電子賬務(wù)處理中輔助賬的設置與應用論文

　　摘要：隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展、科技的進(jìn)步，現在企業(yè)中的各項工作都在使用計算機輔助來(lái)完成，會(huì )計核算工作也不例外。在現代企業(yè)中很多會(huì )計科目的共組都要借助計算機輔助才能夠順利完成，傳統的方法也可以完成，但是效率以及準確率低下，還會(huì )耗費大量人力。以計算機和信息技術(shù)作為依托電子賬務(wù)處理系統應運而生，電子賬務(wù)處理系統大大提高了會(huì )計核算工作的速度以及準確率。但是現實(shí)當中的會(huì )計核算工作總有一些賬務(wù)不能夠被全部記錄，這是因為業(yè)務(wù)數據過(guò)于煩瑣，為了對這些不能夠被記錄的數據進(jìn)行記錄在電子賬務(wù)處理系統中設置了輔助賬，解決了這些數據不能夠被全部記錄的問(wèn)題。本文對電子賬務(wù)處理系統中輔助賬的設置和應用進(jìn)行了分析。

　　關(guān)鍵詞：會(huì )計核算；電子賬務(wù)處理系統化；輔助賬

　　會(huì )計科目按照權責發(fā)生制的原則組織和管理數據，它本質(zhì)上是一種業(yè)務(wù)歸類(lèi)的標準；以輔助核算作為基礎，單位可以根據對數據的實(shí)際需求，將數據按照會(huì )計科目進(jìn)行分類(lèi)，對數據按照單位制定的標準進(jìn)行二次匯集，通過(guò)這種方法使單位得到自己所需要的信息。電子賬務(wù)處理系統中的輔助賬可以讓單位的核算變得簡(jiǎn)單，以便向單位提供更為直觀(guān)的信息，除此之外輔助賬還可以將會(huì )計科目簡(jiǎn)單化，使數據的管理更加方便[1]�，F階段財務(wù)軟件的核算類(lèi)型開(kāi)始發(fā)生轉變，已經(jīng)由管理型過(guò)渡到了管理型，現在很多財務(wù)管理軟件的總賬系統都已經(jīng)增加了輔助核算模塊，輔助核算模塊的增加主要是為了滿(mǎn)足企業(yè)在核算以及管理方面的具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要�，F階段財務(wù)管理軟件輔助核算模塊的增加，使得輔助核算的內容逐漸從明細賬以及總賬中分離出來(lái)，核算的形式也開(kāi)始變得靈活多變，管理可以通過(guò)這些靈活多變的核算形式和統計方法得到更為直觀(guān)、準確和全面的信息，這對管理者的科學(xué)決策具有很大的輔助作用。輔助賬在本質(zhì)上只是起到輔助作用，輔助賬記錄的主要是總賬以及序時(shí)賬中沒(méi)有進(jìn)行記錄的內容，一般來(lái)說(shuō)核算單位會(huì )準備很多種輔助賬簿，對于一些有固定資產(chǎn)的企業(yè)一般會(huì )設置固定資產(chǎn)二級科目的輔助賬，對于一些使用復雜原料的單位還設有原材料輔助賬。電子賬務(wù)處理總賬系統除了具有核算功能外還具有強大的查詢(xún)功能，并且在能夠查詢(xún)總賬、明細賬以及日記賬的同時(shí)還能夠對輔助賬進(jìn)行查詢(xún)和管理。管理和查詢(xún)輔助賬的功能主要有不僅對部門(mén)、個(gè)人往來(lái)以及項目核算等一些賬簿的總賬以及明細賬進(jìn)行查詢(xún)與輸出，還能夠對各個(gè)部門(mén)的收支分析以及醒目統計表能行查詢(xún)與輸出。如果說(shuō)在總賬系統對客戶(hù)往來(lái)以及供應商往來(lái)的各種款項進(jìn)行了核算，那么在總賬系統中就可以對客戶(hù)往來(lái)以及供應商往來(lái)科目的明細賬以及余額表進(jìn)行查詢(xún)等。

　　一、輔助賬的概念

　　會(huì )計核算原理名詞。企業(yè)一般都有多種輔助賬簿。例固定資產(chǎn)較多的企業(yè)一般設有固定資產(chǎn)二級科目的輔助賬，原材料較復雜的設有原材料輔助賬等。會(huì )計輔助賬只是在總賬和序時(shí)賬中沒(méi)有記錄的內容所作的輔助記錄賬，格式、內容可以靈活處理；與明細賬的區別就在于他沒(méi)有特定規范[2]。

　　二、輔助賬的作用和優(yōu)點(diǎn)

　　在現實(shí)生活的日記賬簿以及分類(lèi)賬簿中存在一些無(wú)法記載或者是不能夠完全記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，要想對這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行記載就需要制定一些輔助措施，輔助賬就在這種情況下產(chǎn)生了，對這些不好記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行記載的輔助賬通常被作為備查賬保存。以手工和電算化作為基礎，輔助賬的主要功能是能夠在用戶(hù)進(jìn)行查詢(xún)、統計往來(lái)款以及收入支出時(shí)為用戶(hù)提供方便，同時(shí)可以將會(huì )計在參與經(jīng)濟管理和決策時(shí)的職能進(jìn)行充分發(fā)揮，這就說(shuō)明輔助記賬和正常記賬功能是一樣的本質(zhì)并沒(méi)有發(fā)生改變。目前手工方式輔助的核算存在是相對于分類(lèi)核算而言的，分類(lèi)賬和輔助賬是相互獨立的。對于分類(lèi)賬而言需要將全部的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行登記，而輔助賬只需要登記部分經(jīng)濟業(yè)務(wù)。如果單位進(jìn)行兩次登賬會(huì )使工作量加大，并且在登賬過(guò)程中會(huì )出現重復登賬，這樣不僅會(huì )影響到登賬的準確率，也會(huì )增加核算工作的難度。以電算化環(huán)境作為條件，電子賬務(wù)系統除了具備基本的功能能夠滿(mǎn)足財政部門(mén)會(huì )計制度的規定以外還具有輔助核算的功能。填制一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)憑證的同時(shí)能夠將該經(jīng)濟業(yè)務(wù)的交易信息以及一些事項的基本信息和輔助核算的信息進(jìn)行記錄；電子賬務(wù)的賬務(wù)管理系統在處理賬務(wù)時(shí)也會(huì )將分類(lèi)賬等一些正式賬簿以及各種輔助賬簿進(jìn)行登記。電子賬務(wù)處理系統在電算化環(huán)境下自動(dòng)完成記賬，并且可以將分類(lèi)賬以及輔助核算賬進(jìn)行分別記錄，減少了工作量，提高了準確率，使統計和分析變得更加便利。

　　三、輔助賬設置需注意的問(wèn)題

　　輔助賬在設置時(shí)應該注意以下幾個(gè)問(wèn)題：第一個(gè)應該注意的問(wèn)題是輔助賬應該在末級科目上設置標識，對于上級科目設置了輔助賬，而末級科目沒(méi)有設置的，電子賬務(wù)處理系統不能夠主動(dòng)進(jìn)行確認；第二個(gè)應該注意的問(wèn)題是可以將輔助賬進(jìn)行交叉設置。并且對同一個(gè)科目能夠同時(shí)設置多項輔助核算類(lèi)型，舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)對于單位的應收賬款，既可以將應收賬款分不同的部門(mén)進(jìn)行核算，也可以將應收賬款同時(shí)設置為往來(lái)核算；第三個(gè)應該注意的問(wèn)題是對于已經(jīng)設置好并且已經(jīng)定義和使用的輔助賬科目不能夠隨意更改，這種做法是為了防止賬簿數據出現混亂。

　　四、電子賬務(wù)處理系統下輔助賬的設置與應用

　　一般來(lái)說(shuō)輔助賬主要包括銀行賬、往來(lái)核算賬、部門(mén)輔助賬、項目輔助賬、日記輔助賬等。在建立會(huì )計項目核算體系時(shí)，如果有的科目有輔助核算要求，則應該對其設置相應的輔助核算標識，這主要是為了方便在以后的憑證輸入中對于有輔助核算要求的輸入科目，電子賬務(wù)處理系統能夠對操作這些要求輸入相關(guān)的業(yè)務(wù)信息。

　　1.往來(lái)核算輔助賬

　　個(gè)人往來(lái)賬款核算主要包括個(gè)人往來(lái)核算賬以及單位往來(lái)核算賬。一般來(lái)說(shuō)個(gè)人往來(lái)指的是企業(yè)與單位內部職工之間在工作過(guò)程中產(chǎn)生的往來(lái)業(yè)務(wù)，單位的往來(lái)指的是企業(yè)與外單位之間出現的各種各樣的債權債務(wù)業(yè)務(wù)。往來(lái)業(yè)務(wù)的核算方式主要有兩種，分別為傳統核算方式和往來(lái)輔助核算方式。如果對各往來(lái)科目進(jìn)行管理那么只能采取核算管理方式中的一種核算方式[3]。電子賬務(wù)處理系統中，個(gè)人往來(lái)輔助賬主要對企業(yè)職工個(gè)人和企業(yè)之間發(fā)生的往來(lái)經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，對于企業(yè)職工個(gè)人和企業(yè)之間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的其他應收款以及應付款都涉及會(huì )計科目。企業(yè)如果想借助輔助賬來(lái)對個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，就應該在基礎設置窗口中錄入職員的檔案資料，同時(shí)在設置其他應收款以及應付款科目的時(shí)候要在個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的復選框中進(jìn)行打鉤。這樣做就可以讓電子賬務(wù)處理系統自動(dòng)記錄個(gè)人往來(lái)輔助賬總賬以及明細賬，達到輔助核算個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的目的。在賬務(wù)人員錄入有關(guān)記賬憑證的過(guò)程中，系統會(huì )自動(dòng)要求錄入個(gè)人往來(lái)的詳細信息，并且將記賬憑證錄入之后可以通過(guò)賬簿窗口查詢(xún)總賬以及明細賬，個(gè)人往來(lái)催款單以及個(gè)人往來(lái)賬齡分析表會(huì )在輔助賬窗口勾對以及清理個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的過(guò)程中自動(dòng)生成。

　　2.部門(mén)輔助賬

　　對于單位的分部門(mén)核算以及管理的問(wèn)題在會(huì )計核算過(guò)程中會(huì )經(jīng)常遇到，比如說(shuō)在進(jìn)行費用核算時(shí)在核算某項費用在某會(huì )計期發(fā)生總額的同時(shí)還要進(jìn)一步核算該項目費用在單位每一個(gè)部門(mén)的發(fā)生情況，這樣做可以對項目費用進(jìn)行有效控制；再舉一個(gè)例子：在進(jìn)行產(chǎn)品銷(xiāo)售收入的核算時(shí)在要求核算總收入以及各項產(chǎn)品分項收入的同時(shí)還要對各個(gè)部門(mén)的總收入以及各個(gè)部門(mén)的分項收入進(jìn)行核算和管理，這也是考核各個(gè)部門(mén)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)的需要。對上述核算工作的完成從理論意義上來(lái)講手工核算與計算機核算都往可以。如果進(jìn)行的手工核算的話(huà)，核算人員的工作量就會(huì )大幅度增加，并且在實(shí)際的核算過(guò)程中還會(huì )遇到很大的困難。電子賬務(wù)處理系統設置的部門(mén)核算功能在為費用、收入等的分項核算提供方便的同時(shí)還可以為收入以及費用等分部門(mén)的管理以及查詢(xún)手段提供更加快速方便的管理信息資料。

　　3.日記輔助賬

　　一般情況下現金以及銀行存款是企業(yè)必須要設置日記賬進(jìn)行核算的科目，對于其他需要進(jìn)行日記賬核算的科目，企業(yè)可以根據自身的核算情況對這些科目設置日記輔助賬。電子賬務(wù)處理系統會(huì )把在會(huì )計科目的設置中被描述為日記賬的需要進(jìn)行日記賬核算科目的賬類(lèi)認為該科目需要進(jìn)行日記賬核算。如果說(shuō)該科目發(fā)生了經(jīng)濟業(yè)務(wù)，在記賬的時(shí)候，電子賬務(wù)處理系統會(huì )將該科目的發(fā)生額自動(dòng)計入總賬、明細賬以及相應的日記賬。在日常生活進(jìn)行賬簿查詢(xún)時(shí)可以使用兩種方法進(jìn)行查詢(xún)，可以以總賬、明細賬的形式對該科目進(jìn)行查詢(xún)，也可以以日記賬的形式對該科目進(jìn)行查詢(xún)和管理，這就是說(shuō)采用這種方法可以對企業(yè)的貨幣、資金進(jìn)行進(jìn)一步的控制和管理。

　　4.銀行輔助賬

　　單位在與銀行進(jìn)行結算以及待核銀行賬時(shí)，對于專(zhuān)用的會(huì )計科目就是銀行輔助賬。一般來(lái)說(shuō)，銀行輔助賬內容包含的是銀行存款所屬的所有的明細科目。如果該類(lèi)科目發(fā)生了經(jīng)濟業(yè)務(wù)并且需要填制記賬憑證的時(shí)候，電子賬務(wù)處理系統在銀行輔助賬中記錄該筆業(yè)務(wù)的結算號、結算方式以及業(yè)務(wù)日期等內容的同時(shí)還會(huì )要求一些相關(guān)的賬務(wù)操作員輸入結算號結算方式，電子賬務(wù)處理系統在記賬的時(shí)候也會(huì )在總賬以及明細賬中對該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。電子賬務(wù)處理系統可以根據給定的條件在賬務(wù)操作人員在系統中錄入了開(kāi)戶(hù)銀行的對賬單后對銀行輔助賬以及對賬單上相同的業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)勾對，與此同時(shí)，電子賬務(wù)處理系統也會(huì )自動(dòng)生成銀行存款余額調節表。通過(guò)這種方法可以減輕賬務(wù)操作人員的勞動(dòng)強度，也能夠有效提高銀行存款對賬工作的質(zhì)量和效率。

　　5.項目輔助賬

　　一般情況下項目指的是專(zhuān)門(mén)的經(jīng)營(yíng)對象以及核算對象，對于項目核算而言主要是圍繞著(zhù)一個(gè)專(zhuān)門(mén)的對象。將各種收支以項目輔助賬的形式將其歸集在這個(gè)專(zhuān)門(mén)的對象身上。舉例來(lái)說(shuō)，以項目核算方式進(jìn)行的建筑工程。以電算化條件作為基礎原來(lái)手工科目體系中的一些具體產(chǎn)品的名稱(chēng)會(huì )在項目目錄庫中以記錄的形式存在。如果該項目發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制憑證，電子賬務(wù)處理系統就會(huì )要求用于確定一些輔助信息，比如說(shuō)該筆業(yè)務(wù)需要發(fā)生在哪個(gè)項目上。電子賬務(wù)處理系統在記賬時(shí)會(huì )在記錄該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額記錄總分類(lèi)賬以及明細賬的同時(shí)也將項目輔助賬以及明細賬自動(dòng)記錄在內，在這一過(guò)程中可以將輔助核算的目的進(jìn)一步進(jìn)行落實(shí)。除此之外項目輔助賬還有另外一個(gè)功能是編制現金流量表，也就是說(shuō)對于現金流量表中的各個(gè)欄目可以用一個(gè)單獨的項目進(jìn)行概括，然后對項目進(jìn)行核算時(shí)采用項目合算的原理進(jìn)行核算，在此過(guò)程賬目產(chǎn)生的數據能夠幫助我們進(jìn)行現金流量表的編制。

　　五、電子系統輔助下的現代采購

　　系統管理的主要功能是對用友普及型ERP-T6的各個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行統一操作管理和數據維護，具體包括以下幾個(gè)方面：

　�、儋~套管理；

　�、谀甓荣~管理；

　�、巯到y用戶(hù)及操作權限的集中管理；

　�、茉O立統一的安全機制。

　　當前企業(yè)應該加快進(jìn)行信息化建設，企業(yè)可以通過(guò)建設內部網(wǎng)并且使用ERP-T6系統對企業(yè)的進(jìn)貨、銷(xiāo)貨以及存貨和生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃進(jìn)行管理，通過(guò)ERP-T6輔助系統將企業(yè)運營(yíng)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)ERP-T6系統將網(wǎng)絡(luò )延伸到企業(yè)外部并且與電子采購系統進(jìn)行結合，這樣才能夠使企業(yè)成為電子化采購的真正受益者。企業(yè)順利使用電子采購系統的前提是要把企業(yè)的人力資源、會(huì )計總賬以及發(fā)票支付和固定資產(chǎn)以及庫存等進(jìn)行統一管理�，F階段通過(guò)電子采購技術(shù)可以將企業(yè)過(guò)去的手工或者是半手工式的業(yè)務(wù)管理方式進(jìn)行取代，電子采購系統與過(guò)去的手工方式相比畢竟存在很大優(yōu)越性。企業(yè)在電子采購系統的輔助下可以大大提高自身的管理效率，將采購周期縮短，而且還能夠提高企業(yè)的采購質(zhì)量。T6系統的開(kāi)發(fā)能適合計算機管理的特點(diǎn)，促使對現行的業(yè)務(wù)操作流程、管理制度和其他相關(guān)基礎管理工作進(jìn)行必要的修改、完善與補充，使之更為合理化、科學(xué)化和系統化。

　　六、總結

　　通過(guò)上文分析我們清楚了在電算化條件下，通過(guò)電子賬務(wù)處理系統進(jìn)行輔助核算賬簿的設置能夠幫助我們減少會(huì )計科目的數量，可以簡(jiǎn)化科目結構，減少會(huì )計人員的數量以及進(jìn)行的重復性勞動(dòng)，這樣可以使會(huì )計處理的準確性得到提高，實(shí)現數據資源的共享，這樣可以電子賬務(wù)管理系統的優(yōu)越性得到體現。最重要的一點(diǎn)是電子賬務(wù)處理系統的應用能夠使會(huì )計核算功能得到進(jìn)一步加強，可以對會(huì )計信息進(jìn)行更好地管理和控制，這樣也可以為企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中進(jìn)行預測以及決策提供依據。電子賬務(wù)處理系統在單位的會(huì )計核算中應用越來(lái)越廣泛，電子賬務(wù)處理系統在會(huì )計核算工作所起到的作用也越來(lái)越明顯，會(huì )計核算操作人員已經(jīng)習慣了這種工作模式，離開(kāi)了電子賬務(wù)處理系統，會(huì )計核算人員的工作量會(huì )大大增加，這不僅會(huì )影響到會(huì )計核算人員的工作效率，還會(huì )影響單位的經(jīng)營(yíng)效率，在相同的時(shí)間內企業(yè)完成的工作量就會(huì )減少。因此，各個(gè)單位應該對電子賬務(wù)處理系統的應用予以高度重視。

　　參考文獻

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