【優(yōu)選】文件的管理制度15篇
在現在的社會(huì )生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的文件的管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件的管理制度1
一、總則
(一)為適應公司規范化、科學(xué)化管理需要，做好公司紅頭文件管理工作，根據公司實(shí)際情況修訂本制度。
(二)紅頭文件是接收傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復等問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具，必須認真做好管理，有效為公司發(fā)展服務(wù)。
(三)綜合辦公室是公司紅頭文件處理工作的管理部門(mén)，負責公司紅頭文件的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等工作，對各部門(mén)的紅頭文件處理進(jìn)行檢查指導和監督管理。
(四)紅頭文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
二、公司紅頭文件使用范圍和紅頭文件代號
(一)規定。
紅頭文件代號為“規”。用于發(fā)布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施。
(二)決定、決議。
紅頭文件代號為“決”。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用“決議”。
(三)通知、通報。
紅頭文件代號為“通”。轉發(fā)上級機關(guān)紅頭文件，批轉下級紅頭文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通知”；表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。
(四)請示、報告。
紅頭文件代號為“請”。向上級請求批示與批準，用“請示”；向上級匯報工作、反映和說(shuō)明情況、提出建議，用“報告”。
(五)批復。
紅頭文件代號為“復”。用于答復請示事項。
(六)聯(lián)系函。
紅頭文件代號為“函”。用于商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(七)會(huì )議紀要。
紅頭文件代號為“紀”。用于傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求與會(huì )者共同遵守。
(八)任免。
紅頭文件代號為用于對公司經(jīng)營(yíng)管理各崗位職務(wù)、職稱(chēng)等進(jìn)行任免。
三、紅頭文件分類(lèi)編號和紅頭文件編碼
(一)公司發(fā)文，一定要由綜合辦公室統一按照紅頭文件使用范圍標注紅頭文件分類(lèi)編號。
1.以公司董事會(huì )名義發(fā)文，以“永青董字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
2.以公司行政名義發(fā)文，以“永青公司字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
3.以公司黨委名義發(fā)文，以“永青黨字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
4.以公司紀委名義發(fā)文，以“永青紀字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
5.以公司工會(huì )名義發(fā)文，以“永青工會(huì )字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
6.以公司監事會(huì )名義發(fā)文，以“永青監字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
(二)公司發(fā)文和收文，一定要由綜合辦公室統一進(jìn)行紅頭文件編碼，發(fā)文和收文分別以發(fā)【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE進(jìn)行編碼管理。
(三)字母釋義。
A：為紅頭文件代號，如“規、決、通、請、復、函、紀、任”；
【20BB】：為所發(fā)紅頭文件的年份，如“【20xx】”；
C號：為本年度所發(fā)紅頭文件的順序號，如“1號”。
DD：為月份，如“01”；
EEEE：為本年度所收紅頭文件的順序號，如“0001”。
四、紅頭文件內容
(一)紅頭文件內容一般由密級、緊急程度、標題、發(fā)文字號（分類(lèi)編號）、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主送機構（部門(mén)）、抄報（送）機構（部門(mén)）、印發(fā)部門(mén)和時(shí)間等部份組成。
(二)密級分為“A級”、“B級”、“C級”。
(三)緊急程度分為“特急”、“緊急”、“普通”。
(四)紅頭文件標題應準確、簡(jiǎn)要概括紅頭文件的主要內容。
(五)發(fā)文字號包括代號、年份、順序號。
(六)公司對內發(fā)紅頭文件對全公司具有效力，對外發(fā)紅頭文件代表公司的整體意志。
(七)紅頭文件應在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。
(八)紅頭文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
(九)發(fā)文機構（部門(mén)）必須注明全稱(chēng)。
(十)多頁(yè)紅頭文件應標明頁(yè)碼。
(十二)紅頭文件須經(jīng)蓋章方為有效。紅頭文件一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的.程序性、流程性文檔則應以信息聯(lián)絡(luò )單、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉，避免隨意發(fā)文，發(fā)文由綜合辦公室統一進(jìn)行編碼，確保唯一性。
五、紅頭文件排版格式
(一)紅頭文件首頁(yè)套印公司統一文頭，紅頭文件最后一頁(yè)頁(yè)腳應注明：主題詞、印發(fā)日期、印發(fā)份數等內容。
(二)紙型一般采用A4紙。面頁(yè)設置：上頁(yè)邊距2.5CM、下頁(yè)邊距2.0CM、左頁(yè)邊距2.5CM、右頁(yè)邊距2.0CM。
(三)字體規定。文頭：公司名稱(chēng)，仿宋體紅色一號字；文號，宋體黑色四號字；紅頭文件名稱(chēng)，黑體黑色小二號字；紅頭文件臺頭稱(chēng)謂及一級標題，黑體黑色四號字；紅頭文件正文，宋體黑色小四號字；紅頭文件頁(yè)腳，楷體黑色四號字。
(四)行間距1.5倍、字符間距標準。
六、收文
(一)所有收到的外來(lái)紅頭文件均交綜合辦公室專(zhuān)人收辦，并統一拆封、編號、登記，及時(shí)報領(lǐng)導簽批并送相關(guān)部門(mén)處理。
(二)收文辦理程序：綜合辦公室登記、分發(fā)→領(lǐng)導簽批→各部門(mén)承辦→綜合辦公室催辦→立卷→歸檔→銷(xiāo)毀。
(三)收文的管理。
1.紅頭文件的簽收。通過(guò)各渠道收到的紅頭文件（除公司領(lǐng)導親啟的除外）均由綜合辦公室專(zhuān)人簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要紅頭文件由專(zhuān)職機要員簽收管理）后，由綜合辦公室專(zhuān)人統一拆封、編號、登記。對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的紅頭文件，由專(zhuān)職機要員進(jìn)行信封、紅頭文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯紅頭文件的文號。
2.紅頭文件的編號保管。綜合辦公室文件管理員對收到紅頭文件后應及時(shí)附上“紅頭文件專(zhuān)用處理簽”，并分類(lèi)編碼、登記、傳閱、存檔。
3.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的紅頭文件及資料應及時(shí)送交綜合辦公室進(jìn)行分類(lèi)編碼、登記、傳閱、存檔，不得個(gè)人保存。
七、發(fā)文
(一)發(fā)文辦理程序。
1.董事會(huì )發(fā)文：
董事會(huì )秘書(shū)擬稿→董事長(cháng)核準→綜合辦公室統一編號、編碼、登記→打印→蓋章→發(fā)文→備案。
文件的管理制度2
醫院文件管理制度的重要性體現在以下幾個(gè)方面：
1.提高效率：通過(guò)規范化的文件管理，減少尋找和處理信息的時(shí)間，提高工作效率。
2.保證質(zhì)量：確保醫療操作有據可依，減少因誤解或遺漏導致的醫療差錯。
3.防范風(fēng)險：明確權責，防止因文件管理不當引發(fā)的法律糾紛。
4.促進(jìn)溝通：統一的.信息傳遞方式，增強團隊協(xié)作，降低溝通成本。
5.保持合規：符合醫療行業(yè)法規和標準，確保醫院運營(yíng)合法合規。
文件的管理制度3
質(zhì)量體系文件管理制度是企業(yè)質(zhì)量管理的核心組成部分，旨在確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量始終符合預定標準。這一制度主要包括以下幾個(gè)部分：
1、文件的分類(lèi)與編碼：定義各類(lèi)文件的類(lèi)型，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)、記錄等，并設定統一的編碼系統。
2、文件的編制：明確文件編寫(xiě)的要求，包括內容格式、審批流程、更新頻率等。
3、文件的'審批與發(fā)布：規定文件的審批權限，確定發(fā)布渠道和方式。
4、文件的控制：管理文件的版本更新、分發(fā)、回收和銷(xiāo)毀等。
5、文件的使用與培訓：確保員工理解和正確使用文件，定期進(jìn)行培訓。
6、文件的審核與評審：定期對文件進(jìn)行審核，確保其有效性。
內容概述：
質(zhì)量體系文件管理制度涵蓋了從文件的產(chǎn)生到廢棄的全過(guò)程，具體包括：
1、制度建設：建立文件管理組織架構，明確責任部門(mén)和人員。
2、文件生命周期管理：從文件的起草、審查、批準、發(fā)布、更改到廢止的全程管理。
3、文件存檔與檢索：設立文件存儲系統，方便快速查找和訪(fǎng)問(wèn)。
4、文件的合規性：確保文件內容符合相關(guān)法律法規和行業(yè)標準。
5、文件的溝通與培訓：確保所有相關(guān)人員對文件的理解一致，提高執行效率。
6、文件改進(jìn)機制：定期評估文件效果，及時(shí)進(jìn)行修訂和完善。
文件的管理制度4
維護管理制度的重要性不言而喻，它：
1.確保設備設施的穩定運行，減少因故障導致的生產(chǎn)延誤和經(jīng)濟損失。
2.提升設備使用壽命，降低更換頻率，節約企業(yè)成本。
3.保障員工的生命安全，防止因設備故障引發(fā)的工傷事故。
4.優(yōu)化資源配置，提升維護工作的效率與質(zhì)量。
5.通過(guò)系統的維護管理，提高企業(yè)的`整體運營(yíng)效能和市場(chǎng)競爭力。
文件的管理制度5
部門(mén)文件管理制度是指在企業(yè)內部，對部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行有序管理的一系列規則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng )建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過(guò)程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標準，如工作報告、會(huì )議紀要、業(yè)務(wù)合同等。
2. 文件編號：為每個(gè)文件設定唯一的識別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規定文件制作的權限和審批流程，確保內容的準確性和合規性。
4. 存儲與備份：規定文件的存儲位置和備份策略，防止數據丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設定文件的分發(fā)范圍和查閱權限，保護敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的`條件與程序。
7. 審計與合規：定期進(jìn)行文件管理審計，確保制度的執行。
文件的管理制度6
三級文件管理制度是指在企業(yè)內部建立的一套系統化、層次化的文檔管理規則，旨在確保信息的有效傳遞、存儲和利用。這一制度主要涉及三個(gè)方面：一級文件（政策與程序）、二級文件（工作流程與指南）和三級文件（操作記錄與日志）。通過(guò)明確各級文件的制定、審批、執行、更新和歸檔等環(huán)節，企業(yè)可以提高工作效率，降低溝通成本，保障業(yè)務(wù)連續性和合規性。
內容概述：
1、一級文件：包括公司的戰略規劃、政策聲明、操作手冊和程序指南等，這些文件定義了公司的總體方向和運作規則。
2、二級文件：涵蓋各部門(mén)的.業(yè)務(wù)流程、操作標準和作業(yè)指導書(shū)，它們詳細說(shuō)明了如何執行一級文件所設定的政策和程序。
3、三級文件：主要包括日常工作的記錄、報告、檢查表和交接記錄等，它們記錄了實(shí)際操作過(guò)程，為審計和改進(jìn)提供依據。
文件的管理制度7
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類(lèi)文件統一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統一登記、分類(lèi)編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒(méi)有收到的應及時(shí)進(jìn)行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會(huì )簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì )簽。有關(guān)部門(mén)會(huì )簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會(huì )簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領(lǐng)導簽署意見(jiàn)成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應當進(jìn)行登記，由二人監銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時(shí)向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質(zhì)向上級報告或指定專(zhuān)人、轉交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質(zhì)全面統籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的.公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據文件內容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應抓緊時(shí)間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進(jìn)行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫(xiě)收文號等。將收到的文件先按來(lái)文機關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號、來(lái)文單位、來(lái)文字號、文件標題、份數、等逐項進(jìn)行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規定的，辦公室應根據文件的內容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì )同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報辦理結果。
�。�7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應當進(jìn)行登記，由二人監銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等，并嚴格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷(xiāo)毀
1、對于多余、重復、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關(guān)規定，辦理銷(xiāo)毀手續報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
文件的管理制度8
XX人民醫院文件管理制度是保障醫院日常運營(yíng)和管理的重要工具，旨在規范文件的生成、存儲、檢索和銷(xiāo)毀流程，確保信息的安全、準確和有效利用。通過(guò)該制度，可以提高工作效率，防止信息混亂，保障醫療質(zhì)量和患者權益，同時(shí)也有利于法規遵守和審計需求。
內容概述：
1、文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標準，如行政、醫療、財務(wù)等，并設定統一的編碼系統，便于識別和管理。
2、文件制作與審批：規定文件的'起草、審核、批準和發(fā)布流程，確保文件內容的準確性與合規性。
3、文件存檔與保管：規定文件的存儲方式、期限和保管責任人，確保文件安全無(wú)損。
4、文件使用與檢索：建立有效的檢索系統，方便員工快速獲取所需文件，提高工作效率。
5、文件更新與廢止：明確文件修訂和廢止的程序，保證信息的時(shí)效性。
6、文件保密與權限：設定文件的保密級別，控制訪(fǎng)問(wèn)權限，保護敏感信息。
7、文件電子化與備份：推進(jìn)紙質(zhì)文件的電子化，定期備份，以防數據丟失。
文件的管理制度9
一、總則：
為規公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準：
1、技術(shù)文件由工程部負責編制，工程部應對技術(shù)文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長(cháng)負責技術(shù)文件的審核。 3、總經(jīng)理負責技術(shù)文件的批準。 4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規程；
c、設備操作規程；
d、產(chǎn)品內控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規范；
f、采購技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設備無(wú)法達到而必須進(jìn)行更改等。 2、各部門(mén)如確需對技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負責人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請單，報工程部審核，廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準；3、技術(shù)文件更改申請單應包括以下內容：a、更改原因；
b、更改前參數；
c、更改后參數。
4、技術(shù)文件更改申請單的審批：
a、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理負責對技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進(jìn)行評審或會(huì )簽；
c、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；5、生產(chǎn)部根據指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；b、更改不得違反有關(guān)標準和法律、法規；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無(wú)權更改，工程部做
好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應同步更改。四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責任部門(mén)，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。 2、文件使用和保管：
a、工程部根據工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應及時(shí)報工程部辦理補發(fā)手續；
c、工程部應建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表]；d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進(jìn)行分類(lèi)并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負責審批后及時(shí)收回銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價(jià)值的作廢文件，應在該文件上進(jìn)行標識，并用專(zhuān)柜保存，以防誤用。技術(shù)文件管理制度11
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1）開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。 2）開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序。
3）產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產(chǎn)品調試記錄。
4）產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
4、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
6、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。技術(shù)文件管理制度12
1范圍
本標準規定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫(xiě)、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過(guò)程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術(shù)文件的管理。 2總則
為明確交工技術(shù)文件形成的過(guò)程及各相關(guān)環(huán)節之間的關(guān)系,特制定本標準。
3規范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標準》煉油化工建設項目(工程)交工技術(shù)文件《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》 《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》 4術(shù)語(yǔ)和定義
本標準采用了下列術(shù)語(yǔ):
4.1交工技術(shù)文件
交工技術(shù)文件是指從工程開(kāi)始施工到工廠(chǎng)全部裝置預試車(chē)完成,移交給建設單位的技術(shù)文件。
4.2項目工程:指在一個(gè)總體設計或初步設計范圍內,由一個(gè)或若干個(gè)互相有內在聯(lián)系的單項工程所組成的建設項目。 4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建
成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車(chē)間)或獨立工程,也可稱(chēng)為“裝置”。
4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱(chēng)”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。 4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成,并經(jīng)管道系統和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車(chē)合格后,與建設單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠(chǎng)全部裝置在予試車(chē)完成后,施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。
5管理內容與要求
5.1交工技術(shù)文件的管理流程(見(jiàn)附圖) 5.2交工技術(shù)文件的策劃
5.2.1明確交工技術(shù)文件的執行標準。由公司市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無(wú)明確表示時(shí),應在合同中規定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規定執行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程,規定施工單位,統一編號。
該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門(mén),在工程開(kāi)工后兩個(gè)月以?xún)韧瓿伞?5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發(fā)。 5.2.4確定交工技術(shù)文件模式。根據合同規定,項目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應用的交工技術(shù)文件標準,以文件形式下發(fā)。
5.3工程技術(shù)文件的形成和同步積累
5.3.1施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2項目部工號技術(shù)負責人是交工技術(shù)文件的主要負責人員,對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3項目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導者和組織者,對交工技術(shù)文件工作負全責。
5.3.4施工單位技術(shù)人員將分項工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實(shí)施和簽證,完成后返回工號技術(shù)負責人。工號技術(shù)負責人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術(shù)負責人。
5.3.5設計變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,
發(fā)放到項目部工號技術(shù)負責人實(shí)施并下達到施工單位執行,同時(shí)收集作為交工技術(shù)文件。
5.3.6材料、零部件質(zhì)量證明書(shū)由材料供應部門(mén)設專(zhuān)人管理,在材料進(jìn)入施工現場(chǎng)的同時(shí),向技術(shù)人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專(zhuān)用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術(shù)負責人放入交工技術(shù)文件正本,供應部門(mén)留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門(mén),復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專(zhuān)用章。
5.3.7設備和備品配件質(zhì)量證明書(shū)由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。
5.3.8交工技術(shù)文件隨著(zhù)工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進(jìn)行。工號技術(shù)負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時(shí)性。
5.3.9分部分項工程質(zhì)量檢驗評定完成后,由工號技術(shù)負責人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級主管部門(mén)核定后,由項目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確�？⒐D要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對口”,同時(shí)填寫(xiě)竣工圖編制記錄。
5.4交工技術(shù)文件的整理
5.4.1項目部工號技術(shù)負責人負責交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門(mén)和責任人員交工號技術(shù)負責人整理。
5.4.2為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術(shù)文件都要分門(mén)別類(lèi)整理保管,每類(lèi)宜分別填寫(xiě)文件目錄,每加入一份,隨時(shí)將其名稱(chēng)填在目錄中。
5.4.3交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規定。
5.5質(zhì)量經(jīng)理
5.5.1項目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項目交工技術(shù)文件的審查工作,對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負責。
5.5.2交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經(jīng)理統一組織終審。 5.6交工技術(shù)文件的送審和交接簽證
5.6.1交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項目部邀請建設單位和質(zhì)量監督站進(jìn)行予審。
5.6.2予審提出的問(wèn)題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門(mén)。
5.6.3交工技術(shù)文件審查通過(guò)后,按規定進(jìn)行正式裝訂。
5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設單位驗收簽證。
5.7對于外包工程,根據“誰(shuí)分包,誰(shuí)負責”的原則,由發(fā)包的單位全權負責交工技術(shù)文件工作。 5.8交工技術(shù)文件的歸檔
項目部負責交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。 6本標準產(chǎn)生的質(zhì)量記錄
a.交工技術(shù)文件;
b.存查資料;
c.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
c.竣工圖編制記錄;
d.交工技術(shù)文件最終審查簽證表; e.科技檔案移交清冊。
7附錄
a.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
b.竣工圖編制記錄;
c.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;技術(shù)文件管理制度13
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠(chǎng)車(chē)輛，簽發(fā)機動(dòng)車(chē)維修竣工出廠(chǎng)合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產(chǎn)情況由專(zhuān)人持道路運輸許可證副本到管理部門(mén)購領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫(xiě)合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。技術(shù)文件管理制度14
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調動(dòng)等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺階,同時(shí)為以后的工作提供依據,體現'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現生產(chǎn)和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過(guò)程中具有保存價(jià)值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類(lèi)整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門(mén)。
�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿(mǎn)足施工生產(chǎn)的'需要,出了問(wèn)題,有據可查,從而起到穩定
正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20__的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20__的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成制度貫徹落實(shí)。 (3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)應根據文件的行文類(lèi)別區分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)按技術(shù)檔案本身的
自然形成規律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類(lèi),原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類(lèi)別下,又可按專(zhuān)業(yè)分為若干類(lèi)。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。 (4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來(lái)源于施工過(guò)程中的資料,必須現場(chǎng)填寫(xiě)且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開(kāi)始就著(zhù)手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。 ③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。 ②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績(jì)掛鉤,作為獎罰的依據之一。技術(shù)文件管理制度15
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。 3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準后方可領(lǐng)用。 4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內容由使用部門(mén)設計，行政管理部門(mén)審查批準，統一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(cháng)批準后，辦理借閱
手續。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負責簽字，包常務(wù)副總審核批準后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監督檢查記錄》，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件的管理制度10
1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專(zhuān)人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專(zhuān)人拆封，認真核對份數，統一編號，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí)，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時(shí)歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀，無(wú)論是存檔，上交或是銷(xiāo)毀，都必須分類(lèi)列出清單備查。
6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件，要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管，存放文件的'室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動(dòng)工作，事先要把文件交清。
文件的管理制度11
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來(lái)文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書(shū)對上級公文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書(shū)辦理正常手續。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號,個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長(cháng)批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的'決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì )議紀要。
�、芨鳂I(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應以集團公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì )簽的文稿,應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽。
(9)文稿審核、會(huì )簽后,按批準權限的規定呈送公司領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責任者,并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來(lái)文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
(4)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
1、凡上級和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門(mén)接文件后,要當日閱辦,并根據領(lǐng)導批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。
5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結果寫(xiě)在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時(shí)間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門(mén)收到上級主管部門(mén)直接下達的文件或參加有關(guān)會(huì )議收到會(huì )議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。
文件的管理制度12
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
4.文件的`傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
文件的管理制度13
1、目的
為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。
2、職責
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類(lèi)
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的.位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；
4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；
5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會(huì )議紀要格式
8.13會(huì )議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。
文件的管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的`各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件的管理制度15
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷(xiāo)毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類(lèi)后遞交行政辦公室主任擬辦意見(jiàn)。
3.總經(jīng)理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門(mén)和傳閱員,并進(jìn)行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規定程序辦理借閱手續,用完后及時(shí)歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領(lǐng)導均不得攜離酒店。
5.各部門(mén)或個(gè)人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限及時(shí)辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時(shí)提出書(shū)面意見(jiàn)。
6.各部門(mén)均應實(shí)行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務(wù),轉辦要及時(shí),催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過(guò)程中,要做好平時(shí)歸卷工作,辦完后,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動(dòng)和離職時(shí),應將文件清理移交,沒(méi)有移交清理完畢的,不予辦理調動(dòng)和離職手續;參加會(huì )議帶回的'文件,應及時(shí)交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒(méi)有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過(guò)鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷(xiāo)毀。
【文件的管理制度】相關(guān)文章：
文件管理制度【經(jīng)典】10-01
文件的管理制度01-03
文件管理制度05-08
電子文件管理制度03-25
涉密文件管理制度06-19
管理文件管理制度03-03
電子文件管理制度03-14
文件收發(fā)管理制度01-30
公司文件管理制度02-15
物業(yè)文件管理制度10-31