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醫學(xué)設備檔案信息管理探討論文
隨著(zhù)各種醫學(xué)設備的發(fā)展，種類(lèi)越來(lái)越多和更新?lián)Q代頻繁，社會(huì )需求量大，過(guò)去那種依靠紙質(zhì)文件為主的設備檔案管理模式占用空間大、資源消耗多、管理和使用不便等特點(diǎn)，已經(jīng)無(wú)法適應和滿(mǎn)足現代醫學(xué)設備管理需求。而以計算機、網(wǎng)絡(luò )和通訊等現代信息技術(shù)為手段的信息管理與信息系統，不僅存儲量大、運行高效、讀寫(xiě)方便、準確、安全，可及時(shí)調整和更新完善有關(guān)信息，較好地實(shí)現醫學(xué)設備檔案信息管理的優(yōu)化管理[1]，確保設備購置、使用與維護的及時(shí)、準確與可靠，對充分發(fā)揮設備性能、延長(cháng)設備壽命、降低設備成本等都有積極意義。下面僅就現代醫學(xué)設備檔案的信息管理主要問(wèn)題作如下探討。
1現代醫學(xué)設備分類(lèi)及其檔案信息管理要素與作用
根據醫學(xué)設備價(jià)值可將醫學(xué)設備分為高值設備和低值設備[2]。按設備大小可區分為大型和中小型設備，其中大型醫療設備又分為甲類(lèi)（如質(zhì)子治療系統、其它單價(jià)在500萬(wàn)元以上的大型醫用設備等）與乙類(lèi)設備（如X線(xiàn)電子計算機斷層掃描裝置、醫用核磁共振成像設備）。按設備的性能與用途可醫學(xué)設備進(jìn)一步細分為醫學(xué)影像、生化檢驗、電生理檢測、生命體征監護、醫用光學(xué)、手術(shù)麻醉、生命支持類(lèi)、急救類(lèi)、植入類(lèi)、輻射類(lèi)、滅菌類(lèi)等。按醫學(xué)設備的使用情況又將設備分為關(guān)鍵設備、主要設備、一般設備，通用設備與專(zhuān)用設備。醫療設備較提倡的分類(lèi)法有三大類(lèi)，即診斷設備類(lèi)、治療設備類(lèi)和輔助設備類(lèi)。就某一臺（件）設備而言，可依據它們的生命周期設置若干管理要素建檔進(jìn)行信息管理，如申購、論證、選購、采購、安裝、驗收、標識、培訓、使用、保養、維修、校準、檢驗、調試、評估、報廢處理等，從而實(shí)行系統性精細管理。根據設備屬性及其管理要素進(jìn)行分類(lèi)管理的目的，主要是便于開(kāi)展科學(xué)性、規范性、程序性和系統性?xún)?yōu)化管理，為了檢索與讀寫(xiě)方便、脈絡(luò )清晰、層次分明和管理質(zhì)量，有效提高工作效率、減少差錯，保障設備性能與安全，更好為疾病預防、控制、診療和科學(xué)研究服務(wù)。
2醫學(xué)設備檔案信息管理的內容
醫學(xué)設備檔案信息管理的內容應能覆蓋設備生命全過(guò)程，包括從設備計劃與申購時(shí)開(kāi)始，至最后妥善報廢處理等各種要素與關(guān)鍵性問(wèn)題，其中任何影響設備正常與安全運行和維護、商（服）務(wù)糾紛、權屬關(guān)系、責任追究和故障研究等資料（圖片、錄像、文字材料、設備運行數據、發(fā)生問(wèn)題的處理處置方法）等有參考作用的重要信息，都應列為檔案信息管理范疇。設備申購批件、設備論證、招投標文件、驗收文件、培訓記錄、設備標識、編碼管理、運行與維護記錄、年檢報告、損壞賠償、修復說(shuō)明、大修后設備狀況確認評估、報廢申請與批復、報廢設備去向等應資料完整，手續齊全，程序及要求符合相關(guān)規定。設備說(shuō)明書(shū)、操作指南、生產(chǎn)廠(chǎng)家與配件和耗材供應商的資質(zhì)證明文件（生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品注冊證）、設備產(chǎn)品檢測與年度檢驗合格證、保修、維修與相關(guān)服務(wù)合同或協(xié)議等文件與記錄，更是檔案信息管理的重要內容。隨著(zhù)設備“含金量”和疾病預防、診斷和治療對設備的依賴(lài)性提高，如大型設備、關(guān)鍵設備、主要設備、專(zhuān)用設備、生命支持類(lèi)、急救類(lèi)、植入類(lèi)、輻射類(lèi)等重要設備，其正常運行、有故障的及時(shí)修復和日常保養維護更應建立健全完善的設備信息管理體系，包括設備生產(chǎn)廠(chǎng)商、供應商或代理商、維修工程師、易損件與常用耗材資料，都要認真收集，注意保存，以確保人民生命健康利益與國家財產(chǎn)安全。設備運行所發(fā)生的各種故障或存在問(wèn)題要及時(shí)形成記錄，保存證言證物，并注意針對設備問(wèn)題反復觀(guān)察、檢測、驗證與評估，直到原因被完全查清，此類(lèi)故障不再發(fā)生，各種問(wèn)題癥狀消失。同時(shí)各相關(guān)設備操作使用人員和部門(mén)負責人須應知應會(huì )地掌握有關(guān)處理方法和要領(lǐng)，保障這些重要信息不遺漏、不丟失，所需材料或零部件、技術(shù)支持及軟件調整等資料都作為重要信息被保留，以預防類(lèi)似的問(wèn)題或故障的再次發(fā)生，也為發(fā)生其他問(wèn)題與故障時(shí)的原因分析處理提供重要參考。
3醫學(xué)設備檔案信息管理的方法
醫學(xué)設備檔案信息化管理的方法以簡(jiǎn)便、實(shí)用、真實(shí)、系統、完整、安全、高效、利于升級管理為原則，可結合各單位實(shí)際情況，因地制宜，逐步完善提高�？煽紤]用以下辦法：
3.1對醫學(xué)設備檔案進(jìn)行分類(lèi)分級管理
設備檔案信息管理可參考傳統紙質(zhì)檔案資料管理的方法，根據設備情況設置二至五級類(lèi)目，下級類(lèi)目是上級類(lèi)目的細分，結合計算機技術(shù)，依次建立層級菜單或文件夾（見(jiàn)圖1），加以編碼與標識，以方便使用。對每類(lèi)設備每級類(lèi)目的文件夾或各級菜單用簡(jiǎn)單、實(shí)用、易以區分而又方便記憶與應用的辦法進(jìn)行統一命名、編碼與標識，以方便檢索到目標文件并對其進(jìn)行讀寫(xiě)、拷貝、傳輸等處理與利用。
3.2注重電子文件的應用
除了特別重要的文件，如設備結構圖、使用說(shuō)明書(shū)、保修單、檢測合格證、合同書(shū)、上級審批文件、規章制度等必須要保存紙質(zhì)文件原件，其余大多數資料都被轉換為電子文件、或直接制做成電子文件使用和保存，如裝箱單、維修單、維修保養與使用記錄等。較重要的文件或資料，也通常制做成電子文件備份保存。臨床醫療機構的醫學(xué)裝備科和具體設備使用部門(mén)以保存設備資料復印件和電子文件為主。重要的紙質(zhì)文件必須及時(shí)移交單位檔案管理部門(mén)統一管理，以防止丟失與損壞。過(guò)期的無(wú)參考應用價(jià)值的文件材料應及時(shí)從作業(yè)現場(chǎng)移出，以防誤用。與傳統保存紙質(zhì)文件的方法相比，電子文件管理除了能節省大量?jì)Υ婵臻g、人力物力與減少大量資源浪費，而且資料收集、整理、保存和使用都更省事、省力、快捷與方便。在計算機和影像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )通訊十分發(fā)達的今天，電子化文件的廣泛應用對醫療設備管理和使用給各部門(mén)與各行各業(yè)都帶來(lái)了諸多便利。如發(fā)生故障時(shí)的現場(chǎng)數據和照片，設備運行使用效果等，都可被及時(shí)記錄、傳輸和保存，對進(jìn)行有關(guān)分析研究和疑難問(wèn)題處理提供更清晰、準確和有效的資料，對社會(huì )監督也提供重要幫助。
3.3注重設備信息的收集和整理
現代設備檔案信息管理的作用和效果如何，很大程度集中體現在設備信息的收集和整理上。如今的設備檔案信息資料的收集已不僅限制于原始單據憑證、說(shuō)明書(shū)、結構圖或保修單上。隨著(zhù)醫用設備的復雜性與應用日益廣泛，設備檔案與其信息管理已發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。因此設備檔案信息資料的收集就賦予并強調真實(shí)、及時(shí)、準確、完整、系統、合法與安全的內涵與要求。注意鑒別與剔除不符合歸檔要求的文件信息，如無(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，不需辦理的一般性群眾來(lái)信、電話(huà)記錄等。對正式的重要檔案信息資料交接要有移交人、接收人和監交人三方簽字認可。設備檔案信息資料的整理是為了將有用的相關(guān)資料系統與完整地匯集在一起，并進(jìn)行并裝、編輯、備份和統一保存等處理，以便于日后利用或銷(xiāo)毀等。利用現代信息和網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)，可以較方便地收集與整理到許多對指導設備使用、維護的外來(lái)指導性文件、支持性文件和處理多種疑難問(wèn)題的寶貴信息，不僅能給使用者及時(shí)認識和掌握不少設備性能、準確處理設備故障提供了便捷的途徑與學(xué)習條件，還可以為設備管理提供較好的理論指導與技術(shù)支持，使知識更全面、內容更豐富、視野更清晰、管理更系統。但是，使用人員也應注意外來(lái)信息的科學(xué)性與通用性。由于患者的個(gè)體差異，以及同種設備同樣的故障表現可能發(fā)生的原因不同，所以不能千篇一律照搬照套，應注意鑒別使用，以免給患者或設備造成更大的損害。同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò )信息管理的難度和復雜性，須注意科學(xué)識網(wǎng)，安全上網(wǎng)，合法使用網(wǎng)絡(luò )信息資源，并注意防止重要設備檔案信息資料的失密、泄密、損毀和丟失。檔案信息資料的保存應依據各種載體特點(diǎn)，采取妥善的防潮、防高溫、防蟲(chóng)、防塵、防磁、防壓、避光等防變質(zhì)與防毀壞措施。
3.4專(zhuān)業(yè)設備管理軟件的應用與借鑒
如今已有許多設備管理軟件面市和投入使用或試用，這些軟件不乏優(yōu)點(diǎn)與各具特色，其優(yōu)越性有待大家逐步了解與認識，其內容與設計思路、運行效果也將會(huì )逐步改善，并逐漸走向成熟。因此，有理由相信，醫學(xué)設備及其檔案信息化管理的路子一定會(huì )越走越好和越來(lái)越寬廣。
4結語(yǔ)
醫學(xué)設備檔案管理的目的，主要是為了更好發(fā)揮各種設備檔案的信息作用，使醫學(xué)設備更好造福民生，為社會(huì )服務(wù)，并達到利益最大化�，F代信息管理為醫用設備檔案管理和相關(guān)資源挖掘使用提供了更優(yōu)異的條件與平臺，從而引領(lǐng)設備管理步入規范化的先進(jìn)軌道。實(shí)現設備檔案信息化管理是設備檔案優(yōu)化管理的具體方向和目標[1]，其前景廣闊，具有重要的現實(shí)意義和優(yōu)越性。隨著(zhù)人類(lèi)不斷增長(cháng)的健康需求，醫療設備也在迅速發(fā)展，現代設備檔案信息管理也將愈加重要與完善，為人類(lèi)健康帶來(lái)更多福祉。
【參考文獻】
[1]張莉.探討醫療設備檔案的優(yōu)化管理與實(shí)踐[J].中外醫療,2012(11):147-148.
[2]華長(cháng)江,許鳴,張亮.醫療設備的分類(lèi)管理研究[J].醫療衛生裝備,2014,35(10):133-135.
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