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學(xué)校檔案管理依法治檔之我見(jiàn)
【摘 要】檔案是反映歷史面貌的真實(shí)記錄,檔案事業(yè)是黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分。檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎工作,也是衡量學(xué)校管理工作水平高低的標志。隨著(zhù)教育改革的不斷深入和發(fā)展,貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》,建立和管理好學(xué)校檔案,并促使學(xué)校檔案工作納入規范化、制度化、科學(xué)化管理的軌道,不斷提高檔案管理的整體水平,有著(zhù)極為重要的意義和作用。【關(guān)鍵詞】學(xué)校 檔案管理 依法治檔
一、當前學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.某些學(xué)校領(lǐng)導對檔案管理不夠重視,其表現為:⑴對檔案管理的意義認識不足。多年來(lái),由于對“教育改革”的狹隘認識,導致檔案事業(yè)建設降低到了教育改革的附屬地位,經(jīng)常以一種對當前教育改革是否有用的實(shí)用主義來(lái)衡量檔案事業(yè),而這一觀(guān)念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性,因為檔案是歷史的產(chǎn)物,不能產(chǎn)生直接的教改成績(jì)或效果,檔案往往是到檢查評估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。⑵依法歸檔的意識不強;鶎拥念I(lǐng)導同志不能深入實(shí)際解決檔案收集工作中存在的實(shí)際問(wèn)題,檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門(mén)主動(dòng)索取,而依靠有關(guān)部門(mén)主動(dòng)移交的可操作性不強,致使檔案移交工作遲遲不能落到實(shí)處,甚至材料收集不齊全,直接影響收集工作的開(kāi)展。⑶對《檔案法》的宣傳不夠!吨腥A人民共和國檔案法》頒布20年了,除檔案管理部門(mén)認識外,大多數人不了解、不認識檔案法律責任,不重視統一管理檔案的意義,管理人員、科技人員依法自覺(jué)保護、收集、移交檔案材料的意識沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)。
2.教職工對依法治檔的觀(guān)念淡薄。由于檔案違法行為所產(chǎn)生的后果具有間接性、隱蔽性,這導致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣,直接地明顯地危及國家、人民的人身和財產(chǎn)安全,會(huì )給國家、人民帶來(lái)直接的、明顯的危害和損失。同時(shí),學(xué)校對教職工的評價(jià)考核也沒(méi)有把依法治檔作為其中一個(gè)條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔,甚至不當一回事,學(xué)期或學(xué)年結束,該交的檔案資料也沒(méi)有整理移交,需檔案管理人員的多番催促。
3.上級檔案部門(mén),對學(xué)校依法管理檔案工作監督力度不夠。一些檔案行政管理部門(mén)對于學(xué)校存在的檔案違法行為,往往只進(jìn)行現場(chǎng)指導糾正,久而久之,執法檢查變成了上門(mén)服務(wù),上門(mén)幫助組卷、立卷,以指導替代執法、替代執罰。而對于法定破損檔案、不及時(shí)歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。 二、如何依法管理檔案工作
1.加大宣傳力度,增強社會(huì )檔案意識和檔案法制觀(guān)念,打好依法管理檔案工作的群眾和社會(huì )基層!傲⒆銠n案,面向社會(huì )”是我國檔案宣傳工作的方針,繼續加大《檔案法》的宣傳,也是全社會(huì )的普法意識的體現。但目前檔案意識還很淡薄,檔案觀(guān)念模糊。就我們基層而言,要爭得領(lǐng)導的重視,把它納入學(xué)校的普法工作中去。除做好各部門(mén)工作宣傳外,還可通過(guò)宣傳周、宣傳月搞定期宣傳,也可通過(guò)學(xué)校的內部網(wǎng)絡(luò )宣傳、學(xué)校公示欄宣傳,通過(guò)研討會(huì )、座談會(huì ),舉辦展覽、知識竟賽等形式,使廣大群眾真正了解檔案,自覺(jué)遵守《檔案法》。還可通過(guò)對違法案件的處理結果,以案說(shuō)法,以警世后人,從而增強社會(huì )的檔案意識和法制觀(guān)念,為依法管理檔案工作奠定堅實(shí)的基礎。
2.積極爭取領(lǐng)導部門(mén)的理解和支持,加大對檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實(shí)際出發(fā),會(huì )同檔案局、教育局一起制定并及時(shí)修訂適合教育改革要求的學(xué)校檔案管理試行辦法和檔案工作標準,加強統籌領(lǐng)導,宏觀(guān)管理,實(shí)行分類(lèi)指導,有效監督,形成有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)與辦公室配合對學(xué)校檔案工作齊抓共管的機制,促進(jìn)《檔案法》實(shí)施在學(xué)校落到實(shí)處。
3.依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管,是發(fā)揮檔案工作整體功能的前提,也是做好檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)。要扎扎實(shí)實(shí)地做好這項基礎工作,不僅要把學(xué)習貫徹《省檔案管理辦法》與學(xué)習貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》結合起來(lái),加大宣傳力度,努力營(yíng)造濃厚的社會(huì )氛圍,還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括:
(1)登記制度。為了掌握收集工作情況,避免應歸檔材料的遺失、散落,應及時(shí)做好登記工作,形成必要的制度。
(2)時(shí)限制度。及時(shí)收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關(guān)鍵。收集材料不能等到年底收集與整理,而應區分不同情況,明確收集與歸檔時(shí)限。因為有些文件材料在辦文部門(mén)較長(cháng),遇上機構變化、人事變動(dòng)、工作調整,很容易散失,造成歸檔不全或不完整。
(3)查對制度。檔案管理部門(mén)要做到對所管檔案材料心中有數,必須確定一個(gè)時(shí)間核對收集歸檔材料,對收集工作中發(fā)現的問(wèn)題,如不全、短缺材料的,要及時(shí)向有關(guān)部門(mén)追要收集,對錯裝、錯收的,材料要及時(shí)查清并予以糾正。
(4)移交制度。要根據具體情況,制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間與質(zhì)量要求,使各單位、各部門(mén)形成的檔案材料一般應及時(shí)處理完畢后,及時(shí)移交給檔案管理部門(mén)歸檔保存,避免任何組織與個(gè)人以任何理由積壓、滯留應歸檔材料的現象發(fā)生,保證檔案材料的完整齊全,特別是人事檔案更應注意及時(shí)移交。
(5)索要制度。對于未能及時(shí)移交到檔案管理部門(mén)的歸檔材料,檔案管理部門(mén)不能完全坐等有關(guān)單位或部門(mén)主動(dòng)送交材料上門(mén),對以上制度執行情況,可與工作評價(jià)結合起來(lái),獎懲分明,如評優(yōu)、評先、職務(wù)晉升等。
4.學(xué)校檔案管理人員要努力提高自身素質(zhì)。依法治檔的關(guān)鍵是嚴格檔案行政執法,法律是依靠人來(lái)貫徹執行的,法律秩序必須通過(guò)良好的執法來(lái)維護。再好的法律和制度,如果得不到嚴格的執行和遵守,也將形同虛設。依法治檔更重要、更核心的是我們各級檔案管理人員在法定權限內,按照法定程序,依法履行法定職責。樹(shù)立堅定政治信念、公正清廉、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)優(yōu)良,能勝任新形勢下工作需求,是保證依法治檔真正落到實(shí)處的關(guān)鍵所在。
5.上級檔案部門(mén)應加強對學(xué)校檔案執法監督檢查。首先,要強化檔案執法監督檢查的手段。在執法監督檢查中要改變過(guò)去那種只聽(tīng)聽(tīng)匯報,看看材料,提提建議,發(fā)個(gè)通報等做法,真正嚴格按照《檔案法》及有關(guān)規定的要求認真監督檢查,對查出的問(wèn)題,按照規定的程序認真處理,決不姑息遷就。其次,建立檔案法制監督機制。各級檔案行政管理部門(mén),要制定有關(guān)規定、制度來(lái)規范檔案執法監督檢查機關(guān)和檔案執法監督檢查人員的行為。
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