組織機構代碼電子檔案的應用

　　摘要：現就電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行討論，并簡(jiǎn)要分析組織機構代碼電子檔案的應用。
　　
　　關(guān)鍵詞：組織機構代碼；電子檔案；紙質(zhì)檔案
　　
　　組織機構代碼是對中華人民共和國內依法注冊、依法登記的機關(guān)、企、事業(yè)單位、社會(huì )團體和民辦非企業(yè)單位頒發(fā)一個(gè)在全國范圍內唯一的、始終不變的代碼標識。
　　建立代碼統一標識制度的意義：對單位法人實(shí)行組織機構代碼和自然人實(shí)行社會(huì )保障號碼制度，是國家整個(gè)經(jīng)濟和社會(huì )實(shí)現現代化管理的基本制度，盡快建立這一制度對建立社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制和推動(dòng)社會(huì )進(jìn)步具有十分重要的意義，且具有緊迫性。
　　隨著(zhù)組織機構代碼的應用的擴展，組織機構的影響力也隨之擴大。許多應用組織機構代碼的企事業(yè)、機關(guān)單位要求組織機構代碼的信息。并為了保證組織機構代碼的信息的準確，在有的時(shí)候還要用到紙質(zhì)的檔案。
　　電子檔案是陰數字電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來(lái)區別于一些客觀(guān)存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在計算機網(wǎng)絡(luò )上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶(hù)所在的網(wǎng)絡(luò )終端，以可被理解的文字、數字元、圖像、圖表、符號等到顯示用戶(hù)所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。
　　電子檔案的特點(diǎn)：
　　
　　(1)信息的非人工識讀性；(2)信息存儲的高密度性；(3)信息與載體之間的可分離性；(4)多種信息媒體的繼承性；(5)系統依賴(lài)性。
　　現在全國組織機構代碼管理中心與全國其它各分中心都已經(jīng)將所有的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，并且已經(jīng)將舊檔案已經(jīng)掃描完畢。并且所有中心將每天新產(chǎn)生的新的紙質(zhì)檔案掃描完畢，并且在五天之內上傳到國家電子檔案服務(wù)器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實(shí)現了有組織機構代碼就有電子檔案。同時(shí)由于電子檔案的特性，也彌補了紙質(zhì)檔案的不足。
　　
　　1 但由于紙質(zhì)的檔案本身的原因，紙質(zhì)檔案存在以下幾點(diǎn)不足
　　
　　(1)紙質(zhì)檔案由于本身材質(zhì)的原因，容易破損不容易保存。
　　(2)紙質(zhì)一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應用。
　　(3)紙質(zhì)檔案無(wú)法做到備份。
　　(4)紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空間。
　　(5)雖然我們在紙質(zhì)梢案存放時(shí)，已經(jīng)按_一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢(xún)的過(guò)程中還是相當的費時(shí)費力。如果要多次查閱則更為不方便。
　　
　　2 紙質(zhì)檔案不足彌補方法
　　
　　(1)紙質(zhì)檔案極易破損及污染，保存極為不易。
　　由于電子檔案是將掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描后，以數字的形式存儲在計算機中，就不會(huì )產(chǎn)生破損和污染的現象。使我們的檔案保存更方便快捷。
　　
　　(2)紙質(zhì)檔案的唯一性，不易其它相關(guān)部門(mén)應用。
　　由于紙質(zhì)檔案只有一份，無(wú)法實(shí)現原件復制。并在相關(guān)部門(mén)之間傳遞十分的不方便。由于電子檔案以數字的形式存儲在計算機中，這樣就以通過(guò)其它的存儲介質(zhì)進(jìn)行傳遞，也可以通過(guò)計算機利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時(shí)間。
　　
　　(3)紙質(zhì)檔案無(wú)法做到備份。
　　紙質(zhì)檔案的唯一性，無(wú)實(shí)現備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描后，存儲在其它存儲介質(zhì)里。這樣可以實(shí)現多種形式的備份和異地備份。
　　
　　(4)紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲空問(wèn)。
　　由于紙質(zhì)檔案本身就占用一定的空間，隨著(zhù)檔案的增加存儲空間也隨之增大。極不利于大量存儲。利用電子檔案就可以存儲在其它存儲介質(zhì)上。隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展，存儲介質(zhì)的密碼的增加，存儲介質(zhì)的存儲能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲的空間。
　　
　　(5)紙質(zhì)檔案查詢(xún)不便。
　　雖然我們在紙質(zhì)檔案存放時(shí)，已經(jīng)按一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢(xún)的過(guò)程中還是相當的費時(shí)費力。如果要多次查閱則更為不方便。即使現在了科學(xué)的目錄查詢(xún)方法，但在添加、移動(dòng)檔案時(shí)也相當的不方便。在多條件查詢(xún)的也很能實(shí)現。
　　如果使用電子檔案存儲，就可以利用數據庫技術(shù)，對電子檔案進(jìn)行信息錄人和保存。同時(shí)可以利用數據進(jìn)行電子檔案的相關(guān)查詢(xún)，也可以利用數據庫查詢(xún)語(yǔ)句進(jìn)行多種條件的查詢(xún)，也可以利用計算機編程實(shí)現更多功能的信息查詢(xún)。
　　
　　3 電子檔案在日常業(yè)務(wù)辦理過(guò)程的作用
　　
　　(1)我們以后可以將我們的電子檔案向有關(guān)部門(mén)公開(kāi)，這樣可以方便其它應用部門(mén)對組織機構代碼使用業(yè)務(wù)的擴展。同時(shí)也可以為其它部門(mén)和我們其它機構辨別組織機構代碼證的真偽提供堅實(shí)有力的依據。減少偽造的組織機構代碼證在社會(huì )上使用造成的不良影響和不可估計的后果。
　　
　　(2)在日常業(yè)務(wù)辦理時(shí)，有時(shí)會(huì )發(fā)生注冊號重復的現象。在以前要讓用戶(hù)到發(fā)證機關(guān)查詢(xún)其本的信息和與之相得的信息，或者到卡當案庫查詢(xún)相同信息兩個(gè)家用戶(hù)的相關(guān)檔案。這樣的查詢(xún)非常費時(shí)費力，并且有時(shí)還可以找不到相應的檔案。造成用戶(hù)辦理組織機構代證的時(shí)間延后，很有可能造成一定的經(jīng)濟損失與社會(huì )的不良影響�，F在利用電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)上查詢(xún)到相關(guān)的用戶(hù)的檔案的信息。不用再去查詢(xún)以前舊的紙質(zhì)檔案，這樣大大減少了用戶(hù)辦理組織機構代碼證時(shí)的手續和時(shí)問(wèn)。同時(shí)也可以提高我們的工作效率。
　　
　　(3)在辦理日常業(yè)務(wù)時(shí)，有些極少的用戶(hù)用變更過(guò)的證件，慌說(shuō)是由于辦公人員的失誤，造成了他的組織機構代碼證的信息錯誤。在以前我們只能去查詢(xún)舊的紙質(zhì)檔案，或在年檢期間為了加快辦證業(yè)務(wù)的速度沒(méi)有時(shí)問(wèn)去查義，我們只能承認是我們的失誤然后免費為用戶(hù)辦理新的組織機構代碼證。
　　現在我們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )快速地檢索到電子檔案，這讓我們馬上分清責任，并且快速的解決相應的問(wèn)題。這樣我不僅可以減少我們的損失，而且還可以大大提高我們的聲譽(yù)，避免對我們的聲譽(yù)造成的不良影響。
　　同時(shí)我們現在可以將電子檔案信息直接寫(xiě)入到組織機構的代碼Ic卡里，再以計算機保密技術(shù)作支持起到了保密的作用。用戶(hù)就可以只帶著(zhù)一張IC卡到其它機構辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)，更可以在互聯(lián)網(wǎng)上就直接辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，這樣大大方便了用戶(hù)。我們的信息就可真正的實(shí)現安全、共享、高效。在未來(lái)隨著(zhù)計算機與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展，組織機構代碼電子檔案也有著(zhù)光明的前景。

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