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基層單位檔案管理工作中的問(wèn)題探究論文
近年來(lái)，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得很多行業(yè)很多領(lǐng)域的辦公環(huán)境發(fā)生著(zhù)急劇的轉變。傳統的以手工登記為主的辦公方式，已經(jīng)基本演變成為建立在信息技術(shù)條件下的電子化辦公方式。在基層事業(yè)單位檔案管理工作上中，傳統的檔案管理方式已經(jīng)不再適應市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，取而代之的是無(wú)紙化和系統化的管理方式。檔案管理工作的有序和高效，有利于確保事業(yè)單位的健康發(fā)展。
因此，基層事業(yè)單位應當加強基礎檔案管理工作，不斷將先進(jìn)的管理技術(shù)和信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，解決傳統檔案管理存在的低效、滯后問(wèn)題，提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的智能化。
一、基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題。
1. 缺乏有效的檔案管理制度支撐。目前，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著(zhù)很多問(wèn)題。例如：檔案管理工作隨意化，沒(méi)有統一的標準；很多檔案的案卷標題不完善，檔案序號缺失，組卷不統一，有些檔案甚至沒(méi)有卷內目錄，或者卷內目錄缺失、不完善，檔案歸檔隨意，這些問(wèn)題的存在，體現了基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，沒(méi)有明確的檔案管理制度，這就導致管理工作著(zhù)在檔案管理中，沒(méi)有明確的方向和思路，在搜集、保護、保密上都沒(méi)有嚴格的制度支撐。俗話(huà)說(shuō)：無(wú)規矩不成方圓，檔案管理制度的缺失，直接導致工作人員在檔案管理中疏忽大意，從而導致基層事業(yè)單位檔案管理落后。
2. 檔案檢索系統不夠完善。對于基層事業(yè)單位檔案管理來(lái)講，檢索是最重要的一個(gè)環(huán)節。在目前的基層檔案管理中，檢索效率低下是普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。就檢索方式來(lái)講，目前的檔案檢索可以分為計算機和人工兩方面，相比較人工檢索來(lái)講，計算機檢索具有諸多的優(yōu)勢。但是，在基層事業(yè)單位檔案管理中，由于缺乏有效的檔案檢索系統，導致很多單位依然采用人工檢索的方式。這種檢索方式不僅效率低下，而且耗時(shí)耗力。
3. 管理人員不夠重視。長(cháng)期以來(lái)，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在管理人員或領(lǐng)導層不重視檔案管理工作問(wèn)題。管理人員的不重視，直接導致單位檔案管理工作效率低下。其實(shí)，對于基層事業(yè)單位來(lái)講，檔案管理應當是很重要的工作，因為檔案管理工作對于事業(yè)單位的持續健康發(fā)展，對于提高基層事業(yè)單位工作效率具有良好的推動(dòng)作用，它是事業(yè)單位工作人員服務(wù)群眾的一個(gè)有力見(jiàn)證。
4. 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。目前，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，存在著(zhù)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員管理檔案的現狀。很多單位的的檔案，都是由各個(gè)部門(mén)自己歸檔管理，對于檔案管理沒(méi)有系統的思路，也沒(méi)有統一的模式，檔案管理存在著(zhù)散漫、不專(zhuān)業(yè)的現狀。這樣的管理模式，容易導致重要檔案丟失、檔案管理混亂，對基層單位檔案管理產(chǎn)生不利的影響。
二、如何實(shí)現基層事業(yè)單位檔案管理現代化的目標。
所謂基層事業(yè)單位檔案管理現代化，是指在檔案管理工作中，管理單位采用現代化的理論和技術(shù)，以現代化的管理方法，促進(jìn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和系統化。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給基層事業(yè)單位檔案管理工作現代化提供了便利。當前，正是事業(yè)單位面臨重組和改革的重要時(shí)期，在這個(gè)特殊時(shí)期，加強檔案管理等基礎工作，對于統籌協(xié)調事業(yè)單位的健康發(fā)展具有重要的意義。那么，如何促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作的現代化呢？
1. 完善檔案檢索系統。檔案檢索系統的完善，對于今后各級部門(mén)查閱檔案具有不可或缺的作用。在基層檔案管理工作中，要促使檔案管理工作的現代化，首先需要不斷完善檔案管理系統，促使檢索系統的專(zhuān)業(yè)化、規范化。完善檔案檢索系統，首先需要利用現代信息技術(shù)提供的便利，建立系統化的檢索目錄，并且設置完善的檢索條件，檢索人在查閱檔案時(shí)，可以根據自己的需要，輸入檢索關(guān)鍵詞，就可以查閱到自己想要的檔案文獻。這樣的檔案檢索方式，不僅省事省力，還提高了檢索效率。
2. 不斷提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。近年來(lái)，國家各級主管部門(mén)都在不斷強調檔案管理工作的重要性，并且在工作過(guò)程中，加強了基層事業(yè)單位檔案管理工作的檢查。在這樣的背景下，基層事業(yè)單位要提高檔案管理的質(zhì)量，達到上級主管部門(mén)的要求，就必須提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能從根本上改變檔案管理工作的現狀。首先，基層事業(yè)單位要安排專(zhuān)人負責單位的檔案整理、歸檔工作，專(zhuān)人負責的方式，可以保證檔案管理的統一性；其次，要加強檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養。單位可以通過(guò)培訓的方式，加強檔案管理者的業(yè)務(wù)技能培養，不斷提高管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高管理技能，從而促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作的規范化和系統化。
3. 利用電子設備保存檔案。相對于紙質(zhì)化檔案來(lái)講，電子化設備儲存檔案具有諸多優(yōu)勢。如利用保存、利用檢索等。在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，管理者應當逐漸實(shí)現單位檔案管理無(wú)紙化的，在管理中多采用電子設備保管檔案，促進(jìn)單位檔案管理工作的現代化發(fā)展。
總之，基層事業(yè)單位的檔案是促進(jìn)單位和諧可持續發(fā)展的重要保障，各級部門(mén)應當充分重視單位的檔案管理工作。在檔案管理工作中，單位可以依賴(lài)現代化的手段，以先進(jìn)的技術(shù)作為保障，不斷促進(jìn)單位檔案管理信息化和現代化。
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