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如何提高你的工作效率
在學(xué)習、工作或生活中，大家都有工作的經(jīng)歷吧，下面是小編為大家收集的如何提高你的工作效率，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
1、搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會(huì )
你必須理清的問(wèn)題包括：我現在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源？
2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時(shí)，應該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會(huì )影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì )因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？
3、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負擔
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理�！钡怯袥](méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當地反映真實(shí)情況?如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì )以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當然，更不應該自己承受問(wèn)題。
4、報告時(shí)要有自己的觀(guān)點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿(mǎn)意
多數人在向主管或是老板報告時(shí)，總是擔心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦?”根據商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對老板時(shí)會(huì )有恐懼的心理，而且如果向老板報告時(shí)手中的數據不夠多，感到恐懼的人數比例又會(huì )更多。
其實(shí)，這種擔憂(yōu)是多余的。太多的信息會(huì )變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋?zhuān)瑢τ诶习逡稽c(diǎn)幫助也沒(méi)有�！皟热菥�(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策�！边@是約翰遜詢(xún)問(wèn)多位資深主管對于簡(jiǎn)報內容的要求時(shí)，所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋?zhuān)欢ㄒ凶约旱挠^(guān)點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時(shí)，要能精準地掌控時(shí)間。
5、簡(jiǎn)報時(shí)增加互動(dòng)的機會(huì )，可縮短簡(jiǎn)報的內容與報告的時(shí)間
真正成功的簡(jiǎn)報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng )造溝通與對話(huà)的機會(huì )，進(jìn)而讓對方因為你的簡(jiǎn)報內容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話(huà)，試圖影響對方。
在做任何的簡(jiǎn)報之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報之后記得哪些重點(diǎn)?聽(tīng)眾會(huì )有什么樣的感受?你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報之后有什么樣的決定?
接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡(jiǎn)報的過(guò)程不應只有你一個(gè)人在說(shuō)話(huà)，提出問(wèn)題，可以讓你和觀(guān)眾有互動(dòng)的機會(huì )。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡(jiǎn)報內容，其余的時(shí)間應該是與聽(tīng)眾互動(dòng)。
6、有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件的內容，除非信件內容是有關(guān)近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
7、郵件內容盡量精簡(jiǎn)，節省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對方響應的機會(huì )
“最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意�！边@是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計劃時(shí)，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節省對方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須：⒈把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的范圍內。2超過(guò)20個(gè)字就應換行。3如果超過(guò)3行必須空行。
8、當沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費時(shí)間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門(mén)羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。
9、只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？是無(wú)法依照原定計劃完成，還是無(wú)法掌控情況，對于未來(lái)感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔心的問(wèn)題，作為你說(shuō)服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強調你的單位或是部門(mén)的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達成目標。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔心的問(wèn)題，而不是預算數字。
當你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì )議時(shí)間越短越好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會(huì )有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會(huì )。如果老板愿意再次討論預算的問(wèn)題，通常成功機會(huì )可高達八成以上。
10、專(zhuān)注工作本身，而不是業(yè)績(jì)評量的名目，才能真正有好的表現
你要做的只有以下兩件事情：
1）至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問(wèn)題，例如：“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？”“我想會(huì )議流程非常順暢，你認為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現，而不是只有在每年一次的業(yè)績(jì)評量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望。
2）至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調整?”也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設定的目標勢必做出調整，所以應該隨時(shí)確認最優(yōu)先的目標是哪些。
11.做好預先準備
在開(kāi)始工作之前，要做好充分的準備，包括想好工作思路、制定好工作計劃、準備好所需的資料和素材、做好與相關(guān)人員的溝通等。這樣可以避免在工作過(guò)程中遇到困難或打斷，提高工作的連貫性和效率。就像一位名人說(shuō)過(guò)的那樣：“準備是成功之母�！�
軟件工具推薦：Evernote，一款強大的筆記軟件，可以幫助你記錄靈感、整理資料、制定計劃等。它就像你的第二大腦，讓你隨時(shí)隨地都能捕捉和管理信息。
12.制定計劃并執行
制定計劃是提升工作效率的基礎，要根據自己的目標和任務(wù)，合理安排時(shí)間和優(yōu)先級，明確每一項工作的內容、步驟、期限和標準。制定好計劃后，要按照計劃執行，不要拖延或改變計劃，除非有特殊情況。計劃就像一張地圖，指引著(zhù)你前進(jìn)的方向和目的地。
軟件工具推薦：Todoist，一款簡(jiǎn)潔易用的待辦事項軟件，可以幫助你管理日常任務(wù)、跟蹤進(jìn)度、設置提醒等。它就像你的個(gè)人助理，讓你隨時(shí)隨地都能掌控自己的時(shí)間和事務(wù)。
13.集中精力
集中精力是提升工作效率的關(guān)鍵，要在工作時(shí)盡量避免分心或干擾，如關(guān)閉不必要的通知、遠離電子產(chǎn)品、選擇安靜的環(huán)境等。同時(shí)，要學(xué)會(huì )專(zhuān)注于一件事情，不要同時(shí)做多件事情或頻繁切換任務(wù)，這樣會(huì )降低工作質(zhì)量和效率。專(zhuān)注就像一把利劍，劈開(kāi)了你前進(jìn)路上的所有障礙。
軟件工具推薦：Forest，一款專(zhuān)注管理軟件，可以幫助你培養專(zhuān)注習慣、擺脫手機干擾、記錄專(zhuān)注時(shí)間等。它就像你的專(zhuān)注伙伴，讓你在種下一棵樹(shù)的同時(shí)，也種下了成功的種子。
14.工作流程優(yōu)化
優(yōu)化工作流程是提升工作效率的方法之一，要根據自己的實(shí)際情況，找出工作中的瓶頸和浪費，并尋找解決方案。比如，可以簡(jiǎn)化復雜的步驟、使用快捷鍵或模板、利用自動(dòng)化或外包等方式，減少不必要的時(shí)間和精力消耗。優(yōu)化工作流程就像是給你的工作打了一針強心劑，讓你的工作更加輕松和高效。
軟件工具推薦：Zapier，一款自動(dòng)化軟件，可以幫助你將不同的應用程序連接起來(lái)，實(shí)現各種自動(dòng)化任務(wù)。它就像你的工作魔法師，讓你用最少的操作，完成最多的事情。
15.學(xué)習總結
學(xué)習總結是提升工作效率的途徑之一，要在完成每一項工作后，及時(shí)反思和總結，找出自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，分析自己的工作方法和效果，學(xué)習他人的經(jīng)驗和建議，不斷改進(jìn)和提升自己的工作能力和水平。學(xué)習總結就像是給你的工作做了一次檢查和修補，讓你的工作更加完美和出色。
軟件工具推薦：Notion，一款全能的筆記軟件，可以幫助你記錄反思和總結、搭建知識體系、管理個(gè)人成長(cháng)等。它就像你的個(gè)人圖書(shū)館，讓你隨時(shí)隨地都能獲取和分享知識。
16.利用碎片時(shí)間
利用碎片時(shí)間是提升工作效率的技巧之一，要充分利用每一段空閑的時(shí)間，做一些有意義的事情，如閱讀、學(xué)習、思考、整理等。這樣可以提升自己的知識和能力，也可以為下一次工作做好準備。利用碎片時(shí)間就像是給你的工作加了一把火，讓你的工作更加快速和順暢。
軟件工具推薦：Pocket，一款閱讀軟件，可以幫助你收藏和閱讀感興趣的文章、視頻、網(wǎng)頁(yè)等。它就像你的個(gè)人雜志，讓你隨時(shí)隨地都能享受閱讀的樂(lè )趣。
17.排除干擾
排除干擾是提升工作效率的必要條件，要在工作時(shí)盡量減少或消除一切可能影響自己專(zhuān)注的因素，如噪音、溫度、光線(xiàn)、氣味等。同時(shí)，要學(xué)會(huì )拒絕或推遲一些無(wú)關(guān)緊要或不緊急的事情，如打電話(huà)、發(fā)短信、上網(wǎng)、聊天等。排除干擾就像是給你的工作打了一個(gè)屏障，讓你在一個(gè)安靜和舒適的環(huán)境中專(zhuān)心工作。
軟件工具推薦：Focus，一款專(zhuān)注管理軟件，可以幫助你屏蔽網(wǎng)站和應用程序的干擾、設置專(zhuān)注時(shí)間和休息時(shí)間等。它就像你的專(zhuān)注導師，讓你在專(zhuān)注的同時(shí)，也不忘休息和放松。
18.對抗拖延癥
對抗拖延癥是提升工作效率的挑戰之一，要克服自己的惰性和恐懼，及時(shí)開(kāi)始并完成每一項工作。為了克服拖延癥，可以采取以下一些措施：
設定明確和具體的目標，并分解成小步驟；
給自己設定合理的期限，并遵守承諾；
給自己設定獎勵和懲罰機制，并執行；
找到一個(gè)合適的伙伴或導師，并互相監督和鼓勵；
調整自己的心態(tài)和情緒，并保持積極和樂(lè )觀(guān)。
對抗拖延癥就像是給你的工作打了一針強心劑，讓你的工作更加有動(dòng)力和效果。
軟件工具推薦：Beeminder，一款目標管理軟件，可以幫助你設定目標、追蹤進(jìn)度、執行獎懲等。它就像你的目標守護者，讓你不敢偷懶，也不愿放棄。
19.平和心態(tài)
平和心態(tài)是提升工作效率的保障之一，要在工作時(shí)保持冷靜和理智，不要過(guò)于緊張或焦慮，也不要過(guò)于激動(dòng)或沮喪。同時(shí)，要注重勞逸結合，適當休息和放松，如深呼吸、做運動(dòng)、聽(tīng)音樂(lè )、冥想等。這樣可以緩解壓力和疲勞，提高工作的愉悅度和效率。
平和心態(tài)就像是給你的工作打了一針鎮定劑，讓你的工作更加穩定和順利。
軟件工具推薦：Headspace，一款冥想軟件，可以幫助你放松身心、提升專(zhuān)注力、改善睡眠等。它就像你的冥想導師，讓你在忙碌的工作中，也能找到一片寧靜和平衡。
20.整潔有序的工作環(huán)境
整潔有序的工作環(huán)境是提升工作效率的基礎之一，要保持自己的辦公桌、電腦、文件等工作用品的清潔和整理，避免雜亂無(wú)章和找不到東西的情況。同時(shí)，要選擇一個(gè)舒適和適合自己的工作場(chǎng)所，如溫度、光線(xiàn)、氣流等都要適宜，避免影響自己的工作狀態(tài)和效率。
整潔有序的工作環(huán)境就像是給你的工作打了一針美容劑，讓你的工作更加舒適和高效。
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