檔案管理制度通用

　　在當今社會(huì )生活中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編整理的檔案管理制度通用，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門(mén)

　　公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén)，負責公司各類(lèi)檔案的管理工作。對公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員，負責檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復印件。

　　接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

　　3.檔案的分類(lèi)

　　在切實(shí)遵循《中國檔案分類(lèi)法》前提下,根據公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi)：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會(huì )檔案、(D)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(E)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來(lái)文件、(H)聲像檔案、(I)實(shí)物檔案、(J)其他檔案。 財會(huì )檔案是公司財務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

　　實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書(shū)、獎杯獎旗等實(shí)物。 以上十類(lèi)檔案中，每一大類(lèi)檔案內容又要根據需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。

　　4.歸檔要求

　　4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。

　　4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。

　　4.4檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列，按順序編號，填寫(xiě)“卷內目錄”。目錄各項必須填寫(xiě)清楚(一律使用用黑色中性筆填寫(xiě))，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。

　　4.7歸檔時(shí)間：部門(mén)或責任人應于相關(guān)工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　5.1查閱檔案應填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

　　5.2查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫(xiě)檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復制。

　　5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請并由部門(mén)經(jīng)理簽名認可。借出檔案時(shí)應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權限。借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn)：

　　5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找;

　　5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;

　　5.3.3要愛(ài)護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;

　　5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě);

　　5.3.5借出和歸還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

　　5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

　　5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時(shí)予以復制;對于已破損的檔案資料應及時(shí)予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類(lèi)組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(cháng)期、永久三類(lèi)分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內容無(wú)關(guān)的檔案資料。

　　8.檔案的銷(xiāo)毀

　　公司對各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，報總經(jīng)理批準后予以銷(xiāo)毀

　　公文管理制度

　　1.為規范機關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據有關(guān)規定，結合實(shí)際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門(mén)，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

　　3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

　　4.公司行文程序規定如下：

　　根據文件性質(zhì)和內容，由相關(guān)職能部門(mén)承辦擬稿，部門(mén)負責人核稿簽字，如多部門(mén)聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門(mén)會(huì )簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統一編排字號和登記后，并打印出來(lái)。相關(guān)職能部門(mén)原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類(lèi)公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門(mén)清稿后交付簽發(fā)和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門(mén)負責。

　　7.公司設立檔案室，統管各類(lèi)文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時(shí)地對各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)、標引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應及時(shí)交檔案室統一歸檔。

　　9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持。查閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長(cháng)審批;查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

　　11.歸檔公文和資料的復印或復制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。

　　12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門(mén)或個(gè)人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復制。根據上級機關(guān)的要求和安排，文秘人員應按時(shí)上交標密文件。

　　13.有關(guān)公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　1.2本公司所有職工有保護義務(wù)。

　　2.行文條例

　　2.1公司行文由發(fā)文部門(mén)擬辦后呈部門(mén)負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

　　2.2公司收發(fā)各類(lèi)文件，根據文件性質(zhì)(以文頭為準)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。

　　2.3公司領(lǐng)導不在時(shí)由指定的負責人負責各類(lèi)行政性文件的簽發(fā)、批示。

　　3.管理

　　3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時(shí)移交至本部門(mén)，集中管理，個(gè)人不得據為己有。

　　3.2各部門(mén)的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。

　　3.3公司舉辦重大活動(dòng)應通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。

　　3.4財務(wù)資料由財務(wù)人員按規定管理。

　　3.5各種資料應建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。

　　3.6銷(xiāo)毀檔案必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理認可，才可以銷(xiāo)毀。禁止管理人員擅自銷(xiāo)毀。

　　3.7禁止個(gè)人將公司檔案及復印件送他人或出賣(mài)。

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　　3.8公司對保密檔案，落實(shí)專(zhuān)人妥善保管。

　　3.9綜合事務(wù)部應嚴格按檔案性質(zhì)、類(lèi)別、保存年限來(lái)處理(銷(xiāo)毀)檔案，意見(jiàn)先報公司總經(jīng)理。

　　4.責任

　　有下列行為者，將根據公司有關(guān)規定和國家法規，給予責任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

　　4.1擅自涂改檔案。

　　4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　4.3未按規定向他人提供檔案。

　　4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

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