，有些同志在公務(wù)宴席上對身邊的人不聞不問(wèn)，愛(ài)搭不理，甚至一聲不吭，只顧埋頭吃喝，吃完就撤。還有些同志卻表現得過(guò)度熱情，不分對象地勸酒夾菜，非要對方吃下去不可。這些不當的舉止都扭曲了公務(wù)宴請的作用，并沒(méi)有實(shí)現真正意義上的溝通與交流。
提高秘書(shū)禮儀修養的方法和途徑
1、加強道德修養
社交禮儀反映了人們在共同生活、彼此交往中最一般的道德關(guān)系，是保證交往活動(dòng)順利進(jìn)行和社會(huì )生活正常秩序的重要因素。道德品質(zhì)的修養和禮儀行為的養成有著(zhù)密切的聯(lián)系，二者是相輔相成的統一的過(guò)程。禮儀要求人們在交往的過(guò)程中，互相尊重、誠懇和善、待人和氣、儀表端莊，而人的禮節、禮貌、禮儀是受人的思想道德水平支配的，蘊蓄于中的思想道德是禮貌、禮節、禮儀的基礎和內驅力。
禮儀行為從廣義上說(shuō)就是一種道德行為，處處滲透和體現著(zhù)一種道德精神。一個(gè)人想要在禮儀方面達到較高的造詣，離開(kāi)了道德品質(zhì)方面的修養是不可能的；一個(gè)人要形成一種高尚的道德品質(zhì)，就應該從日常禮儀規范這一基礎的層次做起。
2、提高文化素質(zhì)
眾所周知，文化知識對人的精神氣質(zhì)的陶冶作用是潛移默化的，也是帶有根本性的�？鬃诱f(shuō)：“質(zhì)勝文則野，文勝質(zhì)則史。文質(zhì)彬彬，然后君子�！敝芏鱽�(lái)被譽(yù)為“禮儀外交官”，這與他的學(xué)識分不開(kāi)的。一個(gè)言談舉止高雅的人，必定有很高的文化修養。豐富的科學(xué)文化知識是人際交往取得成功的一個(gè)基礎，有了各種知識，才能使自己懂禮貌、講禮節，才能思考問(wèn)題周到詳盡，處理問(wèn)題得體妥當，也才能在當今社會(huì )中，與方方面面的人進(jìn)行廣泛的交流。
因此要提高自己的禮儀修養，必須有意識地廣泛涉獵多種科學(xué)文化知識，不斷學(xué)習，使自己具備見(jiàn)多識廣的綜合知識素養，提高文學(xué)、藝術(shù)欣賞能力，提高審美能力。這樣，就會(huì )有意無(wú)意地按照美的規律來(lái)認識生活和改造周?chē)沫h(huán)境，同時(shí)，在秘書(shū)工作中，自己的言行也更具美感。
3、自覺(jué)學(xué)習禮儀知識，接受禮貌教育
我國幾千年的文明，各個(gè)歷史階段都有浩繁的有關(guān)禮儀的知識，我國的各個(gè)民族禮節習俗也是各不相同。自覺(jué)學(xué)習各地區和各個(gè)民族的禮儀知識，以免我們在秘書(shū)工作中遇到禮儀問(wèn)題時(shí)不知所措，甚至失禮于人，發(fā)生令人尷尬、不愉快的事情。
尊重國際禮儀和交際禮儀，尊重各國人民的風(fēng)俗習慣，是我國對外活動(dòng)的一貫做法。它反映了我國維護世界和平、加強國際友好合作的真誠愿望。另外，學(xué)習國際禮儀知識，要求我們既要繼承和發(fā)揚我國的優(yōu)良傳統，保持禮節和禮儀的民族特色，又要吸收外國禮儀中一些好的東西和一系列國際通行慣例，為我所用。
作為秘書(shū)，我們應該注意積極主動(dòng)的收集、學(xué)習和領(lǐng)會(huì )各種秘書(shū)禮儀知識，以便在實(shí)踐中運用，久而久之，不但自己在禮儀方面博聞多識，而且在禮儀修養的實(shí)踐上也能提高到新的高度。
4、積極參加禮儀實(shí)踐
學(xué)習禮儀知識是一方面，更重要的是要把禮儀規范的要求融合到實(shí)踐當中去，要融入到每個(gè)人的生活當中去。實(shí)踐是動(dòng)機和效果由此及彼的橋梁。在提高禮儀修養時(shí)，要以積極的態(tài)度，堅持理論聯(lián)系實(shí)際，將自己學(xué)到的禮儀知識積極運用于秘書(shū)工作實(shí)踐的各個(gè)方面。積極投身到實(shí)踐之中，在文明氣氛較濃的環(huán)境里去接受熏陶。在崗位上，時(shí)時(shí)處處自覺(jué)從大處著(zhù)眼、小處著(zhù)手，以禮儀的規范來(lái)要求自己的言談舉止，在社交場(chǎng)所多聽(tīng)、多看、多學(xué)，通過(guò)各種人際交往的接觸強化，不斷提高自己的禮儀修養。
5、養成良好的行為習慣
良好禮儀習慣的養成需要一個(gè)學(xué)習認知、實(shí)踐鞏固、內化養成、外顯帶動(dòng)的過(guò)程。因為禮儀是人們交際活動(dòng)中的一種行為模式。這種行為模式只有通過(guò)長(cháng)期的自覺(jué)練習，變成自身一種自動(dòng)的動(dòng)作，形成習慣，才能在交際活動(dòng)中更好地發(fā)揮作用。而禮儀修養實(shí)際上就是人自覺(jué)用正確的思想戰勝不正確的思想，用良好的行為習慣糾正不良行為習慣的過(guò)程。
秘書(shū)體姿的禮儀
總經(jīng)理秘書(shū)個(gè)人禮儀
1. 秘書(shū)的儀表
秘書(shū)的儀表是一種無(wú)聲的語(yǔ)言，它反映了秘書(shū)人員的修養、性格等內在特征，會(huì )在交往初始階段給人以美好的印象。
秘書(shū)的儀表主要包括在秘書(shū)服飾和秘書(shū)美容兩方面。
秘書(shū)的服飾的要求要整潔大方、整體和諧、展示個(gè)性。
秘書(shū)的美容是指在儀表的整理方面，直注意發(fā)型的要求與選擇、麗容的清沽與護理、保持口腔清潔保持于的清潔、服裝鞋殊的漿沽等;還要在臉部化妝禮儀方面，應注意不同場(chǎng)合的化妝，注意小在公眾場(chǎng)合化妝，不在異性面前化妝上班時(shí)不宜使用濃重型化妝品。
2.秘書(shū)的談吐
談吐是人們在一定的語(yǔ)境中運用口頭語(yǔ)言的交際活動(dòng)，它應符合語(yǔ)言交際的禮儀規范，給人以美的感受。
秘書(shū)的談吐就是秘書(shū)通過(guò)尊重、友善、得體的信息傳遞，使交往雙方取得理解、協(xié)調和適應，以有效實(shí)現秘書(shū)活動(dòng)的目標。
首先，應以“曉之以禮，動(dòng)之以情.適合語(yǔ)境，運用得體，機動(dòng)靈活，注重實(shí)效”為基本原則。
其次，是秘書(shū)的禮貌用語(yǔ)，根據表達的語(yǔ)意不同，秘書(shū)人員要用好各種問(wèn)候語(yǔ)、稱(chēng)謂語(yǔ)、請托語(yǔ)、致謝語(yǔ)、祝賀語(yǔ)和告別語(yǔ)等。
最后，是秘書(shū)的交談?wù)Z(yǔ)，交談?wù)Z(yǔ)是秘書(shū)社交中的主要言語(yǔ)形式，是傳遞信息、溝通情感、取得良好交際效果的關(guān)鍵環(huán)節。秘書(shū)與人交談時(shí)應做到：注意傾聽(tīng);親切自然;語(yǔ)調平和;互相交流;談話(huà)禁忌。
3. 秘書(shū)的體態(tài)
秘書(shū)的站姿。其基本要求是挺直、均衡、靈活。秘書(shū)人員在正式場(chǎng)合一定要避免不良的站姿，具備挺直如松的氣度。
秘書(shū)的坐姿。秘書(shū)人員要有良好的坐姿.達到“坐如鐘”的要求。
秘書(shū)的走姿。正確的走姿是：輕而穩，胸要挺，頭抬起，兩眼平視，步度和步位合乎標準。
秘書(shū)的手勢。手勢是一種動(dòng)態(tài)的無(wú)聲體態(tài)語(yǔ)言，能夠傳達豐富的感情，如招手致意、揮手告別、握手問(wèn)好、擺手拒絕、拍手稱(chēng)贊、拱手答謝等。
秘書(shū)的目光。秘書(shū)與人交往要目光平和親切，目光虛化;在交往中要注意凝視、斜視、膘視、瞥視等不同方式的運用;在交往中要注意目光注視的時(shí)問(wèn)與部位。避免不雅的儀態(tài)。
總經(jīng)理秘書(shū)辦公室日常禮儀
1.電話(huà)禮儀在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，你所代表的是單位而不是個(gè)人，所以不僅要言語(yǔ)文明、音調適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時(shí)，更不要忘記每一個(gè)重要的電話(huà)都要做詳細的電話(huà)記錄，包括來(lái)電的時(shí)間、來(lái)電的單位及聯(lián)系人、通話(huà)內容等。
2.迎送禮儀當客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，應該主動(dòng)從座位上站起來(lái)，引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì )客廳或接待區，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過(guò)大，以免影響周?chē)�。另外，接待客人要切記面帶微笑�?/p>
3.握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現你的信心和熱情，但不能太用力且時(shí)間過(guò)長(cháng)。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動(dòng)向對方說(shuō)明不握手的原因。
4.名片禮儀遞送名片時(shí)，應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時(shí)要用雙手，并認真看一遍上面的內容，使對方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì )議時(shí)，應該在會(huì )前或會(huì )后交換名片，不要在會(huì )中擅自與別人交換名片。
5.在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調，以體現權威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長(cháng)裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內衣若隱若現很不雅觀(guān)。
6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過(guò)多，走起路來(lái)?yè)u來(lái)?yè)u去的耳環(huán)會(huì )分散他人注意力，叮當作響的手鐲也不宜戴。
7.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見(jiàn)面就將問(wèn)候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會(huì )"之類(lèi)的問(wèn)候語(yǔ)要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱(chēng)兄弟道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱(chēng)。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來(lái)稱(chēng)呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開(kāi)玩笑。
8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士?jì)?yōu)先原則去作未必會(huì )讓女同事高興。
9.行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當眾表演自己擅長(cháng)的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應去專(zhuān)用的吸煙室或化妝間。若附近沒(méi)有這類(lèi)場(chǎng)所，則只好借助于洗手間。
10.辦公時(shí)間不要離開(kāi)辦公桌，看書(shū)報、吃零食、打瞌睡一定會(huì )引起上司的不滿(mǎn)。私人電話(huà)接起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了會(huì )招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或將腿整個(gè)翹上去的樣子都是很難看的。
11.要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿�、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過(guò)或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會(huì )被當作不務(wù)正業(yè)，弄不好會(huì )搞掉自己的飯碗。
12.接待來(lái)訪(fǎng)者要平等待人，而不論其是否有求于自己�；卮饋�(lái)訪(fǎng)者提出的問(wèn)題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來(lái)加重語(yǔ)氣。
13.去別的辦公室拜訪(fǎng)同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準時(shí)赴約，經(jīng)過(guò)許可，方可入內。在別的辦公室里，沒(méi)有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話(huà)，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動(dòng)別人的東西。在別的辦公室停留的時(shí)間不宜太久，初次造訪(fǎng)以20分鐘左右為準。
秘書(shū)體姿的禮儀
一、見(jiàn)面與問(wèn)侯禮儀中注意事項
1、請勿直呼其名
2、介紹時(shí)提供的信息應適當
3、介紹出現失誤時(shí)仍應沉著(zhù)應付
4、自我介紹
二、名片設計與名片接遞方法
1、名片是讓新結識的朋友記住你的姓名、地址和電話(huà)號碼等的一種有效辦法。
2、一張形象、效果俱佳的名片通常包括以下幾項內容：
(1)公司標志、商標或公司的徵記;(2)姓名;(3)職務(wù);(4)公司名稱(chēng);(5)公司地址;(6)電話(huà)號碼;(7)傳真號碼;(8)若有必要，也可印上其他辦事處的地址。
3、名片交換時(shí)機
(1)當你與某人第一次見(jiàn)面時(shí)，一般都要贈送一張名片，這是十分得體的禮儀;
(2)在展銷(xiāo)會(huì )開(kāi)始時(shí)，銷(xiāo)售經(jīng)理與客戶(hù)之間互換名片是一種傳統，表示非正式的業(yè)務(wù)往來(lái)已經(jīng)開(kāi)始;
(3)在賓客較多的場(chǎng)合，一開(kāi)始就接受名片可幫助你及早了解來(lái)客的身份;
(4)去拜訪(fǎng)某人時(shí)，如果主人沒(méi)有出示名片，客人可在道別前索要;
(5)用餐時(shí)不要出示名片，而應等到用餐結束;
(6)有時(shí)，如果本人不能親自前往，可以送上名片來(lái)“代表”你。
三、掌握正確儀態(tài)
儀態(tài)是人的舉止行為的統稱(chēng)，也是現代人的職業(yè)文明標志，包括：站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì)和風(fēng)度等。
1、站姿：最容易表現姿勢特征的是人處于站立時(shí)的姿勢。
2、坐姿：是秘書(shū)活動(dòng)中最重要的人體姿勢，是一種靜態(tài)造型，其包容的信息也非常豐富。
四、服飾穿戴選擇的基本原則。
秘書(shū)的接待禮儀用語(yǔ)
1.問(wèn)候語(yǔ)
隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步，交往中對語(yǔ)言文明的要求更高了。見(jiàn)面時(shí)應根據彼此的關(guān)系問(wèn)候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問(wèn)候語(yǔ)簡(jiǎn)單明了，不受場(chǎng)合約束而且聽(tīng)來(lái)親切自然。
不論是在何種場(chǎng)合，問(wèn)候時(shí)表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。
2.感謝語(yǔ)
當別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙，都應該說(shuō)"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時(shí)，應該說(shuō)："好，謝謝!"拒絕時(shí)應該說(shuō)："不，謝謝"，而不應該說(shuō)："我不要!"或是"我不愛(ài)吃!"
感謝的時(shí)候還應該以熱情的目光注視對方。
3.道歉語(yǔ)
做了不當的事，應及時(shí)道歉說(shuō)："對不起，實(shí)在抱歉。"、"真過(guò)意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人，或是打斷了別人的話(huà)，應該說(shuō)："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場(chǎng)合不小心碰了別人，應該說(shuō)："真對不起。"在服務(wù)對象面前應該學(xué)會(huì )說(shuō)："對不起，讓您久等了。"
4.征詢(xún)語(yǔ)：
"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我幫您做些什么嗎?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會(huì )不會(huì )打擾您?"
5.應答話(huà)：
"您不必客氣。""沒(méi)有關(guān)系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"
6.慰問(wèn)語(yǔ)：
"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話(huà)是一種善意的慰問(wèn)。人際交往中，這類(lèi)話(huà)看來(lái)很簡(jiǎn)單，似乎說(shuō)不說(shuō)兩句都可以，實(shí)際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來(lái)對方對你的好感。對方會(huì )認為你這個(gè)人是個(gè)熱情的關(guān)心別人的人。
7."請"字的運用：
"請您幫我個(gè)忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關(guān)照。""請問(wèn)您……"這些話(huà)中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語(yǔ)氣委婉。
秘書(shū)的接待禮儀
一、要處處為客人著(zhù)想
1、秘書(shū)要有強烈的時(shí)間觀(guān)念，千萬(wàn)不要讓客人等待。
(1)在約定好的時(shí)間，秘書(shū)要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來(lái)之后沒(méi)見(jiàn)接待人員，不僅是秘書(shū)人員的失職，也會(huì )使接待活動(dòng)失敗。
(2)不能讓來(lái)賓等待過(guò)久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來(lái)賓拜訪(fǎng)時(shí)，因為秘書(shū)人員的疏忽，而讓其吃閉門(mén)羹，被拋到一邊，無(wú)疑是來(lái)賓感到受傷，這樣會(huì )造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會(huì )形象。
2、當客人要找其他同事不在時(shí)，本著(zhù)團結合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時(shí)回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來(lái)及時(shí)聯(lián)系。
3、客人到來(lái)時(shí)由于特殊情況不能馬上接待，秘書(shū)人員要向客人說(shuō)明原因并詢(xún)問(wèn)是否愿意等，若客人愿意等待，應該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書(shū)人員在與來(lái)賓交談時(shí)應大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書(shū)都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書(shū)要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問(wèn)題，秘書(shū)要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應答禮節
1、秘書(shū)人員在與客人交談過(guò)程中，沒(méi)有聽(tīng)清對方的話(huà)語(yǔ)時(shí)，要禮貌地說(shuō)：”對不去，我剛才沒(méi)有聽(tīng)清您的話(huà)，麻煩您再說(shuō)一遍”，這樣才會(huì )使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。
2、來(lái)賓表示感謝時(shí)，秘書(shū)人員應說(shuō)：“不用謝，這是應該的�！钡瓤蜌饣卣Z(yǔ)。 3、對于來(lái)賓的提問(wèn)一時(shí)間沒(méi)法回答的，秘書(shū)應先致歉后查詢(xún)，“對不起，這事我不清楚。待我問(wèn)明白了在告訴您�！�。如果在沒(méi)有弄清楚就胡亂回答，會(huì )給來(lái)賓帶來(lái)疑惑和不解。
4、對于來(lái)賓的稱(chēng)贊，秘書(shū)人員要發(fā)自?xún)刃牡乇硎靖兄x。
秘書(shū)的接待禮儀注意事項
1.問(wèn)候禮節。問(wèn)候禮節主要是指在接待來(lái)賓時(shí)使用規范化的問(wèn)候用語(yǔ)。
見(jiàn)到初次來(lái)賓應說(shuō)："您好!見(jiàn)到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見(jiàn)面則說(shuō)："您好嗎?很久未見(jiàn)了。"
來(lái)訪(fǎng)者來(lái)到時(shí)，除第一句話(huà)按不同時(shí)間問(wèn)候外，接著(zhù)應問(wèn)："您有什么事需要我幫忙嗎?您是初次來(lái)這里嗎?路上辛苦了。"
平時(shí)遇到來(lái)賓，應道好問(wèn)安，一般說(shuō)："你好。"對于較熟悉的客人可以說(shuō)："您好嗎?"分別時(shí)則說(shuō)："再會(huì )!明日再見(jiàn)!"、"不久再見(jiàn)!"，或說(shuō)："祝您一路順風(fēng)，請轉達我們對您家屬的問(wèn)候"等。
如知客人身體不好，應關(guān)心地說(shuō)："請多保重。"當氣候變化的時(shí)候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"
如遇客人的生日或節日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂(lè )!"等。
客人即將離去時(shí)，應主動(dòng)對客人說(shuō)："請對我們的工作提出寶貴意見(jiàn)。"
2.稱(chēng)謂禮節。用恰如其分的稱(chēng)謂來(lái)稱(chēng)呼客人，這就是稱(chēng)謂禮節。不應直呼其名�？煞Q(chēng)："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時(shí)，在一定場(chǎng)合也可稱(chēng)職務(wù)，如"x部長(cháng)"、"x處長(cháng)"、"x廠(chǎng)長(cháng)"、"x經(jīng)理"。
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