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電子文檔風(fēng)險管理論文
1電子文檔的風(fēng)險種類(lèi)劃分
根據電子文檔的生命周期劃分，可以將電子文檔的風(fēng)險劃分為產(chǎn)生階段的風(fēng)險、使用階段的風(fēng)險和保管階段的風(fēng)險。電子文檔在產(chǎn)生階段的風(fēng)險，主要體現在電子文檔形成階段，內容不全面不客觀(guān)，不真實(shí)不準確等。在對電子文檔進(jìn)行保存或者修改時(shí)，可能因某些操作方法不當，造成電子文檔格式不準確，從而引發(fā)風(fēng)險。在電子文檔的使用階段，因電子文檔自身的特性，所以導致可以進(jìn)行隨意修改，卻難以留下修改的痕跡，或者在電子文檔使用過(guò)程中，存在保護不當，被人為復制傳播，造成泄密。在電子文檔的保管階段，保管人員責任性不強，或因某些技術(shù)漏洞等，會(huì )給這一階段的電子文檔帶來(lái)安全隱患。
2電子文檔風(fēng)險管理方面存在的問(wèn)題
2.1電子文檔缺乏科學(xué)管理方法
電子文檔如何有效地進(jìn)行風(fēng)險管理，長(cháng)期以來(lái)，并沒(méi)有統一的科學(xué)管理方法，仍然采用紙質(zhì)文檔的管理方法，這種落后的文檔管理方法，很難有效地運用在電子文檔的管理過(guò)程中。對電子文檔的管理缺乏系統的科學(xué)論證，缺乏科學(xué)的管理手段，都容易給電子文檔帶來(lái)風(fēng)險。另外在電子文檔的管理過(guò)程中，對于其安全管理工作存在很?chē)乐氐钠�。在電子文檔的管理人員看來(lái)，為了確保電子文檔的絕對安全，可以采用任何極端措施，但其實(shí)電子文檔的安全是相對的，風(fēng)險是絕對的，這種次序顛倒的認知，使得實(shí)踐中的方法很難有效地運用到電子文檔的管理過(guò)程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識，對電子文檔的保管依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò )密碼和計算機密碼等初級技術(shù)等，都可能給電子文檔的保管帶來(lái)安全隱患。
2.2電子文檔的管理環(huán)節不連貫
電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內容、更重要得是，電子文檔其實(shí)是企業(yè)的一種隱形資產(chǎn)。在對電子文檔的管理工作中，應該將各個(gè)環(huán)節連貫起來(lái)，形成對電子文檔的一種系統管理。但現實(shí)中，對電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風(fēng)險評估、風(fēng)險應對、風(fēng)險監控等是一個(gè)系統化的管理過(guò)程中，缺乏任何一個(gè)環(huán)節，都可能造成電子文檔的風(fēng)險。但人們往往忽略電子文檔的風(fēng)險評估環(huán)節，憑借著(zhù)經(jīng)驗或者“他山之石”進(jìn)行粗略地風(fēng)險評估，一旦確定自身風(fēng)險后，在風(fēng)險應對方面也存在著(zhù)很大的漏洞，風(fēng)險應對不徹底不科學(xué)，在風(fēng)險監控環(huán)節中，往往僅僅停留在電子文檔產(chǎn)生和使用階段，對其傳輸階段的監控意識和監控能力不到位。
3對電子文檔風(fēng)險管理的思考
風(fēng)險管理的電子文檔安全管理體系是一個(gè)系統化、程序化和文件化的管理體系。具體應該處理好以下幾個(gè)方面。
3.1提升電子文檔的風(fēng)險管理意識
物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，這是亙古不變的哲理，運用到電子文檔的風(fēng)險管理中，要求管理人員要樹(shù)立電子文檔的風(fēng)險管理意識，認識到電子文檔其實(shí)是存在風(fēng)險的，沒(méi)有絕對安全的電子文檔管理方法，任何方法都是存在漏洞可言的，應該只有樹(shù)立電子文檔的風(fēng)險管理意識，才能做好風(fēng)險預估、風(fēng)險分析等，也才能規避電子文檔可能存在的風(fēng)險。
3.2構建電子文檔的風(fēng)險管理體系
在電子文檔的風(fēng)險管理中，要構建環(huán)環(huán)相扣的管理體系，從風(fēng)險的識別入手，依次做好風(fēng)險分析、風(fēng)險控制、風(fēng)險報告。風(fēng)險識別是風(fēng)險管理體系的首要環(huán)節，在風(fēng)險識別中，要求管理人員對電子文檔可能存在的或者已經(jīng)存在的風(fēng)險進(jìn)行有效識別，將風(fēng)險按照性質(zhì)、產(chǎn)生原因、產(chǎn)生階段等不同進(jìn)行有效分類(lèi)，分類(lèi)的目的是辨明風(fēng)險的種類(lèi)，便于管理人員進(jìn)行原因查找，并推進(jìn)應對辦法。風(fēng)險分析其實(shí)就是預測風(fēng)險的影響范圍及大小，在識別完畢風(fēng)險后，要對風(fēng)險帶來(lái)的危害性進(jìn)行有效分析，以估計其發(fā)生頻率、影響范圍、影響大小等。風(fēng)險控制是在管理人員識別風(fēng)險，并做風(fēng)險作出一定的分析后，為了防止風(fēng)險對電子文檔的破壞，需要及時(shí)采取一定的措施來(lái)保證電子文檔的安全。風(fēng)險報告是風(fēng)險管理體系的最后一個(gè)環(huán)節，管理人員需要對風(fēng)險識別、分析及控制進(jìn)行總結，總結不足之處，將其形成經(jīng)驗，以便充實(shí)整個(gè)電子文檔的風(fēng)險管理環(huán)節。
4結束語(yǔ)
電子文檔的風(fēng)險管理體系并不完善，需要根據電子信息技術(shù)的發(fā)展不斷充實(shí)，在實(shí)踐中也應該不斷構建科學(xué)的風(fēng)險管理體系，以應該更加復雜的電子文檔風(fēng)險。
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