制度建設的重要意義

　　規范化管理是企業(yè)一項艱巨的、需要持續改進(jìn)的工作，它是企業(yè)各項工作正常有效開(kāi)展的基礎，是企業(yè)健康有序發(fā)展的有力保障。規范化管理同時(shí)也是提高工作效率和工作質(zhì)量，降低業(yè)務(wù)運作風(fēng)險的重要管理手段，缺少規范管理的企業(yè)其經(jīng)營(yíng)管理工作必將一盤(pán)散沙。規范化管理涵蓋的內容很廣，按照當今比較權威的解釋?zhuān)�它主要包括以下幾個(gè)層面，一是企業(yè)戰略目標管理的規范化，二是企業(yè)組織流程設計的規范化，三是組織構架設計的規范化，四是制度建設（指制度的編制、執行、修訂完善）的規范化，五是信息化建設的規范化。而制度建設是企業(yè)規范化管理的一個(gè)極其重要的部分，各項工作的規范化管理水平則直接體現在制度的建設上。制度建設的基本流程為制度的編制、制度的執行、制度的修訂完善，三個(gè)環(huán)節工作的規范性與系統性對是否能逐步形成適應企業(yè)自身發(fā)展需求的規范制度體系有著(zhù)決定性的作用，也是能否進(jìn)一步提高公司規范化管理水平的關(guān)鍵所在。下面筆者就制度建設三個(gè)環(huán)節的一些思路方法談?wù)勛约旱囊恍┯^(guān)點(diǎn)。

　　第一部分 制度的編制

　　一、制度編制的基本原則

　　一個(gè)企業(yè)編制的制度必須是規范的，必須符合企業(yè)科學(xué)管理原理和企業(yè)行為涉及到的每一個(gè)事物的發(fā)展規律和規則，沒(méi)有規范的制度，就沒(méi)有規范的制度執行過(guò)程。企業(yè)編制的制度應具有可操作性、系統性、合法性、平等性——四大基本原則。制度的可操作性是指，在編制制度時(shí)應從業(yè)務(wù)實(shí)際需求和管理規律出發(fā)，以現有體系和制度為基礎逐步地進(jìn)行優(yōu)化和完善，特別要注意的是，編制的制度不能脫離當前管理體系、人員素質(zhì)、文化習慣的前提來(lái)實(shí)施徹底式的變革，否則這樣的制度不但很難具有可操作性，還有可能帶來(lái)較大的管理風(fēng)險；制度的系統性則是指在編制制度時(shí)要堅持全面、統一的原則，要從全局的角度出發(fā)，避免發(fā)生相互矛盾的情況，保證制度體系整體的協(xié)調順暢；另外兩個(gè)方面的基本原則是制度的合法性和平等性，合法性是指制度不能與法律法規發(fā)生沖突，否則就會(huì )缺少法律效力，平等性則指編制的制度對各級管理層都應該一視同仁，不能因職位等方面的高低而有所區別，應堅持責任、權限、利益相一致的原則，權利與義務(wù)不均衡是推進(jìn)規范化管理的大敵，不平等的制度必將引起內部的矛盾與沖突，影響企業(yè)正常工作的開(kāi)展。

　　二、制度編制的基本思路

　　1、全員參與  制度制訂是一個(gè)“自上而下”和“自下而上”的過(guò)程，各項制度制訂都要經(jīng)過(guò)全方位的論證，都要充分考慮和吸收各方面的建議和意見(jiàn)，以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度，大家遵守合理的制度。編制制度時(shí)僅僅單靠一個(gè)或幾個(gè)人的苦思冥想是很難達到理想效果的，全員參與，多溝通、多論證是制度編制必須要做好的一個(gè)環(huán)節。

　　2、借鑒引進(jìn)  每個(gè)企業(yè)都有自己優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗，而這些優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗的結晶往往都體現在制度或管理模式上，所以在制度編制時(shí)可以將其他企業(yè)好的管理制度借鑒到自己的企業(yè)中，與自己的管理文化和管理體系有機結合，形成企業(yè)自己的特色，為自己的企業(yè)服務(wù)。借鑒引進(jìn)同時(shí)也是搞好企業(yè)制度建設的一項捷徑。

　　3、調查研究  調查研究就是要運用正確的觀(guān)點(diǎn)、合理有效的方法，抱著(zhù)謙虛、學(xué)習的態(tài)度，深入企業(yè)實(shí)際了解情況，掌握第一手材料，進(jìn)行綜合分析，制訂出切合實(shí)際、規范有效的制度，調查研究是編制制度極其有效的一種科學(xué)方法。調查的方式一般可采用普遍調查、典型調查、會(huì )議調查、訪(fǎng)問(wèn)調查、收集書(shū)面材料等，編制時(shí)可根據制度類(lèi)型的需要選取一種或幾種調查方式。只有經(jīng)過(guò)調查研究制訂的制度才會(huì )更科學(xué)、更具有可操作性。

　　4、事無(wú)巨細制度化  事無(wú)巨細制度化實(shí)際上是關(guān)于制度有效覆蓋面的問(wèn)題，是制度相對企業(yè)管理需要的充分性問(wèn)題。企業(yè)每一個(gè)重要的管理、工作和技術(shù)事項都應該用制度加以合理規范，使各項工作規范有序的進(jìn)行，以提高工作效率，減少管理成本。制度健全完善的程度也體現出了一個(gè)企業(yè)的規范化管理水平的高低。

　　另外，在編制制度時(shí)，制度內容的文字表述也是一個(gè)不可忽視的方面，應做到語(yǔ)言準確、概念清楚、文字簡(jiǎn)練、通俗易懂。

　　第二部分 制度的執行

　　再完善的制度，如果不能得到很好的執行，對推進(jìn)企業(yè)的規范化管理也是無(wú)濟于事，大到企業(yè)戰略目標的實(shí)現、小到企業(yè)日常工作的開(kāi)展都需要制度執行力和執行效率來(lái)做強有力的保證。制度執行力弱是企業(yè)都普遍存在的不良管理現象，也是企業(yè)管理中始終存在的矛盾和焦點(diǎn)，因此幾乎所有的企業(yè)都在強調制度執行力的問(wèn)題，在這方面大做文章。

　　一、加強制度的宣傳與學(xué)習

　　在企業(yè)內部，因年齡、文化、生活實(shí)踐等方面的不同，每個(gè)人的規范化管理意識、制度執行意識也存在著(zhù)較大的差異，必然有一部分人在意識上有所落后，而這些人也是企業(yè)管理的重點(diǎn)對象。面對他們，首先要做到的是通過(guò)宣傳、組織學(xué)習來(lái)提高他們的規范化管理意思，一個(gè)人只有意識提高了，觀(guān)念改變了，才會(huì )改變自己的行為，從而

　　改變自己。因此，宣傳制度、組織學(xué)習制度、提高制度執行意識是一個(gè)企業(yè)提高制度執行力和執行效率的基礎工作，基礎工作做好了，才會(huì )創(chuàng )造一個(gè)良好的制度執行環(huán)境。

　　二、干部應樹(shù)立榜樣作用

　　陳總說(shuō)過(guò)，一個(gè)員工差差一點(diǎn)，一個(gè)干部差差一片，這句話(huà)就非常精辟地闡述了干部榜樣的作用。干部的一言一行是員工爭先競仿的對象，對員工有著(zhù)非常大的影響，因此干部能做好自身形象，帶頭執行好各項制度，對員工會(huì )產(chǎn)生一種潛移默化的積極影響，反之，如果干部不注重自身形象或帶頭違反制度，就極有可能導致整個(gè)部門(mén)制度執行力的下降，就極有可能產(chǎn)生較差的管理局面和結果。

　　三、加強日常的監督、檢查和溝通

　　日常的監督、檢查和溝通是及時(shí)了解制度執行情況的重要手段，也是企業(yè)控制和提高制度執行力必須做好的前期工作。監督是每時(shí)每刻都應該進(jìn)行的工作，一個(gè)企業(yè)應把監督融入到日常工作中，開(kāi)展好部門(mén)內部的自我監督、橫向部門(mén)的相互監督、職能部門(mén)的專(zhuān)業(yè)監督；檢查則可采用多種形式進(jìn)行，一般來(lái)說(shuō)可采用自查、職能部門(mén)抽查、專(zhuān)業(yè)檢查、專(zhuān)項檢查等多種形式，不同的檢查形式所產(chǎn)生的效果會(huì )有所不同，但對推進(jìn)規范化管理都有著(zhù)不可忽視的作用；溝通是了解制度執行情況的主要手段，及時(shí)溝通可以及時(shí)了解到制度執行情況，從而可以及時(shí)采取有效措施來(lái)確保制度的執行力，溝通一般可采取召開(kāi)階段性座談會(huì )、開(kāi)展問(wèn)卷調查、下入基層了解等方法進(jìn)行。

　　四、將考核處理與教育激勵相結合

　　規范化管理應與人性化管理有機結合，對受到處理的干部員工，要通過(guò)引導、教育、溝通，讓干部員工被處理后有好的表現，讓部門(mén)管理工作有新的提高。這個(gè)方面工作往往容易被忽視，其實(shí)制度的目的不是處理人，而是用以規范人的行為、提高人的素質(zhì)，因此對違反制度的干部員工，做好他們的思想教育工作，提高他們的思想水平和思想素質(zhì)，是提高一個(gè)企業(yè)整體制度執行力的一個(gè)不可忽視的環(huán)節。

　　五、規范制度執行過(guò)程

　　一個(gè)企業(yè)應堅持一切管理活動(dòng)只對制度、標準負責，做到制度面前人人平等。在制度執行過(guò)程中，一是要做到規范優(yōu)先，即：制度執行時(shí)，大家有意見(jiàn)也要等制度執行后再開(kāi)展討論，避免扯皮，維護制度嚴肅性。二是對于重復問(wèn)題和典型問(wèn)題，嚴格考核處理。三是嚴格實(shí)行分級管理，避免考核過(guò)程中的推諉、扯皮現象，同時(shí)也要杜絕護短、說(shuō)情、辦事拖拉等不良現象。

　　第三部分 制度的修訂完善

　　企業(yè)的制度不是一成不變的，更不是一個(gè)“封閉的、靜止的”的系統，隨著(zhù)業(yè)務(wù)流程、組織構架、市場(chǎng)需求的變化，制度要被不斷地修訂、更新、廢止，以保持其有效性和適用性，適應企業(yè)管理和發(fā)展的需要。企業(yè)內部任何一位干部員工都可以對制度提出修訂完善的建議。制度修訂完善的原則與制度的編制原則是一致的，應考慮制度的可操作性、系統性、合法性和平等性。制度修訂完善的思路方法除在制度編制中提到的幾個(gè)方面外，還應該注重以下兩個(gè)方面。

　　一、制度的修訂完善應具有時(shí)效性。

　　沒(méi)有及時(shí)修訂制度，沒(méi)有致力于制度建設而導致制度失去適用性，這將會(huì )嚴重影響制度的權威性，甚至給工作帶來(lái)一定的負面影響，因此對制度的有效性、適宜性、充分性進(jìn)行不斷的評審與更新，是企業(yè)任何一個(gè)部門(mén)都不可忽視的工作，這項工作也是一項需要花費較大精力的、有較大難度的工作。要想較好的保證制度的時(shí)效性，企業(yè)內部的每一個(gè)組織機構都應該抽出一定的人員和花費一定精力來(lái)致力于制度建設這個(gè)工作。

　　二、制度的修訂完善應堅持“邊制訂、邊執行、邊完善、邊上報備案”的四邊原則。

　　在工作過(guò)程中，隨時(shí)可能碰到一些不確定的管理事項，甚至一些管理漏洞，這就需要我們通過(guò)完善制度來(lái)規范工作。但制度的修訂完善和正式發(fā)布是需要一段時(shí)間的，為彌補缺少明文規定的制度可能給管理工作帶來(lái)的不良影響，及時(shí)避免和減少不規范的行為或做法，這時(shí)候我們就需要采取“邊制訂、邊執行、邊完善、邊上報備案”的方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。在日常管理工作中，只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照執行，而不是等到正式制度文件下發(fā)后才執行。同時(shí)，按“四邊”的要求來(lái)開(kāi)展制度工作這也是較好保證制度時(shí)效性的一個(gè)有效方法。

　　另外，有一點(diǎn)要在這里特別指出，那就是流程的修訂完善，這個(gè)工作是制度建設中的一個(gè)的難點(diǎn)。對已有的流程進(jìn)行完善、創(chuàng )新或精簡(jiǎn)，減少一些重復工作和累贅環(huán)節，提高流程的效率與效果，是一個(gè)企業(yè)應該時(shí)刻關(guān)注的問(wèn)題。

　　第四部分 小結

　　制度建設是一項長(cháng)期的、艱巨的任務(wù)。任何制度都要經(jīng)歷一個(gè)從建立到不斷完善的過(guò)程，任何制度的內容和形式都需要根據企業(yè)經(jīng)營(yíng)的變化而不斷廢止和更新。企業(yè)應充分認識到制度建設的重要性，不斷的思考、不斷的總結，不斷推進(jìn)制度建設，努力建立健全并保持一個(gè)適應企業(yè)自身需要的規范制度體系，為提高企業(yè)的規范化管理水平提供一個(gè)強有力的制度保證。

　　制度建設是企業(yè)規范化運作的保證

　　俗話(huà)說(shuō)“沒(méi)有規矩，不成方圓”。社會(huì )秩序的建立與維護靠的是法律與道德，企業(yè)內部秩序的建立靠得是制度和文化。作為企業(yè)管理的基礎工作，制度建設就是對企業(yè)內部各項規章制度制定、頒布、實(shí)施、修改、梳理直至廢止的動(dòng)態(tài)全過(guò)程，制度沒(méi)有“最好”，只有“更好”，科學(xué)實(shí)用的制度，可以為企業(yè)降低“風(fēng)險”、減少“成本”、提高“效益”。 制度建設是企業(yè)規范化運作的必要保障，制度建設的目的是使企業(yè)內部做到“有章可依，有章必依，執章必嚴、違章必究”，也就是使所有的人按規矩辦事，如果不按規矩辦事，就要受到處罰。從這個(gè)角度來(lái)講，制度是企業(yè)的內部法律，企業(yè)內部的行為規范以執行制度為最低標準，做到在制度面前“人人平等”。

　　企劃處的主要職責之一就是進(jìn)行制度建設，原來(lái)的凱元制度也是自成體系的，有一系列比較完備的規章制度，但是由于職能部門(mén)的簡(jiǎn)化與合并，導致監督和制約的職能無(wú)法體現，具體執行起來(lái)就存在著(zhù)一定的弊端，制度就成了一紙空文�，F在職能部門(mén)已經(jīng)根據監督與制約的機制建立起來(lái)了，下一步工作就是清晰的界定各部門(mén)的職責并進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，將企業(yè)運行規則調整到最適合企業(yè)發(fā)展的狀態(tài)，將優(yōu)化后的規則以制度的形式合理地傳播和固定下來(lái)，體現到管理的各個(gè)層面，從而達到促進(jìn)管理水平提升的效果。我們進(jìn)行制度建設的重點(diǎn)在于：把各種簡(jiǎn)潔高效的工作流程、業(yè)務(wù)規則，按照凱元的特色以制度的形式確定下來(lái)。

　　第一、“說(shuō)”的階段——把我們要做的正確的事情大張旗鼓的進(jìn)行宣傳。

　　凱元公司作為熱電行業(yè)，有自己的行業(yè)特點(diǎn)，我們進(jìn)行制度建設就要緊緊圍繞集團文化結合凱元特色來(lái)進(jìn)行。我們首先要做的，就是將正確的信息通過(guò)各種渠道傳導到管理對象層面。制度編寫(xiě)并非單純寫(xiě)作，而是將管理要求通過(guò)正確的形式表達出來(lái)。檢驗管理制度編寫(xiě)質(zhì)量的唯一標準是：制度要求能否被執行并產(chǎn)生預期效果。所以在編寫(xiě)制度過(guò)程中該說(shuō)的，一定要說(shuō)全面，要考慮操作時(shí)有無(wú)難度或實(shí)現的可能性，要讓員工在理解上沒(méi)有什么障礙。

　　以經(jīng)濟責任制為例，在按照集團的統一要求建立經(jīng)濟責任制的過(guò)程中，企劃處在考核指標的設定中不斷的征求相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)和建議，力求把應該說(shuō)的在制度中講的明白。同時(shí)在制定責任制的過(guò)程中幾次進(jìn)行修訂，把需要考核的指標逐步的增加到責任制中，讓制度給全體員工傳達這樣一個(gè)信息：作為企業(yè)的一員就要關(guān)心企業(yè)的效益，企業(yè)效益好了我們的工資才更有保障，崗位工資要向效益工資過(guò)渡。在責任制制定后，加大宣傳力度，通過(guò)宣傳欄、黑板報、競賽臺、班前會(huì )等各種形式讓全體員工了解責任制考核什么，工資如何計算。讓職工真正了解責任制，認同效益工資，這樣廣大員工就會(huì )真正把企業(yè)的利益與自身的利益緊密聯(lián)系起來(lái)，讓員工更加明確地認識到自己在文化變革和制度變革中的位置，并力求讓他們心甘情愿地擁護新的制度，扮演新角色，從而減少在執行的過(guò)程中的難度。

　　第二、“聽(tīng)”的階段——要讓所有的人都聽(tīng)到，而且要保證讓人聽(tīng)的有所偏差。

　　管理制度是企業(yè)“法規”，應該通過(guò)適當的、正式的和順暢的信息渠道發(fā)布。在發(fā)布制度時(shí)，我們一定要保證我們所說(shuō)的，全體員工都能夠聽(tīng)得見(jiàn)，而且能夠聽(tīng)得全面，可以“原汁原味” 的理解，并不折不扣的記住執行。

　　應該充分利用多種信息傳播工具，特別注意信息渠道的可選擇性，以避免過(guò)多無(wú)關(guān)信息而使接受對象產(chǎn)生選擇疲勞。使用計算機網(wǎng)絡(luò )建立制度公布和管理的信息平臺，并建立制度學(xué)習的責任矩陣關(guān)系，是比較可行的方式之一。建立信息讀取的責任機制，如接收簽名、閱讀登記等等，也有利于制度信息的有效傳達。

　　同時(shí)，制度不但要傳達到位，而且要促使管理對象理解到位，這就需要建立和完善企業(yè)制度培訓職能。只有向制度執行者提供及時(shí)的學(xué)習機會(huì )和咨詢(xún)支持，才能促使其全面理解制度要求，掃清認知障礙。

　　最后，建立定期的制度應知應會(huì )考核，強化制度執行者對制度內容的記憶，有助于其在日后工作中具體執行，也是一件常抓不懈的工作。

　　第三、“做”的階段——“聽(tīng)到了，也記住了，可是，照做了嗎？”

　　制度建設，有人說(shuō)，有人聽(tīng)，最終的目的是有人去“做”。制度表達和傳播過(guò)程的合理性、適宜性和有效性，直接影響制度的貫徹落實(shí)和遵守執行。合理、清晰、正確、目的性強的規則，對企業(yè)員工來(lái)說(shuō)，沒(méi)有不予執行的理由；晦澀、繁雜、漏洞百出、不易理解的制度，光在理解層面就讓人望而卻步，員工拒絕執行，也是必然的結果。在制度表達和傳播都做到位的前提下，作為一項監督機制，頻密程度合理，深度和廣度適中的制度執行檢查工作，對企業(yè)制度建設也有很強的促進(jìn)作用，是一件不可缺少的工作。

　　通過(guò)檢查，管理者應該至少發(fā)現這些方面的問(wèn)題：我們的制度有條件做到嗎？制度執行結果有效嗎？執行的過(guò)程有監控和指導嗎？制度在多大程度上被執行著(zhù)？做的對不對？有無(wú)反饋？ 如果沒(méi)有這些管理也就成為了一種空話(huà)，管理制度就成了一紙空文。

　　通過(guò)檢查發(fā)現制度在執行過(guò)程出現的問(wèn)題，并和相關(guān)責任人進(jìn)行交流，找出出現問(wèn)題的原因，找出對策，逐一解決。經(jīng)過(guò)執行、反饋，調整，執行的循環(huán)過(guò)程，才能搞好制度的建設。

　　總之，搞好制度建設是企業(yè)規范運作的保證，制度建設的好壞影響到企業(yè)效益的好壞，影響到職工的熱情，所以我們一定要把制度建設搞好，使其規范化、程序化。

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