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ERP在企業(yè)采購管理中的運用論文
一、前言
隨著(zhù)ERP系統應用在我國企業(yè)采購管理中拓展應用，上世紀九十年代到如今的發(fā)展期肯定存在諸多需實(shí)踐檢驗的地方，ERP系統作為企業(yè)采購管理的支柱也必將會(huì )更加完善。因此，對ERP系統在我國企業(yè)采購管理中應用的探討意義重大。
二、ERP系統與采購管理的集成
ERP系統基于整體角度去統籌企業(yè)事務(wù)發(fā)展，相對于企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行考慮，并把企業(yè)內部管理逐步拓展到外部，最終實(shí)現企業(yè)整條運行產(chǎn)業(yè)鏈的集成運算管理效果，ERP系統在企業(yè)內部與各個(gè)子系統的集成可對資金物流與眾多信息情況進(jìn)行深入分析，留給企業(yè)采購人員更多的思考時(shí)間，不僅如此，企業(yè)在實(shí)際系統集成采購運行管理過(guò)程中，對產(chǎn)業(yè)鏈之外的信息也會(huì )進(jìn)行涉及，最終在技術(shù)信息的支撐下集成化操作來(lái)保持客戶(hù)持續的穩定性�？傮w來(lái)說(shuō)，企業(yè)采購管理工作質(zhì)量發(fā)生根本性的變化，從側面說(shuō)明了企業(yè)應用ERP系統集成化管理的效果與正確性，具體表現在以下兩方面：
1.企業(yè)內部集成
ERP系統的主要功能便是通過(guò)現代集成運算統籌各部門(mén)發(fā)展，位于企業(yè)采購管理初始位置，是企業(yè)管理的核心要點(diǎn)。細化的信息共享程度更高，對企業(yè)采購完成的質(zhì)量大有裨益。ERP還對在職工作人員的工作方式有巨大影響，二次創(chuàng )造使其涉及的范圍得以拓展，應用效果也更加強烈。唯有不斷創(chuàng )新，企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益有機會(huì )逐步提升，采購方式的創(chuàng )新是首要前提，融合信息和工序流程的程度加強，ERP系統集成得以充分彰顯才是關(guān)鍵。當前，科技信息迅速發(fā)展，企業(yè)資源優(yōu)化配置都必須依靠科技核心技術(shù)完成，計算機作為ERP系統應用中必須要通過(guò)的媒介，注定所有的集成效果展示都必須建立在大數據形式上進(jìn)行，由此可見(jiàn)，操作過(guò)程中對數據采集程度的準確與全面程度十分關(guān)鍵。由此可見(jiàn)，一套準確完整的數據統籌體系與科學(xué)合理的決策制度對提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率至關(guān)重要。
2.企業(yè)外部集成
只有對社會(huì )競爭形態(tài)進(jìn)行準確分析，才能比對出供應商發(fā)貨時(shí)間與速度存在的優(yōu)劣之處，這也是企業(yè)資源重組過(guò)程的重要因子。ERP系統明顯改善了傳統企業(yè)在采購階段存在的種種弊端，流程工序的減少會(huì )帶來(lái)資金富余，物流及信息等工作環(huán)節資金投入量增加，從側面提升了企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。冗雜工序被一鍵化，企業(yè)對突發(fā)情況的臨時(shí)處理能力隨之加強。因此，ERP系統成為當之無(wú)愧的現代信息技術(shù)結晶，企業(yè)和供應商的關(guān)系更為密切，并在激烈的市場(chǎng)競爭中抽離資金拓展項目類(lèi)型，工作效率提升，社會(huì )效應和企業(yè)效應得以進(jìn)一步推廣。ERP系統在企業(yè)內部集成的本質(zhì)是各部門(mén)信息融合貫通，采購總體質(zhì)量得以提升，而企業(yè)和供應商之間的權重也劃分在外部集成范圍內，有利于建立長(cháng)期穩定合作關(guān)系，對企業(yè)采購效益與集成管理思想的落實(shí)大有裨益。
三、ERP采購管理系統設計
企業(yè)采購本身就充滿(mǎn)了各種復雜性，許多企業(yè)管理者會(huì )因為企業(yè)內部事務(wù)的牽絆，對企業(yè)正常運行造成影響，比如對應用材料的選購及供貨速度，價(jià)位及時(shí)間并未經(jīng)過(guò)確認，供應商與市場(chǎng)契合度也沒(méi)經(jīng)過(guò)仔細分析，穩定的雙向合作關(guān)系自然很難樹(shù)立。ERP系統的研發(fā)與逐步被企業(yè)應用為其內部管理帶來(lái)轉機，企業(yè)整體運行機制更為系統化，企業(yè)采購工作更為明了化，詳見(jiàn)如下：
1.設立供應商
對供應商的挑選是企業(yè)管理者要直面的問(wèn)題，ERP系統自動(dòng)會(huì )對各級供應商設計系統化的信息檔案，并酌情根據管理者設定要求靈活進(jìn)行刪減，內容包括方式，價(jià)位及時(shí)間，供應商注冊審核及實(shí)地考察等環(huán)節，系統在訂單處理過(guò)程中，首先會(huì )有供應商刪選模塊運行，讀取完成由操作者手動(dòng)確認。由此可見(jiàn)，供應商的信用值是ERP采購管理的一項重要指標。
2.制定采購單
ERP系統需要把采購數量，運輸方式，周期庫存等一并考慮進(jìn)去，系統自動(dòng)生成占據主導，操作輔助系統進(jìn)行采購單要求認定需適當調整，例如有些采購材料比較稀缺或供貨緊張，就需要提前幾個(gè)月聯(lián)系下單。與此同時(shí)，因為生產(chǎn)周期較長(cháng)，可能會(huì )出現與預先生產(chǎn)進(jìn)度不一樣的狀況。因此，這類(lèi)采購單的制定需公司多部門(mén)人員協(xié)商而定，最終協(xié)商而定具體數量與交貨時(shí)間。
3.刪選供應商
次系統程序設置是材料供應商的必經(jīng)之路，系統展現的資料刪選會(huì )為實(shí)際采購人員提供一手參考，然后綜合采購人員設置的交貨時(shí)間地點(diǎn)，方式價(jià)位及數量等因素作為綜合評定展現，最終確立專(zhuān)項供貨商。對于新進(jìn)入預選系統的供貨資源要嚴格進(jìn)行審定，只有實(shí)地考察和產(chǎn)品質(zhì)量檢測合格的才能被系統收錄。
4.款項意見(jiàn)下發(fā)
采購訂單一旦被獲取認同，系統會(huì )根據實(shí)際需求和一般情況為企業(yè)自動(dòng)呈現符合經(jīng)濟規律的資金止支配計劃，并進(jìn)行很好的后期維護，最終經(jīng)過(guò)財務(wù)部門(mén)對生產(chǎn)采購銷(xiāo)售等報表情況的具體分析，給采購部下款項相關(guān)事宜。
5.訂單下發(fā)
在對采購前期數量，運輸方式等條件進(jìn)行綜合考量后，以物料合并方式對企業(yè)采購單進(jìn)行讀取，工作人員核實(shí)過(guò)后打印輸出，供應商最后獲取。與此同時(shí)，也可利用互聯(lián)網(wǎng)提供的專(zhuān)項交易平臺進(jìn)行求購信息發(fā)布，對出現的額外供應商要及時(shí)進(jìn)行商量。
6.及時(shí)反饋訂單生產(chǎn)信息
采購工作人員對生產(chǎn)過(guò)程中出現的意外情況，要盡可能給予幫助，產(chǎn)品采購交工，訂單跟蹤催促，質(zhì)量與生產(chǎn)周期等都是需要著(zhù)重去實(shí)時(shí)記錄，盡可能的避免一切突發(fā)情況。
7.查收貨物
工作人員對上交的產(chǎn)品與下發(fā)的供應商信息都要進(jìn)行仔細比對，并以最快速度收進(jìn)企業(yè)收貨單。與此同時(shí)，也可充分發(fā)揮ERP系統集成特點(diǎn)，在獲取管理員的認證后，對出現的交貨延期現象予以控制。
8.采購單核算
對貨物驗收工作完成后，采購與財務(wù)部門(mén)要及時(shí)進(jìn)行信息交換，嚴格按照企業(yè)采購清單進(jìn)行結算，對每筆采購成本要盡快準確整理上報。
9.采購單結賬
采購單結賬就是指企業(yè)在收貨驗收工作正式結束后，開(kāi)始執行的結賬工序，系統會(huì )自動(dòng)依據設置形式采用分期付款，必要時(shí)也會(huì )有強制性結賬現象出現。10.系統后期防護ERP系統中包含了多個(gè)子系統模塊，子系統后期維護工作也同樣在企業(yè)管理中發(fā)揮著(zhù)重要作用，主要分為企業(yè)采購原料供應商、周期及負責人等細化信息，對這類(lèi)信息的防護是保證安全性的前提。
四、ERP采購子系統應用效益
1.在督促供應商方面，從原先百分之五十降低到當下百分之十二，清點(diǎn)庫存工作量得以緩解，采購速度獲得空前提升。
2.ERP系統應用后的清單清晰展現了企業(yè)各部分實(shí)際運行狀況，貨物驗收與錄入更加迅速便捷，傳統數據查詢(xún)工作量得以簡(jiǎn)化，流程效益的增加是企業(yè)整體效益提升的重要推動(dòng)力。
3.各部分信息中轉流程縮減，信息共享程度加深及便捷程度，使得文件更加直觀(guān)，企業(yè)采購運轉效率大幅度提升，處理信息的速度改變。
4.企業(yè)管理投入采購的人力減少，同樣的精力就可用于員工素質(zhì)拓展培訓方面，優(yōu)秀材料供應商被發(fā)現的幾率更大，業(yè)務(wù)員素質(zhì)更高，企業(yè)服務(wù)提升，基礎管理工作得以改善。
5.ERP系統的應用，一般會(huì )使企業(yè)人員采購時(shí)間成本達到百分之三十六，采購成本縮減百分之五，ERP系統的應用也從間接表明企業(yè)員工素質(zhì)的提升，素質(zhì)是服務(wù)的核心點(diǎn)，服務(wù)是企業(yè)形象的關(guān)鍵，企業(yè)形象是企業(yè)效益的有效推動(dòng)力。當代市場(chǎng)運行的一般規律要求企業(yè)不斷以最快速度實(shí)現創(chuàng )新，如此才能繼續生存，不斷優(yōu)化自身資源與社會(huì )資源也是市場(chǎng)競爭的必然結果。ERP系統經(jīng)過(guò)十幾年優(yōu)化實(shí)踐，其功能和應用逐步走向完善，在我國企業(yè)中發(fā)揮的作用也越來(lái)越明顯。隨著(zhù)企業(yè)多元化發(fā)展路線(xiàn)加強，ERP系統也需不斷優(yōu)化自身功能，企業(yè)管理者對其要求的加大使其局限性暴露，現代信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求ERP盡快實(shí)現自我突破，與多元化系統的深層次融合，以更好滿(mǎn)足企業(yè)需求是今后系統改進(jìn)優(yōu)化的必然趨勢。
五、為ERP系統應用做好四個(gè)準備
1.思想工作要準備好
企業(yè)高層領(lǐng)導要時(shí)刻保持大局觀(guān)，從根本上認清ERP系統為企業(yè)帶來(lái)的種種改變，細化到產(chǎn)入產(chǎn)出、施工成本目標及周期等，明確企業(yè)在此系統應用初始階段和真正運行階段存在的不同及新舊版本升級帶來(lái)的種種麻煩，在系統維護過(guò)程中要更加看重工作人員的實(shí)踐經(jīng)驗，對出現的不可抗拒因素要盡量避免。所以，企業(yè)采購管理過(guò)程中對ERP系統的實(shí)施除了精準定位外，還要為其系統轉化工作做好思想準備。
2.技術(shù)工作要準備好
對全體員工形成綜合的素質(zhì)培訓脈絡(luò )，設立專(zhuān)門(mén)的小組對特定任務(wù)準確完成，做好網(wǎng)絡(luò )規劃及各部門(mén)信息統籌工作，并可進(jìn)一步考慮設置網(wǎng)管中心，以便對整體安全與企業(yè)管理進(jìn)行管控。
3.資金工作要準備好
ERP只是企業(yè)管理者在企業(yè)改造過(guò)程中的重要一環(huán)，并非包含全部改造，先進(jìn)技術(shù)的引用要位居其次。上市企業(yè)對于資金使用狀況要及時(shí)報備匯總，避免出現公款借用現象。對于資金的準備工作，主要包括硬件資金、場(chǎng)地及培訓資金、顧問(wèn)及軟件資金等。
4.物資工作要準備好
物資工作的預先準備也很重要，需根據實(shí)際生產(chǎn)布局圖來(lái)安排，光纜光纖使用量直接關(guān)系著(zhù)企業(yè)改造成本，場(chǎng)地管線(xiàn)處理的安全性是前提，舊設備的處理是重點(diǎn)。在保證安全的前提下可對有價(jià)值設備繼續使用，降低生產(chǎn)布局成本，擴大經(jīng)濟效益。企業(yè)管理階層對外界環(huán)境的認識要保持清醒，外界市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的掌握程度直接關(guān)系到企業(yè)效益，外在環(huán)境變化與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略變化息息相關(guān)，外部市場(chǎng)環(huán)境存在的敵意也會(huì )根據企業(yè)戰略的變化不斷進(jìn)行自我協(xié)調。由此可知，企業(yè)在不同階段采取的戰略與外在環(huán)境匹配程度將直接影響經(jīng)營(yíng)效益，戰略性的適應至關(guān)重要，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)結構中要始終保持適度匹配，就緒依據大數據制度采購策略，可大幅度減少企業(yè)外部惡劣環(huán)境帶來(lái)的沖擊。
六、結語(yǔ)
綜上所述，ERP系統應用需多綜合企業(yè)設計建設狀況，企業(yè)不同階段的發(fā)展目標需在有資金保障前提下進(jìn)行，以免形成經(jīng)營(yíng)危機。一般控制在三年左右較好，實(shí)際應用實(shí)踐一般控制在兩年左右較好，第三年是系統調整和嘗試運行期，與運行細則時(shí)刻對比，找出差距并盡快著(zhù)手協(xié)商處理。眾所周知，ERP系統在企業(yè)后期維護費用昂貴，無(wú)必要情況則可省去專(zhuān)家團隊的駐場(chǎng)指導，對出現的小問(wèn)題成立專(zhuān)門(mén)研究小組，統籌各部門(mén)信息進(jìn)行改進(jìn)。對系統中數據的安全和意外情況下數據恢復等情況要形成明確責任追究制，以保證企業(yè)穩定高效運行。隨著(zhù)ERP系統應用在我國企業(yè)采購管理中的進(jìn)一步普及，上世紀九十年代到如今的發(fā)展期肯定存在諸多需實(shí)踐檢驗的地方，隨著(zhù)科技和信息技術(shù)的日益改進(jìn)，ERP系統作為企業(yè)采購管理的支柱也必將會(huì )更加完善。
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