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檔案管理與辦公自動(dòng)化的融合論文
摘 要：辦公自動(dòng)化是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與現代化辦公相結合的產(chǎn)物，它隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨之不斷發(fā)展，已經(jīng)被廣泛應用到社會(huì )生活的各個(gè)領(lǐng)域，尤其是比較繁瑣檔案管理工作，無(wú)論是在工作效率，還是管理水平都有大幅度的提高，因此，探討如何將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合，對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展有著(zhù)非常深遠的意義。本文分析了加強檔案管理自動(dòng)化的意義，并從六個(gè)方面就如何加強檔案管理自動(dòng)化提出了若干建議。
關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；辦公自動(dòng)化
隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì )生活的各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)離不開(kāi)計算機技術(shù)的參與，計算機已經(jīng)成為維持社會(huì )生活正常運行而無(wú)可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計算機技術(shù)的加入，而變得異常高效、節能，說(shuō)計算機技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來(lái)一場(chǎng)巨大的革命一點(diǎn)也不為過(guò)，同時(shí)這也為辦公自動(dòng)化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅實(shí)的基礎。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動(dòng)強度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動(dòng)化技術(shù)，對于企事業(yè)單位必然會(huì )產(chǎn)生促進(jìn)作用。
1.加強檔案管理自動(dòng)化的意義
每一份檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著(zhù)特殊的意義，不但要對其進(jìn)行妥善保存，而且還要長(cháng)時(shí)間保存。但是過(guò)去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著(zhù)水、火、蟲(chóng)等災害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費來(lái)加強這方面的管理，同時(shí)也因檔案規模大，無(wú)法對其逐一進(jìn)行備份，每年都會(huì )有部分檔案因上述問(wèn)題而導致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來(lái)了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復的進(jìn)行查閱，這就無(wú)法避免的對原件造成了磨損，同時(shí)也有被遺失的風(fēng)險。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對檔案進(jìn)行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著(zhù)很多問(wèn)題，需要我們進(jìn)一步探討。就目前檔案管理辦公自動(dòng)化的現狀來(lái)看，存在著(zhù)標準化滯后，管理軟件繁多，沒(méi)有進(jìn)行統一化管理，這些問(wèn)題都影響了檔案管理整體水平的提高�，F階段迫切解決的問(wèn)題并不是硬件設施建設的問(wèn)題，而是如何使硬件設備正常發(fā)揮出功能的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò )化、信息化，已經(jīng)成為社會(huì )各界所廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它也是人類(lèi)社會(huì )發(fā)展的主要趨勢，檔案管理必須要順應這一發(fā)展趨勢，利用好各種優(yōu)勢，做好自身建設。
2.將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導重視程度
一項工作的能否順利展開(kāi)與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動(dòng)的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領(lǐng)導的同意條件下，通過(guò)專(zhuān)題講座、培訓教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠對檔案管理信息化有一個(gè)必要的認識，以爭取到領(lǐng)導、員工對檔案管理工作有一個(gè)充分的認識和理解，為檔案管理工作實(shí)現規范化、標準化、信息化打下基礎。
2.2統一規范，加強標準化建設
想要做好檔案管理辦公自動(dòng)化的標準化建設，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，加強檔案管理體制建設。據筆者了解，現階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開(kāi)進(jìn)行的，分別隸屬于兩個(gè)管理部門(mén)，這就使得檔案管理部門(mén)無(wú)法對文件的前期進(jìn)行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規范。單位可以考慮在內部對檔案管理與文件管理實(shí)行統一領(lǐng)導，協(xié)調管理，促進(jìn)兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門(mén)能夠對文件的前期處理進(jìn)行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門(mén)的職責范圍之內，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎。其次，規范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著(zhù)錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進(jìn)行標準化處理。最后，對技術(shù)操作進(jìn)行標準化。檔案信息管理系統在設計的過(guò)程中，必須要考慮到兼容性、實(shí)用性以及高效性，對技術(shù)參數、技術(shù)標準進(jìn)行規范化設置，比如數據的安全標準、接口標準以及非同一類(lèi)型的數據實(shí)施轉化的標準等等，只有對整個(gè)系統進(jìn)行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的機率。
2.3完善對電子檔案的監督管理職能
單位在選擇檔案系統管理軟件的過(guò)程中，必須要選擇已經(jīng)通過(guò)檔案管理相關(guān)機構認證，可以廣泛使用的系統軟件。單位內部在安裝管理系統與辦公自動(dòng)化系統時(shí)，必須要有上級檔案管理部門(mén)參與驗收工作。在對電子文檔進(jìn)行存儲時(shí)，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存備用。也就是說(shuō)，從系統軟件購買(mǎi)到安裝使用整個(gè)過(guò)程都必須進(jìn)行嚴格的監督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設施、軟件設施的基礎建設
在硬件設施建設方面，保證各部門(mén)之間硬件設施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環(huán)境下運行，同時(shí)確保信息在傳送過(guò)程中的穩定性與安全性。在軟件設施建設方面，要及時(shí)對安全漏洞進(jìn)行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時(shí)開(kāi)放，以防止計算機病毒、hacker對系統的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸的高效性。
2.5對系統的內網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離
在單位辦公自動(dòng)化系統的內網(wǎng)與外網(wǎng)之間設置一道物理隔離層，是辦公自動(dòng)化系統安全性、有效性的前提。第一個(gè)保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統中。第二個(gè)保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個(gè)基本功能，即：對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )系統的數據、信息實(shí)施過(guò)濾；對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )系統的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對通過(guò)防火墻的信息內容進(jìn)行有效記錄；對攻擊網(wǎng)絡(luò )系統的行為進(jìn)行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質(zhì)建設
任何一個(gè)體系的執行，最終都會(huì )落實(shí)到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實(shí)現檔案管理與辦公自動(dòng)化更好融合的一個(gè)重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場(chǎng)，純熟的檔案管理知識，同時(shí)還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學(xué)習，更新自己的知識架構，與時(shí)俱進(jìn)，為實(shí)現檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應有的作用。隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò )事故時(shí)有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，hacker的入侵技術(shù)也在不斷更新，這些都會(huì )對要案信息管理構成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的力量。
3.總結：
綜上所述，經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，使傳統的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應人們對檔案管理的需求，辦公自動(dòng)化的出現有其必然性，它必將會(huì )在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導重視程度；統一規范，加強標準化建設；完善對電子檔案的監督管理職能；加強硬件設施、軟件設施的基礎建設；對系統的內網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離；加強檔案管理人員的素質(zhì)建設等方面入手。
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