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淺談如何做好人事檔案保密工作
摘要：人事檔案信息是記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，記載了大量的個(gè)人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說(shuō)，人事檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著(zhù)大量的可以公開(kāi)的非秘密信息，但也蘊含著(zhù)大量的個(gè)人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時(shí)增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進(jìn)檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
關(guān)鍵詞：人事檔案;保密
人事檔案信息是記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，記載了大量的個(gè)人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說(shuō)，人事檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著(zhù)大量的可以公開(kāi)的非秘密信息，但同時(shí)也蘊含著(zhù)大量的個(gè)人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時(shí)增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進(jìn)檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
一、提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)
人事檔案管理人員是為社會(huì )主義現代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會(huì )主義職業(yè)道德規范的具體表現和補充。“愛(ài)崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻社會(huì )”是我們社會(huì )主義職業(yè)道德的主要內容和基本規范，也是我們人事檔案管理人員應該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應做到“忠于職守、遵守紀律、具備專(zhuān)業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權責進(jìn)行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠將檔案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹(shù)立起來(lái)的理想信念相結合，同時(shí)也要牢記法律規定，嚴格遵紀守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。
二、增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應繃緊保密這根弦，高度樹(shù)立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識，學(xué)習人事檔案法律法規
檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規，在統一思想、提高認識的基礎上，牢固樹(shù)立保密觀(guān)念，增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據、解密時(shí)間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規依據。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國家最新的規范規定，鞏固保密知識。
三是定期開(kāi)展保密自查活動(dòng)，對各個(gè)易涉密的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學(xué)習人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責任感
人事檔案中蘊藏著(zhù)大量的個(gè)人信息，其中不乏個(gè)人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹(shù)立高度的責任感，在工作中細致嚴謹，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責，分兵把守，將責任落實(shí)到個(gè)人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺(jué)維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
三、做好人事檔案存放過(guò)程中的保密管理工作
“保密工作無(wú)小事。”在人事檔案的存放過(guò)程中，我們主要應注意以下幾點(diǎn)。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關(guān)規定進(jìn)行建設。從保密角度考慮，一般不應將人事檔案存放庫房設在辦公樓的最底層。人事檔案室的門(mén)窗應牢固可靠，檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內，設有專(zhuān)門(mén)的涉密人事檔案保險柜，由專(zhuān)人負責管理，無(wú)關(guān)人等一律禁止入內。
3.2 嚴格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實(shí)承擔起維護人事檔案完整與安全的職責：
一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過(guò)層層嚴格的審批手續，有效避免人事檔案的損壞，同時(shí)，發(fā)現人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救，以免以后遺忘或增加破損;
二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門(mén)等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問(wèn)題;
三是保證人事檔案存放的統一性與有序性，按照國家相關(guān)規定，規范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
四、落實(shí)人事檔案保密工作職責
想更好地落實(shí)人事檔案保密工作，就要充分發(fā)揮保密工作委員會(huì )的作用。保密工作委員會(huì )應由企業(yè)的主要負責人、各個(gè)部門(mén)負責人及人事部門(mén)全體人員組成。人事部和檔案室為保密要害部門(mén)，人事部門(mén)負責人事檔案的保密和整理工作，根據每個(gè)人事檔案的內容、標注及密級確定該檔案是否屬于保密檔案。需采取保密措施的檔案要放置妥善，在檔案袋或檔案盒上標注密級，將檔案按時(shí)交送檔案室進(jìn)行保管。
人事檔案工作人員和人事檔案利用人員，都必須認真學(xué)習和執行《保密法》及有關(guān)管理規定，增強自身保密觀(guān)念，遵守保密制度。在借閱、查閱涉密人事檔案時(shí)，應嚴格履行各級領(lǐng)導審批、本人登記手續，簽訂“涉密檔案保密書(shū)”。利用涉密人事檔案者負有對其保密的責任，不得將人事檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶人事檔案外出。涉密人事檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。復制品、衍生品秘密等級不變，由專(zhuān)人登記、保管，用后及時(shí)歸檔，定期統一銷(xiāo)毀。利用完人事檔案后，應立即將其收回并入柜上鎖，不得在外存放。保密委員會(huì )應切實(shí)負起責任，對人事檔案的存放及使用進(jìn)行定期檢查。如發(fā)現有泄漏事件發(fā)生，必須及時(shí)整改報告，立即采取補救措施，避免或減輕所害后果。對于做法不當而導致保密檔案內容泄露的職工，應追究其責任，視情節輕重對其進(jìn)行相應的處罰。
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