淺議圖書(shū)館管理工作中的規劃

淺議圖書(shū)館管理工作中的規劃

　　摘　要　本文論述了圖書(shū)館管理中規劃的地位和作用,從國際經(jīng)驗歸納了圖書(shū)館管理的基本結構和要素,總結了我國圖書(shū)館應當借鑒其法制化、重視過(guò)程、借助外部力量和重視評價(jià)與更新等特點(diǎn)。
　　
　　關(guān)鍵詞　圖書(shū)館管理　規劃

　　隨著(zhù)我國正式成為世界貿易組織成員國,圖書(shū)館界面臨一個(gè)向國際慣例靠攏,按規則辦事的問(wèn)題。中國圖書(shū)館行業(yè)在新世紀的發(fā)展同樣要注意在管理上的國際“接軌”,不僅我們目前的管理離國際先進(jìn)水平還有很大差距,而且“入世”以后,中國的社會(huì )組織結構會(huì )有調整,圖書(shū)館行業(yè)面臨更大的管理挑戰。就以數字化為例,圖書(shū)館實(shí)施數字化的過(guò)程,必然伴隨著(zhù)一個(gè)重大的管理創(chuàng )新,實(shí)踐經(jīng)驗表明,圖書(shū)館數字化順利實(shí)施的主要障礙不是技術(shù)落后而是管理的落后。要成功地施行重大管理改革創(chuàng )新,需要我們更深刻、更系統地理解一些更加基礎的管理知識和國際經(jīng)驗。

　　1　規劃及其在管理中的地位

　　管理是個(gè)普遍適用于包括企業(yè)和非盈利機構在內各種組織的概念。實(shí)際上“管理”一詞可能在不同的場(chǎng)合運用。在最高層可能指向治理層面,即組織的基本利益構架:如合伙制、公司制,非營(yíng)利(部門(mén)或組織) ,機構內從屬性質(zhì)或是慈善機構等;在日常生活中“管理”更多的是指具體執行層面上的規章、項目管理和薪酬制度等。但是這還不夠,在國外,“管理”概念還要指向組織的宏觀(guān)層面,有時(shí)被稱(chēng)為經(jīng)營(yíng)管理,這里的經(jīng)營(yíng)主要是指規劃、營(yíng)銷(xiāo)、機構設置、流程設計等。而我們現在最缺乏的是對經(jīng)營(yíng)層面上的知識和認識。

　　根據組織行為學(xué)和管理的實(shí)踐,規劃是管理者的首要任務(wù)。它包括確定目標、建立戰略、制訂計劃以協(xié)調各項活動(dòng)。盡管存在多達幾十種管理工具,貝恩咨詢(xún)公司對全球企業(yè)組織的調查發(fā)現,在1999年用得最多的還是戰略規劃( 76% ) ,使命和愿景描述( 70 % )和目標(69 % )這三種。通過(guò)制訂規劃,管理層在變化的環(huán)境中更好地認識自己在社會(huì )上的地位和使命,聚焦于具體的奮斗目標,確定通過(guò)計劃、項目來(lái)實(shí)現這些目標。這是任何組織進(jìn)行規劃的目的,圖書(shū)館也不例外。近年來(lái)戰略規劃的一個(gè)趨勢就是從企業(yè)、私營(yíng)部門(mén)向公共部門(mén)和非營(yíng)利部門(mén)發(fā)展。規劃研究專(zhuān)家認為:營(yíng)利或非營(yíng)利組織在規劃的目標重點(diǎn)上當然有區別,但是就規劃的結構而言,沒(méi)有很大差別,倒是組織的規模大小影響更大,因此管理學(xué)的一般規劃方法也應適用于圖書(shū)館。

　　在這里主要探討圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)管理中規劃的應用。什么是圖書(shū)館規劃? 圖書(shū)館作為一個(gè)組織,其規劃與一般組織并沒(méi)有什么大的區別。它說(shuō)明了組織的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到這樣一些非�；�本的問(wèn)題。美國《羅德島公共圖書(shū)館管理委員會(huì )手冊》為圖書(shū)館規劃作了如下說(shuō)明:規劃是為圖書(shū)館服務(wù)的未來(lái)所作的精心的、優(yōu)先的準備方式�；�于對社區的了解、社區的期望和資源,以及對社區未來(lái)需求的合理預期所做出的長(cháng)期規劃將能夠使圖書(shū)館理事會(huì )和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書(shū)館服務(wù)的責任。因此可以說(shuō)規劃是圖書(shū)館為了面向未來(lái),應付挑戰的最重要的管理工具。

　　2　圖書(shū)館規劃的結構和要素

　　圖書(shū)館規劃并沒(méi)有固定的結構和要素。但是在同一系統、同一地區,國際圖書(shū)館界的管理當局往往會(huì )有一定的要求。這里先舉幾個(gè)例子。

　　1997年9 月發(fā)表的《馬塞諸瑟州1998 - 2002年圖書(shū)館服務(wù)與技術(shù)法》,它規定圖書(shū)館必須制訂3—5年的長(cháng)期規劃,其最低限度必須包括:使命的描述、需求的描述、規劃目標和具體目的、為實(shí)現目標和目的行動(dòng)計劃(至少是第一年的) ,其中需說(shuō)明達到目的所需的活動(dòng),及其時(shí)間框架和其它可以衡量的指標、關(guān)于規劃方法的簡(jiǎn)單敘述、管理委員會(huì )的批準,最后,每年10月要根據規劃對下一年度作出更新。

　　威斯康星州公共事物指導部根據1998年7月生效的該州圖書(shū)館法修訂版,提供了郡圖書(shū)館規劃樣本,其結構如下:

　　1)使命描述; 2)背景; 3)目前圖書(shū)館對本郡居民所提供的服務(wù); 4)當前圖書(shū)館對本郡居民提供服務(wù)的資金來(lái)源; 5)規劃目標和具體目的,如果你想省略目的,也可以是“目標和行動(dòng)”: 6)實(shí)施(這部分必須包括規劃期內為實(shí)現目標所必須的所有行動(dòng)) ; 7)未來(lái)工作,包括規劃的評估和更新; 8)附件。

　　2001年3月19日完成年度更新的羅德島州圖書(shū)館5年規劃,其主要框架很有典型性。這份44頁(yè)的報告首先進(jìn)行環(huán)境掃描,以分析圖書(shū)館的需求,然后用一頁(yè)來(lái)敘述圖書(shū)館的愿景,用5行文字提出圖書(shū)館的使命,接著(zhù)是一個(gè)規劃過(guò)程的敘述。規劃的主體是方向、優(yōu)先關(guān)注和項目,其中用表格詳盡描述了各個(gè)具體計劃及其預算。規劃的最后具體提出了評價(jià)的要求和具體計劃。

　　英國愛(ài)丁堡大學(xué)圖書(shū)館的四年規劃題為《圖書(shū)館戰略1999—2002》。該報告在格式上和美國圖書(shū)館界不完全一樣,在引言部分包含了一段圖書(shū)館使命描述,接著(zhù)是戰略愿景,第三部分提出資金來(lái)源、服務(wù)、人員等8 個(gè)方面的戰略方向,并加以具體敘述,詳細的指標列在附錄里。

　　從這幾個(gè)例子可以看出,圖書(shū)館的規劃雖然不完全一樣,但明顯地具有一些共性。大多數戰略規劃都包含使命和愿景描述,這是規劃極其重要環(huán)節,而常常又被忽視,需要做一點(diǎn)說(shuō)明。
　　
　　使命描述是關(guān)于組織為什么存在基本理由的簡(jiǎn)要說(shuō)明,指出其主要服務(wù)功能和這些功能所針對的用戶(hù)群完全認同。不少著(zhù)名的公司都有簡(jiǎn)潔而廣為人知的使命表述,例如沃爾瑪公司稱(chēng)其使命為“讓老百姓有機會(huì )買(mǎi)有錢(qián)人買(mǎi)的東西”, 3M公司則是“用創(chuàng )新的方法解決不能解決的問(wèn)題”等。從許多實(shí)例來(lái)看圖書(shū)館規劃的使命描述沒(méi)有固定的格式,從一句話(huà)到多段文字都有。例如芝加哥公共圖書(shū)館的使命描述為:“我們歡迎并支持所有人民享受閱讀,尋求終身學(xué)習;我們一起努力工作通過(guò)圖書(shū)、服務(wù)項目和其他資源公平地提供信息、思想和知識;我們相信自由地閱讀、學(xué)習和發(fā)現”。

　　愿景描述是關(guān)于組織發(fā)展未來(lái)所期望前景的描述。在戰略研究中常常進(jìn)行情景描述,那是一種對于“如果這樣,未來(lái)就會(huì )那樣”的預測,預測的結果會(huì )是多種不同的情景,愿景是其中我們所希望的一種情景。

　　規劃目標和具體目的規劃目標是希望達到的最終結果,與愿景聯(lián)系,通常無(wú)法測度,它一般在長(cháng)期規劃期間不會(huì )改變,甚至不一定能夠完成實(shí)現;而具體目的是為達到最終結果所進(jìn)行的具體的、近期的結果,它包括誰(shuí)來(lái)做、如何做,什么條件和時(shí)間框架等。目的是可測度的,在規劃期內可能改變。

　　3　戰略規劃的研究和制訂

　　戰略規劃作為規劃的一種,更加注重長(cháng)期性和遠見(jiàn)性。據了解,國際圖書(shū)館界自1990年開(kāi)始重視戰略規劃。當圖書(shū)館新開(kāi)張或上一個(gè)全新項目時(shí),當外部環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí),或當圖書(shū)館的治理結構發(fā)生重要變化時(shí),都必須進(jìn)行戰略性的規劃。由于戰略規劃是一種應對重大變化的規視理解變化這個(gè)環(huán)節,往往需要重新描述組織的使命和愿景,在許多情況下,正式規劃前要進(jìn)行戰略的研究,會(huì )產(chǎn)生單獨的報告。例如上世紀90 年代中期,國際圖書(shū)館界發(fā)起了“圖書(shū)館2000年”戰略研究完成了許多有價(jià)值的報告,例如新加坡的《圖書(shū)館2000年報告》。近年來(lái)圖書(shū)館數字化的發(fā)展也促使圖書(shū)館界重新進(jìn)行戰略研究,例如美國國家研究理事會(huì )為國會(huì )圖書(shū)館所作的戰略研究“國會(huì )圖書(shū)館的數字化戰略”。

　　為深刻認識變化中的組織發(fā)展環(huán)境,一般還要利用一些特殊工具,常用的有環(huán)境監測、競爭分析、SWOT分析和預測等。它們主要是幫助管理者更好地理解所處的環(huán)境和地位,以便正確地制訂戰略。這些工具和方法都有大量專(zhuān)著(zhù)和論文介紹,在此不再贅述。

　　4　國際圖書(shū)館界規劃實(shí)踐對我們的啟示

　　規劃對中國圖書(shū)館界來(lái)說(shuō)并不陌生。我們曾經(jīng)處在計劃經(jīng)濟時(shí)代,制訂計劃是政府的常規工作之一。改革開(kāi)放以來(lái),根據文化部的要求,也為圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展制訂過(guò)各種計劃和規劃。近年來(lái)圖書(shū)館界為了自身的需要也開(kāi)始制訂戰略規劃。圖書(shū)館進(jìn)行規劃往往是為了數字化建設或新館建設,還沒(méi)有普遍成為發(fā)展的必要手段。但從公開(kāi)發(fā)表的少數規劃全文來(lái)看,有的在結構上已經(jīng)接近國外的樣式。

　　但是中外圖書(shū)館規劃是有一些區別的。有些差別與不同國情有關(guān),不存在好壞問(wèn)題。一位歐洲的圖書(shū)館資深館員認為,規劃方面,美國比較注重樣式的統一,而歐洲則不太注意形式,因此圖書(shū)館規劃不存在必須模仿的樣版。但是研究、學(xué)習和借鑒國外圖書(shū)館的規劃還是有重要價(jià)值的。由于缺乏現代化管理知識,我國圖書(shū)館界目前還沒(méi)有充分認識到市場(chǎng)經(jīng)濟下現代管理的理論和方法同樣適用于公益性的圖書(shū)館,一般對規劃的意義認識不足,即使制訂了規劃,也如同寫(xiě)一個(gè)平常的工作總結加明年打算,一般事先不做研究,也未必將其作為圖書(shū)館發(fā)展和管理的軸心;而在理論基礎、方法和工具方面,差距則更大。初步來(lái)看,國外圖書(shū)館規劃有以下一些特點(diǎn)是國內所缺乏的,值得我們重視和借鑒:

　　(1)重視規劃的法律依據。幾乎所有美國各地圖書(shū)館規劃都有其法律依據的說(shuō)明,有的在首頁(yè)或某個(gè)部分突出這個(gè)法律的標記。有的地方甚至在程序上要求依法行事,美國馬省公共圖書(shū)館圖書(shū)館服務(wù)與技術(shù)法就規定圖書(shū)館規劃制訂必須依照小型圖書(shū)館規劃程序( SLPP)或公共圖書(shū)館法。這表明規劃的制訂不是圖書(shū)館愿意不愿意的事情,而是社會(huì )的強制性要求。

　　(2)重視過(guò)程甚于重視結果。國外圖書(shū)館相當重視規劃程序,許多規劃文本包含了程序的說(shuō)明,完整的規劃幾乎都詳細列出各個(gè)層面的參與者,即編制、評論和審核批準的小組或委員會(huì )成員名單,有的還把討論的詳細記錄作為規劃的附件。正如規劃專(zhuān)家所言,“規劃的最大益處不是其產(chǎn)生的一套文件,而是過(guò)程本身”。為規劃而進(jìn)行的環(huán)境和資源分析能夠使規劃者更好地認識圖書(shū)館發(fā)展的內外條件及其變化;形成正確的目標和項目也必然是領(lǐng)導層和職工上下統一思想,形成共識的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程循序進(jìn)行得順利,將大大有利于規劃的執行。在這里規劃本身文字的完美或口號的雕琢已經(jīng)是不重要了。

　　(3)業(yè)外人士參與規劃。個(gè)別國外圖書(shū)館聘用外部咨詢(xún)專(zhuān)家進(jìn)行規劃,更多的采用有外部人士參與規劃小組的方法;而參加規劃的討論、審核和批準的絕大多數并非圖書(shū)館員。尤其是規劃前期的戰略研究,一般都是由外部專(zhuān)家進(jìn)行。美國《國會(huì )圖書(shū)館的數字化戰略》編寫(xiě)委員會(huì )16位成員中,僅三人是圖書(shū)館員(其中沒(méi)有國會(huì )圖書(shū)館人員) ,其余是來(lái)自大學(xué)文理科,計算機、信息服務(wù)和出版等公司的專(zhuān)家。新加坡《圖書(shū)館2000 年》報告的作者“圖書(shū)館2000評論委員會(huì )”由國家計算機管理局人員擔任正副主席, 22名成員中僅一人為國家圖書(shū)館行政負責人,另外一位是國立大學(xué)圖書(shū)館前館長(cháng),其余均來(lái)自企業(yè)、政府和其他機構。

　　(4)重視規劃執行的評價(jià)和更新。制訂規劃是為了執行。國外圖書(shū)館規劃中的項目一般都有考核指標,規劃中往往也規定評價(jià)的程序。有些還在規劃中事先指定了評價(jià)組的成員,以便讓他們在執行的全程進(jìn)行監督。不少圖書(shū)館規劃的法律或文件明確指出更新要求和周期,例如前面提到的《馬塞諸瑟州1998— 2002年圖書(shū)館服務(wù)與技術(shù)法》要求在每個(gè)財政年度的轉換期10月份進(jìn)行一次規劃更新。這些要求反過(guò)來(lái)迫使規劃在目標和項目上要十分具體,有很強的可操作性。

　　5　總結

　　分析這些特點(diǎn),可以看出圖書(shū)館行業(yè)必須進(jìn)行法制建設,一些重大的行為必須用法律規定加以規范,依法辦理;就如現代企業(yè)必須厘定產(chǎn)權關(guān)系那樣,從長(cháng)遠來(lái)看,圖書(shū)館也必須明確治理結構,樹(shù)立“利益相關(guān)者”概念。用全社會(huì )稅收投入進(jìn)行的圖書(shū)館建設,當然應該有社會(huì )的代表(通過(guò)理事會(huì )等)加以監督。

【淺議圖書(shū)館管理工作中的規劃】相關(guān)文章：

淺議圖書(shū)館治理工作中的規劃07-05

淺議圖書(shū)館空間規劃的人文關(guān)懷10-15

淺議復合圖書(shū)館管理轉型及對圖書(shū)館員的素養要求06-24

淺議社區圖書(shū)館發(fā)展09-26

圖書(shū)館與讀者導讀工作淺議07-10

淺議區域給水排水綜合規劃06-15

淺議圖書(shū)館權利與職業(yè)道德10-07

提高圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)淺議10-08

淺議施工企業(yè)的成本管理10-26

淺議加強企業(yè)成本管理10-08