內部檔案管理制度（通用9篇）

　　在現在社會(huì )，制度使用的情況越來(lái)越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的內部檔案管理制度（通用9篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　內部檔案管理制度1

　�。�、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據以確定檔案“存毀”的工作。

　�。�、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，務(wù)必堅持全面觀(guān)點(diǎn)、堅持歷史觀(guān)點(diǎn)、堅持發(fā)展觀(guān)點(diǎn)。

　�。�、檔案鑒定，務(wù)必按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進(jìn)行。

　�。�、檔案鑒定工作，務(wù)必有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行，一般應有領(lǐng)導、專(zhuān)業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進(jìn)行。

　�。�、凡是經(jīng)過(guò)認真的鑒定，判定為保存或銷(xiāo)毀的檔案，務(wù)必按照規定的程序，辦好鑒定手續。

　�。�、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員務(wù)必嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。

　　檔案借閱管理制度

　　為了加強本單位檔案管理，搞好各門(mén)類(lèi)檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：

　　1、本單位各部門(mén)借閱檔案，務(wù)必按照單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

　　2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

　　3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

　　4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應在閱覽室內進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經(jīng)部門(mén)負責人批準，但借出時(shí)光不得超過(guò)一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

　　5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

　　6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。

　　內部檔案管理制度2

　　一、檔案管理宗旨

　　1、便于系團委統一領(lǐng)導和管理。

　　2、便于網(wǎng)絡(luò )部?jì)炔亢推渌�部門(mén)查閱資料。

　　3、有利于維護檔案的完整與安全。

　　二、存檔范圍

　　1、關(guān)于章程、規章制度。（每學(xué)期整理存檔一次）

　　2、關(guān)于成立、簡(jiǎn)介、歷史沿革、大事記等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）

　　3、關(guān)于內部成員的個(gè)人信息、換屆、活動(dòng)總結等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）

　　4、關(guān)于活動(dòng)的計劃書(shū)、經(jīng)費預算、活動(dòng)總結等材料。（每月整理一次）

　　5、關(guān)于工作的各種報告及統計資料。（每月整理一次）

　　6、需要網(wǎng)絡(luò )部執行的條例、規定、通知等文件。（每月整理一次）

　　7、由網(wǎng)絡(luò )部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）

　　三、檔案管理

　　1、檔案的最終統整統管由統籌團負責。

　　2、網(wǎng)絡(luò )部各團自行負責團內檔案收錄、管理，再上交統管。

　　3、檔案要及時(shí)登記編號，分類(lèi)存檔，要有條理、有順序。

　　4、檔案要定期整理和清點(diǎn)，確保整潔與安全。

　　5、檔案借閱實(shí)行單線(xiàn)制，不得轉借，須定期歸還。

　　四、附則

　　本制度由統籌團監督其執行，其最終解釋權歸中文系團委網(wǎng)絡(luò )部。

　　本制度自公布之日起實(shí)施。

　　內部檔案管理制度3

　　1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發(fā)展過(guò)程及其一般規律性的工作。

　　2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規劃，開(kāi)展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據。

　　3、統計內容。對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專(zhuān)門(mén)統計。

　　4、統計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統計調查、統計分析、提供資料，實(shí)行統計監督。

　　5、統計對象。對檔案實(shí)體及其管理狀況的統計和檔案事業(yè)的組織與管理現狀的統計。

　　6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學(xué)管理水平。

　　7、按期統計。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進(jìn)行全面的系統的統計。

　　8、專(zhuān)人統計。配備統計人員，熟悉統計業(yè)務(wù)；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時(shí)統計上報。

　　內部檔案管理制度4

　　1、檔案的銷(xiāo)毀，是指對沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿(mǎn)無(wú)須繼續保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

　　2、檔案銷(xiāo)毀，必須按照國家規定檔案銷(xiāo)毀的標準，嚴格進(jìn)行鑒定。

　　3、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案內容分析報告，列出檔案銷(xiāo)毀清冊。

　　4、檔案銷(xiāo)毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。

　　5、批準銷(xiāo)毀的檔案，應及時(shí)送造紙廠(chǎng)化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上寫(xiě)明某曰已銷(xiāo)毀并簽名蓋章。

　　6、檔案的銷(xiāo)毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明"已銷(xiāo)毀"。

　　內部檔案管理制度5

　　1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據以確定檔案"存毀"的工作。

　　2、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀(guān)點(diǎn)、堅持歷史觀(guān)點(diǎn)、堅持發(fā)展觀(guān)點(diǎn)。

　　3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進(jìn)行。

　　4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行，一般應有領(lǐng)導、專(zhuān)業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進(jìn)行。

　　5、凡是經(jīng)過(guò)認真的鑒定，判定為保存或銷(xiāo)毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。

　　6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。

　　內部檔案管理制度6

　　一、檔案管理

　�。ㄒ唬┓彩悄軠蚀_反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表，都務(wù)必及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。

　�。ǘ�）文檔管理員務(wù)必堅持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

　�。ㄈ�）檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中構成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。

　　二、文書(shū)檔案管理

　�。ㄒ唬�歸檔范圍

　　1、行政綜合類(lèi)：包括重要的會(huì )議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規劃、工作總結匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

　　2、組織人事教育培訓類(lèi)：?jiǎn)T工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓卡。

　　3、會(huì )計統計類(lèi)：年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明，各種季度報表、月報表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。

　　4、質(zhì)量管理類(lèi)：質(zhì)量管理方面的制度。

　　5、技術(shù)類(lèi)：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。

　　6、銷(xiāo)售紀事類(lèi)：公司大規模的銷(xiāo)售活動(dòng)紀事。

　�。ǘ�）文書(shū)的檔案立卷

　　1、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件頁(yè)數，均應齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類(lèi)一齊排列，不得分開(kāi)。

　　3、不一樣年度的文件一般不得在一齊立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒(méi)有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會(huì )議文件，歸在會(huì )議召開(kāi)的年度立卷。

　　三、歸檔時(shí)光

　　公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規性報表，根據各自不一樣的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類(lèi)檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統一匯總到人力資源部。會(huì )計檔案由財務(wù)部自行保管。

　　四、檔案的借閱及銷(xiāo)毀

　�。ㄒ唬┙栝啓n案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時(shí)歸還。

　�。ǘ�）會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí)，應持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經(jīng)財務(wù)負責人同意方可辦理。

　�。ㄈ�）定期對檔案進(jìn)行鑒定，準確地制定檔案銷(xiāo)毀清單，對失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負責人審核，報公司領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

　　內部檔案管理制度7

　　一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門(mén)和工作人員，務(wù)必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

　　二、凡是利用檔案，務(wù)必經(jīng)檔案人員帶給，任何人不得直接動(dòng)用。

　　三、借閱檔案務(wù)必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查。

　　四、利用絕密、機密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng )造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續，未經(jīng)批準的，嚴禁帶給利用。

　　五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門(mén)批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，務(wù)必追查職責，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。

　　六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷(xiāo)毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權處理或自行銷(xiāo)毀。

　　七、發(fā)現有關(guān)泄密事件，應立即報告，及時(shí)追查。

　　八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

　　九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友，出入公共場(chǎng)所。

　　十、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。

　　內部檔案管理制度8

　　一、收集歸檔范圍

　　本機關(guān)在各項工作中構成的具有保存價(jià)值的，或者上級和下級送來(lái)的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料（包括公文、電報簿冊、書(shū)信、會(huì )議、電話(huà)記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時(shí)光和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。

　�。ㄒ唬┍炯壩募�

　　1、各種代表會(huì )議、工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)會(huì )議、各級干部會(huì )議的會(huì )議記錄、會(huì )議紀要。

　　2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡(jiǎn)報、通報、通知。

　　3、各種綜合的或專(zhuān)題的調查、檢查、考察等報告。

　　4、向上級請示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對下級的指示、批復、通知。

　　5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。

　　6、各級領(lǐng)導的報告、講話(huà)、發(fā)言稿或提綱、記錄。

　　7、反映生產(chǎn)、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。

　　8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

　　9、反映本機關(guān)、本地區重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話(huà)記錄、機關(guān)工作日記。

　　11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本狀況綜合。

　　12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>

　　13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

　　14、已故人員資料。

　　15、重要的人民來(lái)信及處理材料。

　　16、本機關(guān)修改、出版的書(shū)刊、資料樣板。

　　17、本機關(guān)（包括上報和下批）干部任免、呈批表、調配培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

　�。ǘ�）上級文件材料

　　1、上級（包括各部門(mén)及派駐本機關(guān)的調查組、檢查組、工作組，下同）有關(guān)本機關(guān)、本地區工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經(jīng)驗材料。

　　2、各級領(lǐng)導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區時(shí)的指示、講話(huà)、題詞、照片、錄音、錄像。

　　3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>

　　4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區狀況的文章。

　�。ㄈ�）同級文件材料

　　1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì )議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。

　　2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的.合同、合約、協(xié)議。

　　3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。

　　4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 （四）下級文件材料

　　1、年季度工作總結、重要的專(zhuān)題工作總結。

　　2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規性的備案文件。

　　3、重要的名冊、登記表。

　　4、大事記、基本狀況匯編、基礎數字匯編。

　　二、歸檔份數

　　文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

　　三、歸檔時(shí)光和方法

　�。ㄒ唬┓步�(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。

　�。ǘ�）凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

　�。ㄈ�）一項工作已完成時(shí)（包括一項已完成或一個(gè)會(huì )議已結束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等），由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項工作構成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。

　�。ㄋ模┩獬鲩_(kāi)會(huì )、考察、學(xué)習、參觀(guān)構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動(dòng)結束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。

　�。ㄎ澹┠甓裙ぷ骺偨Y、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。

　�。�六）每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

　　四、歸檔要求

　�。ㄒ唬�應歸檔的文件、材料應由各辦線(xiàn)資料員收集全齊。

　�。ǘ�）正文與底稿（簽發(fā)稿）主件或附件、請示與批復、來(lái)文與復文一齊歸檔。

　�。ㄈ�）歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒(méi)有標明日期的要標上日期。

　�。ㄋ模�歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。

　�。ㄎ澹�歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。

　�。�六）凡是歸檔的文件材料務(wù)必經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一齊，按文件的先后構成排列好。

　　內部檔案管理制度9

　　第一條為保證各類(lèi)檔案完整性、規范性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關(guān)規定，根據公司檔案工作制度，制定本制度。

　　第二條檔案由總經(jīng)理指定專(zhuān)人依據本制度履行管理職責，人員名單報總部政務(wù)處備案。

　　歸檔范圍實(shí)行確認制，即檔案部門(mén)首先根據辦事處的權責體系及相關(guān)規章制度起草各部門(mén)文件材料的歸檔范圍，經(jīng)與各部門(mén)討論修改，并呈辦事處領(lǐng)導審核確認后，形成《歸檔范圍及保管期限表》。檔案部門(mén)以確認通過(guò)的歸檔范圍作為各部門(mén)檔案收集是否齊全的依據�！稓w檔范圍及保管期限表》詳見(jiàn)附件。

　�。ㄒ唬�歸檔文件材料必須為原件，一般一式一份（套），因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

　�。ǘ�）歸檔文件材料必須齊全，即按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔。

　�。ㄈ�）歸檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、榮譽(yù)檔案與說(shuō)明榮譽(yù)檔案的通報等文字材料、紙質(zhì)件與電子件完整。

　�。ㄋ模�歸檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實(shí)，簽署和用印符合文書(shū)工作規范，紙質(zhì)件與電子件內容相符。

　�。ㄎ澹�歸檔文件的載體材料和書(shū)寫(xiě)材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生銹的裝訂材料。

　�。�六）歸檔文件材料應事先經(jīng)由各歸檔部門(mén)進(jìn)行初步整理，依次編訂件號和頁(yè)號，并填寫(xiě)《檔案移交清冊》。

　　外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門(mén)進(jìn)行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實(shí)、可讀，歸檔的數碼照片要求是精度在300萬(wàn)像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料為WAV或MP3的格式文件，視頻材料為MPEG或MPEG—2的格式文件，并附相關(guān)文字說(shuō)明。

　　檔案由檔案部門(mén)集中統一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得據為己有或拒絕歸檔，歸檔時(shí)間實(shí)行定期歸檔與隨時(shí)歸檔相結合的原則：

　�。ㄒ唬�黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門(mén)移交。

　�。ǘ�）科研開(kāi)發(fā)、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收后三個(gè)月內由向檔案部門(mén)移交。

　�。ㄈ�）磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應在工作結束后及時(shí)歸檔，或與相應內容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

　�。ㄋ模┺k事處取得的各類(lèi)證照由本單位證照部門(mén)負責保管、統計和利用。

　�。ㄎ澹┎糠謱�(zhuān)業(yè)檔案（如人事檔案、會(huì )計檔案、審計檔案）由相應部門(mén)單獨負責歸檔管理，一般隨時(shí)歸檔。

　　檔案部門(mén)對接收的文件進(jìn)行檢查，將不符合要求的文件退回原部門(mén)重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)各留一份，以備查考。

　�。ㄒ唬┮浴凹�”為單位整理，一般每份文件材料為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件；來(lái)文與復文為一件。

　�。ǘ�）以“案卷”為單位整理，在按件整理的基礎上，綜合管理類(lèi)檔案按職能進(jìn)行組卷；科研開(kāi)發(fā)、項目建設檔案按課題或項目分專(zhuān)業(yè)、分階段進(jìn)行組卷；設備儀器類(lèi)以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時(shí)可按照部件、組件分別組卷。

　�。ㄒ唬┓彩欠从侈k事處主要戰略發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　�。ǘ�）凡是反映辦事處一般工作活動(dòng)，在較長(cháng)時(shí)間內有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為30年。

　�。ㄈ�）凡是在較短時(shí)間內對辦事處有參考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為10年。

　　根據文件內容，檔案的密級一般劃分為絕密、機密、秘密和普通，其中涉及中國華信利益的商業(yè)秘密檔案劃分為核心商密、普通商密。

　　當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批復，來(lái)函、復函應一并歸入復文年立卷，沒(méi)有復文的歸入請示年立卷；跨年度的會(huì )議文件，歸入會(huì )議開(kāi)幕年立卷；跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公布或批準年立卷。

　�。ㄒ唬�歸檔文件一般按類(lèi)目體系及時(shí)間先后順序排列，帶文號的公文、紀要、簡(jiǎn)報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會(huì )議材料、統計報表、大事記等；單份文件排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；

　�。ǘ�）歸檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌，裝訂時(shí)，將件內的各頁(yè)按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

　　編寫(xiě)頁(yè)號以獨立案卷為單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁(yè)面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，折疊后的圖紙一律在右上角，編寫(xiě)頁(yè)號從“1”開(kāi)始；案卷封面、卷內備考表不編寫(xiě)頁(yè)號。

　　1、辦事處檔案按照總部規定一級類(lèi)目分為以下幾大類(lèi)：

　　黨群工作類(lèi)[01]、行政管理類(lèi)[02]、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)[03]、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)[04]、產(chǎn)品管理類(lèi)[05]、基建類(lèi)[06]、設備儀器類(lèi)[07]、會(huì )計檔案類(lèi)[08]、人事檔案類(lèi)[09]、特殊載體類(lèi)[10]；

　　2、二級類(lèi)目編號方式與《歸檔范圍與檔案保管期限表》中的二級類(lèi)目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。

　　機構代碼具有唯一性，一個(gè)代碼對應一家公司，由總部辦公廳統一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處注銷(xiāo)，其代碼也不再重復使用；

　　保管期限以英文大寫(xiě)字母進(jìn)行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；

　　類(lèi)目號包括各級類(lèi)目，一級類(lèi)目以外的各級類(lèi)目編制、檔號中體現幾級類(lèi)目，由各單位根據實(shí)際情況自行制定；

　　件號（流水號）為文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級類(lèi)目?jì)鹊呐帕许樞蛱�，�?位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來(lái)為3位，現在統一為4位。

　　根據檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—20xx），修訂編制格式，具體調整為下列樣式：

　　1、歸檔文件經(jīng)過(guò)整理編號后，應在每份文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內容；

　　2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問(wèn)題（即類(lèi)目號）、件號、頁(yè)號等必備項，規格一般為長(cháng)45mm、寬16mm，分為均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：

　　文書(shū)檔案盒背脊填寫(xiě)方式與歸檔章填寫(xiě)方式保持一致，起止件號填寫(xiě)檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執行。

　�。ㄒ唬└鶕�盒內文件排列順序依次編制《歸檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。

　�。ǘ�）填寫(xiě)《盒內備考表》，簡(jiǎn)要說(shuō)明盒內文件的件數、頁(yè)數，以及整理、保管和利用過(guò)程中出現的各種問(wèn)題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷(xiāo)毀等，每次說(shuō)明的內容經(jīng)辦人要簽名并注明日期。

　�。ㄈ�）依次將《歸檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面與盒脊的相關(guān)信息。

　�。ㄋ模�檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架，普通檔案裝盒上架的排列方式為應自上而下、從左往右；底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。

　　對已到和超過(guò)保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑒定清冊》，并向公司有關(guān)領(lǐng)導提出鑒定申請。鑒定工作的內容主要有：

　　成立專(zhuān)門(mén)的鑒定小組，鑒定小組由檔案工作人員、歸檔部門(mén)負責人、檔案部門(mén)負責人和辦事處相關(guān)領(lǐng)導組成，負責指導、監督檔案保存價(jià)值鑒定工作及對檔案的存毀作出決定。

　�。ǘ�）全面分析文件各方面特征，把握被鑒定文件、材料與其他文件、材料的聯(lián)系。

　�。ㄈ�）要研究辦事處長(cháng)期發(fā)展的需求，用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)去預測被鑒定文件、材料的價(jià)值。

　�。ㄒ唬┙�(jīng)過(guò)鑒定小組鑒定后，確認無(wú)保存價(jià)值的文件、材料，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　�。ǘ�）檔案的銷(xiāo)毀、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中注明，對需銷(xiāo)毀的檔案要下架存放1—2年，確無(wú)異議的，可實(shí)行銷(xiāo)毀。

　�。ㄈ�）需銷(xiāo)毀的檔案送指定的造紙工廠(chǎng)銷(xiāo)毀或在固定的安全場(chǎng)所銷(xiāo)毀，特種載體的可以采用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷(xiāo)毀現場(chǎng)應配備兩名以上監銷(xiāo)人。

　�。ㄋ模┐龣n案完全銷(xiāo)毀后，必須在《檔案銷(xiāo)毀清冊》上注明“已銷(xiāo)毀”的字樣和銷(xiāo)毀日期，并由監銷(xiāo)人簽名后，方可離開(kāi)現場(chǎng)。

　�。ㄒ唬�檔案利用是指查閱、復制、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。

　�。ǘ�）原則上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)本辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方可借閱。

　�。ㄒ唬┙栝啓n案需填寫(xiě)《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門(mén)保管，借閱單在檔案歸還后由借閱人保管，作為已歸還檔案的憑證。

　�。ǘ�）借閱本部門(mén)普通檔案，需部門(mén)負責人簽字同意；借閱其他部門(mén)經(jīng)辦的普通檔案，須經(jīng)檔案部門(mén)領(lǐng)導簽字同意；借閱機密檔案需經(jīng)辦事處相關(guān)領(lǐng)導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經(jīng)理簽字同意。

　�。ㄈ�）手續齊全后，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫(xiě)《檔案借閱登記表》后方可借出。

　　原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須在填寫(xiě)《檔案借閱審批單》時(shí)預計歸還時(shí)間，最長(cháng)不得超過(guò)30天。

　�。ㄒ唬┓e極配合各單位借閱檔案，主動(dòng)告知借閱注意事項；

　�。ㄈ�）檔案出借時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，該表也可作為統計檔案利用率的依據。

　　第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關(guān)保密工作的規定，確保檔案安全。

　　第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領(lǐng)導審批、本人登記手續。

　　第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。

　　第二十六條涉密檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。

　　第二十七條檔案收回后要及時(shí)入柜加鎖，不得在外存放。

　　第二十八條保密期限已滿(mǎn)的檔案，要及時(shí)解密，積極提供利用。

　　第三十條檔案工作人員發(fā)現泄密事件要及時(shí)報告并采取補救措施，最大限度避免或減輕損失。

　　第三十一條檔案統計就是指運用一系列專(zhuān)門(mén)的統計技術(shù)與方法，對檔案工作領(lǐng)域中的種種現象、狀態(tài)、趨勢等進(jìn)行量的描述與分析研究，為企業(yè)工作決策提供堅實(shí)可靠地數據支持。

　　第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案室庫藏情況、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專(zhuān)兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷(xiāo)毀情況等。

　　第三十三條檔案統計工作應保持連續性，堅持可量化原則、科學(xué)化原則、真實(shí)性原則。

　　第三十四條統計對象應選擇足以反映企業(yè)檔案工作整體狀況的基本方面和關(guān)鍵性因素。

　　第三十五條具體統計項目的設置、統計方法的使用應力求統計對象有精確具體的描述。

　　第三十六條根據辦事處檔案工作量、工作周期、機構狀況適當控制統計工作的規模、類(lèi)型及頻率。

　　第三十七條檔案庫房只限于檔案部門(mén)人員進(jìn)出，其他人員如需進(jìn)庫房須經(jīng)檔案部門(mén)負責人同意，并由檔案部門(mén)人員陪同。

　　第三十八條庫房大門(mén)及各檔案室、資料室門(mén)，存放重要材料的櫥、柜等應隨時(shí)落鎖，鑰匙應由專(zhuān)人保管，存放在規定地點(diǎn)，不得攜帶出庫。

　　第三十九條控制庫房溫濕度，對溫濕度的變化情況，每天早晚各一次進(jìn)行統計，以便掌握庫房溫濕度的變化規律，將庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度保持在45%—60%的范圍之內。

　　第四十條新接收入庫的資料經(jīng)消毒、除塵后方能入庫，嚴防將蛀蟲(chóng)霉菌帶入。

　　第四十一條對庫房調溫、吸濕、通風(fēng)、警報、防火等設備要定期檢查保養，每年霉雨季到來(lái)之前要做一次大檢查。

　　第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發(fā)性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關(guān)好庫房門(mén)窗，切斷庫房電源。

　　第四十三條庫房?jì)炔坏么娣排c檔案、資料無(wú)關(guān)的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經(jīng)常檢查加添預防蟲(chóng)害的藥品，保持庫房的整潔。

　　第四十四條每年對庫房案卷進(jìn)行一次檢查，并做好記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告，采取必要措施。

　　第四十五條本制度由綜合部負責解釋?zhuān)�任何調整、變更需要經(jīng)綜合部負責人、總經(jīng)理批準后執行。

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