試論電子商務(wù)理念在數字檔案館服務(wù)中的理論與實(shí)踐
摘要：本文對電子商務(wù)理念在數字檔案館服務(wù)中的理論與實(shí)際應用做了簡(jiǎn)要探討。
關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 數字檔案館服務(wù)
1、電子商務(wù)理念與數字檔案館服務(wù)
1.1 電子商務(wù)
1.1.1 電子商務(wù)的概念與模式 在英文中主要有兩個(gè)詞與電子商務(wù)相對應：EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB稱(chēng)廣義的電子商務(wù)(亦稱(chēng)電子業(yè)務(wù)或電子商業(yè))，由IBM公司于1997 年第一次正式使用，是許多IT企業(yè)和學(xué)者支持的觀(guān)點(diǎn)。EC稱(chēng)狹義的電子商務(wù)(亦稱(chēng)電子交易)，在世界貿易組織(WTO)及其成員國討論電子商務(wù)的政策性文件中就使用EC。
1.1.2 與傳統商務(wù)相比，電子商務(wù)的優(yōu)勢 第一，交易虛擬化通過(guò)Internet為代表的計算機，整個(gè)交易全部都是虛擬化設置。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行貿易往來(lái)，雙方負責人自貿易談判、簽約再到確定交易等一系列程序，不再需要當面進(jìn)行，均可利用計算機互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現。第二，降低了交易的成本。我們用網(wǎng)絡(luò )實(shí)現信息傳遞所產(chǎn)生的費用比電話(huà)、信件、傳真所支出要低的多。而且電子商務(wù)還可以減少一些之前傳統商務(wù)所必要的開(kāi)支，如：中介費、信息成本、文件處理費、廣告服務(wù)費、印刷費、傳播費、還有店面的租金費等。第三，減少中間不必要因素。傳統貿易方式的費用過(guò)高、安排速度慢、容易出現誤差等缺陷已經(jīng)不存在。同時(shí)，電子商務(wù)很大程度上縮短了交易的時(shí)間，使交易雙方可以直接進(jìn)行貿易往來(lái)，所以，在某種概念上改變了社會(huì )經(jīng)濟整體運行的方式。使整個(gè)交易過(guò)程更加方便快捷有效。第四，交易的透明化。在整體交易過(guò)程中，交易雙方從洽談、簽約到貨款的支持、交貨通知等都在電子屏幕上有所顯示，雙方可清晰看到，所以顯得比較透明化。
1.1.3 數字檔案館服務(wù)概述 何為數字檔案館信息服務(wù)呢，是指在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，數字檔案館利用計算機、通訊以及網(wǎng)絡(luò )等現代技術(shù)來(lái)完成檔案信息采集、處理、存儲、傳遞以及提供利用等活動(dòng)，從而達到“為檔案信息用戶(hù)提供所需數字檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)、滿(mǎn)足檔案信息用戶(hù)解決現實(shí)問(wèn)題的檔案信息需求”這一目的的過(guò)程。
1.1.4 電子商務(wù)理念對數字檔案館服務(wù)的影響 電子商務(wù)是從傳統模式向網(wǎng)絡(luò )模式轉化的最終產(chǎn)物，帶來(lái)了現代辦公模式的變化，也是人類(lèi)進(jìn)行社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的補充力量所在。這種信息化和電子化趨勢在檔案管理工作中產(chǎn)生了很有價(jià)值的影響意義，同時(shí)也給人類(lèi)帶來(lái)了方便。數字檔案館中的電子商務(wù)有一明顯的行業(yè)特性，它依靠網(wǎng)絡(luò )來(lái)進(jìn)行數字化信息的搜索、保存以及傳遞，提供信息、收付資金、以及傳遞商品在這一過(guò)程中不可避免地存在著(zhù)。
1.2 數字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展與實(shí)施
利用電子商務(wù)的支持，數字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)方能得以順利開(kāi)展與實(shí)施。數字檔案館提供了一項自動(dòng)化程度很高的網(wǎng)絡(luò )作業(yè)環(huán)境，這就必然要充分利用網(wǎng)絡(luò )的高效率來(lái)提供相應的服務(wù)。在電子商務(wù)解決方案的支持下，利用電子商務(wù)交易系統來(lái)開(kāi)拓業(yè)務(wù)工作的范疇、優(yōu)化數字檔案館的業(yè)務(wù)流程，從而提高了服務(wù)質(zhì)量以及工作業(yè)務(wù)的水平。
1.3 數字檔案館中電子商務(wù)服務(wù)的意義
電子商務(wù)所特有的開(kāi)放性、高效性、以及互動(dòng)性改變了檔案信息的相對封閉狀態(tài)。數字檔案館利用電子商務(wù)來(lái)實(shí)現檔案信息服務(wù)的商品化、市場(chǎng)化。電子商務(wù)提高檔案信息化發(fā)展的速度，更直接更方便的使檔案利用者與檔案管理工作者交流，其收益還可以彌補檔案館以及網(wǎng)絡(luò )建設資金欠缺，讓二者能充分利用現有條件來(lái)實(shí)現技術(shù)和設備的提高，以提供優(yōu)質(zhì)的社會(huì )服務(wù)。
2、數字檔案館中的電子商務(wù)
2.1 數字檔案館通過(guò)電子商務(wù)增加了商機和活力。數字檔案館通過(guò)電子商務(wù)，擁有了“事業(yè)性”、“公益性”、“福利性”等特點(diǎn)，強調具有社會(huì )效益的比較傳統性的檔案館所特有的信息服務(wù)形式，已經(jīng)不再適應現代信息技術(shù)的發(fā)展。突破了老形式化體制，從而提高服務(wù)效率，進(jìn)化操作流程，這些因素是檔案館生存與發(fā)展的必要保證，也是宗旨所在。我們都知道，商務(wù)聯(lián)機數據庫擁有著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)上最有價(jià)值的信息資源，用戶(hù)只需要具備一定的經(jīng)濟支付能力，之后系統所帶來(lái)的簡(jiǎn)便、快捷、高效等特性是過(guò)去傳統意義上的檔案館無(wú)法比擬的。
2.2 數字檔案館中的電子商務(wù)服務(wù)方式
2.2.1 繳費查檔：這是目前數字檔案館所提供的一項比較頻繁的電子商務(wù)，它需要客戶(hù)繳納一定的費用，方能獲得查閱使用數字檔案館內部的一些數據的資格與權利，從而滿(mǎn)足客戶(hù)查閱需求。
2.2.2 在線(xiàn)交易：所謂數字檔案館的在線(xiàn)交易，是指數字檔案館利用網(wǎng)絡(luò )所進(jìn)行的時(shí)時(shí)交易等銷(xiāo)售行為。比如，可以利用網(wǎng)絡(luò )向用戶(hù)出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊的相關(guān)資料、個(gè)性化產(chǎn)品等在線(xiàn)服務(wù)。
2.2.3 聯(lián)合編目：指的是各大中小型檔案館聯(lián)合編制的程序，里面有各檔案館自己擁有的資源，然后上傳保存到中心數據庫，或者從中心數據庫下載所需要的檔案資源，從而記錄收納到本地的數據庫，來(lái)組織編制各種類(lèi)別、載體的聯(lián)合目錄，從中所產(chǎn)生的費用都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )來(lái)進(jìn)行交易的。聯(lián)合編目使檔案資源的共享更加有效得實(shí)現。
2.2.4 增值服務(wù)：檔案館的查詢(xún)、編研等工作需要非常專(zhuān)業(yè)技術(shù)，把館藏資源文化利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行編織整合，使各類(lèi)用戶(hù)的特定需求更加有效地得到滿(mǎn)足，而且能運用本身的網(wǎng)絡(luò )資源優(yōu)勢、檢索技術(shù)、跨行業(yè)，跨專(zhuān)業(yè)地進(jìn)行查檔，該項成果凝聚了全體檔案工作人員的勞動(dòng)與智慧，也就是所謂的增值信息。如果運用電子商務(wù)服務(wù)，
這種增值服務(wù)還會(huì )擁有更加廣闊的空間可以進(jìn)行開(kāi)拓發(fā)展，有著(zhù)很大的潛力市場(chǎng)可開(kāi)拓。
3、電子商務(wù)理念在數字檔案館服務(wù)中的應用
如今，在市場(chǎng)經(jīng)濟不斷發(fā)展的社會(huì )里，電子信息是一項非常重要的商品。信息服務(wù)必須向著(zhù)商業(yè)化的方向大力發(fā)展。在如此廣泛的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境條件下，信息服務(wù)所特有的“廣泛性”、“充分性”、“實(shí)時(shí)性”、“精確性”，比以往的傳統模式更具特色。其一，它能打破信息的壁壘，進(jìn)一步朝著(zhù)理想市場(chǎng)環(huán)境方向發(fā)展，建設以用戶(hù)為中心的個(gè)性化服務(wù);其二，它更加有助于商務(wù)流程透明化的形成。數字檔案館信息服務(wù)要想實(shí)現電子商務(wù)化，就必須要把3方面與檔案業(yè)務(wù)過(guò)程相關(guān)的系統緊密集成，而且要把它們全部運用于互聯(lián)網(wǎng)，這3各方面就是“用戶(hù)關(guān)系管理系統”、“信息管理系統”和“資源規劃管理系統”等。使用戶(hù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，與檔案館的工作人員，內外互動(dòng)，做到實(shí)時(shí)信息交流以及知識間的共享。通過(guò)檔案館信息鏈的整體結合，使得用戶(hù)與檔案人員從單的渠道就可以訪(fǎng)問(wèn)到所需要的信息，然后再利用這些信息做出合理的業(yè)務(wù)決策，達到最后執行決策，這樣一來(lái)就給用戶(hù)提供了一項定向的、全方位的服務(wù)，同時(shí)，使檔案館內部員工知識得到創(chuàng )新，共享得到充分實(shí)現，從而達到贏(yíng)得商務(wù)機會(huì )并創(chuàng )造經(jīng)濟效益的目的�？傊�，僅管我國數字檔案館在建設完善過(guò)程中不斷地引進(jìn)電子商務(wù)的一些服務(wù)，可是和國外的數字檔案館建設仍然存在較大的距離。所以，我們需要把我國的數字檔案館建設在現有的基礎上不斷去完善，借鑒國外數字檔案館建設專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗，提高我國檔案人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，以及檔案館的管理水平，進(jìn)一步完善管理制度，在檔案館部門(mén)自身努力地基礎上，加上全社會(huì )的共同努力，讓我國數字檔案館的用戶(hù)充分享受更加完善、方便快捷的電子商務(wù)服務(wù)。
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