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加強信息溝通 提高員工績(jì)效
摘 要 信息溝通的重要性已成為管理者的共識。從員工績(jì)效的因素和信息溝通的重要性入手，歸納出信息溝通中可能出現的障礙并提出相應的解決措施。關(guān)鍵詞 信息溝通 員工績(jì)效
1 引言
近些年來(lái)，不少者對如何提高員工績(jì)效進(jìn)行了大量的研究和探討，他們的研究主要集中在如何改進(jìn)績(jì)效考評方案，加強績(jì)效考核。然而大量的實(shí)踐證明，大部分的年終績(jì)效考核是流于形式，對提高員工績(jì)效毫無(wú)幫助。究其原因，我們認為是溝通不夠�？�(jì)效管理是一個(gè)完整的系統，其各個(gè)環(huán)節環(huán)環(huán)相扣、相輔相成、缺一不可，而串聯(lián)起整個(gè)系統的工具就是貫穿始終的持續不斷的信息溝通，溝通才是整個(gè)鏈條上最重要的一環(huán)，研究統計表明，企業(yè)中的管理者在信息溝通方面用掉的時(shí)間占全部時(shí)間的50%~90%，而在有些企業(yè)還是最薄弱的一環(huán)。因此，本文探討了溝通在管理尤其是績(jì)效管理中的，旨在為管理者有關(guān)信息溝通經(jīng)驗，提高員工績(jì)效提供。
2 溝通的作用
信息被認為是文明的三大支柱之一�，F代中人們生活在信息的海洋里，天天與信息打交道，一刻也離不開(kāi)信息，信息把許多獨立的人、團體、組織貫通起來(lái)使它們成為一個(gè)整體。隨著(zhù)一體化的到來(lái)，信息傳遞加速，跨文化管理愈加復雜，在一個(gè)組織中，信息溝通有其不可或缺的存在價(jià)值。管理層與管理層、管理層與員工、員工與員工之間都需要溝通來(lái)掌握和傳播信息、交流思想。溝通的目標是使接受者理解信息的含義。主管和團隊領(lǐng)導傳達各項指令，同事之間了解工作進(jìn)度，無(wú)論是上級與下級之間，還是同層之間，都要充分借助溝通的力量來(lái)保證工作協(xié)作的正常運轉，使組織內部成員之間互動(dòng)地把握自己與他人、與總體的動(dòng)態(tài)聯(lián)系，從而推動(dòng)組織的。沒(méi)有有效的信息溝通，就不利于協(xié)同工作，表達感情，就不利于分享信息，甚至就無(wú)法知道該做些什么。美國的未來(lái)學(xué)家約翰·奈比斯特曾說(shuō)：“未來(lái)的競爭將是管理的競爭，競爭的焦點(diǎn)就在每個(gè)社會(huì )組織內部成員之間及其與外部組織的有效競爭”。因此，作為管理者，首要的任務(wù)之一就是加強信息溝通。
2.1 有助于提高決策的正確率
任何決策都會(huì )涉及到干什么、怎么干、何時(shí)干等。每當遇到這些急需解決的問(wèn)題時(shí)，管理者就需要從廣泛的企業(yè)內部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進(jìn)行決策，或建議有關(guān)人員作決策，以迅速解決問(wèn)題。下屬人員也可以主動(dòng)與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導者作決策時(shí)參考，或經(jīng)過(guò)溝通，取得上級領(lǐng)導的認可，自行決策。企業(yè)內部的溝通為各個(gè)部門(mén)和人員進(jìn)行決策提供了更全面的信息，從而增強了判斷能力，提高決策的正確率。
2.2 有助于增加員工工作的協(xié)作性
現代社會(huì )是一個(gè)相互依存的社會(huì )，企業(yè)亦是如此。企業(yè)是由許多員工構成的一個(gè)完整體，他們有著(zhù)共同的目標和任務(wù)，每個(gè)員工的工作都是企業(yè)這一整體中的一個(gè)環(huán)節，大家的利益已聯(lián)成一個(gè)共同體，這就要求每個(gè)人都應保持密切的配合，而要想保持密切配合只有通過(guò)溝通才能實(shí)現。信息溝通可以加強員工之間相互理解和相互尊重，使他們共同努力、步調一致形成一種無(wú)可比擬的全力，實(shí)現企業(yè)的目標。
2.3 有助于建立良好的上下級關(guān)系，提高員工的士氣
溝通可以使領(lǐng)導者了解員工的需要，關(guān)心員工的疾苦，在決策中就會(huì )考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會(huì )要求對自己的工作能力有一個(gè)恰當的評價(jià)。如果領(lǐng)導的表?yè)P、認可或者滿(mǎn)意能夠通過(guò)各種渠道及時(shí)傳遞給員工，就會(huì )造成某種工作激勵。同時(shí)，在企業(yè)內部形成良好的上下級關(guān)系，從而增進(jìn)彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，使企業(yè)有一個(gè)和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”，就是有效溝通的結果。
2.4 有利于消除員工的不滿(mǎn)情緒，減少沖突
大量的研究表明，員工的不滿(mǎn)情緒主要不是來(lái)源于工作條件，也不是來(lái)源于工資待遇問(wèn)題，而是由于缺乏必要溝通。沒(méi)有適當的溝通，管理者對下屬的需求了解不會(huì )充分，下屬就可能對分配給他們的任務(wù)和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務(wù)不能正確地圓滿(mǎn)地完成，這樣，不僅會(huì )導致企業(yè)在效益方面的損失，同時(shí)滋生不滿(mǎn)情緒，不利于企業(yè)的持續發(fā)展和安定團結。
3 問(wèn)題及措施
在溝通中，一般來(lái)講，絕對達到溝通者的目的幾乎是不可能的。在任何溝通中都可能存在溝通障礙，這種障礙直接影響和妨礙管理人員掌握信息，使他們不能順利實(shí)施各項職能，因此，必須及時(shí)發(fā)現溝通中的障礙并加以疏導。常見(jiàn)的溝通障礙有個(gè)人障礙、物理障礙、語(yǔ)義障礙和組織結構障礙等。
3.1 個(gè)人障礙
它是指由于人的感情、價(jià)值觀(guān)，或者不好的傾向習慣而造成的溝通障礙，另外還包括人們在受程度、種族、性別、地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。個(gè)人障礙常常與人們之間的心理距離有關(guān)，它很類(lèi)似于實(shí)際的物理距離。例如，張三用盛氣凌人的語(yǔ)氣與李四講話(huà)，李四對這樣的說(shuō)話(huà)方式很反感，這種反感就導致兩人之間的心理距離。我們的感情是無(wú)時(shí)不在的知覺(jué)過(guò)濾器，我們看到的和聽(tīng)到的實(shí)際上都是我們的感情所愿意接受的東西，所以溝通實(shí)際上是由我們的期望所引導的。另外，人們在傳遞和接受信息時(shí)，往往會(huì )把自己的主觀(guān)態(tài)度摻雜進(jìn)去，例如，接受者可能會(huì )根據主觀(guān)判斷去推測別人動(dòng)機，猜測對方的“弦外之音”。解決個(gè)人障礙的辦法，從組織來(lái)講，就是信息傳遞機構應以實(shí)事求是為原則，在員工心目中樹(shù)立牢固的威信；就個(gè)人而言，就是要不懷成見(jiàn)。
3.2 物理障礙
它是指在人們溝通的環(huán)境中存在的障礙。一個(gè)典型的物理障礙是突然出現的干擾噪音蓋過(guò)了說(shuō)話(huà)的聲音。其他物理障礙包括人和人之間的距離、障礙物、或干擾無(wú)線(xiàn)電信號的靜電。當物理干擾出現時(shí)，人們通常會(huì )意識到，并采取相應的措施予以補償。物理障礙可以轉化為積極的因素，是通過(guò)生態(tài)控制改善溝通環(huán)境，傳遞者使環(huán)境發(fā)生改變從而接收者的感受和行為。
3.3 語(yǔ)義障礙
語(yǔ)義學(xué)是有關(guān)語(yǔ)義含義的，與的語(yǔ)音學(xué)相對應。溝通可以說(shuō)幾乎全是符號的溝通，是使用有特定含義的符號（文字、圖畫(huà)和動(dòng)作）實(shí)現的。這些符號在設立之初和使用時(shí)都有強烈的偶然性和主觀(guān)性，能否準確地表達清楚意旨是一件困難的事情。況且，在信息傳遞過(guò)程中，又存在著(zhù)接受者的解碼和解釋?zhuān)@又在很大程度上與接受者的閱歷、知識儲存和相關(guān)的情境有關(guān)。所以，在語(yǔ)義傳播中，不確定性是難免的，這就需要交談雙方采取廣義范圍內的合作原則，需要雙方的共同靠近，達成一定層次上的共識。
3.4 組織結構障礙
它主要是指組織規模對溝通造成的障礙。一般而言，的管理層次隨著(zhù)企業(yè)規模的擴大而增加，從而影響信息傳遞的質(zhì)量和速度。信息傳遞的過(guò)程中經(jīng)歷的層次和環(huán)節越多，失真的可能性就越大；同時(shí)，企業(yè)規模的擴大會(huì )帶來(lái)一定的空間距離，由于空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來(lái)。這就需要合理設置溝通途徑，減少中間環(huán)節。
4 實(shí)施有效信息溝通的措施
4.1 構建暢通的溝通
企業(yè)在建立較完善的管理體系之后，體系內部就形成自上而下的不同層次（高層、中層、基層）；每個(gè)層次中劃分出不同的職能，設立不同的職能部門(mén)；每個(gè)部門(mén)又進(jìn)行層次與職能的，從而形成了體系的組織架構。但是要使體系內各部分高效運作起來(lái)，就需要在組織內各部門(mén)和不同層次人員之間，通過(guò)一定的溝通工具（如各種會(huì )議、媒體、意見(jiàn)信箱、內部溝通、布告欄等），建立縱橫交錯的高效信息溝通網(wǎng)絡(luò )，確保企業(yè)內能順暢地溝通各種信息，為全員充分參與創(chuàng )造條件，使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到企業(yè)各處，并通過(guò)監督、答疑等手段，使企業(yè)內的員工都能理解并執行。同時(shí)，各層次、各部門(mén)的人員在執行過(guò)程中發(fā)現的也能及時(shí)反饋到相關(guān)的層次和職能部門(mén)，進(jìn)行解決、修正和統計。
4.2 樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識
人的行為受人的意識支配，只有強烈的意識才會(huì )產(chǎn)生直接的行動(dòng)，這是行為科學(xué)的研究成果。樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識包括兩個(gè)方面的，首先，領(lǐng)導者要樹(shù)立主動(dòng)的溝通意識。企業(yè)中管理者的決定作用比一般職工要大得多，企業(yè)管理者的溝通意識，直接關(guān)系到企業(yè)內部溝通的有效開(kāi)展。一個(gè)企業(yè)或部門(mén)的領(lǐng)導應有主動(dòng)的溝通態(tài)度，給予部屬由衷表達意見(jiàn)的機會(huì )，以促使上下意見(jiàn)一致，從而培養上下的整體利益觀(guān)念。其次，員工亦須樹(shù)立正確主動(dòng)的溝通意識。由于受封建意識的影響，“上尊下卑”的觀(guān)念在許多人的腦子里深深扎根。為此，大部分員工不愿主動(dòng)向領(lǐng)導溝通，以免引起領(lǐng)導的反感，能主動(dòng)溝通的員工亦大多流于吹牛拍馬屁、歪曲事實(shí)、虛報數字、蒙敝真相。如此溝通不如不溝通。其實(shí)，并非所有的管理者都喜歡聽(tīng)奉承的話(huà)、聽(tīng)假話(huà)，管理者也需要部屬的理解和支持，需要部屬講實(shí)話(huà)、講真話(huà)，以幫助他們正確決策和管理，部屬應明確溝通是雙向的，不能總是等待領(lǐng)導來(lái)溝通，當需要獲知某些消息或有某種需求時(shí)，也可以主動(dòng)地與上級溝通，這也是爭取權力和貢獻智慧的有效途徑。
4.3 創(chuàng )造有利的溝通環(huán)境
環(huán)境是影響有效溝通的一個(gè)重要的因素，我們這里所講的環(huán)境主要是指人文環(huán)境。營(yíng)造一個(gè)相互信任、有利于溝通的氛圍的關(guān)鍵是培育積極的企業(yè)文化。企業(yè)可逐漸地形成一套自己獨有的價(jià)值觀(guān)、理念，這種價(jià)值觀(guān)以?xún)?yōu)質(zhì)服務(wù)為核心，以良好溝通為特色。它可通過(guò)集體活動(dòng)如集體、聯(lián)歡會(huì )、俱樂(lè )部等加強員工間的聯(lián)系。因為在這些活動(dòng)中，無(wú)論是最上層的管理人員還是服務(wù)員，都可以卸下工作的擔子，恢復最真實(shí)的自我，輕輕松松地平等交流，建立起一種大家庭式的感情氛圍，從而提高內部顧客的滿(mǎn)意度，使工作于該企業(yè)的員工不但可以獲得薪金、職位上的回報，也可獲得情感上的歸依。
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