探析賬務(wù)處理系統中輔助核算功能的應用

摘要：隨著(zhù)企業(yè)規模的擴大，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的復雜化，企業(yè)所包含的業(yè)務(wù)活動(dòng)的種類(lèi)越來(lái)越多，所涉及的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域也越來(lái)越廣，各種業(yè)務(wù)的工作量也越來(lái)越大。為了提高企業(yè)的管理力度和經(jīng)營(yíng)效率，很多單位實(shí)施了加強財務(wù)管理，細化會(huì )計核算的政策，對全部工作進(jìn)行深入細致的分析，要求在此基礎上進(jìn)行明確的分類(lèi)核算和管理。在傳統的方法下，企業(yè)會(huì )開(kāi)設明細賬進(jìn)行核算，這樣增加了明細科目的級次，造成科目體系龐大，同時(shí)會(huì )給會(huì )計核算和管理資料的提供帶來(lái)極大的困難。計算機賬務(wù)處理子系統則借助計算機處理數據的特點(diǎn)，設置了輔助核算模塊。通過(guò)該功能模塊，不僅能方便地實(shí)現會(huì )計核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。
　　一、輔助核算賬的功能
　　輔助核算賬用于某些在日記賬簿和分類(lèi)賬簿中未能記載或不完全記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，作為備查賬進(jìn)行登記。在手工方式下，輔助核算是獨立于會(huì )計科目分類(lèi)核算的。一般是根據記賬憑證分別登記會(huì )計科目分類(lèi)賬和備查賬，兩套賬是各自獨立的�？颇糠诸�(lèi)賬需要登記全部憑證，而輔助核算賬僅需登記有關(guān)部分憑證，而且兩次登帳交叉重復、工作量大、準確率低、不易核對。在財務(wù)處理系統中，所謂輔助核算功能，是指當一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時(shí)，不但要記到總分類(lèi)賬、明細賬等正式賬簿，還要求記到相應的輔助核算賬簿。賬務(wù)處理系統一般提供以下幾種輔助核算賬：?jiǎn)挝煌鶃?lái)輔助核算賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬、項目管理輔助核算賬和部門(mén)管理輔助核算賬。
　　二、輔助核算功能的運用
　�。ㄒ唬﹩挝煌鶃�(lái)業(yè)務(wù)輔助核算
　　單位往來(lái)是企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。會(huì )計科目中的“應收票據”、“應收賬款”、“預收賬款”、“預付賬款”、“應付賬款”等都是處理單位往來(lái)業(yè)務(wù)的賬戶(hù)。當企業(yè)往來(lái)客戶(hù)比較多，往來(lái)業(yè)務(wù)比較頻繁，清欠、清理往來(lái)賬的工作量大時(shí)，如果繼續時(shí)使用手工方式的科目設置，如：
　　113 應收賬款
　　11301 應收賬款-廣東 11302 應收賬款——福建
　　1130101 應收賬款-廣東——A單位 1130201 應收賬款——福建——C單位
　　1130102 應收賬款-廣東 ——B單位 1130202 應收賬款——福建——D單位
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　　由此可見(jiàn)，將地區、單位作為往來(lái)科目的二級、三級科目的設置，造成科目體系龐大，給會(huì )計工作造成了極大的不便。因此，對于往來(lái)客戶(hù)較多，往來(lái)核算管理要求高的單位來(lái)說(shuō)，可使用系統提供的單位往來(lái)輔助核算賬。
　　實(shí)施步驟如下：
　　首先，在系統初始化中對上述科目重新設置，將應收賬款的性質(zhì)定義為“單位往來(lái)”，即 113 應收賬款 單位往來(lái)
　　這表示上述科目要設立單位往來(lái)輔助核算賬。接著(zhù)，將具體的地區、往來(lái)單位等二、三級明細科目從科目體系中剝離出來(lái)，即
　　01 廣東
　　0101 A單位
　　102 B單位
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　　02 福建
　　0201 C單位
　　0202 D單位
　　……
　　這些地區、往來(lái)單位等信息錄入后，存放在單位往來(lái)通信錄文件中統一管理。
　　在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為“單位往來(lái)”的科目，系統自動(dòng)從單位往來(lái)通信錄文件中提取地區、往來(lái)單位，供財會(huì )人員選擇。這些往來(lái)業(yè)務(wù)數據保存在憑證文件中和專(zhuān)門(mén)用于往來(lái)管理的數據庫文件中。財務(wù)人員可以對應收（或應付）賬從不同角度進(jìn)行統計查詢(xún)，如：可以按科目查詢(xún)、可以按單位查詢(xún)，也能同時(shí)查詢(xún)科目和單位。
　�。ǘ�）個(gè)人往來(lái)輔助核算
　　個(gè)人往來(lái)是指企業(yè)與企業(yè)內部職員之間發(fā)生的經(jīng)濟往來(lái)業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款，差旅費借款等。由于各單位的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方法不同，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很少，有些單位的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很多，業(yè)務(wù)發(fā)生也非常頻繁。對于后者，在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可啟用賬務(wù)處理系統提供的個(gè)人往來(lái)輔助核算功能。將個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來(lái)輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強個(gè)人往來(lái)戶(hù)的管理。
　　個(gè)人往來(lái)輔助核算的使用與單位往來(lái)輔助核算的原理相同。假設手工方式下科目設置如下：
　　119 其他應收款
　　11901 其他應收款——個(gè)人借款
　　1190101 其他應收款——個(gè)人借款——張三
　　1190102 其他應收款——個(gè)人借款——李四
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　　11902 其他應收款—— 差旅費借款
　　1190201 其他應收款——差旅費借款——張三
　　1190202 其他應收款——差旅費借款——李四
　　……
　　要進(jìn)行個(gè)人往來(lái)輔助核算，先對上述科目結構進(jìn)行修改，并將科目性質(zhì)定義為“個(gè)人往來(lái)”輔助核算。即
　　119 其他應收款
　　11901 其他應收款——個(gè)人借款 個(gè)人往來(lái)
　　11902 其他應收款—— 差旅費借款 個(gè)人往來(lái)
　將具體的個(gè)人明細科目從原科目體系中剝離出來(lái)，把個(gè)人信息存放在個(gè)人通信錄文件中進(jìn)行統一管理。設置為：
　　01 張三
　　02李四
　　……
　　在輸入憑證時(shí)，遇到科目性質(zhì)為個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的科目（如：其他應收款-個(gè)人借款或差旅費借款）時(shí)，系統要求用戶(hù)確定個(gè)人往來(lái)戶(hù)的名稱(chēng)。記賬時(shí)，該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額分別記入該科目的總分類(lèi)賬、明細分類(lèi)賬、個(gè)人往來(lái)輔助核算賬。同樣，財務(wù)人員也可以從科目、個(gè)人的角度進(jìn)行統計和查詢(xún)。
　�。ㄈ�）項目管理輔助核算
　　所謂項目，即專(zhuān)門(mén)的經(jīng)營(yíng)對象。實(shí)際上，它可以是一項工程、一種產(chǎn)品、一個(gè)科研項目等。實(shí)際會(huì )計核算時(shí)，經(jīng)常要求將圍繞這些項目所發(fā)生的所有收支，按費用或收入類(lèi)別設立專(zhuān)門(mén)的明細賬，以便更好完成對每個(gè)項目投入產(chǎn)出及費用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會(huì )按項目設立二級或三級科目，再在其下級設立收支或費用明細科目。
　　手工方式下，對產(chǎn)品的收入和費用的核算，會(huì )計科目會(huì )這樣設置。
　　137 庫存商品
　　13701 A產(chǎn)品 13702 B產(chǎn)品；
　　401 生產(chǎn)成本
　　40101 A產(chǎn)品 40102 A產(chǎn)品
　　4010101 直接材料 4010201 直接材料
　　401010101 材料一 401020101 材料一
　　401010102 材料二 401020102 材料二
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　　4010102 直接人工 4010202 直接人工
　　4010103 制造費用 4010203 制造費用
　　4010104 其他 4010204 其他
　　501 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入
　　50101 A產(chǎn)品 50102 B產(chǎn)品
　　502 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本
　　50201 A產(chǎn)品 50202 B產(chǎn)品
　　很明顯，這樣做有兩個(gè)缺點(diǎn)：一是科目結構復雜，體系龐大；二是難以進(jìn)行橫向的統計分析。在計算機賬務(wù)處理系統中，提供的項目輔助核算模塊可以實(shí)現該核算方式。
　　以上述產(chǎn)成品核算為例，項目輔助核算操作步驟如下：
　　首先

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