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如何建設信息化的全面預算管理體系
[摘 要] 本文對企業(yè)在實(shí)施BRP項目時(shí)，構建在ERP系統平臺上的信息化的全面預算管理體系的必要性、目標、條件、原則、規劃設計等進(jìn)行了探討�！ 關(guān)鍵詞] 全面預算管理；BRP；企業(yè)信息化在用信息技術(shù)支持企業(yè)管理時(shí)，最重要是要選擇一種先進(jìn)的管理思想和方法。因為，先進(jìn)的管理理論與先進(jìn)的管理手段相結合才能產(chǎn)生出巨大的管理效益�？疾煳鞣狡髽I(yè)發(fā)展所走過(guò)的歷程會(huì )發(fā)現，企業(yè)管理會(huì )計系統的設計與利用，對降低企業(yè)組織成本起著(zhù)至關(guān)重要的作用，而全面預算管理則是這一系統設計的核心。企業(yè)全面預算管理是在企業(yè)戰略目標的指引下，通過(guò)預算編制、執行、控制、考評與激勵等一系列活動(dòng)，全面提高企業(yè)管理水平和經(jīng)營(yíng)效率，實(shí)現企業(yè)價(jià)值最大化的一種管理方法。而信息化的全面預算管理體系則是指在ERP系統平臺上構建的企業(yè)全面預算管理子系統以及相應的組織機構和管理制度等，它和以前的企業(yè)預算管理體系相比有著(zhù)新的顯著(zhù)的特點(diǎn)和不同。
1．在我國許多企業(yè)當中，全面預算管理體系作用的缺失
在我國企業(yè)當中能夠充分發(fā)揮全面預算管理體系作用的企業(yè)并不多見(jiàn)，在實(shí)際工作中企業(yè)預算管理水平低下常表現為：
(1)缺乏全面預算管理的組織機構，以及體制不健全：許多企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)和機構人員規劃、制定、實(shí)施、控制企業(yè)的全面預算管理。(2)預算管理的覆蓋范圍還不全面：如企業(yè)中有的項目投資就沒(méi)有編預算，僅憑簡(jiǎn)單的估算就確定投資金額，缺乏科學(xué)合理的投資預算方案。(3)預算考核工作做的不全面：如有的企業(yè)收入預算和項目投資預算，都沒(méi)有進(jìn)行預算考核。(4)預算考核不嚴格：即使在有預算考核的項目中普遍也存在不嚴格，不精確的情況，考核過(guò)程中人為干擾考核的情況時(shí)有發(fā)生，最終使許多考核工作流于形式。(5)預算指標制定的準確性有時(shí)難以保證：企業(yè)制定預算指標時(shí)，往往依據的是歷史的數據和資料，由于企業(yè)的情況是經(jīng)常變化的，而且歷史的數據和資料本身的科學(xué)性，合理性和準確性也難以保證，這導致預算指標制定不準，而對新的項目的預算指標，又人為主觀(guān)臆斷的成分較多，這也會(huì )使預算指標不準。而預算指標的不準確，又使企業(yè)在考核部門(mén)業(yè)績(jì)時(shí)，對部門(mén)的積極性帶來(lái)負面影響，對企業(yè)生產(chǎn)造成不利因素。
2．企業(yè)實(shí)施信息化的全面預算管理的必要性
一個(gè)企業(yè)特別是大中型企業(yè)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍廣，操作人員眾多，生產(chǎn)崗位的情況復雜，企業(yè)的外部環(huán)境經(jīng)常變化，國內外原材料市場(chǎng)和產(chǎn)品市場(chǎng)更是每天都在波動(dòng)。如果沒(méi)有全面預算管理這一戰略性舉措，企業(yè)就不能在正確預測的基礎上，通過(guò)優(yōu)化配置企業(yè)資源來(lái)適應市場(chǎng)的變化，增強企業(yè)核心競爭力，實(shí)現企業(yè)高效持續發(fā)展。
但企業(yè)中全面預算管理往往效果不理想，如上所述企業(yè)中全面預算管理存在著(zhù)諸多問(wèn)題，其關(guān)鍵原因之一，就是企業(yè)對信息資源的管理滯后，導致大量預算管理信息不能及時(shí)處理，信息傳遞速度緩慢，信息資源不能共享，也無(wú)法對預算項目的資金進(jìn)行及時(shí)跟蹤、控制，對預算的分析無(wú)法全面及時(shí)地進(jìn)行，預算偏差不能及時(shí)發(fā)現、調節和糾正。企業(yè)在實(shí)施ERP項目中，及時(shí)推行信息化的全面預算管理，為解決全面預算管理中的這些“瓶頸”問(wèn)題創(chuàng )造了客觀(guān)條件，在ERP系統平臺上，企業(yè)可以構建新的信息化的全面預算管理體系，并制定新的全面預算管理戰略，對預算業(yè)務(wù)中的各個(gè)環(huán)節和監控點(diǎn)，重新進(jìn)行規劃、管理、控制。從而極大地發(fā)揮信息化的全面預算管理體系的作用。
3．構建信息化的全面預管理體系的條件
(1)實(shí)現信息化全面預算管理，要有明確的戰略目標，堅持正確的戰略導向，這是構建信息化全面預算管理體系的基礎和依據。(2)企業(yè)信息化建設的成功，如ERP項目的實(shí)施，是企業(yè)能夠實(shí)現信息化全面預算管理的技術(shù)保障和基礎，只有實(shí)現了信息流對資金流、物流的協(xié)調控制，才有真正意義上的信息化的全面預算管理。(3)基礎數據要準確、全面，歷史資料應盡可能齊全。(4)要建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的高效的預算管理組織職能機構和一套行之有效的科學(xué)管理制度。(5)企業(yè)領(lǐng)導必須帶頭遵守預算管理的各項制度，不搞特殊，不亂開(kāi)口子，減少人為干擾，使各項預算處在可控狀態(tài)，保證企業(yè)的各項預算的落實(shí)。
4．在科學(xué)的發(fā)展觀(guān)指導之下，制定企業(yè)的信息化全面預算管理體系戰略目標
推行信息化的全面預算管理體系戰略，首先要轉變那種認為企業(yè)過(guò)去沒(méi)有信息化全面預算管理，企業(yè)也照樣發(fā)展的錯誤觀(guān)念。許多企業(yè)正是因為沒(méi)有信息化的全面預算管理，使預算預測不準，控制不嚴，導致企業(yè)存在著(zhù)固定資產(chǎn)投資超資、流動(dòng)資產(chǎn)超儲、損失浪費嚴重的現象，錯過(guò)了很多發(fā)展的機會(huì )，削弱了企業(yè)的競爭力。在我國企業(yè)中，信息化的企業(yè)全面預算管理目標，一般為以下幾個(gè)方面：
(1)在科學(xué)正確的發(fā)展觀(guān)指導下，優(yōu)化企業(yè)資源配置，有效控制經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項支出，追求企業(yè)利潤最大化，保障企業(yè)戰略目標的實(shí)現。
(2)建立信息化的科學(xué)合理的確實(shí)可行的預算規劃、編制，控制、分析、考核體系。
(3)為各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節設定科學(xué)、合理、先進(jìn)的業(yè)績(jì)標準，將責任落實(shí)到每個(gè)員工身上，通過(guò)全面標準的提高和完善，優(yōu)化公司目標管理，提高全公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益，強化企業(yè)競爭力。
(4)建立和完善以流程和預算為基礎的績(jì)效考核體系，為領(lǐng)導決策提供支持。
(5)通過(guò)公司預算管理工作的信息化、規范化、系統化、提高員工素質(zhì)，創(chuàng )建優(yōu)秀的企業(yè)文化，提升企業(yè)形象。
5．在ERP系統平臺上，構建信息化的全面預算管理體系
(1)構建和企業(yè)實(shí)際情況相適應的全面預算管理模型。全面預算管理是由一系列預算構成的體系，各項預算之間相互聯(lián)系，關(guān)系比較復雜，構建信息化全面預算管理體系，首先是要規劃好建立在跚系統平臺上的預算管理模型。預算管理模型必須與企業(yè)的財務(wù)系統、計劃系統、銷(xiāo)售系統、采購系統、生產(chǎn)系統等和預算管理體系密切相關(guān)的子系統相匹配，并結合企業(yè)自身的情況，在對預算管理流程進(jìn)行深入調查分析的基礎上，應用業(yè)務(wù)流程重組等先進(jìn)的理論和方法來(lái)設計信息化的全面預算管理模型。預算管理信息系統劃分為兩部分：第一部分是全面預算管理編制系統，重在期初預算的編制及定期預算數據的動(dòng)態(tài)調整；第二部分是全面預算管理控制系統，重在預算指標體系的考核、預算數據的監控、經(jīng)理查詢(xún)等內容，目的是配合預算管理委員會(huì )，對預算管理中的具體工作進(jìn)行計算機管理和控制。
(2)構建信息化的全面預算編制系統。企業(yè)ERP中的預算編制系統是建立在預算管理模型基礎之上的，是一個(gè)相對靜態(tài)的系統，企業(yè)主要在每年期末編制第二年預算時(shí)使用�？煞譃榻�(jīng)營(yíng)預算、投資預算和財務(wù)預算。經(jīng)營(yíng)預算包括銷(xiāo)售預算、生產(chǎn)預算、生產(chǎn)成本預算、生產(chǎn)單位成本預算、銷(xiāo)售及管理費用預算等；投資預算包括固定資產(chǎn)購置、擴建、改造及修理等；財務(wù)預算包括現金預算、預計利潤表、預計資產(chǎn)負債表等。
(3)構建信息化的全面預算管理控制系統。用計算機進(jìn)行全面預算管理，不單單體現在預算的編制中，更重要的是對預算進(jìn)行控制和管理，它包括：責任中心考核體系的建立與管理、預算指標體系的控制與調整、預算對比與分析、經(jīng)理查詢(xún)等幾個(gè)部分，在ERP中構建全面預算管理體系要特別突出ERP對信息處理量大，處理速度快和數據集中處理的特點(diǎn)，強調面向企業(yè)運作流程，實(shí)現業(yè)務(wù)—財務(wù)一體化，取消手工單據和手工報表的編制和傳遞，在業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì )計信息，提高信息傳遞的準確性和及時(shí)性，工作重點(diǎn)由簡(jiǎn)單的記錄、統計轉向預測、監控、分析等管理方面，真正實(shí)現信息流、資金流和業(yè)務(wù)流程的集成統
(4)建立對信息化的全面預算管理體系負責的專(zhuān)職部門(mén)。在ERP系統中要使預算管理體系能發(fā)揮其作用，還要對組織機構的職能部門(mén)進(jìn)行結構重組，建立新的全面預算管理體系負責的專(zhuān)職部門(mén)，賦予相應權力并實(shí)施新的預算管理制度。其步驟如下：
�、僭鲈O預算管理委員會(huì )，由各法人代表、各部主要負責人及財務(wù)負責人組成，由總裁擔任主任。②實(shí)行與會(huì )計 “集中核算”模式相適應的“集中預算”的企業(yè)預算管理模式，并由指定的財務(wù)系統某一職能部門(mén)具體統一管理。
6．建設信息化的全面預算管理體系實(shí)踐經(jīng)驗總結
在建設信息化的全面預算管理體系時(shí)，要達到既定的效果，應在以下幾個(gè)方面加以關(guān)注：
(1)全面預算管理要與企業(yè)發(fā)展戰略相結合；企業(yè)全面預算管理要服從于企業(yè)戰略目標，并且是實(shí)現企業(yè)戰略目標的保障體系。
(2)全面預算管理要突出重點(diǎn)：全面預算管理強調企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和投資活動(dòng)全過(guò)程管理，但不能不分主次，要對影響企業(yè)利潤目標和戰略發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節和重點(diǎn)過(guò)程實(shí)行重點(diǎn)管理。
(3)遵循先易后難，分步實(shí)施的原則：許多企業(yè)由于員工和管理者的觀(guān)念和素質(zhì)有待改變和提高，基礎資料不全，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程復雜，信息量大，因此，信息化的全面預算管理在企業(yè)實(shí)施必須先從容易做的開(kāi)始，循序漸進(jìn)不斷完善。
(4)堅持全過(guò)程控制的原則：對在企業(yè)實(shí)施了ERP以后，為進(jìn)行全過(guò)程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點(diǎn)前移，以達到更加主動(dòng)控制預算資金的效果。
(5)堅持責、權、利相結合的原則：努力做到責任明晰，權、責對等，并與經(jīng)濟利益掛鉤，獎罰分明。
(6)堅持客觀(guān)真實(shí)的原則：對預算指標定得不準，或者因外部原因造成原來(lái)預定的指標無(wú)法完成時(shí)，應及時(shí)調整糾正，使全面預算管理體系更加科學(xué)合理。
7．結束語(yǔ)
企業(yè)在ERP系統平臺上，構建信息化的全面預算管理體系是一項全新的系統工程，它突出的特點(diǎn)是處理預算信息準確快捷、效率高、面向生產(chǎn)運作流程、數據集中處理、覆蓋面廣，這是企業(yè)預算管理的發(fā)展方向。
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