辦公自動(dòng)化對現代文秘的影響研究論文

　　【摘 要】推行辦公自動(dòng)化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。辦公自動(dòng)化對開(kāi)展辦公室秘書(shū)工作無(wú)疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動(dòng)化為秘書(shū)工作帶來(lái)高效與便捷的同時(shí)，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應的解決策略。

　　【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；積極作用；消極影響；解決策略

　　中圖分類(lèi)號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-066-01

　　一、辦公自動(dòng)化概述

　�。ㄒ唬┺k公自動(dòng)化

　　辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng) OA）是一項綜合性技術(shù)，利用計算機、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設備，實(shí)現辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化�，F代辦公自動(dòng)化系統是由計算機、通信網(wǎng)絡(luò )和自動(dòng)化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。

　�。ǘ�）辦公自動(dòng)化系統的主要功能

　　1.文字處理。2.數據處理。3.資料處理。4.行政事務(wù)處理。5.網(wǎng)絡(luò )通信。6.其他，如信息管理、輔助決策、專(zhuān)家系統等功能。

　　二、辦公自動(dòng)化對現代文秘工作產(chǎn)生的積極作用

　�。ㄒ唬┯欣�于提高現代文秘辦理公文的效率

　　傳遞、辦理公文是文秘的常規工作。應用辦公自動(dòng)化后，辦公室秘書(shū)人員可以在第一時(shí)間將收到的文件掃描，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統分別或同時(shí)發(fā)送給不同的領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導可以隨時(shí)隨地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，即使領(lǐng)導在外出差、開(kāi)會(huì )，也能充分利用網(wǎng)絡(luò )處理各種大小事務(wù)，不會(huì )影響工作進(jìn)展，極大地提高了工作效率。

　�。ǘ�）方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷

　　秘書(shū)在工作中經(jīng)常需要查閱大量文件資料，有時(shí)甚至需要看多年前的文件。傳統的方式基本是將資料以紙質(zhì)檔案的形式存儲，秘書(shū)人員每次查閱都要花費大量時(shí)間去查找翻閱所需文件。應用辦公自動(dòng)化后，除了紙質(zhì)存檔之外，秘書(shū)人員也可以直接在計算機上對文件進(jìn)行電子歸檔，方便自己以及其他秘書(shū)人員日后查閱，提高秘書(shū)人員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也使得信息資源共享更為便捷。

　�。ㄈ�）有利于辦公室秘書(shū)人員之間的協(xié)同合作

　　辦公室工作涉及到多個(gè)環(huán)節，通常需要多個(gè)辦公室秘書(shū)之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個(gè)秘書(shū)人員共同處理，傳統的辦公模式效率太低，浪費的時(shí)間也比較多。應用辦公自動(dòng)化后，可以直接在辦公自動(dòng)化系統上進(jìn)行文件的群發(fā)和共享，以最快的時(shí)間內傳遞到相關(guān)部門(mén)和人員，為秘書(shū)工作的及時(shí)性提供有力保證。

　　三、辦公自動(dòng)化對現代文秘工作產(chǎn)生的消極影響

　�。ㄒ唬┕ぷ鞯谋Ｃ苄噪y度加大

　　辦公自動(dòng)化系統的特點(diǎn)就是數據共享。而共享度越高，保密工作就越做。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)飛速發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)加入到現代竊密活動(dòng)中，辦公自動(dòng)化系統保密技術(shù)防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動(dòng)化系統被攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時(shí)硬盤(pán)中含有涉密數據和信息，這些如沒(méi)有妥善處理，就會(huì )造成泄密。

　�。ǘ�）過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化容易使文秘工作陷入被動(dòng)狀態(tài)

　　辦公自動(dòng)化的應用使文秘工作越來(lái)越離不開(kāi)計算機和網(wǎng)絡(luò )平臺，如果平時(shí)沒(méi)有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計算機或網(wǎng)絡(luò )發(fā)生故障等，將會(huì )嚴重影響正常工作的開(kāi)展。此外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò )輕松下載、拷貝，會(huì )誘導文秘人員養成惰性，這不但降低秘書(shū)工作的積極性和主動(dòng)性，也會(huì )使自身的創(chuàng )造性思維得不到良好的發(fā)展，也不利于自身發(fā)展。

　�。ㄈ�）辦公自動(dòng)化對文秘人員的身體健康帶來(lái)危害

　　辦公自動(dòng)化是借助計算機、復印機、打印機等自動(dòng)化辦公設備來(lái)實(shí)現的。這些先進(jìn)的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來(lái)的負面影響也是不容忽視的，這些設備往往輻射性強，長(cháng)時(shí)間接觸會(huì )導致各種疾病，造成身體上的危害。同時(shí)，辦公室文秘因工作的特殊性會(huì )長(cháng)時(shí)間保持坐姿，也難免會(huì )產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病，對身體健康帶來(lái)危害。

　　四、解決策略

　�。ㄒ唬┳龊帽Ｃ芄ぷ�，維護辦公自動(dòng)化系統的安全

　　維護辦公自動(dòng)化系統安全是文秘的責任，文秘資料員要加強辦公自動(dòng)化系統安全技術(shù)方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網(wǎng)絡(luò )入侵的威脅；在數據庫、物理設備、服務(wù)器的數據上采取必要的保護措施。此外，文秘資料員要及時(shí)了解辦公自動(dòng)化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓活動(dòng)，熟練掌握、運用各種辦公自動(dòng)化設備，提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺(jué)性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。

　�。ǘ�）合理應用辦公自動(dòng)化系統，避免過(guò)分依賴(lài)

　　文秘人員要轉變觀(guān)念，積極學(xué)習先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，不斷提高辦公自動(dòng)化操作水平，以適應新時(shí)期辦公自動(dòng)化的要求。同時(shí)，文秘人員要合理應用辦公自動(dòng)化系統，避免過(guò)分依賴(lài)。文秘資料員要養成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把傳統工作環(huán)節和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結合，真正提高工作效率。

　�。ㄈ�）加強體育鍛煉，養成良好的生活習慣

　　體育鍛煉對身體健康的重要性我們不言而喻，加強體育鍛煉不僅有助

　　于我們形成強健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂(lè )觀(guān)積極的工作態(tài)度帶到辦公室中。文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長(cháng)時(shí)間端坐，也可以利用上下班的時(shí)間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達到鍛煉的目的，總之，方法很多，關(guān)鍵是要有鍛煉的意識。

　�。ㄋ模�強化學(xué)習意識，提升自身能力

　　辦公自動(dòng)化是一個(gè)高效的人機交互系統，在這個(gè)系統中，具有現代思想和技能的人始終是活動(dòng)的主體。作為秘書(shū)工作人員，不僅要積極參加辦公自動(dòng)化方面的培訓，掌握一定的計算機軟硬件知識。還要學(xué)習秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)知識在實(shí)際工作中加以運用，更要加強辦公自動(dòng)化理論學(xué)習，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識結構。秘書(shū)工作錯綜復雜，千頭萬(wàn)緒，秘書(shū)人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件 （如 Word、Excel等），以適應新環(huán)境對高校秘書(shū)的新要求，充分發(fā)揮文秘職能。

【辦公自動(dòng)化對現代文秘的影響研究論文】相關(guān)文章：

裝飾藝術(shù)對現代設計的影響論文08-07

影響現代家具形態(tài)設計要素的研究10-22

寫(xiě)現代派藝術(shù)的影響論文07-05

建筑設計對現代家具影響論文10-30

雷電對現代城市建筑影響及預防建筑論文09-04

現代教育技術(shù)對體育教學(xué)的影響論文10-01

現代物流與經(jīng)濟增長(cháng)關(guān)系研究論文10-12

文秘專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化課程教學(xué)設計分析論文08-26

現代物流對國際貿易的影響及我國的對策研究07-13

略論網(wǎng)絡(luò )通信對現代教育的影響論文09-18