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利用ERP系統進(jìn)行投資管理論文
摘要：投資管理對于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，尤其是制造型企業(yè)，資產(chǎn)規模及技術(shù)先進(jìn)性程度往往是企業(yè)的生存之本，發(fā)展之源。我公司是汽車(chē)發(fā)動(dòng)機制造企業(yè)，跟大多數制造類(lèi)企業(yè)一樣，工藝的復雜性及不斷擴大的產(chǎn)能需求，決定了公司投資具有規模大，種類(lèi)多，核算周期長(cháng)的特點(diǎn)。如何作好此項工作對于我公司發(fā)展意義重大。
關(guān)鍵詞：信息化；管理
為了實(shí)現對投資核算的全流程管理，提高資產(chǎn)信息質(zhì)量，為管理層決策提供及時(shí)、準確的信息，我公司依托ERP信息系統，將投資管理理念與之融合，達到了投資管理流程清晰，職責明確、核算及時(shí)準確可追述。以下對我公司投資管理的全過(guò)程進(jìn)行了梳理，供大家參考：
名詞解釋?zhuān)?/p>
PR：Pre-request的縮寫(xiě)，即采購申請
PO：purchaseorder的縮寫(xiě)，即采購訂單
IO：Internalorder的縮寫(xiě)，又稱(chēng)內部訂單，ERP系統中一個(gè)結算工具，分為結算型、統計性和業(yè)務(wù)性，其中結算型可以將歸集在該訂單下的金額結算到特定項目中如在建工程或固定資產(chǎn)，每個(gè)內部訂單都有結算規則，即訂單結算時(shí)所歸集金額的接受方，對于投資型內部訂單，通常結算到指定的資產(chǎn)號上。
資產(chǎn)主數據：資產(chǎn)的主要描述，包括名稱(chēng)，對應的成本中心，折舊年限，殘值率等
投資預算控制信息化
對于公司所有重大投資項目，我們采用了投資預算控制，兩層審批制度，即按照項目下達預算控制指標，大體描述項目?jì)热�，此為第一層級的審批，是系統外的審批，第二層的審批是第一層審批的層層分解，需列示出具體的采購項目、數量及預算金額，也稱(chēng)PR審批，該層級為信息系統審批，在該系統內完成所有的審批流，包括上至中國區總裁、中國區財務(wù)總監，下至投資主管部門(mén)、財務(wù)部、申請部門(mén)及采購員，審批數據會(huì )跟ERP系統有接口，以保證全流程的順暢接續。
需要特別說(shuō)明的是，財務(wù)人員在審批時(shí)除了關(guān)注金額外，還要根據資產(chǎn)管理的要求，對PR項目如何劃分提出建議并對每個(gè)行項目給出基本的資產(chǎn)核算單位即內部訂單號（簡(jiǎn)稱(chēng)10），這是利用ERP系統對投資進(jìn)行管理的關(guān)鍵一環(huán)，是前端控制。不同類(lèi)別的資產(chǎn)對應的10是不同的，只有完全相同的資產(chǎn)才可以給出一個(gè)10，在創(chuàng )建10的同時(shí)，還要創(chuàng )建相應的資產(chǎn)主數據，并維護10的結算規則，就是告訴系統將來(lái)該10對應的金額要結算到哪個(gè)或哪幾個(gè)資產(chǎn)上面。簡(jiǎn)單的說(shuō)，在此財務(wù)人員要有清晰的投資管理思路，將預算細化到每項資產(chǎn)上面。
財務(wù)部門(mén)會(huì )在ERP系統中維護一個(gè)投資架構，該架構對應于全部投資預算，也就是將兩層審批的投資預算在ERP系統中作出樹(shù)形結構圖，并將相應的預算數據輸入。最小的預算控制單位就是IO，每個(gè)10在將來(lái)過(guò)賬時(shí)如果超過(guò)預算金額是無(wú)法過(guò)賬的。
由此也就實(shí)現了利用ERP系統進(jìn)行投資控制。
在投資預算控制環(huán)節容易出現的問(wèn)題就是預算審批不嚴，業(yè)務(wù)部門(mén)需求不夠清晰，財務(wù)部門(mén)資產(chǎn)管理不清晰，內部訂單劃分混亂，這些都會(huì )對后續的工作質(zhì)量有很大影響。因此我們需努力提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)，盡量減少或降低各類(lèi)差錯出現。
2.采購訂單生成
PR審批結束后，就進(jìn)入實(shí)際采購流程，采購部門(mén)會(huì )同技術(shù)部門(mén)進(jìn)行招標或詢(xún)價(jià)過(guò)程，挑選供應商，洽談技術(shù)條件等，一旦談判結束，會(huì )簽訂合同或協(xié)議，這是ERP系統外的流程，同時(shí)采購部門(mén)需要將PR轉化成采購訂單即PO，即系統內流程。PO就是電子版的合同，包含貨物信息、運輸信息和財務(wù)信息，其中財務(wù)信息有貨物收貨時(shí)對應的科目編碼、內部訂單號或成本中心以及供應商的付款條款。如果是投資類(lèi)的PO，科目編碼一定要搭配內部訂單號而非成本中心。
該步驟易出現供應商主數據或采購訂單付款信息維護錯誤問(wèn)題，比如付款方式、付款期、賬戶(hù)信息等，由于此類(lèi)信息可能會(huì )導致無(wú)法付款或提前或延遲付款，一方面可能會(huì )影響公司信譽(yù)，另一方面也有可能導致供應商停止供貨以至于影響公司及時(shí)交貨，所以一定要特別重視。
3.實(shí)物到貨處理
資產(chǎn)收到并驗收合格后，業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )在ERP系統中進(jìn)行收貨，產(chǎn)生的財務(wù)影響是此訂單當初給定的科目及內部訂單就會(huì )有金額發(fā)生，由于跟投資相關(guān)的訂單都為結算型的，即當月必須結算，首先是結算到在建工程，業(yè)務(wù)部門(mén)在該資產(chǎn)滿(mǎn)足轉固條件時(shí)，提交相應資料，財務(wù)再執行轉固操作。在這一過(guò)程中實(shí)物流與信息流實(shí)現了同步，大大提高了資產(chǎn)管理效率，并且業(yè)務(wù)部門(mén)和財務(wù)部門(mén)也會(huì )相互監督，財務(wù)部門(mén)能及時(shí)掌握實(shí)物接收情況，業(yè)務(wù)部門(mén)也可以隨時(shí)向財務(wù)了解資產(chǎn)賬務(wù)明細及供應商后續付款等事宜，ERP系統能提供各類(lèi)查詢(xún)報表，大幅度提高了會(huì )計信息的質(zhì)量。
這里需要說(shuō)明的是作為財務(wù)人員，一定要積極主動(dòng)的想問(wèn)題，如果貨物已經(jīng)收貨很久了，業(yè)務(wù)人員卻遲遲沒(méi)有辦理轉固手續，就需要加以關(guān)注，是否是業(yè)務(wù)部門(mén)職責不清無(wú)人辦理還是有其他原因。ERP系統功能強大，它可以幫助我們實(shí)現各種功能，卻不能告訴我們什么時(shí)候應該作什么，所以它只是給我們提供了很好的工具，資產(chǎn)管理關(guān)鍵還是在人。
4.資產(chǎn)后續管理
ERP系統支持資產(chǎn)后續資本化、轉移、出租、出售、報廢等各類(lèi)后續管理業(yè)務(wù)，我公司涉及不多，故不再詳述。
跟傳統核算方式相比，利用ERP系統進(jìn)行資產(chǎn)管理無(wú)疑高效的達到了事前、事中及事后控制，而且能很好的將內部控制的要求貫穿其中，是制衡性要求的完美體現。但要作好資產(chǎn)管理，除了依托ERP系統這個(gè)強有力的工具外，更多的是需要資產(chǎn)管理人員多動(dòng)腦，勤思考，根據本公司的資產(chǎn)特點(diǎn)及現狀提出契合實(shí)際的管理要求，再利用ERP系統得以實(shí)施，這也是我想跟大家分享的本篇文章的主旨。
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