貴港市二輕聯(lián)社檔案立卷歸檔制度

　　根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局印發(fā)的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》，為使市二輕聯(lián)社在各項工作活動(dòng)中形成的應歸檔的各類(lèi)文件材料及時(shí)、準確、齊全、完整地歸檔，保證案卷質(zhì)量，有效地發(fā)揮檔案的作用，制定本。

　　一、 歸檔范圍

　　凡是在各項工作中形成的反映本聯(lián)社各個(gè)時(shí)期工作全貌和各項活動(dòng)開(kāi)展情況的，具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，以及照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，均屬于歸檔范圍。

　　文書(shū)類(lèi)

　　1、 上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議文件材料;

　　2、 上級機關(guān)頒發(fā)的并要執行的決議、決定、指示、命令、條約、規定、國民經(jīng)濟計劃(長(cháng)遠計劃、年度計劃和控制數字)等文件材料，以及普及的、非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執行的法規性文件;

　　3、 領(lǐng)導人講話(huà)、紀要、通知、簽到、記錄、討論通過(guò)的文件和匯報材料;

　　4、 黨組會(huì )議的紀要、記錄、匯報材料;

　　5、 請示與上級機關(guān)的批復，下級機關(guān)的請示與本級的批復;

　　6、 反映主要職能活動(dòng)的工作計劃、總結;

　　7、 匯總的統計表和統計材料;

　　8、 與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)，協(xié)商工作的往來(lái)文件材料;

　　9、 財產(chǎn)、物資、檔案的交接憑證;

　　10、干部任免、職工獎勵、處分決定等文件材料;

　　11、人員編制表，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，干部、工人轉移工資、行政、黨團組織介紹信及存根。

　　會(huì )計類(lèi)

　　1、 各種憑證：會(huì )計工作中的原始憑證和記賬憑證、工資表等;

　　2、 各種賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、現金出納帳、銀行存款帳等;

　　3、 各種報表：決算表、月報表、季報表;

　　4、 會(huì )計工作中形成的有關(guān)資料、收據、移交清冊、保管清冊、銷(xiāo)毀清冊等。

　　設備方面

　　1、各種設備、儀器的圖樣、說(shuō)明書(shū)、裝箱單、安裝圖、線(xiàn)路圖等有關(guān)材料;設備、儀器安裝調式和驗收過(guò)程中的技術(shù)性和憑證性的文件材料;

　　2、設備、儀器的檢查、維修記錄;改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料;

　　3、重大設備事故的調查報告、事故分析、通報總結等。

　　聲像類(lèi)

　　聲像材料包括具有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。

　　1、 上級領(lǐng)導視察、檢查工作的聲像材料，市政府領(lǐng)導重要講話(huà)的聲像材料;

　　2、 各種大型會(huì )議的聲像材料;

　　3、 獎狀、獎旗、獎杯、榮譽(yù)證書(shū)等有紀念意義、憑證性的實(shí)物和展覽照片;

　　4、 其他具有特殊意義和保存價(jià)值的聲像材料。

　　二、 歸檔時(shí)間

　　1、 文書(shū)檔案按年度歸檔。

　　2、 會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后，會(huì )計、財務(wù)部門(mén)按歸檔要求將應歸檔材料整理立卷。

　　3、 設備檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。

　　4、 聲像檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。

　　三、 歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料必須是辦理完畢或告一段落的，能準確地反映各方面工作、活動(dòng)、重大事件的真實(shí)內容和歷史過(guò)程，并具有保存價(jià)值。

　　2、歸檔的文件材料必須由有關(guān)人員收集齊全，經(jīng)過(guò)系統整理，確保應歸檔文件材料齊全完整，并按不同保管期限分別組卷，做到卷內文件不僅層次分明而且保持文件材料間的有機聯(lián)系。

　　3、本機關(guān)人員外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議等帶回的文件材料，要及時(shí)交給各部門(mén)兼職文檔人員，以便按時(shí)歸檔。

　　4、歸檔的文件材料如系書(shū)寫(xiě)材質(zhì)的必須符合規定體式，并且做到字跡、線(xiàn)條清晰，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、復寫(xiě)紙等不耐損材料書(shū)寫(xiě)或繪圖。要用碳素墨水或藍黑墨水書(shū)寫(xiě)，以利于長(cháng)期保存。

　　5、不同年度的文件應分別立卷，一般不得放在一起立卷，有針對時(shí)間的文件材料必須在文件針對的年度立卷;多年的規劃應放在第一年立卷;多年的總結放在針對的最后一年立卷;回顧、紀念性的材料放在形成年度立卷。

　　6、每個(gè)案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。文件材料的題名不得隨意更改或簡(jiǎn)化，沒(méi)有題名的應擬寫(xiě)題名，沒(méi)有責任者、年、月、日的要考證清楚填入有關(guān)項內。會(huì )議記錄應填寫(xiě)每次會(huì )議時(shí)間、主持人、參加會(huì )議人員和主要內容。

　　7、卷內文件材料的情況說(shuō)明，應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明，應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上，以示負責。

　　8、聲像檔案由攝錄人員負責整理。對每張照片、底片、每盒錄音帶、錄像帶均應寫(xiě)出簡(jiǎn)明的文字說(shuō)明材料(包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝錄者等六要素)。

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