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關(guān)于財務(wù)電子檔案管理的研究
摘要：為提高財務(wù)管理水平，以細化基礎工作為出發(fā)點(diǎn)，對公司財務(wù)檔案管理現狀進(jìn)行分析，探索財務(wù)電子檔案管理，實(shí)現財務(wù)管理的創(chuàng )新。本課題通過(guò)研究財務(wù)電子檔案管理，結合公司財務(wù)制度要求，探索公司財務(wù)電子檔案的方式和方法，對于財務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng )新思路使財務(wù)檔案工作實(shí)現制度化、規范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設發(fā)展中發(fā)揮重要作用。
關(guān)鍵詞：財務(wù) 管理 研究 電子檔案
傳統的財務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應財務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數字化檔案管理轉變。未來(lái)的財務(wù)電子檔案就是財務(wù)數據采集源泉和基地，通過(guò)分類(lèi)整理和網(wǎng)絡(luò )共享，最終為各級領(lǐng)導、決策部門(mén)、財務(wù)人員處理和運用。
一、財務(wù)檔案管理現狀
(1)財務(wù)檔案分類(lèi)
隨著(zhù)公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理水平的提高，財務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會(huì )計檔案和財務(wù)管理文件兩大類(lèi)。
會(huì )計檔案指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。具體包括：
會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證。
會(huì )計賬簿類(lèi)：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì )計賬簿。
財務(wù)報告類(lèi)：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財務(wù)報告。
其他類(lèi)：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。
財務(wù)管理文件：指除會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料外的財務(wù)管理制度、計劃批文、通知等各類(lèi)財務(wù)管理資料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。財務(wù)集約化管理的不斷深入，財務(wù)管理文件的積累呈現多元化趨勢。財務(wù)管理制度包括預算管理、會(huì )計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運營(yíng)、財務(wù)評價(jià)與考核等。
(2)財務(wù)檔案管理規定
自1999年以來(lái)采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算，保存會(huì )計檔案實(shí)行電子存檔和紙質(zhì)存檔雙開(kāi)制，2004年發(fā)布的《會(huì )計電算化管理辦法》對電算化會(huì )計檔案的管理進(jìn)行的明確的規定，電算化會(huì )計檔案指儲存在磁盤(pán)或其他存儲介質(zhì)上的會(huì )計數據和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數據和系統開(kāi)發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會(huì )計資料按照《會(huì )計檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理，儲存在硬盤(pán)上的會(huì )計數據建立定期備份制度，實(shí)行電子備份，按年度進(jìn)行刻盤(pán)存檔。
二、財務(wù)檔案管理趨勢
為規范和加強公司財務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的財務(wù)管理體系，隨著(zhù)財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務(wù)管理文件，必須實(shí)現由紙質(zhì)檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數據存儲、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數字化信息服務(wù)工作基地，通過(guò)實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準確地為經(jīng)營(yíng)決策提供依據，電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式。
(1)財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式
數字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )等現代技術(shù)實(shí)現的遠程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。
(2)財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉化與再現
根據財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過(guò)數字轉換，并再現其它載體檔案信息的真實(shí)內容，既加強管理又方便應用。
(3)財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎
在當今信息化和數字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息數字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數字轉化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎準備。
(4)財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng )造條件
隨著(zhù)無(wú)紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng )造條件。
三、財務(wù)電子檔案管理面臨的難題
原始性問(wèn)題。對于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，內容的原始性附著(zhù)在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內容真偽易于判別，可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認內容的原始性。電子檔案內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進(jìn)行認定。
真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì )導致檔案信息失實(shí);電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內容“出錯”的概率和機會(huì )遠高于傳統檔案;電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì )導致信息丟失;電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
安全性問(wèn)題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會(huì )直接損害電子檔案的安全。
四、財務(wù)電子檔案管理保障措施
(1)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個(gè)管理過(guò)程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。
(2)建立電子檔案統一接收數據格式
因為財務(wù)管理資料來(lái)源廣泛，形式多樣，無(wú)法統一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務(wù)電子檔案需要實(shí)現統一格式的轉換，同一文件類(lèi)型統一一種文件格式。
(3)應用的安全性
財務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò )實(shí)現資料上傳、信息共享，可根據設定的檔案密級按部門(mén)按專(zhuān)業(yè)按用戶(hù)級別配置訪(fǎng)問(wèn)權限，可在權限允許范圍內下載檔案。同時(shí)日志庫自動(dòng)記錄對電子檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。
(4)明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長(cháng)期并存并保持一致
紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長(cháng)期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來(lái)保存。同時(shí)，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時(shí)更應注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應相符。
五、財務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢
財務(wù)信息的隨時(shí)更新�，F代網(wǎng)絡(luò )系統為實(shí)現電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開(kāi)辟了信息利用的快速途徑，將過(guò)去的集中建檔，改為平時(shí)隨時(shí)整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁�，提高了財�?wù)信息管理水平，財務(wù)電子檔案及時(shí)得到更新，便于檢索利用。
靈活便利地檢索。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類(lèi)方式得以根據需要進(jìn)行自主編輯。
充實(shí)的業(yè)務(wù)平臺。財務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務(wù)政策沿革、內控制度體系的完善、經(jīng)濟業(yè)務(wù)依據等財務(wù)管理資料，為財務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識和規范，為專(zhuān)業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導層提供了決策依據。
六、結束語(yǔ)
財務(wù)電子檔案管理是對財務(wù)管理基礎工作的創(chuàng )新，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò )平臺實(shí)現財務(wù)檔案的數字化管理，在對公司財務(wù)信息全面匯總的基礎上，實(shí)現及時(shí)更新、實(shí)時(shí)查詢(xún)、信息共享，使財務(wù)管理制度體系以及除會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料以外的財務(wù)管理資料對公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的指導性得到進(jìn)一步加強，有利于業(yè)務(wù)規范、決策參考，為公司財務(wù)管理水平的提高打好基礎。
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