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高校信息管理重要性論文
一、信息管理的必要性
隨著(zhù)我國高校的擴招，各高校通過(guò)增加專(zhuān)業(yè)使得辦學(xué)規模在不斷擴大，地方普通本科學(xué)校為了生存和發(fā)展在擴招的過(guò)程中增加了大量新專(zhuān)業(yè)和熱門(mén)專(zhuān)業(yè)，幾乎每年都在申報新專(zhuān)業(yè)，學(xué)校也在不斷的轉型發(fā)展。由于學(xué)生人數的劇增、專(zhuān)業(yè)個(gè)數的增加以及學(xué)校政策不斷改變，學(xué)校的教學(xué)工作和管理工作量急劇增大，由于以上情況的存在，高校校級領(lǐng)導身上的工作越來(lái)越多，管理的范圍和思考的問(wèn)題就越來(lái)越多。從管理原理以及行為能力的角度來(lái)看，一個(gè)人即使有很高的學(xué)術(shù)和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能對全校所有專(zhuān)業(yè)和人員進(jìn)行直接管理。因此，為應對這一新的情況，各高校紛紛成立二級學(xué)院，逐步降低管理工作重心，實(shí)施學(xué)校、學(xué)院兩級管理。二級學(xué)院自主權擴大后，壓力也相應增大，管理工作任務(wù)更加繁重。高校實(shí)行學(xué)院制后，學(xué)院是承上啟下的機構，對外向學(xué)校負責，對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此，學(xué)院成為學(xué)校領(lǐng)導下的一級行政管理實(shí)體，“各個(gè)學(xué)院構成了大學(xué)內的一個(gè)個(gè)管理中心”。二級學(xué)院的事務(wù)繁雜，涉及學(xué)院內部人員管理、專(zhuān)業(yè)申報、教學(xué)管理、學(xué)科建設與科研管理、物資管理和學(xué)生教育管理等，在以上諸多方面都會(huì )產(chǎn)生大量的信息，為了提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益必須加強信息收集、匯總、處理和傳達等工作。然而二級學(xué)院的人員編制相對較少，一般二級學(xué)院的機構包含綜合辦公室、教學(xué)辦、團總支等實(shí)體機構，人員配置一般為綜合辦公室2人、教學(xué)辦1～2人、團總支4～5人。這些人員處理的事情繁多，要針對學(xué)校各個(gè)部門(mén)的檢查、統計信息、處理日常事務(wù)。因此，加強學(xué)院信息管理是非常緊迫和十分必要的，讓信息及時(shí)反饋給二級學(xué)院領(lǐng)導和學(xué)校其他部門(mén)領(lǐng)導，使得辦學(xué)的質(zhì)量和水平才能不斷提高。本文以重慶文理學(xué)院為例，通過(guò)廣泛調研和處理，建立“三環(huán)式”信息管理模型，即信息的分類(lèi)采集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個(gè)環(huán)節處理信息。
二、信息管理現狀分析
通過(guò)對重慶文理學(xué)院二級學(xué)院的初步調研發(fā)現，二級學(xué)院在信息管理工作中普遍存在以下幾方面的問(wèn)題：
�。�1）領(lǐng)導重視力度不夠，教職工信息意識相對淡薄。二級學(xué)院領(lǐng)導大多數重視教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作、師資隊伍建設和其他管理工作，而對發(fā)展基礎之一的信息檔案的管理不夠重視，不論在信息管理系統的設計、現代化信息管理條件的完善，還是在專(zhuān)兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領(lǐng)導的議事日程。
�。�2）信息管理規章制度不健全。信息管理是一項技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性很強的工作，應當有相應的技術(shù)規程來(lái)規范它。高校二級學(xué)院的信息管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致信息檔案的形成、收集、分類(lèi)、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的學(xué)院有一些信息管理制度，但只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒(méi)有關(guān)于歸檔的時(shí)間要求和獎罰措施，信息材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實(shí)際上是一紙空文，沒(méi)有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成信息的收集不全，材料質(zhì)量不高的現象。
�。�3）信息管理人員不穩定，缺乏專(zhuān)業(yè)隊伍。目前多數二級學(xué)院的信息管理由教學(xué)秘書(shū)、行政秘書(shū)或資料員兼任，他們大多數未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識的培訓，主要精力集中于日常事務(wù)，信息意識和管理水平不高，缺乏信息工作者必備的基本理論知識和專(zhuān)業(yè)技能，在實(shí)踐中必然會(huì )使歸檔信息材料的質(zhì)量難以保證。
�。�4）信息管理手段落后，數字信息化水平偏低。多數二級學(xué)院的信息管理現代化手段還處于起步階段，計算機管理還局限在目錄檢索上，文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，致使信息利用耗時(shí)長(cháng)、查準率與查全率較低，管理效率低下，不能適應檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。
�。�5）信息加工處理緩慢、傳輸應用不夠及時(shí)。由于缺乏專(zhuān)業(yè)的信息處理隊伍，使得獲取信息、處理信息的速度過(guò)于緩慢，容易造成很多有用的信息沒(méi)有被及時(shí)獲取而錯過(guò)二級學(xué)院的發(fā)展機遇。
三、構建“三環(huán)式”信息管理模型
隨著(zhù)現代工業(yè)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對于工科院校的教學(xué)內容、教學(xué)管理都提出了很高的要求，為了適應現代高等教育的發(fā)展，必然要接觸海量的信息。如何在海量的信息中獲取有用的信息，是目前很多高校的二級學(xué)院面臨的問(wèn)題之一。為了更好地處理信息，信息的分類(lèi)輸入是信息管理的前提；信息加工處理是信息管理的關(guān)鍵；信息傳輸應用是信息管理的目標。要從根本上解決高校二級信息管理存在的問(wèn)題，必須從信息的分類(lèi)采集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個(gè)重要環(huán)節進(jìn)行系統化的建設，構建“三環(huán)式”信息管理模型。首先是信息的分類(lèi)采集。信息生產(chǎn)者、信息、信息技術(shù)三個(gè)要素形成一個(gè)有機整體———信息資源，是構成任何一個(gè)信息系統的基本要素。但信息并不都是資源。在眾多紛繁復雜的信息中，要準確及時(shí)提取有用信息，必須按照二級學(xué)院的實(shí)際需求，對所涉及的信息進(jìn)行甄別，科學(xué)合理地進(jìn)行分類(lèi)。對高校二級學(xué)院來(lái)說(shuō)，按其承擔的重要事務(wù)可按三級目錄形式獲取信息：一級目錄反映學(xué)院層面的信息，主要是院級頂層設計的內容，包括學(xué)院規劃和管理工作、專(zhuān)業(yè)建設和教學(xué)工作、學(xué)科建設和科研工作及學(xué)生教育和管理工作等模塊，其內容由學(xué)院辦公室和學(xué)生管理辦公室獲得；二級目錄反映系、室、所層面的信息，主要是工作過(guò)程的記錄，包括一級模塊內容的具體細節，由各單位負責人錄入；三級目錄反映教職工和學(xué)生個(gè)體層面的信息，主要是工作結果的記錄，包括學(xué)院每個(gè)成員的工作量和工作結果，由師生個(gè)體自行錄入。其次是信息的加工處理。在信息分類(lèi)的基礎上，從軟硬件建設著(zhù)手，建立信息管理系統。一是制定信息管理框架，設立各類(lèi)信息管理欄目，分解各欄目中的核心要素，確定各要素的主要內容；二是配置信息管理系統所需要的硬件設備，搭建一個(gè)既經(jīng)濟實(shí)惠又能高效快速處理信息的支撐平臺；三是針對信息的容量和硬件系統的特性引進(jìn)或開(kāi)發(fā)快捷實(shí)用的應用軟件，著(zhù)力提高信息數字化處理的能力；四是對信息處理的師資隊伍進(jìn)行有效的培訓，使其具備信息處理加工能力；五是在加工整理信息時(shí)，要注意信息的統一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時(shí)造成混亂現象；六是設置信息處理權限，一級目錄信息由學(xué)院主要領(lǐng)導審核和修改，二級目錄信息由學(xué)院分管領(lǐng)導審核和修改，三級目錄信息由系、所、室負責人審核和修改，確保信息的真實(shí)性、準確性和權威性。最后是信息的傳輸應用。信息收集和加工處理后，重要的工作就是通過(guò)適當的途徑傳輸和應用。一是為學(xué)院的對外宣傳提供必要的信息。通過(guò)加工處理后的相關(guān)辦學(xué)成果類(lèi)的信息及時(shí)上傳到二級學(xué)院主頁(yè)的相關(guān)欄目，展示學(xué)院的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)特色，有利于招生宣傳、師資的引進(jìn)及對外開(kāi)展校企合作；二是為學(xué)院教學(xué)管理工作提供反饋。通過(guò)平時(shí)的積累和及時(shí)收集教學(xué)過(guò)程中反饋的信息，能為今后的教學(xué)特別是為教學(xué)改革提供大量翔實(shí)的資料，使教學(xué)研究和改革能夠準確地反映實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)分析，從而促進(jìn)教學(xué)水平的提高；三是為學(xué)院管理考核提供憑證。通過(guò)調閱學(xué)院綜合信息，可以為學(xué)校接受上級評估、學(xué)院接受學(xué)�？己�、教師年度考核時(shí)提供原始的憑證。四是為師生提供服務(wù)。教師通過(guò)調閱其基本信息、個(gè)人簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)晉升、教育背景、論著(zhù)文章、科研項目、歷年授課、獲獎榮譽(yù)等在內的一系列信息，可以為在填寫(xiě)晉職晉級報表、申報項目和參與評獎等方面節省大量精力，學(xué)生在準備畢業(yè)就業(yè)、參軍或出國留學(xué)時(shí)，通過(guò)查閱學(xué)生教育管理信息可以高效快捷獲得自己的學(xué)業(yè)成績(jì)和平時(shí)獲獎等資料。
四、搭建“三環(huán)式”信息管理模式的管理措施
為了保證信息管理模型的正常運行，必須采取相應的信息管理措施。一是努力提高二級學(xué)院領(lǐng)導的重視程度，成立信息管理領(lǐng)導機構，加強師生的信息意識教育，建立信息管理領(lǐng)導責任制；二是建立健全信息管理制度，對信息收集、信息加工處理、信息傳輸發(fā)布和信息保存時(shí)限等作出明確的規定；三是提供必要的經(jīng)費和技術(shù)支持，保障信息管理平臺正常運行；四是建立一支相對穩定且業(yè)務(wù)能力較強的專(zhuān)、兼職工作隊伍，以適應信息的高效錄入并有效利用的要求。
五、結論
本文通過(guò)詳細地分析高校二級學(xué)院信息管理的現狀和存在的問(wèn)題，探索從信息的分類(lèi)采集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個(gè)重要環(huán)節進(jìn)行系統化的建設管理機制，從而構建“三環(huán)式”信息管理模型，提高二級學(xué)院信息管理的科學(xué)化、規范化和現代化水平。
作者:李彤蕾 程正富 單位:重慶文理學(xué)院
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