運用治理軟件實(shí)現預算治理的解決方案

隨著(zhù)財務(wù)軟件在企事業(yè)單位的廣泛運用，很多企事業(yè)單位實(shí)現了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會(huì )計業(yè)務(wù)的電算化。如何深化計算機在會(huì )計中的運用，特別是如何運用治理軟件實(shí)現預算治理，是當前財會(huì )職員所關(guān)心的題目。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業(yè)預算治理模式的基本思想，并提出了如何將企業(yè)預算治理模式與治理軟件相結合實(shí)現預算治理的解決方案。一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預算治理模式分析企業(yè)要實(shí)現預算治理，首先根據企業(yè)現階段的發(fā)展水平和治理需求選擇其預算治理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個(gè)傳統型的紡織企業(yè)，其市場(chǎng)相對穩定，企業(yè)處于穩步發(fā)展階段。在這一時(shí)期，采用擴大銷(xiāo)售的方法來(lái)進(jìn)步企業(yè)的利潤不是非常有效，因此，進(jìn)步企業(yè)利潤的重心就放在加強本錢(qián)用度的治理上。與企業(yè)的發(fā)展階段相適應，在進(jìn)行預算治理時(shí)采用以本錢(qián)用度為中心的預算治理模式，對企業(yè)的本錢(qián)用度進(jìn)行事前、事中和事后治理，下面對新蘇級預算治理模式進(jìn)行分析。要實(shí)現以本錢(qián)用度為中心的預算治理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設計了如下預算治理框架，其預算治理流程如圖1所示：（一）預算的編制蘇州新蘇綸紡織有限公司采用零基預算的方法，每月由各部分對其資金收支情況進(jìn)行預算，總會(huì )計師和總經(jīng)理確認預算公道以后，財務(wù)部分將全公司的預算進(jìn)行匯總，形成企業(yè)的月份資金使用總預算。由于預算是建立在對企業(yè)業(yè)務(wù)情況的一定假設基礎上的，而企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況不一定內含在假設范圍，因此各部分有時(shí)需要根據業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢調整本月預算。出現這種情況時(shí)，要求追加用款的部分填寫(xiě)“月度用款追加計劃申請表”，說(shuō)明申請追加用款的理由及金額，總經(jīng)理審批通過(guò)后，方可加進(jìn)預算范圍內。（二）預算的執行和控制該公司對預算的執行情況采用雙制度進(jìn)行記錄，即對每一筆支出，需要財務(wù)職員填制憑證，在總賬子系統中自動(dòng)登記總賬和明細賬；同時(shí)，經(jīng)手人必須填寫(xiě)“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”（此單設有申請人簽字、申請部分負責人簽字、公司主管副總審批、公司總經(jīng)理審批欄），并在“限額用度使用手冊”上進(jìn)行登記，控制本錢(qián)用度的發(fā)生。限額用度使用手冊類(lèi)似于為預算治理所設計的責任會(huì )計賬。（三）預算的考評月末對限額用度使用手冊進(jìn)行匯總，得到資金用度使用匯總表，隨后將匯總表和預算進(jìn)行比較，找出二者的差異，并進(jìn)一步分析差異形成的原因。新蘇綸對各部分的用度支出在預算的基礎上進(jìn)行了有效的控制，對整個(gè)企業(yè)的本錢(qián)用度確實(shí)起到了非常好的監控作用。而且事后的差異分析為各部分的業(yè)績(jì)考核提供了依據，企業(yè)的賞罰制度有了實(shí)施的基礎。二、計算機環(huán)境下實(shí)現預算治理的解決方案當企業(yè)選擇了一種預算治理模式，并設計了滿(mǎn)足企業(yè)治理需求的預算治理框架后，如何在計算機環(huán)境中應用治理軟件建立預算治理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環(huán)境下應用“用友治理軟件”實(shí)現預算治理的解決方案。（一）利用治理軟件的功能構建滿(mǎn)足預算治理單制度流程蘇州新蘇綸紡織有限公司在預算治理的流程中采用雙制度，即對每一筆支出，需要財務(wù)職員填制憑證，在總賬子系統中自動(dòng)登記總賬和明細賬；同時(shí)，經(jīng)手人都必須填寫(xiě)“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”，并在“限額用度使用手冊”上進(jìn)行登記，通過(guò)責任會(huì )計賬控制本錢(qián)用度的發(fā)生。這種方法固然存在著(zhù)很多題目，如一筆用度支出后必須進(jìn)行兩次記錄，增加了財務(wù)職員的工作量；所提供的雙重數據之間缺少直接聯(lián)系甚至還可能導致兩種核算之間的信息沖突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環(huán)境下，解決方案不能簡(jiǎn)單模仿手工預算治理流程，而是應該結合治理軟件的功能，充分發(fā)揮計算機數據處理的上風(fēng)，在設計新的解決方案的同時(shí)，保證企業(yè)預算治理目標的實(shí)現。首先，對于新蘇綸紡織有限公司預算治理的雙制度流程進(jìn)行改造，將雙制度流程改為單制度流程，如圖2所示：采用單制度流程，在期初（月初或年初）定義預算，日常發(fā)生的每一筆支出只需通過(guò)憑證錄進(jìn)一次，計算機將按照預算治理的要求，按科目和部分回集和匯總實(shí)際發(fā)生額，并保存在賬務(wù)數據文件中。當需要預算考評時(shí)，計算機自動(dòng)從賬務(wù)數據文件中提取實(shí)際數，并與預算數進(jìn)行比較，高速、正確天生各種預算治理分析表（如，部分預算分析表、項目預算分析表、科目預算分析表、本錢(qián)用度預算分析表、利潤預算分析表等）。這樣免往了大量的重復工作，而且其產(chǎn)品本錢(qián)和責任本錢(qián)之間的聯(lián)系增強，便于公道考核預算執行主體的工作業(yè)績(jì)。因此，假如采用單制度流程進(jìn)行預算治理，能以更低的預算治理本錢(qián)獲取更高的預算治理效益。（二）用預算治理的觀(guān)念設置科目為了進(jìn)行預算控制，需要對各部分差旅費、業(yè)務(wù)招待費等各種控制項目用相應的科目和部分進(jìn)行反映和控制。因此，在治理軟件中需要進(jìn)行預算治理科目的設置，如“差旅費”設置為“部分核算”，如下表所示：以便在各用度發(fā)生的同時(shí)，可以在總賬中按部分錄進(jìn)其發(fā)生額；在進(jìn)行數據處理時(shí)，可以按照部分進(jìn)行回類(lèi)匯總；在將數據轉化為信息輸出時(shí)，按部分、按科目將預算和實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行對比分析。（三）按預算治理觀(guān)念編制部分預算在科目設置完后，啟動(dòng)“財務(wù)分析系統”編制預算。先選擇預算類(lèi)型，預算類(lèi)型分為粗放預算和精細預算，所謂精細預算是指對某個(gè)部分或某個(gè)項目中的核算科目制定預算數；而所謂粗放預算就是將某個(gè)部分或某個(gè)項目里需要進(jìn)行預算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個(gè)部分或項目的總預算數，而并不對每個(gè)科目制訂預算數。企業(yè)可根據實(shí)際情況確定預算類(lèi)型。下表選擇“精細預算”類(lèi)型。確定預算類(lèi)型以后可以在預算初始錄進(jìn)各科目的部分預算金額（精細預算）或者各部分的總的預算金額（粗放預算）。編制部分預算數如下表所示。當各部分需要調整預算金額時(shí)，在“追加”欄中錄進(jìn)調整金額即可。（四）按預算治理觀(guān)念處理日常業(yè)務(wù)和實(shí)時(shí)控制財務(wù)職員錄進(jìn)反映各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的單據時(shí)，假如涉及到與預算治理科目有關(guān)的業(yè)務(wù)，則系統提示需要錄進(jìn)相應的部分；假如部分的實(shí)際發(fā)生額大于預算數，計算機彈出窗口警告不答應處理。據此可實(shí)現對預算項目的實(shí)時(shí)控制。（五）預算考評當治理者需要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)考評或綜合考評時(shí)，可以直接在“財務(wù)分析系統”中選擇“預算治理”，此時(shí)，計算機自動(dòng)從賬務(wù)數據文件中獲取預算執行實(shí)際數據并與預算數進(jìn)行對比，按月、按季或按年輸出各種預算治理分析表。例如，�？吹玫讲糠诸A算分析表，以考核各部分預算的完成情況，評價(jià)各部分的工作業(yè)績(jì)，此時(shí)選擇“預算治理”，其結果如下：總之，預算治理是一種行之有效的綜合治理方法，但只有在它與治理軟件相結合時(shí)，才能得以更有效地運用和推行，并以更優(yōu)的本錢(qián)效益比實(shí)現對企業(yè)各部分的預算治理和對企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的控制。
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