會(huì )計電算化目前的問(wèn)題及對對策

會(huì )計電算化目前的問(wèn)題及對對策

我國的會(huì )計電算化工作起步較晚，從２０世紀７０年代末才開(kāi)始，經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計劃地穩步發(fā)展階段，到目前的管理型會(huì )計軟件發(fā)展階段。在這２０多年的發(fā)展過(guò)程中，已取得了長(cháng)足的進(jìn)步，商品化、通用化的財務(wù)軟件得到了廣泛的應用。許多會(huì )計軟件的開(kāi)發(fā)已經(jīng)走向專(zhuān)業(yè)化、商品化、社會(huì )化的軌道。但由于財務(wù)工作本身的特點(diǎn)，以及網(wǎng)絡(luò )的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等，一些先進(jìn)的、現代化的事物的不斷出現，對會(huì )計電算化系統提出了更高的要求，使建立符合現代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務(wù)系統變得刻不容緩。由于會(huì )計電算化是一項系統工程，在發(fā)展過(guò)程中有許多工作要做，有許多問(wèn)題要及時(shí)解決，否則將嚴重阻礙我國會(huì )計電算化向更深層次的發(fā)展。本文就當前我國會(huì )計電算化進(jìn)程中必須重視和需要解決的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行闡述。

: : : : : 一、要解決人們思想認識問(wèn)題

: : : : : 我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀(guān)念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì )計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會(huì )計信息系統對企業(yè)的重要性，使現有會(huì )計提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí)，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說(shuō)建立企業(yè)內部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站，根本沒(méi)能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來(lái)提高企業(yè)運作效率。這種認識對會(huì )計電算化的發(fā)展十分不利。

: : : : : 會(huì )計電算化，是電子計算機在會(huì )計工作中應用的簡(jiǎn)稱(chēng)，就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網(wǎng)絡(luò )等新興理論和技術(shù)應用于會(huì )計核算和財務(wù)管理工作中，以提高財會(huì )管理水平和經(jīng)濟效益，進(jìn)而實(shí)現會(huì )計工作的現代化。

: : : : : 我們必須認識到會(huì )計電算化不僅改變了會(huì )計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會(huì )計數據領(lǐng)域，提高了會(huì )計信息質(zhì)量，而且改變了會(huì )計內部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動(dòng)了會(huì )計理論與會(huì )計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會(huì )計管理制度的改革，是整個(gè)會(huì )計理論研究與會(huì )計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上來(lái)看，會(huì )計電算化只不過(guò)是將電子計算機應用于會(huì )計核算工作中，減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度，提高會(huì )計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。而實(shí)際上，會(huì )計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然會(huì )引起會(huì )計工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì )計人員素質(zhì)和知識結構，會(huì )計工作效率和質(zhì)量的全面提高，節省會(huì )計人員的時(shí)間和精力，轉變會(huì )計工作職能，推動(dòng)會(huì )計理論和會(huì )計技術(shù)的進(jìn)步，提高整個(gè)會(huì )計工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會(huì )計理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。比如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會(huì )計”，采用先進(jìn)的數據庫及數據倉庫技術(shù)，實(shí)現了數據分類(lèi)集中存放，完全取消了各種會(huì )計明細分類(lèi)帳和對帳操作，各種報表數據均能通過(guò)數據共享及時(shí)而準確地取得。

: : : : : 二、要重視會(huì )計電算化理論的研究

: : : : : 理論是行動(dòng)的先導，會(huì )計電算化事業(yè)的發(fā)展依賴(lài)于電算化會(huì )計理論的發(fā)展，電算化會(huì )計理論研究的滯后，會(huì )制約會(huì )計電算化軟件的成熟與發(fā)展，因此，電算化會(huì )計理論是指導、推動(dòng)會(huì )計電算化在新的基礎上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。

: : : : : 從一定意義上講，電算化會(huì )計產(chǎn)生和發(fā)展的過(guò)程，也是突破傳統會(huì )計觀(guān)念，對現行會(huì )計理論和方法提出新問(wèn)題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過(guò)程。如電算化會(huì )計在系統設計、工作組織、信息處理及帳務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現行會(huì )計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長(cháng)期看，隨著(zhù)電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統的普及應用，新的問(wèn)題和新的課題將不斷出現，如：信息處理網(wǎng)絡(luò )建立后，企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會(huì )計信息，又能有效保護商業(yè)秘密；兩個(gè)會(huì )計子系統實(shí)現結合后，如何改進(jìn)現有財務(wù)報告；信息經(jīng)濟將對現行會(huì )計理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會(huì )計理論和方法，而新的會(huì )計理論和方法的確立，又將使電算化會(huì )計在新的基礎上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統的會(huì )計電算化理論主要研究如何用計算機實(shí)現手工系統的工作，而沒(méi)有對系統提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求，這是遠遠不夠的。電算化會(huì )計理論即研究實(shí)現電算化后的會(huì )計信息系統組織、會(huì )計核算的程序和管理制度，會(huì )計核算的方法，以及用計算機作為主要的核算工具后對會(huì )計理論、會(huì )計制度的影響和會(huì )計工作的新特點(diǎn)。電算化會(huì )計理論的研究確定了電算化會(huì )計信息系統的基本功能體系、運作規范及特點(diǎn)、審計接口、會(huì )計檔案等基本要求，它一方面符合手工會(huì )計的基本要求，同時(shí)又具有自身的獨有的特點(diǎn)。電算化會(huì )計理論的基本問(wèn)題研究透徹了，會(huì )計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合會(huì )計、審計工作的實(shí)際要求，會(huì )計電算化軟件才能更好地服務(wù)于會(huì )計工作，才能使會(huì )計工作在實(shí)現電算化后更加規范、效率更高、安全性更強，才能更好地為管理決策服務(wù)，以實(shí)現會(huì )計電算化的效益原則。

: : : : : 當前隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的大規模應用和發(fā)展，以及會(huì )計核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類(lèi)的繁多、對會(huì )計信息資料的分析與研究的深入，計算機單機處理的方式難以完成現有會(huì )計核算工作。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅速發(fā)展及應用領(lǐng)域的不斷拓寬，也使會(huì )計電算化系統出現許多新的特征。這些既推動(dòng)現有會(huì )計信息系統的發(fā)展，同時(shí)也對現有的會(huì )計電算化系統的發(fā)展產(chǎn)生障礙。為此就提出了一個(gè)挑戰性的課題，即會(huì )計電算化系統必然向網(wǎng)絡(luò )化的方向發(fā)展。這就要求我們必須加強電算化會(huì )計理論的研究，建立較完備的電算化會(huì )計理論體系，以適應會(huì )計電算化迅速發(fā)展的需要。

: : : : : 三、要做好管理基礎工作，尤其是會(huì )計基礎工作

: : : : : 管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據；會(huì )計基礎工作主要指會(huì )計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會(huì )計業(yè)務(wù)，必須是事先設置好的處理方法，因而要求會(huì )計數據輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規范化、標準化，才能使電算化會(huì )計信息系統順利進(jìn)行。沒(méi)有很好的基礎工作，電算化會(huì )計信息系統無(wú)法處理無(wú)規律、不規范的會(huì )計數據，電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難。

: : : : : 電算化會(huì )計雖然以計算機為計算工具，但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對數據（信息）的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的，系統內部控制方式均要求程序化。比如，對操作權限的限制有密碼程序，驗證借貸金額是否平衡有校驗程序等。同時(shí)，由于數據處理的人機結合和系統內部控制方式程序化，使得系統控制復雜化。其控制點(diǎn)由手工會(huì )計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制，控制的內容涉及人員分工、職能分離和計算機軟、硬件的維護，以及會(huì )計信息和會(huì )計檔案的保存和保管。

: : : : : 網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，會(huì )計電算化系統要求原始會(huì )計數據標準化和規范化，所有錄入到電腦里面的會(huì )計信息必須代碼化，以便于電腦集中處理。同時(shí)，所使用的代碼必須與財政部規定相符，與網(wǎng)絡(luò )環(huán)境對會(huì )計數據的傳輸要求相一致，從而更好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )的優(yōu)勢。

: : : : : 理人員的現代化管理意識，在整個(gè)企業(yè)管理現代化總體規劃的指導下做好會(huì )計電算化的長(cháng)期、近期發(fā)展規劃和計劃并認真組織實(shí)施，重新調整會(huì )計及整個(gè)企業(yè)的機構設置、崗位分工，建立一系列現代企業(yè)管理制度，提高企業(yè)管理要求。還要修改擴建機房，選購、安裝、調試設備，自行開(kāi)發(fā)或購買(mǎi)會(huì )計軟件，培訓會(huì )計電算化人員，進(jìn)行系統的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好，否則電算化會(huì )計系統將不能正常工作，有損于會(huì )計電算化的整體效益并使其不能深入持久地開(kāi)展下去，會(huì )計和企業(yè)管理現代化將無(wú)法實(shí)現。

: : : : : 四、要提高會(huì )計人員計算機操作業(yè)務(wù)素質(zhì)

: : : : : 目前，不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì )計、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓而來(lái)，他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機使用財務(wù)軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，即使廠(chǎng)家在安裝會(huì )計軟件時(shí)都作了系統的培訓，但一些從未接觸過(guò)計算機的會(huì )計人員入門(mén)還是很慢，而且在上機時(shí)經(jīng)常出現誤操作，一旦出錯，可能就會(huì )使自己很長(cháng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰，這種低素質(zhì)的會(huì )計人員是不能勝任會(huì )計電算化工作的。

: : : : : 會(huì )計電算化，給會(huì )計工作增添了新內容，從各方面要求會(huì )計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結構，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習經(jīng)營(yíng)管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識，好的會(huì )計基礎工作和規范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現會(huì )計電算化的前提條件，所以會(huì )計電算化也要求促進(jìn)會(huì )計工作的規范化。

: : : : : 會(huì )計電算化促進(jìn)會(huì )計工作職能的轉變，引起會(huì )計人員知識結構的變化和會(huì )計人員素質(zhì)的提高。電算化會(huì )計使會(huì )計工作效率的提高和會(huì )計人員勞動(dòng)強度的降低，會(huì )計人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，促進(jìn)會(huì )計工作職能發(fā)生轉變。從而，引起會(huì )計人員知識結構的變化和素質(zhì)的提高。電算化會(huì )計下的人員除會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員外，還有計算機專(zhuān)業(yè)人員。一步發(fā)展的需要，形成復合型人才。

: : : : : 要提高會(huì )計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術(shù)人才，他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù)，精通信息技術(shù)，熟練應用會(huì )計電算化，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會(huì )計人員學(xué)習和提高會(huì )計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進(jìn)技術(shù)，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì )計信息系統創(chuàng )造條件。另外培養復合型人才，可以在大專(zhuān)院校開(kāi)設會(huì )計電算化專(zhuān)業(yè)或在財會(huì )專(zhuān)業(yè)中增設計算機編程、維護等課程，可以讓財會(huì )人員進(jìn)修計算機課程，還可以讓計算機人員、在崗人員實(shí)習并進(jìn)修財會(huì )知識。

: : : : : 同時(shí)，要加強并制定實(shí)事求是的會(huì )計電算化人員培訓計劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。會(huì )計電算化考試、培訓應遵循自愿原則，只有準備實(shí)行會(huì )計電算化的單位，才要求其會(huì )計人員培訓，其會(huì )計人員必須取得會(huì )計電算化合格證，財政部門(mén)在進(jìn)行帳務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì )計人員的資格，這樣可以做到學(xué)以致用，學(xué)習目的性強，效果好；對暫時(shí)或一段時(shí)間內不準備實(shí)行會(huì )計電算化的單位，其會(huì )計人員的培訓則可以暫緩，避免人力、物力的浪費。培訓的內容要切合實(shí)際工作需要，學(xué)了就能用得上。對會(huì )計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進(jìn)行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會(huì )上的計算機專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計算機系統維護是一項專(zhuān)業(yè)性很強的工作，對這些計算機專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì )計培訓，就可以收到良好的效果。

: : : : : 五、要加強會(huì )計信息系統的安全性、保密性

: : : : : 財務(wù)上的數據往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會(huì )計功能和適應財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒(méi)有幾家軟件公司認真研究過(guò)數據的保密問(wèn)題。數據保密性、安全性差
: : : : : （一）為了對付日益猖獗的計算機犯罪，國家應制定并實(shí)施計算機安全法律，在全社會(huì )加強對計算機安全的宏觀(guān)控制，政府主管部門(mén)還應進(jìn)一步完善會(huì )計制度，對危害計算機安全的行為進(jìn)行制裁，為計算機信息系統提供一個(gè)良好的社會(huì )環(huán)境。

: : : : : （二）對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應急對策等。

: : : : : （三）必要的內部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無(wú)意行為都可能造成會(huì )計信息的不安全性，因此建立內部控制制度是必要的。第一，實(shí)行用戶(hù)權限分級授權管理，建立網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息崗位責任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，從電算化網(wǎng)絡(luò )軟件的設計入手，增加軟件本身的限制功能。第四，建立會(huì )計信息資料的備份制度，對重要的會(huì )計信息資料要實(shí)行多級備份。第五，強化審計線(xiàn)索制。第六，建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的權限制。

: : : : : （四）增強網(wǎng)絡(luò )安全防范能力。網(wǎng)絡(luò )會(huì )計實(shí)現了會(huì )計信息資源的共享，但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險之中，這些風(fēng)險主要來(lái)自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。為了提高網(wǎng)絡(luò )會(huì )計信息系統的安全防范能力應采用一些措施，例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。

: : : : : （五）加強數據的保密與保護。在進(jìn)入系統時(shí)加一些諸如用戶(hù)口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶(hù)權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專(zhuān)門(mén)的管理制度，如專(zhuān)機專(zhuān)用、專(zhuān)室專(zhuān)用等。

: : : : : （六）加強磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性，實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。

: : : : : 六、要做好電算化會(huì )計檔案管理工作

: : : : : 隨著(zhù)我國會(huì )計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，應做好會(huì )計電算化會(huì )計檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大、更好的作用。

: : : : : 為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案管理工作，我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

: : : : : （一）電算化會(huì )計檔案的收集。所謂電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內如一個(gè)會(huì )計年度，把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內、在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。

: : : : : 除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等；計算機操作系統（二）電算化會(huì )計檔案的管理與保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應準備雙份即采用“ＡＢ備份法”進(jìn)行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時(shí)應遠離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查、復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

: : : : : 此外，還應注意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議會(huì )計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。

: : : : : （三）電算化會(huì )計檔案的利用。即電算化會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況：（ｌ）所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將你所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進(jìn)行調閱即可；（２）所調閱的會(huì )計檔案的版本號與前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。

: : : : : 以上這些問(wèn)題是會(huì )計電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題如若不重視或不及時(shí)解決，它將嚴重阻礙我國會(huì )計電算化向更深層次的發(fā)展；如若重視并及時(shí)解決這些問(wèn)題，它必然會(huì )促進(jìn)我國會(huì )計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會(huì )計工作水平和會(huì )計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企、事業(yè)單位現代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)

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