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論現代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作
摘要：隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各企業(yè)間的交流與合作逐步加強，辦公室工作作為企業(yè)內部一項主要的日常工作，是企業(yè)工作中不可或缺的助手，也是企業(yè)之間相互聯(lián)系的重要紐帶。辦公室文書(shū)工作的質(zhì)量和速度直接關(guān)系到辦公室工作的效率和質(zhì)量，因此，必須做好公文管理與保密工作。本文將從當前公文管理的現狀為角度出發(fā)，探討在現代企業(yè)管理制度下，如何做好公文管理與保密工作。
關(guān)鍵詞：公文管理 保密工作 現狀 重要性 措施 管理制度
引言
公文是在企業(yè)日常的工作中形成的，作為一種可供日后查找、翻閱的重要文字材料，是企業(yè)之間以及企業(yè)內部用來(lái)記錄企業(yè)中的日常情況、聯(lián)系工作、信息傳遞的重要文字依據，是企業(yè)管理與發(fā)展中的不可缺少的助手。所以，科學(xué)地做好公文管理與保密工作，有利于及時(shí)解決企業(yè)內部的相關(guān)問(wèn)題，加強企業(yè)內部上級領(lǐng)導與下級員工之間的密切聯(lián)系，促進(jìn)企業(yè)工作的順利、有序開(kāi)展。企業(yè)的工作人員必須意識到公文管理與保密工作在整個(gè)企業(yè)發(fā)展中的重要作用，正確分析當前公文管理與保密工作的現狀，針對公文管理與保密工作中普遍存在的問(wèn)題提出如何加強公文管理與保密工作的有效舉措。具體分析如下：
一、公文管理與保密工作的概述、重要性及特點(diǎn)
1、公文管理與保密工作的概述和重要性
公文主要是在企業(yè)內部、企業(yè)之間的相互交流與工作中形成的一種文字材料，在當前的企業(yè)工作中被廣泛使用，是企業(yè)內部、企業(yè)之間用來(lái)傳達命令、表達意圖、聯(lián)系工作、處理問(wèn)題的重要的文字依據，是企業(yè)的一項非常重要的日常工作。
公文管理與保密工作作為其中一項重要的內容，也是整個(gè)公文工作的核心與關(guān)鍵。公文管理與保密工作，發(fā)揮著(zhù)企業(yè)章程的規范作用，在書(shū)面形式上具有極強的領(lǐng)導作用，能加強企業(yè)之間、企業(yè)內部之間的聯(lián)系，有效地傳達信息，是企業(yè)相關(guān)規范的重要憑證和記載工具。因此，企業(yè)及文書(shū)工作人員必須要充分認識到公文管理與保密工作的重要性，做好公文管理與保密工作，不斷完善該環(huán)節，提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。
2、公文管理與保密工作的特點(diǎn)
第一，公文管理與保密工作具有較強的法定性。對于企業(yè)的公文管理與保密工作，必須要有法定的權威和效用，所做出的文書(shū)必須有明確的簽章，符合文書(shū)特有的結構。從文書(shū)的機密性質(zhì)來(lái)講，企業(yè)公文分為保密文件、內部文件和對外公布的文件，針對不同的文件類(lèi)型，應該制定不同的保密措施，嚴格遵循企業(yè)公文的等級劃分類(lèi)型，做好公文管理與保密工作。
第二，公文管理與保密工作具有廣泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企業(yè)日常運行中的一項重要工作，因此，被廣泛應用到企業(yè)運行的各個(gè)環(huán)節，是企業(yè)成立與發(fā)展必不可少的重要舉措。
第三，公文管理與保密工作具有嚴格的規范性。對于公務(wù)管理來(lái)講，必須形成嚴格的規范體系。首先對于公文撰寫(xiě)方面必須嚴格要求，要準確地把握實(shí)際，簡(jiǎn)明扼要地傳達信息，及時(shí)有效地進(jìn)行收發(fā)，而且要符合規定的格式要求，在撰寫(xiě)完畢后，要進(jìn)行嚴格規范的備案、傳閱、歸檔以及檢閱和收發(fā)等工作。對于保密工作來(lái)講，更要求要具有嚴格的規范性。由于公文工作的環(huán)節眾多，因此，泄密的可能性就進(jìn)一步增強，因此，保密工作必須有嚴格的規范，做好每一個(gè)環(huán)節的保密工作，防止企業(yè)的機密信息流失，造成企業(yè)損失。
第四，公文管理與保密工作具有較強的時(shí)效性。企業(yè)處于不斷變化與發(fā)展的狀態(tài)，因此，公文管理與保密工作必須及時(shí)、有效地進(jìn)行，不能有拖拉和積壓的現象出現，造成文件傳達出現滯后現象，從而導致企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量的降低。
二、公文管理與保密工作的現狀
公文管理與保密工作對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用，因此，必須做好公文管理與保密工作。然而，當前在一些企業(yè)中，在公文管理與保密工作中存在許多問(wèn)題。下面，將以某企業(yè)為例，進(jìn)行說(shuō)明。具體如下：
1、職責劃分不清
由于在公文管理過(guò)程中所涉及的環(huán)節過(guò)多，造成了公文管理過(guò)程中出現職責混亂的現象，造成職責濫用，有的環(huán)節多個(gè)人負責，有的環(huán)節則出現無(wú)人監管，使企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量嚴重降低。例如，在該企業(yè)中，相關(guān)的檢查和監督體系人員安排較少，造成員工可以隨意查閱文件，對公文的保密環(huán)節的人員安排不合理，存在泄密的潛在危險。
2、公文管理體系不健全
公文管理體制主要是通過(guò)一系列的程序相互配合和連接，在文書(shū)的擬制和管理的工作當中發(fā)揮重要作用。例如在該企業(yè)中，主要包括了文件的收發(fā)、分送以及相關(guān)的登記，文件的擬辦和承辦，以及相關(guān)的催辦，會(huì )議電話(huà)的記錄和整理工作，文件材料的歸卷、調閱和整理工作。但是，在該企業(yè)中，缺少了文件的制作和核對檢查階段，使一些文件資料的記載出現錯誤，對之后的查閱造成巨大的困擾，在會(huì )議電話(huà)的記錄和整理環(huán)節常出現缺失的現象，或者對有關(guān)內容記錄不準確，造成關(guān)鍵信息的丟失，嚴重損害企業(yè)的利益。這些都屬于公文管理體制的內容，因此，當前的公文管理體系不健全，有待進(jìn)一步完善。
3、保密力度不夠
在企業(yè)內部，不同的文件資料的保密性質(zhì)不同，其中的絕密公文、機密公文和秘密公文都屬于嚴格保密的范圍，可以閱讀的群體屬于公司內部中極少數的人員。在這些秘密公文中，大多涉及企業(yè)的機密和核心，一旦泄露，可能會(huì )給企業(yè)造成嚴重的不良影響和危害。但在該企業(yè)中，對該類(lèi)文件資料的保密力度不夠，對文件閱讀群體的范圍把握不清楚，常會(huì )出現機密文件被普通人員所閱讀的現象。其他還有三類(lèi)公文類(lèi)型，分別為內部公文、國內公文和公開(kāi)公文。對于內部公文，所閱讀的群體范圍只能是本企業(yè)內部的工作人員，對于國內公文和公開(kāi)公文，所相關(guān)的保密力度就有所降低。該企業(yè)對各類(lèi)公文的保密力度不夠，是企業(yè)發(fā)展潛在的巨大隱患，嚴重影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。
在國內發(fā)生過(guò)的巨大信息泄露案，直接導致國家機密大量流失。最后，經(jīng)過(guò)不斷的深入探討和研究，最終發(fā)展，造成信息泄露的原因是因為該國家機關(guān)保密措施不嚴密，保密力度不夠，最終導致機密外泄，給國家造成了巨大損失。該案例應該引起各大企業(yè)的足夠重視。
4、公文歸檔制度不完善
通過(guò)公文歸檔制度，能夠方便企業(yè)在日后進(jìn)行查找和翻閱。有效的公文歸檔制度，能夠節省很多時(shí)間，在大量的不同文件資料中迅速查找到所要找的公文。然而在當前的企業(yè)內，對于歸檔制度沒(méi)有嚴格的規范要求，對文件的標記不準確，造成有的公文無(wú)法歸類(lèi)，公文關(guān)鍵信息的缺失。
5、公文管理與保密工作存在問(wèn)題
公文工作的基本要求要求公文必須及時(shí)、迅速的制作和傳達，堅決反對拖拉和積壓現象。對于公文制作必須準確、周密，堅決不收發(fā)質(zhì)量不合格的公文。然而，在當前的企業(yè)中，很多公文都無(wú)法按照該標準來(lái)制作和收發(fā)，大量的公文格式不合格，嚴重降低企業(yè)的工作質(zhì)量。
三、如何完善公文管理與保密工作
公文管理與保密工作對于提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有極其重要的作用，因此，必須實(shí)施有效措施，完善公文管理與保密工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。下文將通過(guò)對某企業(yè)在該方面的有力措施進(jìn)行分析和總結，具體措施如下：
1、充分認識到公文管理與保密工作重要性
首先，必須使企業(yè)與相關(guān)的工作人員認識到公文管理與保密工作的重要性。該企業(yè)在日常的工作中做好強調和宣傳工作，增強員工對該類(lèi)工作的意識，從而貫徹到自己的日常行為工作中。在該企業(yè)中，開(kāi)設了相關(guān)的宣傳課程，在課程中加大宣傳工作，不斷增強企業(yè)員工的管理與保密意識，自覺(jué)遵守相關(guān)的規范，促進(jìn)企業(yè)工作效率與質(zhì)量的提高。
2、提高公文管理與保密人員的素質(zhì)和能力
公文管理與保密工作需要相關(guān)的從業(yè)人員具有較高的專(zhuān)業(yè)素養和個(gè)人修養，對于如何提高公文管理與保密工作人員的素質(zhì)與能力，該企業(yè)主要從以下兩個(gè)方面著(zhù)手，具體包括：第一方面，加強該類(lèi)人員的選拔，嚴格選拔程序和相關(guān)規范，對該類(lèi)人才提出更高的專(zhuān)業(yè)要求，在該企業(yè)中，當前想要報考該類(lèi)工作的人員要求，必須要進(jìn)行過(guò)系統的公文管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)習，具有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識的優(yōu)秀人才具有優(yōu)先錄用的資格。同時(shí)，在人才選拔方面，注重對人才個(gè)人素養的考察，要求相關(guān)的人員能夠保證文件的保密性。另一方面，該企業(yè)注重對該類(lèi)人才的培養。定期組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓，不斷完善他們在工作中的工作能力，提高工作修養，在不斷的學(xué)習中提高工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現不斷的優(yōu)化發(fā)展。
3、完善公文管理與保密工作體系
在該企業(yè)中，通過(guò)不斷的改革與創(chuàng )新，當前建立起相對完善的公文管理與保密工作體系，提高了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，具體包括：第一，在管理體制上，建立了完善的分工體制，加強企業(yè)的總體領(lǐng)導，在總的領(lǐng)導下，建立嚴格明確的分工體制，保證每一個(gè)環(huán)節都有工作人員進(jìn)行負責，建立完善的責任制度，實(shí)現領(lǐng)導負責制和個(gè)人責任制相結合的管理體制，促進(jìn)各個(gè)環(huán)節能夠合理分配、嚴格分工。第二，不斷規范整個(gè)業(yè)務(wù)的流程，從文件的收發(fā)、登記和分送開(kāi)始，到文件的擬辦和催辦，再到文件的制作和檢查核對，以及對文件資料進(jìn)行歸卷、調閱和整理工作都形成了完整的體系，建立起完善的管理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步保證每個(gè)環(huán)節的明確分工，使得各個(gè)工作人員各司其職。第三，保證企業(yè)不斷給該項領(lǐng)域投入資金，通過(guò)建立現代化的信息檢查系統，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化和信息化的管理。例如，在企業(yè)中給相關(guān)員工辦理查閱卡和指紋解鎖閱讀，通過(guò)現代化的技術(shù)來(lái)高效地進(jìn)行身份的確認。在大量資金的支持下，保證該類(lèi)工作能夠快速、高效的積極開(kāi)展。
4、做好公文歸檔工作
公文管理與保密工作是文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)的結合，公文工作是在企業(yè)日常的工作中形成和使用的文字材料，是對企業(yè)的各類(lèi)情況的記錄的文字依據。作為一種穩定的文字資料，對日后的查找和翻閱中起到巨大作用，因此為方便日后的工作，必須做好公文的歸檔工作。在企業(yè)日常工作中，通過(guò)完善公文的標記措施，對各類(lèi)公文的標記都要求有嚴格的規范格式，確切做好該類(lèi)工作。具體如下：在發(fā)文字號方面，應該嚴格按照相應規范要求制作，同時(shí)，確定該類(lèi)公文屬于何種密級等級，根據不同的密級等級進(jìn)行歸納整理，在大的方面歸類(lèi)后，再根據各個(gè)文件的序號進(jìn)行有效的編排，標注好公文的時(shí)效，包括：急件、緊急件、特急件和限時(shí)送達的公文，來(lái)突出文件的重要性和緊急性。
5、正確對待不同公文的保密工作
在加強保密工作力度的同時(shí)，應該正確區分不同的公文保密級別，根據不同的公文采取不同的保密措施，實(shí)現保密工作的進(jìn)一步完善。該企業(yè)建立了嚴格的密級保密措施，具體包括：對于絕密公文，因為其具有較高絕密性，因此只有企業(yè)的董事會(huì )可以閱讀查看，是屬于企業(yè)內部最高的保密公文。對于機密公文，也具有較高的保密性，相對于絕密公文所閱讀的群體稍有擴大，也屬于企業(yè)內部嚴格保密的公文。對于秘密公文，可以閱讀的群體屬于企業(yè)的高層管理人員，因此在流通范圍上采取切實(shí)的控制和把握。對于內部公文，可閱讀的群體范圍更廣，只要保證內部公文不向外部流通即可。對于國內公文，應該保證該類(lèi)公文不向國外流通，防止信息泄露。對于公開(kāi)公文，則沒(méi)有任何的限制，所有的人都可以進(jìn)行閱讀和查看，因此對于該類(lèi)文件只要做好文件的歸案即可。
6、建立及時(shí)的報告考核制度
在該企業(yè)中，建立了及時(shí)的報告考核制度。通過(guò)對公文資料進(jìn)行定期的查看和翻閱，及時(shí)進(jìn)行相應的匯總，組織報告會(huì )，通過(guò)這種形式進(jìn)一步促進(jìn)該類(lèi)工作的優(yōu)化發(fā)展，能夠督促相關(guān)工作人員認真工作。同時(shí)，建立了嚴格的考核制度，通過(guò)對公文管理與保密工作人員的考核，可以促進(jìn)他們進(jìn)一步發(fā)展自己，提升個(gè)人能力和素質(zhì)，督促工作人員不斷進(jìn)步，認真嚴謹工作，提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
7、建立有效的公文利用監督體制
在企業(yè)內部加強對公文查找和翻閱的資格的審查，在一定程度上減少企業(yè)信息的泄密現象，在公文流通的范圍內，建立可靠的監督體制，防止秘密文件、機密文件和絕密文件的信息丟失，建立有效的公文利用監督體制，對于企業(yè)的長(cháng)期發(fā)展非常有必要。此外，應注重有大量的資金做支撐，加強引入高科技設備，采用實(shí)名制閱讀，通過(guò)給每個(gè)員工配備一卡通等高科技設備，對閱讀對象有要求的公文，能夠在最大程度上保證公文的機密性。
四、結論
經(jīng)濟和科技的迅速發(fā)展，要求企業(yè)必須適應時(shí)代的發(fā)展，提高企業(yè)的公文管理與保密工作。本文中通過(guò)對當前現代企業(yè)管理制度下如何做好公文管理與保密工作進(jìn)行分析和探討，提出了一系列的有效措施。通過(guò)建立完善的公文管理與保密工作體系，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，做好相關(guān)的歸檔工作，建立健全的監督體制等，提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的優(yōu)化發(fā)展。
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